Fatture ai Suoi acquirenti

Prima o poi qualcuno si presenta alla Sua biglietteria o nella Sua casella di posta con la domanda: «posso avere una fattura?» Un'azienda che ha prenotato un team building, una scuola, un libero professionista che vuole scaricare la visita. Questo articolo spiega come sistemare la cosa senza dover più digitare nulla.

Che cos'è «una fattura a Suo nome»?

È Lei a vendere. Noi non vendiamo nulla: siamo il sistema con cui Lei vende. Sulla Sua fattura compaiono quindi il Suo nome, il Suo indirizzo e la Sua partita IVA, ed è Lei a emetterla.

Quello che facciamo è redigere il documento a Suo nome e per Suo conto. È espressamente consentito: la direttiva IVA europea permette che un terzo predisponga la fattura, purché sia il venditore a emetterla e a restarne responsabile. Per questo in fondo a ogni fattura c'è una piccola riga che dice che è stata emessa tramite Passavo. Per il resto il nostro nome non compare da nessuna parte.

Significa anche che la responsabilità resta Sua per ciò che vi è scritto. Proponiamo le diciture di legge corrispondenti al Suo Paese e al Suo status, ma solo Lei (o il Suo commercialista) sa su quale disposizione si basa esattamente.

Attivare

Vada in Impostazioni → Organizzazione, scheda Fatture agli acquirenti, e attivi Le fatture agli acquirenti sono attive. Può farlo solo il ruolo Proprietario. Poi compila quattro cose e clicca in basso su Salva.

1. Il Suo stato IVA

È la scelta più importante di questa schermata. Ce ne sono tre:

Stato	Che cosa compare in fattura
Soggetto IVA, con partita IVA	L'IVA per aliquota, così come la dichiara.
Esente da IVA (piccola impresa o associazione)	Nessuna IVA, con la dicitura di legge della Sua esenzione.
Non soggetto a IVA	Né IVA né partita IVA.

La differenza fra gli ultimi due sembra piccola ma non lo è. Se è esente, Lei è un soggetto passivo e deve indicare l'esenzione. Se è non soggetto a IVA, non può proprio farlo: darebbe l'impressione di avere uno status IVA che non ha.

E se la Sua associazione non ha partita IVA?

È del tutto normale, e può comunque fatturare. Due casi:

• La Sua associazione non ha alcuna partita IVA e non svolge attività rilevanti ai fini IVA. Scelga allora Non soggetto a IVA. La Sua fattura resta una fattura, solo senza IVA e senza partita.
• La Sua associazione ha una partita ma rientra in un'esenzione — in Belgio l'articolo 44 per le attività culturali e sociali, oppure l'articolo 56bis se resta sotto la soglia di fatturato della piccola impresa. Scelga allora Esente, e in Su cosa si basa la Sua esenzione? scelga il fondamento giusto. Con il pulsante Inserire la proposta inseriamo noi il testo corrispondente nel campo Diciture di legge sulla Sua fattura; il Suo commercialista può adattarlo.

Dubbi? Telefoni al commercialista prima che parta la Sua prima fattura, non dopo. Una fattura emessa non si può più modificare.

2. La Sua serie di numeri

Sceglie un Prefisso (ad esempio F o FACT), un numero di partenza in Iniziare da e se la serie deve Ricominciare da 1 ogni anno. Con questo interruttore attivo (l'impostazione predefinita) ottiene F2026-0001; senza, F-0001, che prosegue semplicemente. Sotto i campi è indicato quale numero riceverà la Sua prossima fattura.

Una regola è ferrea: la serie deve essere continua. Niente buchi, niente numeri doppi. In un controllo, un numero mancante sembra una fattura sparita. Il contatore lo teniamo quindi noi, e il numero di partenza si può cambiare solo finché non è uscita nessuna fattura. Quest'anno ne ha già emesse 249 a mano? Allora metta il numero di partenza su 250.

3. I Suoi dati

Nome, indirizzo, numero d'impresa e partita IVA così come risultano ufficialmente. Non deve necessariamente essere lo stesso nome del Suo negozio: «Amici del Castello onlus» in fattura, «Castello di Laarne» sopra i Suoi biglietti. Il logo e il colore provengono dalla scheda Identità visiva: la Sua fattura ha quindi l'aspetto del Suo negozio.

L'IBAN è possibile ma non necessario: le Sue fatture sono sempre già pagate. Non c'è quindi una scadenza, ma piuttosto «Pagata tramite Bancontact il 12/09/2026».

4. Invio e richiesta

Se inserisce un indirizzo in Copia al Suo commercialista, il Suo commercialista riceve automaticamente ogni fattura e ogni nota di credito in copia nascosta. Gli risparmia un'e-mail al mese.

In Richiesta successiva fino a ... giorni sceglie per quanto tempo dopo la visita un acquirente può ancora chiedere da sé una fattura (30 di default; vedi sotto).

Come un acquirente chiede la fattura

Quattro strade, un solo risultato.

Nel negozio online. Al momento del pagamento compare una casella «Desidero una fattura» con i campi ragione sociale, indirizzo e partita IVA. La partita IVA è facoltativa: un privato che deve farsi rimborsare la visita non ne ha una.

In un secondo momento. Quasi nessuno pensa alla nota spese mentre paga; una settimana dopo sì. Nell'e-mail di conferma e sulla pagina di conferma compare quindi «Le serve una fattura? La richieda qui.» Quel link è personale e funziona fino a un certo numero di giorni dopo la visita — lo decide Lei (30 di default; 0 significa: senza data di fine). Il conteggio parte dall'ultima data dell'ordine: chi a marzo compra un biglietto per un concerto di agosto può chiedere la fattura ancora a settembre.

Alla biglietteria. Dopo una vendita conclusa, sullo schermo della cassa compare il pulsante Fattura. Ricopia i dati dal biglietto da visita o dall'ordine d'acquisto che il cliente porta, e la fattura parte subito per e-mail.

Nel backoffice. Se qualcuno una settimana dopo chiede una fattura per telefono, vada nel menu su Fatture agli acquirenti e clicchi su Creare una fattura. Scelga l'ordine e compili i dati dell'acquirente. È possibile solo per un ordine pagato che non ha ancora una fattura; altrimenti la strada è una nota di credito.

Che cosa succede poi

Non appena il pagamento è andato a buon fine, creiamo la fattura: un numero della Sua serie, la data, i Suoi dati di venditore, quelli dell'acquirente, le righe con l'IVA per riga, i totali per aliquota e le diciture di legge. Il pdf parte per e-mail verso l'acquirente, con copia al Suo commercialista se ne ha indicato uno.

L'IVA discende automaticamente dal Suo status e dal Paese del cliente:

Situazione	Che cosa succede
Cliente nel Suo stesso Paese (o Paese sconosciuto)	L'aliquota del prodotto: 6 % su una visita guidata, 21 % su un bicchiere di vino.
Azienda di un altro Paese UE con partita IVA	Inversione contabile, 0 %, con la dicitura.
Privato di un altro Paese UE	Semplicemente la Sua aliquota.
Cliente fuori dall'UE	Esportazione, 0 %.

Con l'inversione contabile e l'esportazione l'importo non cambia: l'acquirente ha pagato ciò che era indicato nel negozio, e quell'importo compare in fattura senza IVA. Se è esente o non soggetto a IVA, in fattura non c'è mai IVA, chiunque sia l'acquirente.

Vende soprattutto l'ingresso a un evento? C'è allora un'eccezione: questo è imponibile dove si svolge l'evento, anche per un'azienda straniera. Disattivi quindi nelle impostazioni Applicare l'inversione contabile a un cliente aziendale di un altro Paese UE. Lo chieda al Suo commercialista.

Correggere: le note di credito

Una fattura emessa non si modifica mai. Se qualcosa non va, arriva una nota di credito che storna (una parte del)la fattura, con il riferimento al numero originario. Senza quel documento non può recuperare l'IVA che ha versato.

Se rimborsa un ordine (in parte) tramite il Suo fornitore di pagamento, succede da solo non appena il fornitore conferma il rimborso: l'importo rimborsato viene ripartito proporzionalmente sulle righe, così l'IVA per aliquota resta corretta. Se non c'è un rimborso tramite il Suo fornitore di pagamento — ha restituito in contanti, oppure la fattura è intestata male — ne crea una Lei stesso tramite Fatture agli acquirenti → aprire la fattura → Creare una nota di credito. Lasci l'importo com'è per stornare l'intera fattura, oppure ne indichi una parte.

Per impostazione predefinita le note di credito rientrano nella stessa serie delle fatture. In Belgio è consentito, purché sul documento sia indicato che si tratta di una nota di credito e a quale fattura si riferisce. Se il Suo commercialista chiede un registro separato, attivi nelle impostazioni, in Note di credito, una serie propria, con un prefisso proprio.

Far contento il commercialista

Sotto Fatture agli acquirenti nel menu, in alto a destra, c'è un pulsante Esportare con tre forme. Sceglie un periodo con Da e Fino al — di default il mese in corso, spesso vorrà un mese o un trimestre — e riceve un file.

• CSV per la contabilità per controllare o importare: una riga per documento, con per ogni aliquota una colonna netto e una colonna IVA, più i totali, la partita IVA del cliente e la modalità di pagamento. Le note di credito vi figurano in negativo, perché in un registro vanno in diminuzione del fatturato.
• UBL (zip) — importabile per importare. È il formato che Yuki, Exact, Octopus, Billit ed e-Boekhouden leggono direttamente; il Suo commercialista non deve ridigitare nulla.
• Pdf (zip) per archiviare.

Come importa il commercialista l'UBL?

L'UBL è un file xml per fattura, nel formato Peppol BIS Billing 3.0 — lo stesso standard usato dalla rete Peppol. Quasi ogni software di contabilità ha un pulsante Importa o una cartella in cui trascinare tali file:

1. Scarichi lo zip del periodo e lo decomprima.
2. In Yuki: trascini i file xml nella casella del dossier.
3. In Exact Online: Vendite → Documenti in entrata → Importa.
4. In Octopus o Billit: usi la consueta cartella di importazione UBL.

Se il Suo programma non riconosce il file, ne invii uno al commercialista chiedendo quale formato si aspetta: molto probabilmente intende semplicemente un altro pulsante.

Peppol: fatturazione elettronica fra imprese

Dal 1° gennaio 2026 i soggetti IVA belgi devono inviarsi fatture strutturate anziché un pdf. Vale fra imprese. Se vende un biglietto a un privato non cambia nulla: riceve il pdf per e-mail come sempre.

Se attiva Peppol, per ogni fattura aziendale verifichiamo se la partita IVA del Suo acquirente è nota alla rete. Se c'è, il file UBL ci arriva direttamente — e il pdf parte comunque a fianco, perché un commercialista vuole ancora poter aprire qualcosa. Se non c'è, si resta al pdf. Nella lista vede fattura per fattura, nella colonna Peppol, che cosa è successo: Non tramite Peppol, In attesa di invio, Inviata tramite Peppol o Invio non riuscito. Se l'invio non è riuscito, apra la fattura e clicchi su Riprovare tramite Peppol.

Registrare la Sua organizzazione

Per poter inviare Le serve un punto di accesso: un soggetto collegato alla rete Peppol che inoltra i Suoi documenti. Passavo lavora con Recommand, un punto di accesso belga.

1. Chieda al supporto di far registrare la Sua impresa sulla rete presso Recommand. Serve il Suo numero d'impresa.
2. Riceve quindi un indirizzo Peppol (per un'impresa belga 0208: seguito dal numero d'impresa) e un numero presso il punto di accesso.
3. In Impostazioni → Organizzazione → Fatture agli acquirenti, blocco Peppol, attivi l'interruttore Inviare le fatture tramite Peppol, compili Il Suo indirizzo Peppol e Il Suo numero presso il punto di accesso, e clicchi su Salva.

Finché Peppol non è ancora collegato alla piattaforma, tutto continua semplicemente a funzionare via pdf, anche se attiva l'interruttore. Nulla si rompe e non compare alcun messaggio di errore.

Domande frequenti

Devo dare a tutti una fattura? No. A un privato basta un biglietto o uno scontrino. Se un visitatore la chiede comunque, gliela dia: è sempre consentito.

Posso modificare una fattura in seguito? No, e non è un limite di Passavo ma della legge. Faccia una nota di credito e una nuova fattura.

E se sbaglio lo stato IVA? Lo cambi nelle impostazioni. Le fatture già uscite restano come erano: a questo serve la nota di credito.

Il mio cliente chiede un numero d'ordine sulla fattura. Si può: al momento della richiesta c'è un campo Il Suo riferimento o ordine d'acquisto (facoltativo). Alla biglietteria si chiama Riferimento (facoltativo), nel backoffice Riferimento del cliente. Compare in alto sulla fattura e viene anche incluso nell'UBL.