Фактури към Вашите купувачи

Рано или късно някой се появява на гишето Ви или в пощата Ви с въпроса: „Мога ли да получа фактура за това?" Фирма, която е запазила тиймбилдинг, училище, самонает, който иска да отчете посещението. Тази статия обяснява как да го уредите, без да се налага сами да пишете каквото и да било.

Какво значи „фактура от Ваше име"?

Продавате Вие. Ние не продаваме нищо — ние сме системата, с която Вие продавате. Затова на фактурата стоят Вашето име, Вашият адрес и Вашият ДДС номер, и Вие сте този, който я издава.

Това, което правим ние, е да изготвим документа от Ваше име и за Ваша сметка. Това е изрично разрешено: европейската директива за ДДС допуска трето лице да състави фактурата, стига продавачът да я издава и да остава отговорен за нея. Затова най-долу на всяка фактура има един малък ред, че е изготвена чрез Passavo. Иначе нашето име не се появява никъде върху нея.

Това означава също, че отговорността остава Ваша за това, което пише. Предлагаме законовите текстове, които отговарят на Вашата държава и статут, но само Вие (или счетоводителят Ви) знаете на коя точно разпоредба се позовавате.

Включване

Отидете в Настройки → Организация, раздел Фактури към купувачите, и включете Фактурите към купувачите са включени. Това може само ролята Собственик. След това попълвате четири неща и щраквате долу на Запази.

1. Вашият ДДС статут

Това е най-важният избор на екрана. Възможностите са три:

Статут	Какво стои на фактурата
Регистриран по ДДС, с ДДС номер	ДДС по ставки, както го декларирате.
Освободен от ДДС (малко предприятие или сдружение)	Без ДДС, със законовия текст на Вашето освобождаване.
Нерегистриран по ДДС	Нито ДДС, нито ДДС номер.

Разликата между последните две изглежда малка, но не е. Ако сте освободен, Вие сте данъчно задължено лице и трябва да посочите освобождаването. Ако сте нерегистриран, точно това не бива да правите: ще създадете впечатление за ДДС статут, какъвто нямате.

Какво, ако сдружението Ви няма ДДС номер?

Това е съвсем обичайно и пак можете да фактурирате. Два случая:

• Сдружението Ви изобщо няма ДДС номер и не извършва нищо, което попада под ДДС. Тогава изберете Нерегистриран по ДДС. Фактурата Ви си остава фактура, само без ДДС и без номер.
• Сдружението Ви има номер, но попада под освобождаване — в Белгия член 44 за културни и социални дейности, или член 56bis, ако оставате под прага на оборота за малко предприятие. Тогава изберете Освободен и при На какво се основава освобождаването Ви? изберете правилното основание. С бутона Попълване на предложението ние поставяме съответния текст в полето Законови означения върху фактурата Ви; счетоводителят Ви може да го промени.

Колебаете се? Обадете се на счетоводителя си преди да излезе първата Ви фактура, не след това. Издадена фактура повече не може да се променя.

2. Вашата номерна поредица

Избирате Представка (например F или FACT), начален номер при Започване от и дали поредицата трябва Всяка година да се започва отново от 1. С включен превключвател (по подразбиране) получавате F2026-0001, без него — F-0001, който просто продължава. Под полетата пише какъв номер ще получи следващата Ви фактура.

Едно правило е строго: поредицата трябва да е непрекъсната. Без празноти, без повтарящи се номера. При проверка липсващ номер изглежда като изчезнала фактура. Затова броячът се води от нас, а началният номер може да се променя само докато не е излязла нито една фактура. Тази година вече сте издали 249 фактури на ръка? Тогава сложете начален номер 250.

3. Вашите данни

Името, адресът, фирменият номер и ДДС номерът, както са официално. Това не е задължително да е същото име като на магазина Ви: „сдружение Приятели на замъка" върху фактурата, „Замъкът Ларне" над билетите Ви. Логото и цветът идват от раздела Визуална идентичност, така че фактурата Ви изглежда като магазина Ви.

IBAN е възможен, но не е нужен: фактурите Ви винаги са вече платени. Затова няма падеж, а пише „Платена чрез Bancontact на 12.09.2026".

4. Изпращане и заявка

Ако попълните адрес при Копие до счетоводителя Ви, счетоводителят Ви получава автоматично всяка фактура и всяко кредитно известие като скрито копие. Спестява му по един имейл месечно.

При Заявка след това до ... дни избирате колко време след посещението си купувачът все още може сам да заяви фактура (по подразбиране 30; вижте по-долу).

Как купувачът заявява фактурата си

Четири пътя, един и същ резултат.

В онлайн магазина. При плащането се появява отметка „Искам фактура" с полета за име на фирмата, адрес и ДДС номер. ДДС номерът не е задължителен: частно лице, което отчита посещението си, няма такъв.

След това. Почти никой не се сеща за отчета на разходите си при плащането; седмица по-късно — да. Затова в имейла за потвърждение и на страницата за потвърждение пише „Нужна ли Ви е фактура? Заявете я тук." Тази връзка е лична и работи до определен брой дни след посещението — сами определяте колко (по подразбиране 30; 0 означава: без крайна дата). Броенето започва от последната дата на поръчката: който през март купи билет за концерт през август, може да заяви фактура и през септември.

На гишето. След приключена продажба на касовия екран има бутон Фактура. Преписвате данните от визитката или поръчката, които клиентът носи, и фактурата тръгва веднага по имейл.

В бекофиса. Ако някой седмица по-късно поиска фактура по телефона, отидете в менюто на Фактури към купувачите и щракнете на Създаване на фактура. Изберете поръчката и попълнете данните на купувача. Това е възможно само за платена поръчка, за която още няма фактура; иначе пътят е кредитно известие.

Какво става после

Щом плащането мине, изготвяме фактурата: номер от Вашата поредица, датата, Вашите данни като продавач, данните на купувача, редовете с ДДС на ред, сумите по ставки и законовите означения. Pdf-ът тръгва по имейл към купувача, с копие до счетоводителя Ви, ако сте посочили такъв.

ДДС следва автоматично от Вашия статут и държавата на клиента:

Ситуация	Какво става
Клиент във Вашата държава (или неизвестна държава)	Ставката на продукта: 6 % за обиколка с екскурзовод, 21 % за чаша вино.
Фирма от друга страна от ЕС с ДДС номер	Обърнато данъчно задължение, 0 %, с означението.
Частно лице от друга страна от ЕС	Просто Вашата ставка.
Клиент извън ЕС	Износ, 0 %.

При обръщане и износ сумата не се променя: купувачът е платил в магазина това, което е пишело, и тази сума влиза във фактурата без ДДС. Ако сте освободен или нерегистриран по ДДС, във фактурата никога няма ДДС, който и да е купувачът.

Продавате основно вход за събитие? Тогава има изключение: той се облага там, където се провежда събитието, включително за чуждестранна фирма. Затова изключете в настройките Обръщане на ДДС при бизнес клиент от друга страна от ЕС. Попитайте счетоводителя си.

Поправяне: кредитни известия

Издадена фактура никога не се променя. Ако нещо не е наред, идва кредитно известие, което сторнира (част от) фактурата, с препратка към първоначалния номер. Без такъв документ не можете да си върнете внесения ДДС.

Ако възстановите (частично) поръчка през доставчика си на плащания, това става от само себе си, щом доставчикът потвърди възстановяването: възстановената сума се разпределя пропорционално по редовете, така че ДДС по ставки да остане верен. Ако няма възстановяване през доставчика Ви на плащания — върнали сте в брой или фактурата е на грешно име — създавате известието сами през Фактури към купувачите → отваряне на фактурата → Създаване на кредитно известие. Оставете сумата непроменена, за да кредитирате цялата фактура, или въведете част от нея.

По подразбиране кредитните известия вървят в същата поредица като фактурите. В Белгия това е разрешено, стига на документа да пише, че е кредитно известие и към коя фактура се отнася. Ако счетоводителят Ви иска отделен дневник, включете в настройките при Кредитни известия собствена поредица със собствена представка.

Как да зарадвате счетоводителя си

Под Фактури към купувачите в менюто, горе вдясно, има бутон Експорт с три форми. Избирате период с От и До и включително — по подразбиране текущият месец, често искате месец или тримесечие — и получавате файл.

• CSV за счетоводството за проверка или въвеждане: по един ред на документ, с колона нето и колона ДДС за всяка ставка, плюс сумите, ДДС номера на клиента и начина на плащане. Кредитните известия стоят с отрицателен знак, защото в дневника се приспадат от оборота.
• UBL (zip) — за импортиране за импортиране. Това е форматът, който Yuki, Exact, Octopus, Billit и e-Boekhouden четат директно; счетоводителят Ви не трябва да преписва нищо.
• Pdf (zip) за архивиране.

Как счетоводителят импортира UBL?

UBL е xml файл на всяка фактура, във формат Peppol BIS Billing 3.0 — същият стандарт, който използва и мрежата Peppol. Почти всеки счетоводен софтуер има бутон Импорт или папка, в която се пускат такива файлове:

1. Изтеглете zip-а за периода и го разархивирайте.
2. В Yuki: пуснете xml файловете в пощенската кутия на досието.
3. В Exact Online: Продажби → Входящи документи → Импорт.
4. В Octopus или Billit: използвайте обичайната папка за импорт на UBL.

Ако програмата Ви не разпознава файла, изпратете един на счетоводителя си и попитайте какъв формат очаква — най-вероятно има предвид просто друг бутон.

Peppol: електронно фактуриране между фирми

От 1 януари 2026 г. регистрираните по ДДС в Белгия трябва да си изпращат структурирани фактури вместо pdf. Това важи между фирми. Ако продавате билет на частно лице, нищо не се променя: получава своя pdf по имейл както винаги.

Ако включите Peppol, при всяка фирмена фактура проверяваме дали ДДС номерът на купувача Ви е познат в мрежата. Ако е, UBL файлът отива директно там — а pdf-ът тръгва и той, защото счетоводителят още иска да може да отвори нещо. Ако не е, остава само pdf-ът. В списъка, в колоната Peppol, виждате за всяка фактура какво се е случило: Не чрез Peppol, Изчаква изпращане, Изпратена чрез Peppol или Изпращането е неуспешно. Ако изпращането е неуспешно, отворете фактурата и щракнете на Отново чрез Peppol.

Регистриране на организацията Ви

За да изпращате, Ви трябва точка за достъп: страна, свързана с мрежата Peppol, която предава документите Ви. Passavo работи с Recommand, белгийска точка за достъп.

1. Помолете поддръжката да регистрира фирмата Ви в мрежата чрез Recommand. Ще Ви трябва фирменият номер.
2. Тогава получавате Peppol адрес (за белгийска фирма 0208:, следван от фирмения Ви номер) и номер в точката за достъп.
3. В Настройки → Организация → Фактури към купувачите, блок Peppol, включете превключвателя Изпращане на фактурите чрез Peppol, попълнете Вашият Peppol адрес и Вашият номер в точката за достъп и щракнете на Запази.

Докато Peppol още не е свързан на платформата, всичко просто продължава да работи през pdf, дори ако включите превключвателя. Нищо не се чупи и не излиза грешка.

Често задавани въпроси

Трябва ли да давам фактура на всички? Не. За частно лице стигат билет или касова бележка. Ако посетител все пак поиска, дайте му — това винаги е разрешено.

Мога ли да променя фактура след това? Не, и това не е ограничение на Passavo, а на закона. Издайте кредитно известие и нова фактура.

Какво, ако сбъркам ДДС статута си? Променете го в настройките. Вече издадените фактури остават каквито са — за това служи кредитното известие.

Клиентът ми иска номер на поръчка върху фактурата. Може: при заявяването има поле Вашият референтен номер или поръчка (по избор). На гишето се казва Референция (по избор), в бекофиса Референция на клиента. Появява се най-горе на фактурата и пътува също в UBL.