Organisation et lieu

Deux mots reviennent sans cesse dans ce manuel : organisation et lieu. Si vous comprenez ces deux-là, le reste se met tout seul en place. Si vous ne les comprenez pas, vous ferez la première semaine un choix que vous regretterez un an plus tard. Cet article les explique et vous aide à choisir.

Vous n'avez besoin d'aucun réglage pour cela. Lisez-le une fois, et vous saurez à quoi vous vous engagez.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Dix minutes et aucune connaissance préalable.
• Une idée de qui vous êtes : une seule association, ou plusieurs.
• Une idée de l'endroit où se rend votre visiteur : un seul lieu, ou plusieurs.
• Si vous voulez le compléter tout de suite, il vous faut le rôle propriétaire pour l'organisation et le rôle propriétaire ou administrateur pour les lieux. Voir Collaborateurs et rôles.

Si vous rencontrez un terme technique que vous ne connaissez pas, consultez le glossaire.

Qu'est-ce qu'une organisation ?

Une organisation est le client dans le système. C'est la chose à laquelle sont rattachés vos produits, vos commandes, vos billets et votre argent. Pensez à : l'association, le club, le lieu de visite, l'entreprise.

Tout ce que vous créez se trouve dans exactement une organisation. Un produit de l'organisation A n'est pas en vente dans la boutique de l'organisation B. Une commande de A n'apparaît pas dans les chiffres d'affaires de B. Elles ne se voient pas.

Trois exemples, du plus simple au moins simple :

• Un jeu d'évasion en entreprise individuelle. Une organisation. Le gérant est l'unique propriétaire, et tous les billets, commandes et factures s'y trouvent.
• Une asbl avec deux sections. Un cercle d'histoire locale avec une section « musée » et une section « promenades ». Une seule personne morale, un seul compte, une seule comptabilité. Donc : une organisation. Les deux sections deviennent deux lieux, ou simplement deux groupes de produits.
• Une commune avec trois musées. Si les trois musées envoient les mêmes factures, utilisent le même numéro de TVA et que leur chiffre d'affaires arrive dans un seul pot, c'est une organisation avec trois lieux. Si les trois musées veulent chacun leurs propres chiffres d'affaires, leurs propres collaborateurs et leur propre billetterie, cela devient trois organisations.

Quand en créer deux, quand n'en créer qu'une ?

Une seule question vous amène presque toujours à la bonne réponse : qui envoie la facture et sur quel compte arrive l'argent ? Si la réponse est chaque fois la même, c'est une seule organisation.

Situation	Combien d'organisations	Pourquoi
Une asbl, deux salles dans la même commune	Une	Même personne morale, même compte. Les salles deviennent des lieux.
Une asbl, deux sections ayant chacune une activité	Une	Une seule comptabilité. Séparez par lieux ou par produits, pas par organisations.
Deux asbl ayant chacune leurs statuts	Deux	Deux personnes morales, deux numéros de TVA, deux factures.
Commune avec trois musées, une seule caisse communale	Une	Un seul destinataire de l'argent. Trois lieux.
Commune avec trois musées qui comptent chacun séparément	Trois	Chaque musée tient sa propre comptabilité.
Un musée et son association d'amis	Deux	Ce sont deux entités juridiques différentes.
Un jeu d'évasion, deux salles	Une	Une seule affaire. Les salles deviennent des produits, pas des lieux.
Un festival, une nouvelle édition chaque année	Une	L'édition est un événement au sein de la même organisation.

Attention : une deuxième organisation n'est pas un petit extra gratuit. Elle a ses propres paramètres, son propre prestataire de paiement, ses propres collaborateurs, son propre lien de billetterie et sa propre facturation. Tout ce que vous réglez, vous le réglez deux fois. N'en créez donc une deuxième que lorsque la comptabilité l'exige.

Si vous appartenez malgré tout à deux organisations, vous basculez en haut du menu, sur le nom de votre organisation. Avec une seule connexion, vous pouvez appartenir à plusieurs organisations.

Qu'est-ce qu'un lieu ?

Un lieu est l'endroit physique où se rend votre visiteur. Votre salle, votre bâtiment, votre terrain, le ponton d'où part le bateau, le chapiteau sur la place.

Un lieu a un nom sous lequel votre visiteur connaît l'endroit — ce nom figurera sur le billet. Il a une adresse. Il a un fuseau horaire, qui détermine ce qu'« aujourd'hui » veut dire pour les créneaux de cet endroit. Et il a des heures d'ouverture.

Exemples :

• Un club sportif avec une seule cantine : un lieu.
• Un musée avec un bâtiment principal et une réserve que l'on peut visiter deux fois par an : deux lieux, car votre visiteur doit se rendre ailleurs.
• Une association qui organise son repas de soutien cette année dans la salle paroissiale et l'an prochain à l'école : deux lieux, ou un seul lieu que vous adaptez. Les deux fonctionnent ; deux est plus clair si vous conservez les anciens billets.
• Une troupe de théâtre qui joue dans la même salle mais trois soirs : un lieu, trois événements.

Vous mettez un lieu sur inactif lorsque vous n'y vendez plus. Il disparaît alors des listes de choix pour les produits, les appareils et les dispositions de caisse (là où il était déjà choisi, il reste en place), mais ce qui a déjà été vendu reste intact.

Heures d'ouverture et créneaux horaires

C'est la partie qui se passe le plus souvent mal, alors lisez-la lentement.

Les heures d'ouverture d'un lieu sont une liste de blocs par jour de la semaine. Pour chaque jour, vous ajoutez zéro, un ou plusieurs blocs avec une heure de début et une heure de fin. Un jour sans blocs est fermé.

• Ouvert en continu de 10 h à 17 h ? Un bloc : 10:00 – 17:00.
• Pause de midi de 12 h à 13 h ? Deux blocs : 10:00 – 12:00 et 13:00 – 17:00. Ce n'est pas une exception, ce sont simplement deux blocs.
• Fermé le lundi ? Aucun bloc au lundi.
• Fermé le 11 novembre ? C'est une exception : une date qui prime sur le jour de la semaine. Une exception sans heures est fermée, même si elle tombe un mardi ordinaire.

Un créneau horaire est un moment assorti d'un nombre maximum de places : la visite guidée de 14 h, la séance de sauna de 10 h à 12 h. Lorsque vous faites créer des créneaux, le générateur utilise les heures d'ouverture de votre lieu comme limite. Un lundi fermé ne produit donc aucun créneau le lundi.

Attention : si votre lieu n'a pas d'heures d'ouverture, rien ne délimite. Le générateur crée alors des créneaux à tout moment que vous indiquez, y compris à 3 h du matin. C'est la raison pour laquelle la liste des lieux comporte une colonne Heures d'ouverture avec une coche : vous voyez ainsi d'un coup d'œil quel lieu n'a pas cette limite.

Si vous ne vendez que des billets journaliers sans heure, vous n'avez pas besoin de créneaux horaires. Complétez tout de même les heures d'ouverture — elles vous coûtent cinq minutes et elles vous sauveront le jour où vous passerez aux heures. Voir Créneaux horaires.

Comment tout s'articule

De haut en bas, chaque niveau dépend du niveau au-dessus :

Organisation  (l'association, le club, le lieu de visite)
│  nom, adresse, numéro de TVA, code d'organisation, langues, identité
│  une billetterie, un prestataire de paiement, une liste de collaborateurs
│
├── Lieu  (l'endroit où se rend votre visiteur)
│   │  nom sur le billet, adresse, fuseau horaire, heures d'ouverture
│   │
│   ├── Créneau horaire  (un moment avec un nombre maximum de places)
│   │       limité par les heures d'ouverture de ce lieu
│   │
│   └── Appareil  (le téléphone ou la caisse qui se trouve ici)
│
├── Produit  (ce que vous vendez : billet, place à table, visite guidée)
│   │  rattaché à un seul lieu, ou à tous les lieux
│   │
│   └── Prix  (par canal : en ligne, guichet, revendeur)
│          sans prix en ligne, le produit n'apparaît pas dans la boutique
│
└── Commande  (ce qu'achète un visiteur)
    │
    └── Billet  (un code QR, pour une personne, valable une seule fois)

Lisez-le aussi une fois de bas en haut, car c'est ainsi que vous découvrez les erreurs. Un billet appartient à une commande, une commande à des produits, un produit à un lieu (ou à tous les lieux), et le tout à votre organisation. Si le prix en ligne manque, votre visiteur ne voit pas le produit.

Supprimer un lieu ou le rendre inactif

Un lieu où aucune caisse n'a jamais fonctionné peut être supprimé : ouvrez-le dans Paramètres → Lieux et cliquez sur Supprimer.

Si une caisse a déjà fonctionné sur ce lieu, ce n'est pas possible. Les sessions de caisse, les rapports Z et le journal de caisse doivent être conservés légalement pendant des années — en Allemagne en vertu de la KassenSichV, ailleurs en vertu du droit comptable. À la place de Supprimer, vous voyez alors Rendre inactif. Un lieu inactif disparaît des listes de choix ; ses sessions de caisse, rapports Z et commandes restent conservés.

Si vous supprimez plusieurs lieux à la fois dans la liste, Passavo ignore les lieux qui ont des sessions de caisse et vous indique pourquoi.

Erreurs fréquentes

• Créer une deuxième organisation alors qu'il vous fallait un deuxième lieu. C'est l'erreur la plus coûteuse de cette page. Vous divisez alors votre chiffre d'affaires, vous devez connecter deux fois un prestataire de paiement, vos collaborateurs figurent à deux endroits et vous partagez deux liens au lieu d'un. Demandez-vous d'abord si deux factures sortent vraiment.
• Laisser les heures d'ouverture vides. Votre générateur de créneaux n'a alors aucune limite. Complétez-les avant de créer des créneaux, pas après.
• Essayer de mettre la pause de midi en exception. Une pause, ce sont deux blocs sur le jour de la semaine. Les exceptions sont faites pour les dates.
• Supprimer un lieu après la saison. Mettez-le sur inactif. Le supprimer efface aussi tous les créneaux horaires de ce lieu, et ses produits perdent leur lieu — et avec lui l'adresse sur le billet.
• Nommer le lieu comme on l'appelle en interne. « Salle B » figurera tout à l'heure sur le billet de votre visiteur. Écrivez ce qu'il doit chercher dans la rue.

Et si …

Et si j'ai déjà deux organisations alors qu'il aurait dû n'y en avoir qu'une ?

Alors vous ne déplacez pas comme ça ce qui a déjà été vendu. Choisissez l'organisation dans laquelle vous continuez, créez-y les lieux et produits manquants, et mettez l'autre organisation à l'arrêt en désactivant sa boutique. Demandez-nous de l'aide avant de supprimer quoi que ce soit.

Et si mon événement a lieu chaque année à un autre endroit ?

Créez alors un lieu par endroit et laissez l'ancien sur inactif. Ainsi, la bonne adresse reste sur le billet de l'an dernier.

Et si je n'ai pas de lieu fixe ?

Créez-en alors un avec le nom de votre association et l'adresse de votre siège. Un produit sans lieu est possible, mais le billet n'indique alors ni endroit ni adresse. En outre, la liste de contrôle de votre tableau de bord demande un lieu actif, et les créneaux horaires sont toujours rattachés à un lieu.

Et si deux lieux partagent la même capacité ?

Ce n'est pas possible. La capacité est rattachée à un créneau horaire, et un créneau horaire est rattaché à un seul lieu. Si vous partagez une salle entre deux activités, faites-en un seul lieu et séparez par des produits.

Et s'il me faut une deuxième organisation ?

Demandez-le-nous. Une deuxième organisation reçoit ses propres paramètres et sa propre règle d'abonnement ; nous la mettons en place avec vous, afin que vous ne payiez pas deux fois la même chose par inadvertance.

Questions fréquentes

Puis-je accéder à deux organisations avec une seule connexion ? Oui. Un compte peut appartenir à plusieurs organisations, avec un rôle propre par organisation. Vous basculez en haut du panneau.

Deux organisations ont-elles chacune leur propre lien de billetterie ? Oui, et c'est précisément la raison pour laquelle on n'en crée pas deux à la légère. Chaque organisation a son propre code d'organisation et donc sa propre adresse. Voir Configurer votre organisation.

Chaque lieu doit-il avoir sa propre adresse ? Ce n'est pas obligatoire, mais c'est judicieux. L'adresse du lieu figure sur le billet, dans l'e-mail du billet et sur le pass wallet, et votre visiteur l'utilise pour vous trouver.

Un produit peut-il appartenir à plusieurs lieux ? À un seul lieu, ou à tous : si vous laissez vide le champ Lieu du produit, il vaut pour chaque lieu — mais le billet n'indique alors pas d'adresse. Si vous voulez l'adresse sur le billet, ou un prix différent par endroit, créez deux produits portant le même nom, chacun avec son propre lieu.

Pourquoi « lieu » se trouve-t-il sous Paramètres et pas sous Vente ? Parce qu'un lieu fait partie de l'aménagement de votre organisation et non de votre vente quotidienne. Vous le créez une fois et n'y revenez ensuite que rarement.