Анулиране и възстановяване на суми

Посетител се разболява. Представление не се провежда. Някой е поръчал два пъти едно и също. Тогава искате да можете две неща: да обезсилите билета и да върнете парите.

Тази статия обяснява, че това са две отделни действия, как извършвате и двете, откъде идват парите и кога подаръчният ваучер е по-добра идея от връщането на пари. За самото търсене и четене на поръчка: Проследяване на поръчките.

Анулирането и възстановяването не са едно и също

Това е най-важното в цялата тази статия, затова стои най-отпред.

Анулирането засяга билета. QR кодът става невалиден, скенерът го отказва на входа, а мястото отново се освобождава в капацитета на часовия Ви интервал или на събитието Ви. Не помръдва нито евро.

Възстановяването засяга парите. Към доставчика Ви на плащания тръгва нареждане да бъде върната сума по сметката или картата на посетителя Ви. Билетът при това си остава най-нормално валиден.

Две неща все пак Ви улесняват. При пълно възстановяване можете в същия прозорец веднага да анулирате и билетите; това е включено по подразбиране (вижте стъпка 1). А билет, който вече е сканиран, запазва мястото си: този посетител вече е бил вътре и повторната продажба на мястото му би препълнила залата Ви.

Анулиране       ->  билетът става невалиден, парите остават при Вас
Възстановяване  ->  парите се връщат, билетът остава валиден

Извършвате ги независимо едно от друго и това е нарочно. Съществуват истински случаи и за четирите комбинации:

Ситуация	Анулиране?	Възстановяване?
Посетителят се отказва, Вие сте отзивчиви	Да	Да
Посетителят се отказва твърде късно, условията Ви не допускат възстановяване	Да	Не
Посетителят все пак идва, но е платил твърде много	Не	Да, разликата
Посетителят преотстъпва билета си на приятел	Не	Не

Който обърка двете, получава историята обратно по телефона. Затова правете съзнателно и двете или съзнателно само едното от двете.

Какво Ви трябва предварително

• Ролята Собственик или Администратор. Ролята Гише може да разглежда поръчки, но не и да възстановява суми; вижте Служители и роли.
• Свързан доставчик на плащания с достатъчно салдо, вижте Изплащане и разходи.
• Съответната поръчка и сумата, която искате да върнете.
• Пет минути плюс търпението да оставите парите да пътуват няколко работни дни.

Стъпка 1 — Парите: пълно възстановяване

1. Отидете на Поръчки и отворете поръчката.
2. Кликнете горе вдясно върху червения бутон Възстановяване на сума.
3. Появява се прозорец с две полета:

Поле	Какво попълвате
Сума	В евро. Тя вече е попълнена с всичко, което още може да бъде възстановено. Оставете я така, за да възстановите цялата поръчка
Причина	Собствената Ви бележка, например „представлението е отменено“. Пишете кратко

4. Потвърдете. Получавате зелено съобщение. Ако доставчикът Ви потвърди веднага, в него пише Възстановени са …. Ако първо постави възстановяването в опашката си, пише Възстановяването на … е предадено на Вашия доставчик на плащания.

Ако възстановявате цялата сума, под причината има още един превключвател: Анулиране на билетите и освобождаване на местата им. Той е включен по подразбиране. Билетите, които още не са сканирани, тогава стават невалидни (статус Възстановен), а местата им веднага се освобождават в часовия Ви интервал или събитието Ви, за да може някой друг да ги купи. Ако посетителят Ви все пак ще дойде, например защото възстановявате сумата като жест, изключете превключвателя. При частично възстановяване той не се показва.

Статусът на поръчката не винаги минава веднага на Възстановена. Това не е грешка. Ние записваме този статус едва когато доставчикът Ви потвърди възстановяването; при един доставчик това става веднага, при друг — след няколко минути. Ако екранът веднага отбелязваше „възстановена“, а доставчикът Ви след това я откажеше, в системата Ви щеше да стои, че е уредено нещо, което никога не се е случило — а това го срещате чак при оплакването.

Обновете екрана след няколко минути. Ако поръчката е на Възстановена или Частично възстановена, значи е тръгнала.

Стъпка 2 — Парите: частично възстановяване

Същият бутон, друга сума.

1. Отворете поръчката и кликнете върху Възстановяване на сума.
2. Презапишете сумата с частта, която искате да върнете, например 12 от поръчка за 36 евро.
3. Попълнете при Причина защо и потвърдете.

Тогава поръчката минава в статус Частично възстановена. Билетите от тази поръчка остават валидни за сканиране: при частично възстановяване превключвателят от стъпка 1 не се показва. Който е получил обратно сумата за един от четири билета, влиза нормално с останалите три. Върнатия билет анулирате Вие (стъпка 3).

Можете да повторите това. При всяко възстановяване в полето Сума вече е попълнено онова, което още остава, така че никога не можете по погрешка да възстановите повече, отколкото е влязло. Ако все пак опитате с твърде висока сума, получавате червено съобщение с максимума в него.

Внимание: винаги възстановявате по плащането, което е влязло. Ако посетителят Ви е платил отчасти с подаръчен ваучер, можете да върнете само частта, която наистина е платена с пари. Сумата от ваучера не се връща сама върху ваучера; връщате я сами с Коригиране на салдото, вижте Подаръчни ваучери.

Две неща обаче стават автоматично, щом доставчикът Ви потвърди възстановяването:

• Ако купувачът Ви е имал фактура, Passavo издава към нея кредитно известие. Вижте Фактури към Вашите купувачи.
• Ако по поръчката е използван UiTPAS или museumPASSmusées, това използване се оттегля за всички карти от тази поръчка — също и при частично възстановяване. Вижте UiTPAS и социалната тарифа.

Стъпка 3 — Анулиране на билетите

Частично възстановяване или пълно възстановяване с изключен превключвател не прави билетите невалидни. Ако искате и това, го правите отделно:

1. Останете в поръчката и превъртете до таблицата Билети най-отдолу.
2. Кликнете при билета върху Анулиране на билета.
3. Потвърдете. Билетът получава статус Отменен.

Правете това за всеки билет. При поръчка от шест билета, от които двата биват върнати, анулирате точно два. Анулирането на билети е разрешено на ролите Собственик и Администратор.

С това мястото отново се освобождава. Анулираният билет вече не се брои в капацитета на часовия Ви интервал или на събитието Ви и мястото може веднага да бъде продадено отново. Билет, който вече е сканиран, не може да бъде анулиран: този посетител вече е бил вътре.

Билетът не изчезва от списъка. Той си остава като Отменен, за да може приложението за сканиране на входа да покаже Отменен вместо Невалиден, сякаш билетът никога не е съществувал. Ако билетът е бил в портфейла на посетителя Ви, тази карта също спира да работи — иначе наоколо ще се разхожда човек с код, който изглежда валиден, и с върнати пари. Вижте Карти в портфейла.

Откъде идват тези пари?

От Вас. Не от нас.

Възстановяването върви през собствения Ви доставчик на плащания — Mollie, Stripe или Bancontact Pro, онзи, чрез когото е платил посетителят. Ние му изпращаме нареждането; той взема парите от салдото Ви при него и ги изпраща на посетителя Ви. Ние никога не заставаме между Вас и парите Ви. Вижте Какво е доставчик на плащания?

Колко дълго трае това, зависи от този доставчик и от банката на посетителя Ви. При повечето доставчици става дума за няколко работни дни, понякога по-дълго, когато е плащане с карта. Това е нормално и не можете да го ускорите. Кажете го веднага на посетителя си, за да не се обади след два дни.

Внимавайте с таксата за транзакция. Доставчикът Ви е начислил такса при първоначалното плащане. При повечето доставчици тази такса не Ви се връща, когато възстановявате сума. Следователно посетителят Ви получава пълната си сума, а Вие оставате с таксата. При няколко евро на билет това едва се забелязва; при отменен фестивал се натрупва. Какво точно прави Вашият доставчик, стои в неговия собствен ценоразпис — вижте Изплащане и разходи.

А платените в брой пари връщате в брой. Бутонът Възстановяване на сума изпраща нареждане към доставчика Ви на плащания, а банкнота от двадесет от касовото Ви чекмедже никога не е минавала оттам. Затова при продажба на гишето в брой този бутон изобщо не се показва. При такава продажба давате парите от чекмеджето си, осчетоводявате ги в касата чрез Чекмедже → Изнасяне с номера на поръчката като причина и анулирате билетите тук. Ако купувачът е имал фактура, издайте сами кредитно известие. Вижте Гише и каса.

Кога подаръчният ваучер е по-добър от връщането на пари

При отменено или преместено събитие подаръчният ваучер често е по-доброто предложение. За Вас парите остават в сдружението, а за посетителя Ви често е дори по-приятно: получава веднага нещо в ръцете си, вместо да чака превод.

Правилото е просто и не подлежи на договаряне: питате го, не избирате вместо него.

Посетител, който иска възстановяване на сумата и на когото бъде натрапен ваучер, се чувства ограбен и има право: платил е за нещо, което не се е състояло. Затова изпратете имейл с два ясни избора и го оставете да отговори:

Представлението на 14 март няма да се проведе. Можете да изберете: ние Ви връщаме 36,00 евро или получавате подаръчен ваучер за 36,00 евро, който можете да използвате при нас през цялата година. Отговорете на този имейл с избора си.

Който избере ваучера, получава ваучер; който не отговори или поиска пари, получава парите си. Как се прави подаръчен ваучер, пише в Подаръчни ваучери.

Отменено събитие: списъкът подред

Не го правете на чувство, а в този ред. Това Ви спестява седмица телефонни разговори.

1. Спрете продажбата. Направете събитието неактивно или използвайте в Часови интервали действието Отмяна, за да не се добавя никой повече, докато Вие разчиствате. Вижте Събития.
2. Направете списъка. В Събития или Часови интервали колоната Продадени показва за колко места става дума. В Билети сортирате по Валиден на; за всеки билет виждате продукта и номера на поръчката. Сега знаете с какво се захващате.
3. Уведомете всички с един имейл, в който стои изборът. Ваучер или връщане на пари, с дата за отговор. Това е стъпката, която повечето хора прескачат и която спестява най-много работа.
4. Изчакайте до своята дата за отговор. След това обработете с едно движение.
5. Върнете парите на онези, които искат пари, и направете ваучер за онези, които искат ваучер.
6. Анулирайте билетите. Всичките, включително тези на хората, които са взели ваучер — иначе стоят валидни QR кодове за вечер, която не съществува. Тези, на които сте възстановили цялата сума с включен превключвател, вече са уредени: билетите им са със статус Възстановен.
7. Проверете салдото си при доставчика по средата. Вижте по-долу.

Често допускани грешки

Да анулирате и да мислите, че парите са върнати. Най-често допусканата грешка и най-скъпата откъм благоразположение. Анулирането на билет не връща нищо.

Да възстановите сумата и да оставите билетите. Обратната грешка. Посетителят Ви има парите си обратно и валиден QR код и стои на входа. При пълно възстановяване превключвателят от стъпка 1 се грижи за това; при частично трябва да се сетите сами.

Да натрапите ваучер вместо да го предложите. Питайте. Винаги.

В паника да възстановявате суми една по една, щом новината стане известна. Първо уведомете всички с избор в съобщението и след това обработете с едно движение. Иначе връщате пари на хора, които биха предпочели ваучер, и плащате два пъти такси за транзакции за нищо.

Да оставите причината празна. Попълвате я за самите себе си след шест месеца или за касиера, който пита защо са тръгнали 36,00 евро.

Какво, ако …

Какво, ако няма достатъчно пари в салдото ми при доставчика?

Възстановяването върви от салдото Ви при доставчика, а това салдо редовно бива изплащано по банковата Ви сметка. Следователно точно след изплащане то може да е почти празно, докато по собствената Ви сметка има достатъчно.

Тогава възстановяването Ви бива отказано и получавате червено съобщение със съобщението за грешка от доставчика Ви. Това не е бедствие и нищо не е счупено.

Какво правите: върнете пари към доставчика си (повечето позволяват сами да внесете сума, погледнете в панела им при салдото) или изчакайте, докато отново влезе продажба. При отменено събитие с много възстановявания внасянето обикновено е единственият път, защото продажби повече няма да идват. След това просто опитайте отново със същия бутон: неуспешно възстановяване не се брои за възстановено.

Какво, ако картата на посетителя междувременно е изтекла?

Това се случва по-често, отколкото си мислите, при събитие, продадено година предварително. Обикновено се решава само: банките и картовите дружества пренасочват възстановяването към наследника на изтекла карта, стига да става дума за същата сметка.

Ако се обърка, получавате съобщение от доставчика си, често чак няколко дни по-късно. Тогава погледнете при самия си доставчик в прегледа на това възстановяване. Ако то наистина е отказано, остават Ви два пътя: обикновен банков превод към сметката на посетителя Ви (поискайте я писмено и запазете този имейл) или подаръчен ваучер, ако той е съгласен с това.

Какво, ако посетителят е изгубил билета си, но не иска пари обратно?

Тогава тук не трябва да правите нищо. Билетът му не е изчезнал, само имейлът му. Изпратете имейла с билетите наново от поръчката — вижте Проследяване на поръчките. Същият код, същият QR код, без възстановяване, без анулиране.

В никакъв случай не анулирайте, „за да започнете отначало“. Така чупите валиден билет на човек, който просто не намира пощата си.

Какво, ако не виждам бутона Възстановяване на сума?

Четири възможни причини:

1. Ролята Ви. Само Собственик и Администратор могат да възстановяват суми.
2. Статусът на поръчката. Бутонът се появява само при Платена и Частично възстановена. При В очакване още не са влезли пари, а при Изтекла или Отменена няма какво да се връща.
3. Всичко вече е върнато. Ако цялата сума е възстановена, бутонът изчезва. Погледнете статуса.
4. Плащането не е минало през доставчика Ви на плащания. В брой на гишето, с подаръчен ваучер, със салдо върху картата или безплатна поръчка: там няма какво да се връща чрез доставчик. Парите в брой връщате от чекмеджето си.

Какво, ако съм възстановил твърде много?

Връщане назад не е възможно: пари, които са тръгнали, не се връщат с бутон. Помолете любезно посетителя си за разликата или го оставете, когато става дума за дребни. Предотвратете го, като прочетете сумата на глас, преди да потвърдите — тя не случайно вече е попълнена.

Какво, ако нямам свързан доставчик на плащания?

Тогава получавате съобщението Тази организация няма свързан доставчик на плащания. и не се случва нищо.

Възстановяването винаги минава през доставчика, чрез когото е постъпило плащането, дори ако междувременно използвате друг доставчик за магазина си. Тази стара връзка обаче трябва все още да е свързана. Ако сте я прекъснали, получавате същото съобщение. Тогава я свържете отново или възстановете сумата в таблото на самия доставчик и анулирайте билетите тук.

Ако никога не е имало доставчик, по този път никога не са влизали пари. Тогава уредете възстановяването извън системата, с банков превод, и анулирайте билетите тук.

Често задавани въпроси

Първо да възстановя сумата и после да анулирам, или обратното? Технически няма значение; това са две отделни действия. На практика възстановяването първо е най-безопасно: тогава парите остават следата, по която вървите, и по-трудно забравяте втората стъпка.

Получава ли посетителят ми автоматично имейл при възстановяване? Не разчитайте на това. Някои доставчици уведомяват сами, други — не, а банката на посетителя Ви със сигурност не го прави. Напишете му сами имейл със сумата и съобщението, че може да отнеме няколко работни дни. Това е един имейл, който Ви спестява десет телефонни разговора.

Мога ли да отменя възстановяване, след като съм го потвърдил? Не. Нареждането тръгва веднага към доставчика Ви. Прочетете сумата, преди да потвърдите.

Остава ли видима възстановената поръчка в прегледите ми? Да. Никога нищо не се изтрива. Виждате поръчката, първоначалната сума и онова, което е върнато. Точно това е нужно на счетоводството Ви.

Възстанових сумата в брой на касата. Трябва ли да правя още нещо тук? Да: осчетоводете парите чрез Чекмедже → Изнасяне и анулирайте билетите, иначе те остават валидни. Бутонът Възстановяване на сума при такава продажба не се показва: той изпраща пари през доставчика Ви на плащания, а тези пари вече сте дали от чекмеджето си.