museumPASSmusées

Qui présente un museumPASSmusées entre gratuitement dans un musée participant. Cet article explique ce qu'est ce pass, comment votre musée y participe, comment enregistrer une visite au guichet et dans la boutique, et comment en faire chaque mois un fichier pour le décompte.

Qu'est-ce que le museumPASSmusées

C'est un pass annuel pour les musées de toute la Belgique. Le titulaire paie une fois par an et peut ensuite visiter aussi souvent qu'il veut la collection permanente de chaque musée participant, gratuitement. Les expositions temporaires y sont souvent gratuites ou à prix réduit.

Quelques faits qui aident à comprendre à quoi vous participez :

• Le pass vaut un an à partir de l'achat.
• Plus de 260 musées participent, répartis en Flandre, en Wallonie et à Bruxelles. Cela en fait l'un des rares projets culturels qui fonctionne par-delà les frontières communautaires.
• Le pass est géré par une société à finalité sociale, fondée par le Conseil bruxellois des Musées, le Vlaams Museumoverleg, ICOM Belgique et Musées et Société en Wallonie, et publiq vzw.
• Le visiteur présente le pass physiquement ou via l'application museumPASS. L'application contient un code QR qui sert de titre d'accès.
• Il existe aussi un tarif réduit pour qui y a droit, tout comme pour l'UiTPAS. Pour vous, cela ne change rien : vous voyez simplement un pass valable.

Pour vous, en tant que musée, le plus important est que l'émetteur vous verse une indemnité par visite. Un visiteur muni d'un museumPASS n'est donc pas un visiteur gratuit : c'est un visiteur qui a payé ailleurs et pour lequel vous recevez ensuite une indemnité, sur la base du nombre de visites que vous avez enregistrées. C'est pourquoi le comptage est si important.

Comment votre musée participe

La participation se règle directement avec l'émetteur, en dehors de Passavo.

1. Allez sur museumpassmusees.be et cherchez le canal de contact pour les musées.
2. Prenez contact et expliquez quel musée vous êtes et ce que vous proposez.
3. Un entretien suit sur les conditions : quelles parties de votre musée relèvent du pass, ce qu'il advient des expositions temporaires, et quelle indemnité vous recevez par visite.
4. Après la convention, votre musée apparaît dans leur liste et dans leur application, et vous pouvez commencer à enregistrer des visites.

Demandez les conditions et montants précis à l'émetteur lui-même ; ils ne figurent pas intégralement sur son site.

Est-ce que ça marche ? Oui

De la carte au décompte, voici le déroulement :

1. le visiteur montre son museumPASS ; vous tapez le numéro dans l'unique champ de saisie au guichet, ou il le tape lui-même dans la boutique ;
2. Passavo le reconnaît à son numéro (10 à 13 chiffres) et enregistre la visite comme un billet à zéro euro, avec date et heure ;
3. à la fin du mois, vous cliquez sur Télécharger le décompte (CSV) et vous envoyez ce fichier à l'émetteur, qui vous rémunère par visite.

Un CSV est un simple fichier tableau qui s'ouvre dans Excel ou Numbers. Rien de plus.

Ce que Passavo ne fait pas : demander à l'émetteur si cette carte-là est encore valable. Aucun service n'existe pour cela, pour aucun système de billetterie ; pour l'UiTPAS, il existe. Au guichet, vous jetez donc vous-même un œil à la carte, exactement comme aujourd'hui. La différence avec aujourd'hui : la feuille de pointage ne peut plus se perdre.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Une convention en cours avec l'émetteur du museumPASS.
• Le rôle Propriétaire : lui seul peut configurer les pass externes.
• Un produit d'accès avec un prix normal, pour qu'il y ait quelque chose en regard duquel placer la visite.
• Cinq minutes pour l'activer ; ensuite, cela coûte quelques secondes par visite au guichet.

Étape 1 — Activer

1. Dans le menu de gauche, sous l'intitulé Paramètres, cliquez sur Pass externes.
2. Activez Nous acceptons le museumPASSmusées.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Il n'y a rien de plus. Il n'y a pas de clés, car il n'y a rien à quoi se connecter.

Un numéro de museumPASS compte 10 à 13 chiffres ; c'est ainsi que Passavo reconnaît la carte. L'écran vous indique quel format est reconnu. Si quelqu'un présente une carte valable qui n'est pas reconnue, envoyez le numéro au support. Nous adaptons la reconnaissance ; vous n'avez rien à faire.

Attention : si vous acceptez aussi l'UiTPAS, un numéro d'exactement treize chiffres est lu comme un UiTPAS. Si un museumPASS compte treize chiffres, signalez-le au support.

Étape 2 — Enregistrer une visite au guichet

1. Enregistrez le billet d'entrée ordinaire, comme si le visiteur allait payer.
2. Tapez le numéro du pass dans le champ UiTPAS ou museumPASS.
3. Cliquez sur Appliquer.
4. Le prix d'un billet passe à zéro.
5. Encaissez avec Gratuit.

Cette première étape semble superflue, mais elle ne l'est pas. En enregistrant d'abord le billet ordinaire, le système sait quelle visite c'était et ce qu'elle aurait coûté. C'est précisément ce qui doit figurer plus tard dans votre décompte.

Étape 3 — Enregistrer une visite dans la boutique

Dans la boutique en ligne, la même chose se passe sur la page de paiement : le visiteur met son billet dans le panier, indique son Numéro de pass sous Vous avez un UiTPAS ou un museumPASS ? et clique sur Appliquer.

Un pass vaut pour une personne. Si une famille vient avec trois pass, ajoutez-les un par un ; la ligne est scindée à chaque fois.

Pourquoi zéro euro et non une réduction

Une visite museumPASS n'est pas une diminution de prix mais un abonnement payé ailleurs. Le montant est donc réellement à zéro et non à « prix moins réduction ». Sinon, de la TVA serait calculée sur une vente qui n'a pas lieu ici.

Pour la même raison, une telle commande reçoit le canal museumPASSmusées et ne compte pas dans votre chiffre d'affaires du jour au guichet. Ce n'est pas du chiffre d'affaires ; votre indemnité vient de l'émetteur, plus tard et en une fois.

Attention : cela signifie aussi que votre caisse, le soir, ne correspondra pas à votre nombre de visiteurs. C'est normal. Vérifiez vos visiteurs dans l'aperçu et non dans votre total de caisse.

Étape 4 — Le décompte mensuel

1. Dans le menu de gauche, sous l'intitulé Paramètres, cliquez sur Pass externes.
2. En bas du bloc museumPASSmusées, choisissez le mois. Le mois précédent est déjà rempli par défaut.
3. Regardez à l'écran combien de visites ont été enregistrées ce mois-ci et le mois dernier, pour savoir à quoi vous attendre.
4. Cliquez sur Télécharger le décompte (CSV).
5. Ouvrez le fichier et vérifiez-le avant de l'envoyer.

Le fichier contient une ligne par visite :

Colonne	Ce qu'elle contient
datum, tijdstip	Quand la visite a été enregistrée
pasnummer	Le numéro tel qu'il a été tapé
product	Quel billet cela aurait été
bestelling	Le numéro de commande, pour la retrouver
normale_prijs	Ce que cela aurait coûté sans le pass
aangerekend	Ce que le visiteur a payé (zéro)
valuta	La devise, généralement EUR

Le fichier s'ouvre dans Excel sans poser de questions : des points-virgules comme séparateur et des virgules dans les montants.

Les visites retirées n'y figurent pas. Une visite annulée qui est quand même décomptée est exactement le genre d'erreur qui saute aux yeux quand l'émetteur se met à compter lui-même. Une visite n'est retirée que lors d'un remboursement via votre prestataire de paiement — et une visite à zéro euro n'en a jamais. Voyez plus bas que faire d'une visite enregistrée par erreur.

Erreurs fréquentes

Ne pas encoder le billet d'abord. Il n'y a alors ni produit ni prix normal auprès de la visite, et votre décompte est inutilisable. Encodez toujours d'abord le billet ordinaire.

Laisser simplement passer le visiteur sans enregistrer. C'est une visite pour laquelle vous ne recevez aucune indemnité. Pour vous, chaque visite non enregistrée est de l'argent perdu.

Utiliser un seul pass pour plusieurs visiteurs. Un pass est une personne. Ajoutez chaque pass séparément.

Envoyer l'export du mauvais mois. Vérifiez le champ année-mois avant de télécharger, et comparez le nombre de lignes avec le nombre affiché à l'écran.

Comptabiliser la visite comme une réduction de cent pour cent. De la TVA s'applique alors à une vente qui n'a pas lieu ici, et la visite compte dans votre chiffre d'affaires du jour. Utilisez le champ de pass.

Et si …

… une carte valable n'est pas reconnue ?

Le format des numéros est un réglage et n'est pas encore confirmé par l'émetteur. Transmettez-nous le numéro et le motif sera adapté, sans qu'une nouvelle version soit nécessaire. Ne laissez pas le visiteur en plan entre-temps : encaissez comme gratuit et notez le numéro à la main, afin qu'il puisse tout de même figurer dans votre décompte.

… quelqu'un présente un pass qui semble expiré ?

Il n'y a rien pour le vérifier. Regardez la date d'expiration sur la carte ou dans l'application, comme vous le feriez avec une liste papier. En cas de doute : laissez entrer et signalez-le à l'émetteur.

… une visite a été enregistrée par erreur ?

Annulez le billet dans la commande, pour qu'il ne fonctionne plus à l'entrée. La visite reste toutefois dans le décompte mensuel : le panneau n'a pas de bouton pour retirer une visite museumPASS. Supprimez donc vous-même cette ligne du fichier CSV avant de l'envoyer, et notez le numéro de commande pour pouvoir encore l'expliquer plus tard.

… l'émetteur demande un autre format de fichier ?

Ouvrez le CSV dans Excel et faites-en ce qu'ils demandent. Les colonnes contiennent tout ce qu'il faut pour retrouver une visite : date, heure, numéro de pass, produit et numéro de commande.

Questions fréquentes

Le numéro de pass est-il vérifié ? Non, seulement sur sa forme. Il n'existe aucun service auquel le soumettre. Qui présente la carte physiquement la possède — c'est aussi ainsi que cela se passe à un guichet avec une liste papier.

Une carte valable n'est pas reconnue. Que faire ? Le format est un réglage. Transmettez-nous le numéro ; le motif sera adapté, sans nouvelle version.

Puis-je faire tourner l'export automatiquement ? Non. Téléchargez le fichier vous-même chaque mois avec Télécharger le décompte (CSV) ; c'est un seul clic.

Suis-je payé pour une visite museumPASS ? Oui. L'émetteur verse au musée une indemnité par visite. Son montant figure dans votre convention avec eux ; Passavo ne connaît pas ce montant et ne calcule donc rien avec.

Une visite museumPASS compte-t-elle dans mes nombres de visiteurs ? Oui. La visite existe comme billet de zéro euro avec le canal museumPASSmusées. Elle compte dans vos visiteurs, mais pas dans votre chiffre d'affaires.