Organizzazione e sede

Due parole tornano di continuo in questa guida: organizzazione e sede. Se capisce quelle due, il resto va a posto da sé. Se non le capisce, nella prima settimana farà una scelta di cui si pentirà un anno dopo. Questo articolo le spiega e L'aiuta a scegliere.

Non Le serve alcuna impostazione. Lo legga una volta e saprà a che cosa sta per mettere mano.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Dieci minuti e nessuna conoscenza preliminare.
• Un'idea di chi è: una sola associazione, oppure più di una.
• Un'idea di dove arriva il Suo visitatore: un solo luogo, oppure più di uno.
• Se vuole compilare subito, Le serve il ruolo proprietario per l'organizzazione e il ruolo proprietario o amministratore per le sedi. Veda Collaboratori e ruoli.

Se incontra un termine tecnico che non conosce, consulti il glossario.

Che cos'è un'organizzazione?

Un'organizzazione è il cliente nel sistema. È la cosa a cui sono appesi i Suoi prodotti, i Suoi ordini, i Suoi biglietti e il Suo denaro. Pensi a: l'associazione, il club, il luogo da visitare, l'azienda.

Tutto ciò che crea si trova in esattamente un'organizzazione. Un prodotto dell'organizzazione A non è in vendita nel negozio dell'organizzazione B. Un ordine di A non compare nei dati di fatturato di B. Non si vedono a vicenda.

Tre esempi, dal più semplice al meno semplice:

• Una escape room come ditta individuale. Una sola organizzazione. Il titolare è l'unico proprietario, e tutti i biglietti, gli ordini e le fatture stanno lì.
• Un'associazione senza scopo di lucro con due sezioni. Un circolo di storia locale con una sezione "museo" e una sezione "passeggiate". Una sola persona giuridica, un solo conto, una sola contabilità. Quindi: un'organizzazione. Le due sezioni diventano due sedi, oppure semplicemente due gruppi di prodotti.
• Un comune con tre musei. Se i tre musei inviano le stesse fatture, usano la stessa partita IVA e il loro fatturato confluisce in un'unica cassa, si tratta di un'organizzazione con tre sedi. Se i tre musei vogliono ciascuno i propri dati di fatturato, i propri collaboratori e la propria biglietteria, allora diventano tre organizzazioni.

Quando ne crea due e quando una sola?

Una sola domanda La porta quasi sempre alla risposta giusta: chi invia la fattura e su quale conto arriva il denaro? Se la risposta è una sola, allora è una sola organizzazione.

Situazione	Quante organizzazioni	Perché
Una associazione, due sale nello stesso comune	Una	Stessa persona giuridica, stesso conto. Le sale diventano sedi.
Una associazione, due sezioni con attività proprie	Una	Una sola contabilità. Separi con le sedi o con i prodotti, non con le organizzazioni.
Due associazioni con statuti propri	Due	Due persone giuridiche, due partite IVA, due fatture.
Comune con tre musei, una sola cassa cittadina	Una	Un solo destinatario del denaro. Tre sedi.
Comune con tre musei che rendicontano separatamente	Tre	Ogni museo tiene la propria contabilità.
Un museo e la sua associazione di amici	Due	Sono due entità giuridiche distinte.
Una escape room, due stanze	Una	Una sola attività. Le stanze diventano prodotti, non sedi.
Un festival, ogni anno una nuova edizione	Una	L'edizione è un evento all'interno della stessa organizzazione.

Attenzione: una seconda organizzazione non è un extra gratuito. Ha le proprie impostazioni, il proprio fornitore di pagamento, i propri collaboratori, il proprio link alla biglietteria e la propria fatturazione. Tutto ciò che configura, lo configura due volte. Ne crei quindi una seconda solo quando lo richiede la contabilità.

Se comunque appartiene a due organizzazioni, passa dall'una all'altra in alto nel menu, sul nome della Sua organizzazione. Con un solo accesso può appartenere a più organizzazioni.

Che cos'è una sede?

Una sede è il luogo fisico dove arriva il Suo visitatore. La Sua sala, il Suo edificio, il Suo terreno, il pontile da cui parte la barca, la tenda in piazza.

Una sede ha un nome, quello con cui il Suo visitatore conosce il posto — quel nome finisce sul biglietto. Ha un indirizzo. Ha un fuso orario, che determina che cosa significa "oggi" per le fasce orarie di quel luogo. E ha degli orari di apertura.

Esempi:

• Un club sportivo con una sola club house: una sede.
• Un museo con un edificio principale e un deposito visitabile due volte all'anno: due sedi, perché il Suo visitatore deve andare altrove.
• Un'associazione che quest'anno tiene la sua cena nella sala parrocchiale e l'anno prossimo nella scuola: due sedi, oppure una sola sede che adatta. Entrambe le soluzioni funzionano; due è più chiaro se conserva i vecchi biglietti.
• Una compagnia teatrale che recita nella stessa sala ma in tre serate: una sede, tre eventi.

Metta una sede su inattiva quando non ci vende più. Sparisce allora dagli elenchi di scelta di prodotti, dispositivi e layout di cassa (dove era già scelta, resta), ma ciò che è già stato venduto resta intatto.

Orari di apertura e fasce orarie

Questa è la parte che va storta più spesso, quindi la legga con calma.

Gli orari di apertura di una sede sono un elenco di blocchi per giorno della settimana. Per ogni giorno aggiunge zero, uno o più blocchi con un'ora di inizio e un'ora di fine. Un giorno senza blocchi è chiuso.

• Aperto senza interruzione dalle 10 alle 17? Un blocco: 10:00 – 17:00.
• Pausa pranzo dalle 12 alle 13? Due blocchi: 10:00 – 12:00 e 13:00 – 17:00. Non è un'eccezione, sono semplicemente due blocchi.
• Chiuso il lunedì? Nessun blocco al lunedì.
• Chiuso l'11 novembre? Quella è un'eccezione: una data che prevale sul giorno della settimana. Un'eccezione senza orari significa chiuso, anche se cade in un normale martedì.

Una fascia oraria è un momento con un numero massimo di posti: la visita guidata delle 14, la sessione in sauna dalle 10 alle 12. Quando fa creare le fasce orarie, il generatore usa gli orari di apertura della Sua sede come limite. Un lunedì di chiusura non produce quindi alcuna fascia del lunedì.

Attenzione: se la Sua sede non ha orari di apertura, nulla la delimita. Il generatore crea allora fasce in qualunque momento Lei indichi, anche alle 3 di notte. È questo il motivo per cui nell'elenco delle sedi c'è una colonna Orari di apertura con una spunta: da lì vede a colpo d'occhio a quale sede manca quel limite.

Se vende solo biglietti giornalieri senza orario, non Le servono fasce orarie. Compili comunque gli orari di apertura — Le costano cinque minuti e La salvano il giorno in cui dovesse davvero cominciare a lavorare con gli orari. Veda Fasce orarie.

Come tutto si tiene insieme

Dall'alto verso il basso, ogni livello è appeso al livello superiore:

Organizzazione  (l'associazione, il club, il luogo da visitare)
│  nome, indirizzo, partita IVA, codice organizzazione, lingue,
│  identità visiva
│  una biglietteria, un fornitore di pagamento, un elenco di collaboratori
│
├── Sede  (il luogo dove arriva il Suo visitatore)
│   │  nome sul biglietto, indirizzo, fuso orario, orari di apertura
│   │
│   ├── Fascia oraria  (un momento con un numero massimo di posti)
│   │       delimitata dagli orari di apertura di questa sede
│   │
│   └── Dispositivo  (il telefono o la cassa che si trova qui)
│
├── Prodotto  (ciò che vende: biglietto, posto a tavola, visita guidata)
│   │  è appeso a una sola sede, o a tutte le sedi
│   │
│   └── Prezzo  (per canale: online, banco, rivenditore)
│          senza prezzo online il prodotto non compare nel Suo negozio
│
└── Ordine  (ciò che un visitatore compra)
    │
    └── Biglietto  (un codice QR, per una persona, valido una volta)

Lo legga anche dal basso verso l'alto, perché è così che scopre gli errori. Un biglietto appartiene a un ordine, un ordine a dei prodotti, un prodotto a una sede (o a tutte le sedi), e tutto alla Sua organizzazione. Se manca il prezzo online, il Suo visitatore non vede il prodotto.

Eliminare una sede o impostarla come inattiva

Una sede in cui non è mai stata usata una cassa può essere eliminata: la apra in Impostazioni → Sedi e clicchi su Elimina.

Se nella sede è stata usata almeno una volta una cassa, non è possibile. Le sessioni di cassa, i rapporti Z e il giornale di cassa devono essere conservati per legge per anni — in Germania in base alla KassenSichV, altrove in base alla normativa contabile. Al posto di Elimina vede allora Imposta come inattiva. Una sede inattiva scompare dagli elenchi di scelta; le sue sessioni di cassa, i rapporti Z e gli ordini restano conservati.

Se nell'elenco elimina più sedi insieme, Passavo salta le sedi con sessioni di cassa e Le spiega perché.

Errori frequenti

• Creare una seconda organizzazione quando Le serviva una seconda sede. È l'errore più costoso di questa pagina. Così divide il Suo fatturato, deve collegare due volte un fornitore di pagamento, i Suoi collaboratori stanno in due posti e condivide due link invece di uno. Si chieda prima se escono davvero due fatture.
• Lasciare vuoti gli orari di apertura. Il Suo generatore di fasce orarie non ha allora alcun limite. Li compili prima di creare le fasce, non dopo.
• Provare a inserire la pausa pranzo come eccezione. Una pausa sono due blocchi nel giorno della settimana. Le eccezioni servono per le date.
• Eliminare una sede dopo la stagione. La metta su inattiva. Eliminarla butta via anche tutte le fasce orarie di quella sede, e i suoi prodotti perdono la sede — e con essa l'indirizzo sul biglietto.
• Chiamare la sede con il suo nome interno. "Sala B" finirà sul biglietto del Suo visitatore. Scriva ciò che dovrà cercare per strada.

E se …

E se ho già due organizzazioni e ne doveva essere una sola?

Allora non sposta semplicemente ciò che è già stato venduto. Scelga l'organizzazione in cui prosegue, ci crei le sedi e i prodotti mancanti, e fermi l'altra organizzazione disattivandone il negozio. Ci chieda aiuto prima di eliminare qualcosa.

E se il mio evento si tiene ogni anno in un posto diverso?

Allora crei una sede per ogni posto e lasci le vecchie su inattive. Così sul biglietto dell'anno scorso resta l'indirizzo corretto.

E se non ho una sede fissa?

Allora ne crei una con il nome della Sua associazione e l'indirizzo della Sua sede legale. Un prodotto senza sede è possibile, ma allora sul biglietto non compaiono né un luogo né un indirizzo. Inoltre la lista di controllo della Sua dashboard chiede una sede attiva, e le fasce orarie sono sempre legate a una sede.

E se due sedi condividono la stessa capienza?

Non è possibile. La capienza è appesa a una fascia oraria, e una fascia oraria è appesa a una sola sede. Se divide una sala tra due attività, ne faccia una sola sede e separi con i prodotti.

E se mi serve una seconda organizzazione?

Ce lo chieda. Una seconda organizzazione riceve le proprie impostazioni e la propria regola di abbonamento; la configuriamo insieme a Lei, così non paga per sbaglio due volte la stessa cosa.

Domande frequenti

Posso accedere a due organizzazioni con un solo login? Sì. Un account può appartenere a più organizzazioni, con un ruolo proprio per ciascuna. Cambia in alto nel pannello.

Due organizzazioni hanno ciascuna il proprio link alla biglietteria? Sì, ed è esattamente il motivo per cui non se ne creano due alla leggera. Ogni organizzazione ha il proprio codice organizzazione e quindi il proprio indirizzo. Veda Configurare la Sua organizzazione.

Ogni sede deve avere un indirizzo proprio? Non è obbligatorio, ma è sensato. L'indirizzo della sede compare sul biglietto, nella mail dei biglietti e sul pass del wallet, e il Suo visitatore lo usa per trovarLa.

Un prodotto può appartenere a più sedi? A una sede, o a tutte: se lascia vuoto il campo Sede del prodotto, vale in ogni sede — ma allora sul biglietto non c'è un indirizzo. Se vuole l'indirizzo sul biglietto, o un prezzo diverso per luogo, crei due prodotti con lo stesso nome e ciascuno con la propria sede.

Perché "sede" sta sotto Impostazioni e non sotto Vendita? Perché una sede fa parte dell'assetto della Sua organizzazione e non della Sua vendita quotidiana. La crea una volta e dopo ci torna raramente.