Продукти и цени

Тази статия обяснява какво е продукт, как създавате такъв и как му прикачвате цена. След това ще имате поне едно нещо за продажба в своя магазин за билети. Отделете половин час за първия си продукт и по пет минути за всеки следващ.

Какво е продукт?

Продуктът е едно нещо, което посетителят може да купи, с едно име и една цена. Нищо повече.

Ако продавате вход за своя музей на възрастни за 12 евро и на деца за 6 евро, това са два продукта: Възрастен и Дете. Не един продукт с две цени. Изглежда тромаво, но е направено нарочно: всеки продукт има собствен брояч (колко са продадени), собствена ставка на ДДС и собствен ред във фактурата. Щом натъпчете тези три неща в един продукт, в края на годината нещо няма да излезе.

Продуктът не е задължително да е билет. Всичко това са продукти:

• билет за вход в музея Ви;
• място на масата за празничната вечеря;
• обиколка с екскурзовод от час и половина;
• карта за подкрепа от 10 евро за онзи, който няма да дойде, но иска да помогне;
• подаръчен ваучер.

Това, което излиза накрая, обаче е различно. Повечето продукти дават билет за сканиране: QR код в имейла на посетителя, който сканирате на входа. Подаръчният ваучер не дава билет, а салдо, а годишната карта дава карта, която важи цял сезон.

Три вида, които си приличат

При създаването избирате вид. Видът определя какво ще бъде поискано по-нататък: час, дата или салдо. Три вида най-често биват бъркани.

Какво искате	Изберете	Защо
Посетителите идват когато пожелаят, в рамките на един ден	Билет за вход	Няма час. Броите на входа.
Посетителите трябва да изберат час	Билет с часови интервал	Всеки час има собствен брой места.
Еднократно, на една дата, със собствено име	Събитие	След тази дата приключва от само себе си.

Билетът за вход е най-простият случай: продавате вход, посетителят идва в деня, изписан на билета, а Вие не водите график. Билетът с часови интервал се продава за конкретен момент: обиколката в 14:00 ч. има двадесет места, тази в 15:00 ч. също, и двете са независими една от друга — тези моменти създавате при Часови интервали. Събитието е еднократен момент със собствена дата, например празничната вечеря в събота; след тази дата то изчезва от магазина Ви от само себе си. Вижте Събития.

Останалите видове: Група (един ред за цяла компания), Обиколка с екскурзовод (придружено посещение с фиксиран начален час), Поредица (курс или поредица от работилници, които продавате наведнъж), Годишна карта (вижте Годишни карти) и Подаръчен ваучер (вижте Подаръчни ваучери).

Какво Ви трябва предварително

• Профил с ролята Собственик или Администратор; само тези две роли могат да управляват продукти. Вижте Служители и роли.
• Попълнена организация, за предпочитане с Вашата локация: държавата на локацията определя кои ставки на ДДС се предлагат. Вижте Настройване на организацията.
• Имената и сумите, които искате да продавате. Запишете ги на лист хартия, преди да започнете; така върви по-бързо, отколкото да се замисляте по средата.
• Ставката на ДДС, която важи за Вашите билети. Ако не я знаете, прочетете първо частта за ДДС по-долу.
• Половин час.

Ако срещнете дума, която не познавате, тя е в речника.

Създаване на продукт

Стъпка 1 — отваряне на формуляра

1. Кликнете вляво в менюто върху Продажби, а след това върху Продукти.
2. Сега виждате списък с продуктите си: име, вид, локация, онлайн цена и отметка Активно. Ако още няма нищо, виждате само съобщението, че още няма продукти. По подразбиране списъкът показва само активните Ви продукти. Търсите неактивен продукт? Отворете филтрите и поставете Активно на Не, или на тирето, за да видите всичко.
3. Кликнете горе вдясно върху бутона Нов продукт. Формулярът се отваря.

Стъпка 2 — блокът „Какво продавате?“

Този блок стои най-отгоре и определя останалата част от формуляра.

Поле	Какво попълвате
Вид	Вижте таблицата по-горе. Променя формуляра веднага.
Локация	Оставете празно, ако продуктът важи за всяка локация. В списъка стоят само активните локации.
Вътрешен код	По избор, за собственото Ви счетоводство или етикет на касата.
Подредба	Число. По-ниското стои по-нагоре в магазина Ви.
Активно	Включено е. Изключено означава: вече не се продава.
Име върху билета	Пита при поръчката за името на всеки участник.

Внимание: включвайте Име върху билета само когато тези имена наистина са Ви нужни, например за курс със списък на участниците. При десет отделни билета посетителят Ви ще въведе десет пъти име, а точно това е моментът, в който някой прекъсва поръчката.

Стъпка 3 — блокът „ДДС“

Тук посочвате коя ставка на ДДС важи за този продукт. Има два начина.

• Сами попълвате ставка. Оставете Вид продажба на Няма — въвеждам ставката сам и въведете процент в Ставка на ДДС: 6 или 21, не 0,21. Тази ставка остава, докато сами не я промените.
• Ставката идва от Вашия ДДС набор. В Вид продажба изберете какво продавате, например Входен билет. Тогава ставката идва от ДДС набор, който се появява отдолу; Passavo предлага набора според държавата на локацията Ви. Полето Ставка на ДДС тогава показва ставката от набора и не можете да я променяте (ако наборът няма предложение за този вид, пак я попълвате сами). Ако счетоводителят Ви казва друго точно за този продукт, включете Собствена ставка за този продукт и въведете ставката сами.

Как работят ДДС наборите, ще прочетете в ДДС набори. Ако не сте сигурни коя ставка Ви трябва, прочетете първо частта за ДДС по-долу.

Стъпка 4 — име и описание, по език

Виждате по едно поле за име и по едно описание за всеки език, който магазинът Ви за билети показва. Ако работите само на нидерландски, има едно поле. Ако работите и на френски, и на английски, стоят три двойки една под друга. Задължителен е само езикът Ви по подразбиране: ако оставите превод празен, магазинът се връща за този посетител към езика Ви по подразбиране, вместо да покаже празно поле. Вижте Езици.

Описанието се показва в магазина Ви под името. Опишете в две изречения какво получава посетителят: „Достъп до постоянната колекция и временната изложба. Деца под шест години безплатно.“

Стъпка 5 — капацитет

Този блок се разгъва и може да остане напълно празен. Каквото оставите празно, не се ограничава.

Поле	Какво прави
Максимум на поръчка	Колко броя може да купи някой наведнъж.
Минимален брой	Най-малкият брой, например групов минимум.
Максимум на ден	Колко места искате да продадете за един ден. Вижте предупреждението по-долу.
Продължителност в минути	Колко трае едно посещение. Това число се предава на дистрибуторите, а генераторът в Часови интервали сам я предлага.

Внимание: Максимум на ден не е твърда граница в собствения Ви магазин и на касата. Числото стои в обзорите Ви и важи за продажбата чрез дистрибутори, но магазинът Ви за билети и касата Ви просто продължават да продават, когато то е достигнато. Ако искате продажбата наистина да спре при определен брой места, работете с часови интервали: капацитетът на часовия интервал се следи навсякъде.

Ако оставите Максимум на поръчка празно, в магазина Ви за билети пак важи щедра горна граница от двадесет броя. Това не е опекунство: отворено поле рано или късно довежда до поръчка от хиляда билета, която никой повече не връща назад.

Стъпка 6 — блоковете, които принадлежат към даден вид

Под капацитета се появяват още блокове, в зависимост от избрания вид. При Събитие или Поредица това е Събитието, с датата (вижте Събития). При Годишна карта е Годишната карта, а при Подаръчен ваучер — Ваучерът за подарък. При повечето видове има и два сгънати блока: Изображение и отваряне на вратите за картата в портфейла (вижте Карти в портфейла) и Дистрибутори. Можете да ги оставите всичките празни.

Стъпка 7 — запазване

Кликнете върху Създай. Попадате веднага в екрана за редактиране на новия си продукт, а там започва истинската работа: най-отдолу стои блокът Цени, а без цена продуктът Ви не стои в магазина.

ДДС

Тази част е за онзи, който никога не е работил с ДДС. Ако вече го познавате, прочетете само предупреждението при таблицата със ставките.

Какво точно е ДДС?

ДДС (данък върху добавената стойност) е данък, който се съдържа в цената на почти всичко. Посетителят Ви плаща 12 евро и част от тях не са Ваши: те принадлежат на държавата. Вие ги събирате и ги внасяте по-късно.

Ставката се различава според вида продажба. Обикновено има една стандартна ставка (в Белгия 21%) и една или две намалени ставки за неща, които държавата иска да останат евтини: храна, книги, а в много държави и култура.

Сумата, която попълвате, е с включен ДДС

Това е важно. Ако попълните 12 евро като цена, посетителят Ви плаща 12 евро. ДДС е вътре в тях, не се добавя отгоре. При 21% това означава: 9,92 евро за Вас и 2,08 евро ДДС. Така и трябва да бъде върху билет: посетителят вижда една сума и не му се налага да смята. В поръчката и във фактурата ДДС се показва отделно.

Трябва ли Вие да начислявате ДДС?

Това зависи от Вашата организация, а не от този софтуер.

• Ако сте регистрирани по ДДС (имате ДДС номер и подавате декларации по ДДС), начислявате ставката, която съответства на Вашата дейност.
• Ако не сте регистрирани по ДДС — много малки сдружения не са, а културните институции често са освободени за входа — тогава оставяте Вид продажба празно и просто попълвате 0 при ставката на ДДС. Тогава не се изчислява ДДС.

ДДС номера си попълвате веднъж при Настройки → Организация. Ако нямате такъв, оставете полето празно. Вижте Настройване на организацията.

Обичайните ставки по държави

Тази таблица е отправна точка за разговора със счетоводителя Ви, а не отговор. Ставките важат за вход и култура, а точно там се крият повечето изключения.

Държава	Стандартна	Намалена	Вход и култура
Белгия	21%	6% (и 12%)	Често 6%, музеите и паметниците често са освободени
Нидерландия	21%	9%	Музеи, театри и атракции обикновено 9%
Германия	19%	7%	Музеи и театри обикновено 7%, понякога освободени
Франция	20%	5,5% и 10%	Музеи и паметници често 5,5% или освободени
Италия	22%	10% и 5%	Музеи и представления често 10%
Испания	21%	10%	Музеи, театри и кина обикновено 10%
България	20%	9%	9% важи главно за настаняване; входът често е 20%

Внимание: това е ориентировъчно и ставките се променят редовно. Достъпът до култура в много държави е освободен или с намалена ставка, а дали това важи за Вашата организация зависи от правната Ви форма, Вашата дейност и Вашия оборот. Проверете при счетоводителя си или при данъчната администрация. Passavo изчислява точно със ставката, която стои на продукта Ви, и не дава данъчни съвети.

Как се запазва ставката

Вие въвеждате процент. Вътрешно той се запазва като базисни пунктове — една стотна от процента, тоест 21% става 2100, а 6,5% става 650. Звучи тромаво, но точно затова 6,5% и след хиляда поръчки е все още точно 6,5%, а не 6,4999.

Във всеки ред от поръчката ставката се копира заедно с него. Ако по-късно промените ставката на ДДС на продукта си, поръчка от миналия месец продължава да показва ставката, която е важала тогава. Точно това искате: иначе декларацията Ви по ДДС от миналото тримесечие щеше да се променя с обратна сила.

Цени по канали

Цената винаги важи за един канал. Каналът е мястото, където се извършва продажбата.

Канал	Къде
Онлайн	Вашият публичен магазин за билети
Гише	Касата на входа
Дистрибутор	Продажба през трета страна, например туристическа платформа

Така един и същ билет може да струва 12 евро онлайн и 14 на входа, без да се налага да правите два продукта. Много организации го правят нарочно: който резервира предварително, получава отстъпка, а Вие знаете предварително колко хора ще дойдат. За третия канал четете повече при Дистрибутори.

Добавяне на цена

1. Отворете продукта си и превъртете до блока Цени най-отдолу.
2. Кликнете върху Добавяне на цена. Появява се прозорец.
3. Изберете канала. Започнете с Онлайн.
4. Попълнете сумата в евро: 12 или 12,50. Запетая е позволена — на белгийска клавиатура всеки пише такава. Нула също е позволена: безплатното записване също е цена.
5. Етикет е по избор: бележка за Вас самите, например „отстъпка за ранна резервация“. Той стои в списъка Ви с цени; в магазина посетителят вижда само сумата. Празно Валидна от означава: от сега; празно Валидна до включително означава: без край.
6. Кликнете върху Създай.

Сега виждате цените като списък, всяка със своя канал, своята сума и своята валидност:

Сумата се запазва в цели стотинки: 12,50 евро е 1250 стотинки. Така никъде не се появява половин стотинка, а общата сума на сто поръчки излиза до стотинка.

Внимание: продукт без онлайн цена не стои в магазина Ви за билети. Това не е грешка, а защита: да се покаже продукт без цена като „безплатно“ е скъпа грешка. Ако искате да продавате нещо само на гишето, дайте му единствено цена за гишето.

Цените се извеждат от употреба, не се презаписват

Това е най-важното правило на този екран.

Ако искате да повишите цената на билета си от 12 на 14 евро, не правите следното: да отворите съществуващия ред и да замените 12 с 14. Правите това:

1. Кликнете върху Редакция при съществуващата цена и поставете във Валидна до включително последния ден, в който старата цена още важи, например 31 декември.
2. Кликнете върху Запазване.
3. Кликнете върху Добавяне на цена и направете нов ред за същия канал, с 14 евро и Валидна от 1 януари.

Защо е толкова тромаво? Защото историята Ви на цените трябва да продължи да показва какво е важало и кога, а продажбата на касата продължава да сочи към реда с цената, по която е продадена. Който презапише стария ред, променя с обратна сила онова, което стои в историята му на цените — а това забелязвате чак когато счетоводителят се обади.

Сумата, която стои в реда на поръчката, при всички случаи е копие. Дори ако промените цената по-късно, старата поръчка продължава да показва какво е платил клиентът. Освен това извеждането от употреба запазва историята Ви на цените четима: виждате какво кога е важало.

Ако има две цени за един и същ канал, които са валидни едновременно, магазинът взема цената с най-скорошната Валидна от. Удобно за временна промоционална цена, но също и мястото, където забравена крайна дата остава незабелязана. Затова винаги поставяйте такава.

Подредба и копиране

Списъкът с продукти може да се влачи. Кликнете над списъка върху бутона Пренареди (иконата със стрелките), хванете ред за дръжката вляво и го плъзнете нагоре или надолу. След това кликнете върху Приключи пренареждането. Тази подредба е и подредбата в магазина Ви за билети; поставете най-продавания си продукт най-отгоре.

Вторият вид билет обикновено се различава само по име и сума. Тогава не го правете наново, а използвайте Копиране при продукта в списъка или най-горе в екрана за редактиране:

• появява се копие с (копие) след името;
• цените идват заедно с него;
• копието е неактивно, за да можете първо да го прегледате;
• часовите интервали, поръчките и вътрешният код не идват заедно с него.

Независимо дали копирате от списъка или от екрана за редактиране, попадате веднага в екрана за редактиране на копието. В списъка не бихте го видели: той по подразбиране показва само активните продукти, а копието е неактивно.

Да въведете всичко наново е начинът, по който някоя ставка на ДДС един ден се оказва сгрешена. Копирайте, променете името и сумата и след това направете копието активно.

Често допускани грешки

Попълване на ставката на ДДС като десетично число. Въвеждате 0,21 вместо 21. Полето иска процент и получавате съобщението: попълнете процент, например 6 или 21.

Създаване на продукт и забравяне да му се прикачи цена. В колоната Онлайн цена тогава стои няма цена и продуктът не стои в магазина Ви. Отворете го и добавете онлайн цена.

Презаписване на миналогодишната цена. Поставете крайна дата и направете нов ред. Ако все пак сте го направили, съществуващите Ви поръчки продължават да показват правилната сума — щетата остава ограничена до историята Ви на цените.

Създаване на отделен продукт за всяка цена. Възрастен онлайн и Възрастен на гишето не са два продукта, а един продукт с две цени. Два продукта означават два брояча и тогава в края на деня не знаете колко възрастни са били вътре.

Да направите продукт неактивен и да мислите, че продадените билети отпадат. Неактивно означава само: вече не се продава. Каквото вече е продадено, остава валидно и на входа се сканира най-нормално.

Какво, ако …

Какво, ако продуктът ми не стои в магазина за билети?

Преминете през тези четири неща, в този ред:

1. Включена ли е отметката Активно?
2. Има ли цена за канала Онлайн?
3. Попада ли тази цена в своята валидност — Валидна от не е ли в бъдещето и Валидна до включително не е ли в миналото?
4. Ако е събитие: датата днес ли е или по-късно? Събитие, чийто ден е минал, изчезва от магазина от само себе си.

В девет от десет случая е номер две.

Какво, ако съм изтрил цена по погрешка?

Направете нов ред със същия канал и същата сума. Вече направените поръчки са независими от реда с цената: те носят собствено копие на сумата и не се променят заедно с нея.

Какво, ако продавам във валута, различна от еврото?

Валутата стои на нивото на организацията Ви, не на продукта, и я настройвате веднъж при Настройки → Организация, в полето Валута.

Какво, ако искам да изхвърля продукт?

Това става с Изтрий най-горе в екрана за редактиране или с квадратчетата за избор в списъка. Получава се само при продукт, за който никога нищо не е било продадено, и часовите интервали на този продукт изчезват заедно с него. Ако продуктът вече има продажби, бутонът е неактивен и обяснява защо; в списъка изтриването пропуска такива продукти и съобщава колко са останали. За всичко, което някога е било продадено, изключвате Активно. Така запазвате историята си, а миналогодишните поръчки продължават да сочат към продукт, който още съществува.

Често задавани въпроси

Може ли един продукт да има две цени едновременно? Да, но за различни канали или различни периоди. Онлайн 12 евро и на гишето 14 евро е нормално. Две онлайн цени, които са валидни едновременно, е грешка, която не се вижда веднага.

Трябва ли да правя отделен продукт за всяка ставка? За всяка целева група — да: възрастен, дете, студент. За всеки канал — не: това са цени в рамките на един и същ продукт.

Какво се случва с цена от нула евро? Работи най-нормално. Посетителят преминава през същата поръчка, получава същото потвърждение и същия билет за сканиране, но не се стига до плащане. Удобно за събрание на членовете или за ден на отворените врати.

Защо цената не стои просто върху самия продукт? Защото поле за цена върху продукта би създало впечатлението, че може да я презаписвате ей така. Цената е прикачена към канал и към период и затова живее в собствен списък.

Попълних грешно ставката си на ДДС и вече има продажби. Какво сега? Променете ставката на продукта за продажбите, които предстоят. Вече съществуващите поръчки запазват старата ставка — това е нарочно. Обсъдете със счетоводителя си какво трябва да се случи с тези поръчки.