Un acheteur demande ses données ou souhaite les faire effacer

Toute personne qui vous a acheté un billet peut vous demander quelles données vous détenez à son sujet, et peut demander de les effacer. C'est prévu par la loi sur la vie privée (le RGPD). C'est vous qui décidez, car vous êtes le vendeur ; nous vous donnons les boutons pour le faire en deux minutes.

Seuls le propriétaire et l'administrateur voient ces boutons.

Où trouver les boutons ?

À deux endroits :

• sur une commande : ouvrez la commande via Commandes. En haut se trouvent Exporter les données de cet acheteur et Effacer les données de cet acheteur. L'adresse e-mail de la commande est utilisée ;
• sur l'écran Paramètres → Exporter les données : en haut se trouvent Exporter les données d'un seul acheteur et Effacer les données d'un seul acheteur. Vous saisissez vous-même l'adresse e-mail. Pratique lorsque quelqu'un écrit sans numéro de commande.

Pour nous, un acheteur, c'est son adresse e-mail. Tout ce qui porte cette adresse compte : ses commandes, les billets qui en font partie, les cartes annuelles à son nom et les chèques-cadeaux qui lui ont été envoyés. Les majuscules n'ont pas d'importance.

« Quelles données avez-vous à mon sujet ? »

1. Cliquez sur Exporter les données de cet acheteur.
2. Vous recevez un fichier (JSON) avec tout ce que votre organisation détient pour cette adresse : commandes, billets, cartes annuelles, chèques-cadeaux, demandes de facture, factures et s'il s'est désinscrit de la newsletter.
3. Envoyez ce fichier à l'acheteur.

Vous devez répondre dans un délai d'un mois. Il est courtois de le faire tout de suite.

« Effacez mes données »

1. Cliquez sur Effacer les données de cet acheteur.
2. Indiquez un motif, par exemple « demande de l'acheteur par e-mail du 24/9 ».
3. Cliquez sur Effacer définitivement.

Cette action est irréversible.

Ce qui disparaît

• le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone sur ses commandes ;
• les noms sur ses billets ;
• le nom et l'adresse e-mail sur ses cartes annuelles ;
• le nom, l'adresse e-mail et le message sur les chèques-cadeaux qui lui sont destinés ;
• l'adresse e-mail d'une recharge en ligne du solde de son pass ;
• la personne de contact et l'adresse e-mail sur une demande de facture ; si aucune facture n'a encore été émise, également l'entreprise et l'adresse ;
• son consentement à la newsletter.

Ce qui est conservé, et pourquoi

• la commande elle-même, avec ses montants et sa TVA. C'est votre comptabilité, que vous devez conserver des années. Sans nom, elle ne peut plus être reliée à lui ;
• une facture déjà émise, avec le nom et l'adresse. Une facture sans acheteur n'est pas une facture, et la loi impose de la conserver. Seule l'adresse e-mail est supprimée ;
• le journal de caisse. Il est protégé contre les modifications et ne contient pas de coordonnées ;
• une désinscription de la newsletter, pour qu'il ne reçoive jamais plus de publicité par erreur ;
• un numéro UiTPAS ou museumPASS lié à une vente : la commune ou l'éditeur s'en sert pour vous rembourser la différence.

Ses billets continuent de fonctionner

Un billet ou une carte annuelle encore valable reste valable. Le code QR ne change pas. S'il se présente la semaine prochaine à votre entrée, vous le scannez normalement ; vous ne voyez simplement plus de nom.

Ce qui figure dans le journal d'activité

Qui a effacé, quand, le motif et les numéros de commande. Pas l'adresse e-mail : une demande d'effacement qui laisse l'adresse dans le journal n'est pas un effacement.

Erreurs fréquentes

Effacer un acheteur qui attend un remboursement. Remboursez d'abord, effacez ensuite. Après l'effacement, vous ne savez plus à qui.

Saisir une mauvaise adresse. Vérifiez d'abord l'adresse avec Exporter les données d'un seul acheteur : vous voyez alors exactement ce qui va disparaître.

Questions fréquentes

Dois-je toujours effacer quand quelqu'un le demande ? Presque toujours. Ce que vous devez conserver légalement, comme les factures, est conservé ; le bouton s'en charge pour vous.

Cela efface-t-il aussi les données auprès d'une autre organisation ? Non. Si la même personne a aussi acheté auprès d'une autre organisation, c'est l'affaire de celle-ci.

Pour en savoir plus sur l'export, voir Exporter vos données.