Проследяване на поръчките

Някой се обажда: „платих, но не намирам билетите си.“ Някой стои на входа с телефон без покритие. Някой иска да знае дали преводът му е пристигнал. За всички тези въпроси отивате на един екран: Поръчки.

Тази статия обяснява какво стои на този екран, как да намерите някого и какви действия можете да извършите. Възстановяването на суми има собствена статия: Анулиране и възстановяване.

Поръчка, ред, билет: кое какво е?

Три думи, които си приличат, но не са едно и също. Щом веднъж видите тази разлика, останалата част от екрана става логична от само себе си.

Поръчката е една покупка, от един човек, в един момент. Тя има купувач, имейл адрес, обща сума и номер. Сравнете я с касовата бележка от супермаркета: една бележка за всяко минаване през касата.

Редът от поръчката е един ред върху тази бележка: един продукт, брой и цена. „3 × Възрастен по 12,00“ е един ред. Следователно поръчка с възрастни и деца има два реда.

Билетът е самото удостоверение за вход, със собствен код и собствен QR код. Тези трима възрастни дават три отделни билета, защото през вратата минават трима души и всеки от тях трябва да може да бъде сканиран поотделно.

Bestelling  ORD-3TWKQ8VZPN   Marieke Peeters   36,00 euro
  Regel 1   Volwassene       3 x 12,00
     Ticket 46cfc50d-b048…   Ticket eb3f3f3f-5bee…   Ticket b510fec0-9cc9…

Номерът на поръчка от магазина Ви за билети започва с ORD-, а продажбата на касата — с POS-. Кодът на билета е дълъг; в списъците виждате само началото му.

Една поръчка, един ред, три билета. Това е цялата йерархия. Вижте също речника.

Към поръчката е закачено още нещо: плащанията. Това са опитите при Вашия доставчик на плащания (фирмата, която събира парите на посетителя Ви, вижте Какво е доставчик на плащания?). Може да са повече от едно и това е нормално: който започне първо с Bancontact, прекъсне и след това плати с карта, оставя два реда. Брои се само успешният.

Какво Ви трябва предварително

• Профил с ролята Собственик, Администратор или Гише — тези трите могат да разглеждат поръчки. Ролята Скенер — не.
• За повторно изпращане на имейла с билетите, промяна на име или анулиране на билет: ролята Собственик или Администратор.
• Номерът на поръчката или името на посетителя.
• Две минути. Тук малко неща могат да се счупят: екранът е нарочно почти изцяло само за четене и едва ли се редактира.

Стъпка 1 — Отваряне на списъка

Кликнете в лявото меню върху Поръчки. Виждате таблица с най-скорошната поръчка най-отгоре. Това е нарочно: който отваря този екран, почти винаги търси нещо отпреди малко, а не нещо от миналия сезон.

Колоните:

Колона	Какво стои там
Номер	Номерът на поръчката. До него стои бутонче за копиране, за да можете да го поставите в имейл
Купувач	Името, а под него с дребен шрифт имейл адресът
Статус	Къде се намира поръчката в живота си — вижте таблицата по-нататък
Канал	Откъде идва: Онлайн, Гише, Дистрибутор, Бекофис или museumPASSmusées
Общо	Платената сума, с включен ДДС
Билети	Колко билета е дала тази поръчка
Платено на	Дата и час на успешното плащане; тире означава: още не е платено
Създадено	Кога е възникнала поръчката

Липсва ли колона? Някои колони можете сами да включвате и изключвате с бутона над таблицата. Създадено е скрита по подразбиране, защото Платено на е по-полезна за повечето въпроси.

Горе вдясно стои и Отвори магазина. Това е пряк път към публичния Ви магазин за билети, удобен, за да видите какво вижда посетителят Ви.

Стъпка 2 — Намиране на някого

Над таблицата стои поле за търсене. В него търсите по номер на поръчката, по името на купувача и по имейл адреса на купувача.

Ако имате някого на телефона, питайте в този ред:

1. „Имате ли под ръка имейла с потвърждението? Върху него стои номер на поръчката.“ Това е най-бързият път: номерът е уникален и получавате точно един резултат.
2. „На чие име е поръчката?“ Напишете фамилията. Внимание: хората често поръчват на името на партньора си и тогава не намирате нищо по името, което Ви казват по телефона.
3. „Кога приблизително поръчахте?“ Съчетайте това с филтрите по-долу.

До полето за търсене стоят четири филтъра:

Филтър	За какво го използвате
Статус	Да покажете само платените или точно обратното — само онова, което виси на В очакване
Канал	Да отделите онлайн продажбата си от онова, което сте въвели на гишето
Платени днес	Най-бързата проверка в натоварен ден
С билети	Само поръчки, които наистина са дали билети

Филтрите се наслагват. Канал: Онлайн заедно с Платени днес Ви дава с едно кликване днешната онлайн продажба.

Стъпка 3 — Четене на поръчка

Кликнете върху ред. Попадате на екрана с подробностите, изграден от четири блока един под друг: Поръчка, Купувач, Редове и Суми. Под тях стоят още две таблици: Билети и Плащания.

В блока Поръчка стоят номерът, статусът, каналът и три момента: създадено, платено на и отменено на. Тирето всеки път означава, че това още не се е случило.

В блока Суми виждате четири числа едно до друго: междинната сума, отстъпките и ваучерите, общата сума, а до нея — колко ДДС се съдържа в тази обща сума. Следователно ДДС е вътре в общата сума; той не се добавя към нея. Ако е използван код за отстъпка или подаръчен ваучер, кодът стои отдолу, при Код за отстъпка или Подаръчен ваучер.

Внимание: тези суми са взети в момента на продажбата и не се изчисляват наново. Ако утре повишите цената си, тук продължава да стои онова, което този посетител наистина е платил. Така е замислено — поръчката е счетоводен документ, а не моментна снимка на ценоразписа Ви.

Статусите на поръчката

Статус	Какво означава	Какво правите
Чернова	Кошница, която още не е тръгнала към плащането	Нищо
В очакване	Посетителят е отишъл на платежната страница, още няма потвърждение	Изчакайте малко; вижте по-нататък
Платена	Парите са влезли, билетите съществуват и имейлът е тръгнал	Нищо
Отменена	Поръчката е спряна	Нищо
Възстановена	Цялата сума е върната	Евентуално да анулирате и билетите
Частично възстановена	Част от сумата е върната	Останалото си остава валидно
Изтекла	Посетителят никога не се е върнал от платежната страница	Нищо; това се почиства само

Дали някой може да влезе на вратата, зависи от статуса на билета, а не от този на поръчката. Възстановяването на сума не прави билетите невалидни от само себе си: дори при поръчка на Възстановена те остават валидни, докато сами не ги анулирате. Това е нарочно: човек, на когото от четири билета един е бил възстановен, влиза най-нормално с другите три — Вие избирате кой билет анулирате.

Статусите на билета

Билетът има собствен статус, независимо от този на поръчката. В таблицата Билети най-отдолу на екрана с подробностите виждате за всеки билет кода, името, продукта, деня, в който е валиден, статуса и часа, в който е бил сканиран.

Статус	Какво означава
Валиден	Може да мине през вратата
Използван	Вече е сканиран; часът стои до него
Отменен	Оттеглен е и бива отказван на входа
Възстановен	Принадлежи към ред с върната сума

Ако стои Използван, докато посетителят Ви се кълне, че още не е влизал, погледнете часа до него. Девет от десет пъти някой от компанията вече е минал покрай скенера със същата екранна снимка.

Плащанията

В таблицата Плащания виждате за всеки опит: доставчика, референция, метода (Bancontact, карта …), сумата, статуса и часа. Тази референция е номерът, с който можете да търсите при самия си доставчик на плащания — удобно, когато се обаждате на тяхната поддръжка.

Тази таблица никога не се почиства. Неуспешните и прекъснатите опити си остават, защото точно тази история Ви трябва, когато посетител твърди, че все пак е платил.

Стъпка 4 — Повторно изпращане на имейла с билетите

Най-често задаваният въпрос на всяко гише за билети: „не намирам вече имейла си.“

1. Намерете поръчката и я отворете.
2. Кликнете горе вдясно върху Повторно изпращане на имейла с билетите.
3. Потвърдете в прозореца, който се появява.
4. Получавате зелено съобщение с адреса, до който е тръгнал имейлът.

Имейлът тръгва към имейл адреса, който стои върху поръчката — виждате го в блока Купувач. Самият билет остава непроменен: същият код, същият QR код. Следователно не възниква втори валиден билет, а и първият имейл продължава да работи най-нормално.

Внимание: бутонът се появява само когато поръчката е на Платена и има попълнен имейл адрес. При продажба на гишето, при която не сте поискали адрес, няма накъде да се изпрати.

Стъпка 5 — Поправяне на име върху билет

Ако върху билетите Ви стои име, в таблицата Билети намирате при всеки ред действието Промяна на името. Напишете правилното име и потвърдете. Кодът не се променя и посетителят не трябва да изтегля нищо наново.

Това е предназначено за печатна грешка или за билет, който бива преотстъпен на някой друг.

Стъпка 6 — Анулиране на билет

В същата таблица при всеки валиден билет стои и Анулиране на билета. Потвърдете и билетът става невалиден: скенерът го отказва на входа. Ако билетът вече е бил в портфейла на посетителя Ви, тази карта също спира да работи — вижте Карти в портфейла.

С това мястото отново се освобождава. Часовият интервал или събитието вече не брои този билет като продаден и някой друг може веднага да купи мястото. Билет, който вече е сканиран, не може да бъде анулиран: този посетител вече е бил вътре.

Внимание: анулирането не връща пари. Това е отделно действие и е нарочно така. Прочетете Анулиране и възстановяване, преди да натиснете този бутон, особено когато посетителят Ви очаква парите си.

Анулираният билет не изчезва от списъка. Той си остава със статус Отменен, за да може приложението за сканиране на входа да каже „този билет е оттеглен“ вместо „този билет не съществува“. Тази разлика прави спора на входа кратък.

Какво не можете

Да изтриете поръчка. Такъв бутон не съществува и това е избор.

Поръчката е счетоводен документ. Онова, което стои върху нея, е онова, което наистина е платено, а то трябва да може да бъде намерено и след три години. Който би могъл да коригира сума на ръка, превръща счетоводството си в мнение.

По същата причина не можете и да променяте поръчка: нито сума, нито брой, нито продукт, нито имейл адрес. Онова, което можете, е описано по-горе: възстановяване на сума, повторно изпращане на имейла с билетите, поправяне на име и анулиране на билет. При всяко от тези четири остава видимо какво се е случило.

Нови поръчки тук също не се правят. Те възникват в магазина Ви или на касата Ви, вижте Гише и каса.

Често допускани грешки

Да анулирате билет и да мислите, че парите са върнати. Това не се случва. Посетителят Ви е отново на телефона две седмици по-късно, този път ядосан. Извършвайте двете действия съзнателно едно след друго.

Да не намерите днешната поръчка, защото още е включен филтър. Филтрите си остават, докато продължавате да работите. Ако Статус: Платена още е включен, просто не виждате онази поръчка отпреди малко, която виси на В очакване. Изчистете филтрите си, преди да решите, че нещо не съществува.

Да се стреснете от няколко опита за плащане. Два или три реда в таблицата Плащания не означават, че някой е платил два пъти. Погледнете статуса: брои се само редът на Платено, а общата сума най-отгоре е вярна.

Да изпратите имейла с билетите десет пъти наново. Ако първият имейл не пристига, и десетият няма да пристигне. Първо проверете адреса в блока Купувач и накарайте посетителя си да погледне в папката си с нежелана поща.

Какво, ако …

Какво, ако поръчката остава на „В очакване“?

Посетителят е тръгнал към платежната страница и още не се е върнало потвърждение. При банков превод това е напълно нормално: то трае дни.

При плащане с карта изчакайте петнадесет минути и обновете екрана. Ако продължава да виси, погледнете таблицата Плащания: ако там стои Неуспешно, Отменено или Изтекло, значи няма влезли пари и посетителят Ви няма билети. Накарайте го да поръча отново. Вижте също Когато плащането се обърка.

Какво, ако имам само имейл адрес?

Въведете го в полето за търсене: поръчка се намира и по имейл адреса на купувача. Ако не намерите нищо, посетителят Ви вероятно е поръчал с друг адрес. Два заобиколни пътя:

1. Помолете посетителя си за номера на поръчката от имейла му с потвърждението.
2. Попитайте за името, на което е поръчано, а не за собственото му име.

Какво, ако имейл адресът съдържа печатна грешка?

Адресът върху поръчката не може да бъде променен — този екран е само за четене. Имате два пътя.

Или помагате на посетителя без имейл: кодовете на билетите стоят в таблицата Билети и можете да ги копирате. В менюто Билети при всеки билет има и бутон Покажи QR: той показва QR кода на екрана Ви, за да можете да го дадете за сканиране на входа. Името върху билета Ви помага да намерите правилния.

Или оправяте нещата с нова продажба: анулирате билетите, възстановявате сумата по поръчката и го карате да поръча отново с правилния адрес. Това Ви струва такса за транзакция, така че го правете само когато наистина се налага.

По-добре е да се предотврати. Поставете адреса си за контакт едро на страницата си с потвърждение, за да знае веднага къде да се обърне онзи, който не получава нищо.

Какво, ако посетителят казва, че е платил, а няма нищо?

Поискайте доказателство: екранна снимка от банковото му приложение или сумата и часа. След това потърсете по име. Ако наистина не намирате нищо, погледнете при самия си доставчик на плащания с този час и тази сума. Ако и там не излиза нищо, плащането вероятно е било прекъснато, преди да започне — страница, която се е затворила, приложение, което не се е върнало.

Какво, ако един и същ човек стои два пъти в списъка?

Тогава това са две поръчки, с два номера и две суми. Това се случва, когато някой изгуби търпение и започне отначало. Погледнете и двата статуса: ако единият е на Платена, а другият на Изтекла, всичко е наред. Ако и двата са на Платена, значи са събрани пари два пъти и едната възстановявате.

Какво, ако не виждам бутоните горе вдясно?

Първо погледнете статуса на поръчката. Повторно изпращане на имейла с билетите се появява само при поръчка на Платена с имейл адрес. Възстановяване на сума се появява само при Платена или Частично възстановена, докато още има какво да се възстанови, и само ако е платено през доставчик на плащания — при продажба в брой на гишето не се появява.

Ако статусът е правилен, вероятно имате ролята Гише. Тя може да разглежда поръчки и да продава на касата, но не може да възстановява суми и да управлява билети. Помолете администратора си да извърши действието или да промени ролята Ви. Вижте Служители и роли.

Често задавани въпроси

Продължава ли старият билет да работи, ако изпратя имейла наново? Да. Не се прави нов билет. Кодът и QR кодът остават точно същите, така че няма значение кой от двата имейла ще отвори посетителят Ви.

Брои ли се анулираният билет още за капацитета ми? Не. Щом анулирате, мястото се освобождава в капацитета на часовия Ви интервал или на събитието Ви и някой друг може да го купи. Точно затова анулирате при отказ, дори когато не възстановявате сумата.

Мога ли да видя по кой канал е купил някой? Да, това стои в колоната Канал: Онлайн за уеб магазина Ви, Гише за касата Ви, Дистрибутор за партньор като GetYourGuide, Бекофис за тестово плащане, което сте направили сами в Настройки → Плащания, и museumPASSmusées за посещение с тази карта.

Защо стои ДДС върху поръчка на сдружение без ДДС номер? Защото ставката на ДДС принадлежи на продукта, а не на организацията Ви. Ако всичко е на 0%, тогава и при от които ДДС стои 0,00. Вижте Продукти и цени.

Мога ли сам да изтегля билетите от поръчка? За посетителя пътят е имейлът с билетите: изпратете го отново. На входа не Ви трябва имейлът — в менюто Билети Покажи QR показва QR кода на всеки билет, за да можете да го дадете за сканиране.