Салдо за консумации на бара

На парти или на вечеря на сдружение почти никой вече не работи с картонени жетони. Посетителят зарежда пари на пропуска си, консумира с него цялата вечер и на бара никой вече не брои ресто. Тази статия обяснява какво е такова салдо, къде се намират тези пари и как после четете какво се е случило.

Отделете десет минути. Не се налага да настройвате нищо, но плащането със салдо трябва да е включено за организацията Ви — иначе бутонът не стои на касата Ви.

Искате ли посетителите Ви да могат и сами да зареждат онлайн, с начините на плащане, които вече предлагате в магазина си? Това става със същия доставчик на плащания като магазина Ви; вижте Сами онлайн зареждане по-долу.

Какво е салдо за консумации?

Салдото за консумации е сума, закачена за един-единствен пропуск. Пропускът е това, което Вашият посетител вече носи със себе си: билетът или годишната му карта, на хартия или в телефона. Нищо повече — без допълнителна карта, без допълнителна гривна, без отделна система.

С него се случват три неща:

• зареждане — Вашият посетител слага пари, на входа или междувременно;
• харчене — на бара се приспада бира или порция пържени картофи;
• връщане — каквото остане след вечерта, може да бъде поискано обратно.

Салдото е следователно предплатени пари на Вашия посетител, и нищо друго. То не е отстъпка, не е ваучер за подарък и не е абонамент.

Едно салдо на пропуск, за едно събитие

Това е моментът, който изненадва най-често, затова стои най-отпред.

Салдото е закачено за един пропуск в рамките на едно събитие. Не за човек и не за акаунт. Който е бил на Вашето лятно парти през юни и се върне през декември, има следователно две салда: това, което е останало през юни, не е пари през декември.

Това е нарочно и зад него стоят две причини:

1. Вашето разчитане остава вярно за всяка вечер. Организаторът се разчита по събития с барекипа си, с доставчика си и със счетоводителя си. Салдо, което тече през три събития, превръща всеки от тези три разговора в загадка.
2. Вашият посетител знае какво го очаква. „Парите от билета Ви за юни“ е ясно. „Вашият кредит при нас“ не е, и точно за такова обещание ще получавате въпроси още години по-късно.

Ако искате остатъкът да се върне на посетителите Ви, кажете го предварително — на билета и на входа. Това е по-честно и Ви спестява спорове в края на вечерта.

На касата

Три действия, и трите на един и същ екран. Намирате ги зад бутона + Зареждане на салдо най-горе на касата, до името на локацията Ви. Ако този бутон го няма, плащането със салдо е изключено за организацията Ви.

Зареждане

1. Натиснете + Зареждане на салдо.
2. Сканирайте или въведете кода на билета. Ръчният скенер го въвежда сам и натиска enter; преписването на ръка от хартиен билет също работи.
3. Появяват се името и текущото салдо. Ако нещо не е наред, сканирайте отново — кодът остава, така че не се налага да въвеждате всичко наново.
4. Попълнете сумата или натиснете 10 €, 20 € или 50 €.
5. Изберете В брой, Карта (терминал) или Bancontact Pay.

В брой е готово веднага. При карта и QR касата чака терминала, точно както при обикновена продажба; винаги можете да прекратите.

Натиснали сте два пъти? Зарежда се само веднъж. Касата дава на всяко зареждане собствен ключ, а един и същ ключ дава едно записване. На натоварен бар двойното натискане не е изключение.

Плащане с пропуска

1. Наберете поръчката както винаги.
2. Долу в кошницата стои Салдо върху картата: сканирайте или въведете кода там.
3. Салдото се появява. Ако е по-малко от кошницата, пише „Недостатъчно салдо — заредете първо.“ и бутонът остава изключен.
4. Натиснете Плащане с картата.

Сумата се приспада от пропуска и касовата бележка се издава. Ако по пътя все пак не достигне, цялата продажба отпада: без бележка, без билети, а салдото остава такова, каквото е било. Половинчато разчитане не съществува.

Връщане

Ако след вечерта още има нещо върху пропуска, можете да го върнете:

1. Натиснете + Зареждане на салдо и намерете пропуска.
2. Натиснете − Връщане на салдото и потвърдете.
3. Дайте сумата в брой от чекмеджето.

Винаги става дума за цялото салдо и винаги в брой.

Защо цялото салдо: остатък, който стои и чака, никой никога не идва да прибере, а това са пари на Вашия посетител, които висят на Вашия баланс. Ако все пак искате да върнете само част, върнете първо всичко и заредете наново — така и двете движения стоят в касовия Ви дневник.

Защо в брой: възстановяването по карта виси на конкретно плащане, а салдото може да е заредено на три пъти с три различни начина на плащане. Тоест няма нито едно плащане, по което да се върнат парите.

Сами онлайн зареждане

Посетителят Ви не трябва да чака на опашка, за да зареди пари на пропуска си. Може да го направи сам, от телефона си, и да плати с начините на плащане, които вече предлагате в магазина си (напр. Bancontact, карта, Apple Pay). Салдото е на пропуска му, щом плащането бъде потвърдено — често още преди да стигне до бара.

Къде посетителят намира линка

На три места, и не е нужно да инсталира нищо или да влиза в акаунт:

• на wallet картата си, на гърба в Apple Wallet и в линковете най-долу в Google Wallet: Зареждане на салдо;
• в имейла с билета и на страницата с билетите си, до бутоните за wallet: Зареждане на салдо;
• във Вашия магазин, най-долу: Въведете кода на билета си. Там въвежда кода, отпечатан под QR кода на билета му, и докосва Напред.

Как посетителят зарежда

1. Отваря линка. Вижда събитието и какво има Сега на картата Ви.
2. Избира сума — 10 €, 20 € или 50 € — или въвежда друга под Или друга сума.
3. Ако иска потвърждение, попълва имейла си. Ако остави полето празно, потвърждението отива на адреса, с който е купен билетът.
4. Докосва Зареди и плати и плаща точно както във Вашия магазин. Ако работите с Bancontact Pro, се появява QR код, който сканира с банковото си приложение; на телефона си докосва Отворете банковото си приложение.
5. Обратно на страницата вижда „Готово, салдото Ви е заредено." и новото си салдо. Wallet картата му показва новата сума, щом телефонът я обнови.

Онлайн може да зареди наведнъж най-малко 5 € и най-много 250 €.

Линкът е ключ. Който го има, може да зарежда пари на пропуска и да вижда салдото — нищо повече. На тази страница няма име, имейл адрес или поръчка. С линка не може и да се плаща на бара: за това е нужен QR кодът на билета.

Какво трябва да настроите

1. Свържете доставчик на плащания в Настройки → Плащания: Mollie, Stripe или Bancontact Pro. Това е същата връзка като за магазина Ви; ако вече имате такава, не е нужно да правите нищо. Вижте Свързване на доставчика Ви на плащания.
2. Включете начините на плащане, които искате да предлагате, при самия доставчик. При Mollie и Stripe това става в таблото им (напр. Bancontact, карта, Apple Pay); посетителят вижда точно това, което е включено там. С Bancontact Pro плаща с банковото си приложение.
3. Погрижете се да продавате консумации. Линкът се появява едва когато имате поне един активен продукт от типа Консумация — иначе на бара няма за какво да се харчи салдото.

Това е всичко. Ако някое от тези три неща липсва, линкът не се появява никъде и страницата за зареждане не съществува.

Онлайн зареждането винаги използва доставчика на плащания, който е активен в магазина Ви. Ако преминете към друг доставчик, онлайн зареждането го следва; плащане, което в този момент вече тече, се довършва при доставчика, където е започнало.

Wallet карта, която вече е в телефон, получава линка при следващата промяна на тази карта, например при зареждане или плащане.

Как да видите онлайн зарежданията

В Каса → Салдо за консумации, под Заредено, виждате как е постъпила тази сума:

• На касата: … — какво са заредили доброволците Ви на пункта за зареждане;
• Онлайн от гостите: … — какво са заредили посетителите сами онлайн.

За всяко събитие се появява от тях онлайн, щом някой е заредил онлайн.

Парите, заредени онлайн, постъпват при доставчика Ви на плащания, по Вашата собствена сметка, и не в чекмеджето на касата. Затова не фигурират в никой Z отчет и няма да ги намерите, когато след вечерта броите чекмеджетата. Така е правилно: нито един цент не е минал през чекмедже.

Върху онлайн зареждането няма ДДС, точно както на касата. Потвърждението, което получава посетителят, е бележка със сумата, пропуска, събитието и датата — без ред за ДДС.

В тестов режим

Ако доставчикът Ви на плащания е в тестов режим (профил в Mollie, който още не е одобрен, Stripe с тестови ключове или Bancontact Pro в тестовата среда), онлайн зареждането не добавя никакво салдо към пропуска. Все пак не са получени пари, а салдото се харчи на бара като истински пари. Страницата за зареждане казва това предварително, а след плащането посетителят Ви вижда Тестово плащане: не е заредено салдо. Щом връзката Ви премине в реален режим, зареждането работи нормално.

А блокиран пропуск?

• Ако пропускът вече е блокиран, посетителят вижда „Тази карта е блокирана." на страницата за зареждане и не може да плати. Нищо не се изтегля.
• Ако блокирате пропуска веднага след като е платил, парите не отиват на пропуска. Връщат се автоматично чрез същия доставчик на плащания, по картата или сметката, с която е платил, и посетителят вижда това на страницата. В таблото на доставчика Ви това се вижда като възстановяване по това плащане, а Passavo го записва със сумата и референцията, така че разликата между този отчет и разчитането Ви винаги може да бъде обяснена.

Какво казва за това Z отчетът Ви

Зареденото салдо стои в Z отчета Ви до оборота, а не в него. Това не е немарливост, а единственото вярно: парите стават оборот в мига, в който с тях се плати бира, а не в мига, в който се зареждат. Който събере двете, брои едни и същи пари два пъти.

Парите, заредени в брой, влизат в това, което трябва да лежи в чекмеджето Ви. Чекмеджето не познава тази разлика — в него има пари.

А ДДС?

Върху зареждането няма ДДС. В този момент не се доставя нищо; Вашият посетител Ви дава пари, които ще дойде да изразходва по-късно.

Върху бирата се начислява ДДС по ставката, която се полага на тази бира, точно както при продажба в брой. Начинът на плащане не променя нищо в това.

Така ДДС се начислява веднъж върху едни и същи пари. Система, която осчетоводява зареждането като продажба, декларира двойно — а това го забелязвате чак при декларацията си.

Къде се намират тези пари?

При Вас. От първия момент.

Когато посетител зареди петдесет евро на пропуска си, тези петдесет евро постъпват през Вашия доставчик на плащания, по Вашата сметка. Те никъде не минават през Passavo и никъде не остават при нас.

Това, което виждате тук, следователно не е сметка с пари по нея: то е счетоводство на това, което Вашият посетител има при Вас за това едно събитие. Самите пари вече са при Вас.

Тази разлика звучи технически, но е важна за Вас. В мига, в който платформа задържи пари на посетители и ги изплати по-късно, се включва тежък набор от европейски правила — а те струват пари, които накрая стигат до Вашата фактура. Като оставяме парите да отиват директно при Вас, това си остава обикновена продажба на бара с кредит към нея.

Да прочетете разчитането си

Намирате го в бек офиса под Каса → Салдо за консумации. Най-горе стоят четири числа и четирите заедно разказват цялата история.

	Какво означава
Заредено	Какво Вашите посетители заедно са заредили на пропуските си
Похарчено	Какво е приспаднато от тези пропуски на бара
Върнато	Какво сте върнали на посетителите след вечерта
Оставащо	Какво още стои върху пропуски

Те винаги трябва да се събират така:

заредено − похарчено − върнато = оставащо

Ако това не излиза, нещо е сериозно сбъркано и следва да ни уведомите. При нормална употреба не е възможно: и четирите числа се броят от един и същи списък с движения.

Пример, който можете да преразкажете

Вашата вечеря на сдружението в събота:

Заредено	4 250,00 €
Похарчено на бара	− 3 480,00 €
Върнато след вечерта	− 310,00 €
Оставащо	460,00 €

Оборотът Ви на бара е 3 480 евро. Това е числото, което влиза в счетоводството Ви като продажба на бара, с ДДС върху него.

460-те евро, които остават, са нещо друго: това са пари на посетители, които още стоят върху пропуските им. Те вече са по сметката Ви, но още не са продадени. Осчетоводете ги отделно, докато не решите какво ще правите с тях. Много сдружения се уговарят, че след месец отиват в касата или за добра кауза — каквото и да изберете, запишете го предварително.

По събитие

Под четирите числа стоят същите четири по събитие, най-новото най-горе. Натиснете Показване на пропуските, за да видите кои пропуски още имат пари върху себе си, от много към малко. Удобно е, когато организирате връщане: първите пет обикновено са най-голямата част от сумата.

Има грешка. Какво сега?

Грешно отчетена серия се случва на всеки в натоварена вечер. Важно е да знаете: записване никога не изчезва.

Грешката се поправя със сторно: нов ред със същата сума в обратна посока. Грешният ред остава, сторното се добавя и салдото отново е вярно.

Това изглежда по-тромаво от „просто да се махне“, но е точно това, което Ви трябва в мига, в който посетител стои на бара Ви и твърди, че е платил два пъти. Тогава можете ред по ред да покажете какво се е случило, с часа и причината. С число, което просто се променя, не може.

В разчитането си усещате малко от това: сторното се брои към числото, което поправя. Поправен разход следователно просто намалява „похарчено“.

Двойно начислено? Това не може да се случи

Касата на бара виси на wi-fi, който почти работи. Тя изпраща записване, не получава отговор и го изпраща отново. Понякога три пъти.

Затова всяко записване носи собствен признак. Ако същото записване дойде отново, то се разпознава и не се брои втори път. Вашият посетител плаща веднъж, дори когато мрежата изпрати три пъти едно и също.

По същата причина барът Ви никога не може да приспадне повече, отколкото има на пропуска. Ако сумата е твърде голяма, доброволецът получава ясно съобщение с това, което още стои на пропуска. Не се приспада тихомълком до нула: това би довело до посетител, който мисли, че е платил, и до каса, която не излиза.

Изгубен пропуск? Блокирайте го

Салдото е вързано за кода на билета, а не за човек. Който има този код — на хартия, в препратен имейл, на намерен телефон — може да плаща с него. Точно както с картонени жетони: който ги намери, може да ги похарчи.

Когато посетител Ви съобщи, че е изгубил билета си, Вие блокирате пропуска му. От този момент той вече не работи на касата. Парите просто си остават на него.

Как да блокирате пропуск

1. В бек офиса отидете в Каса → Блокиране на карта.
2. В полето за търсене въведете нещо, което посетителят знае: името си, имейл адреса, с който е купил, номера на поръчката си или кода на билета.
3. Пропускът му се появява, заедно със събитието и оставащото салдо.
4. Натиснете Блокиране, въведете кратка причина (например „изгубен билет, съобщено на информационния щанд“) и потвърдете.

До пропуска вече стои Блокирана, с часа и кой го е направил.

Какво става след това

• На касата касиерът веднага вижда „Тази карта е блокирана.“ при сканирането. Зареждане, плащане и връщане вече не работят. Така никой друг не може да дойде и да прибере остатъка в брой.
• На wallet пропуска в телефона редът за салдото показва Блокирано вместо сума.
• Салдото остава недокоснато. В разчитането Ви то просто се брои към Оставащо.

Поправянето на грешка със сторно запис все още е възможно. Това никога не бива да зависи от това кой държи пропуска.

Възстановяване на парите на собственика

Разпознавате ли собственика — името, поръчката или имейл адресът му съвпадат? Тогава му върнете парите:

1. Намерете пропуска, както е описано по-горе.
2. Натиснете Възстановяване на остатъка и потвърдете.
3. Дайте му сумата, която се показва на екрана, в брой или с банков превод.

Винаги става дума за цялото салдо, точно както на касата. В разчитането Ви то стои под Върнато, а в главната книга е записано кой го е направил.

Не сте сигурни, че пред Вас е собственикът? Тогава още не връщайте парите. Блокираният пропуск не струва нищо на никого; парите остават, докато не сте сигурни.

Все пак се намери?

Ако посетителят намери билета си, натиснете Отблокиране. Пропускът веднага отново работи и салдото още е там. Който има кода, обаче също ще може отново да плаща с него — затова го правете само когато билетът наистина отново е при собственика си.

Кой какво може?

• Търсене и блокиране: всеки, който може да преглежда поръчки, включително човек с ролята Каса. Блокирането само защитава; то не може да накара пари да изчезнат.
• Възстановяване и отблокиране: само който може да прави възстановявания — Собственик и Администратор. И двете действия отново освобождават пари.

На бара без мрежа

На поляна, в мазе или в шатра с петстотин телефона wifi понякога пада. Тогава устройство, което таксува без мрежа, знае само салдото, което е изтеглило последния път, и това, което само е удържало оттогава. Какво е направил барът до него, то не вижда.

Без граница това се обърква. Някой с десет евро на пропуска си пие на четири бара едновременно по десет евро: похарчени четиридесет евро, от които тридесет не са били на нито един пропуск.

Затова има лимит за плащане без мрежа: колко може едно устройство без мрежа да удържи от един пропуск.

• По подразбиране е 10 евро на пропуск, на устройство.
• Нула означава: без мрежа нищо не се удържа от салдото.
• Лимитът важи и за пълен пропуск. С петдесет евро по него и лимит от десет евро без мрежа се удържат най-много десет евро на устройство.
• Така пропускът може да падне под нулата, но на устройство никога по-ниско от минус лимита.

Лимитът важи за устройства, които таксуват без мрежа. Касата във Вашия браузър не го прави: тя винаги има нужда от мрежа и никога не слиза под нулата.

Най-лошият случай

Лимитът се брои на устройство. С лимит от десет евро и четири устройства един пропуск може значи да похарчи най-много четиридесет евро без мрежа, дори ако по него няма нищо. Изчислявате го така:

лимит × брой устройства = най-многото, което един пропуск може да похарчи без мрежа

Ако зададете лимит над 25 евро, при запазване екранът показва тази сума за Вашите устройства. Изборът Ви все пак се запазва: Вие познавате мястото си.

Задаване на лимита

1. В бекофиса отидете в Продажби → Събития и отворете събитието си.
2. Намерете блока Плащане без мрежа.
3. Въведете лимита на пропуск, на устройство, например 5 или 7,50. Ако не искате нищо без мрежа, въведете 0.
4. Щракнете Запази.

Само Собственикът и Администраторът могат да го променят. Някой с роля Каса или Скенер не може, нито устройство на бара: лимитът е риск, който избирате предварително, а не някой, който точно в момента вижда дълга опашка.

Какво виждате след това

Когато мрежата се върне, устройството изпраща това, което е удържало без мрежа. Всяко удържане влиза в главната Ви книга точно веднъж, дори ако устройството изпрати всичко два пъти. Главната книга проверява лимита отново; на устройство, което е отишло по-далеч от позволеното, това удържане се отказва.

Ако след това пропуск е под нулата, виждате го в Каса → Салдо за консумации като Офлайн недостиг: най-горе за всичките Ви събития заедно, по събитие и до самия пропуск. Това са пари, похарчени на бара, които не са били на нито един пропуск. Те вече са приспаднати от Оставащо.

Често задавани въпроси

Трябва ли да настройвам нещо? Не. Докато не продавате консумации, този екран остава празен.

Може ли посетител да пренесе салдото си към друго събитие? Не, и това е избор. Вижте по-горе „Едно салдо на пропуск, за едно събитие“.

Може ли салдото да падне под нула? Само без мрежа и никога по-ниско от лимита на устройство, който сами избирате в настройките на събитието си. Вижте „На бара без мрежа“ по-горе. Касата във Вашия браузър никога не слиза под нулата.

Мога ли да изнеса списъка с движенията за счетоводителя си? Още не от този екран. Поискайте го през поддръжката; ние ще извадим списъка за Вас.

Изтича ли салдото? Това решавате Вие, не ние. Запишете правилото си в общите си условия за продажба и на билета, и го спазвайте.