Настройване на Вашата организация

Всичко, което създавате, виси на Вашата организация. Тя е клиентът в системата: едно сдружение, един клуб, едно място за посещение. Тази статия минава през всяко поле на този екран и всеки път казва какво прави то, къде го виждате обратно и какво се случва, когато го оставите празно.

Ако работите с няколко юридически лица, създавате няколко организации и превключвате най-горе. Ако се колебаете дали това е нужно, прочетете първо Организация и локация.

Какво Ви трябва предварително

• Ролята собственик. Администраторът съзнателно не влиза тук: който може да промени кода на организацията, може да извади от строя приложението за сканиране на цяла организация.
• Официалното име на Вашата организация, както стои в устава.
• Вашият адрес: улица и номер, пощенски код, населено място.
• Вашият ДДС номер, ако имате такъв.
• Имейл адрес, на който да отиват въпросите на посетителите.
• Двадесет минути.

Срещнете ли специализирана дума, която не познавате, погледнете в речника.

Намирате екрана под Настройки → Организация. Най-горе стоят седем раздела: Данните, Езици, Визуална идентичност, Карти за портфейла, Вашият магазин, Фактури към купувачите и Контакт. Долу стои един бутон Запази, който запазва всички раздели наведнъж. Под формуляра има още два блока, които остават видими при всеки раздел: Споделяне на магазина Ви и Собствен домейн.

Раздел 1 — Данните

Поле	Какво прави	Ако го оставите празно
Име на организацията	Стои върху билета, в имейла за потвърждение и върху фактурата	Задължително; не можете да запазите
Код на организацията	Стои в адреса на администрацията Ви, в този на магазина Ви, и е кодът, с който влиза персоналът по сканирането	Задължително
Държава	Определя кой ДДС набор Ви предлагаме и ДДС върху фактурите, които получавате от нас	Задължително
ДДС номер	Отива върху фактурата на посетителя Ви	Може да е празно; сдруженията често нямат
ДДС набор	ДДС ставките, които важат там, където при локация или продукт не изберете друго	Още не е избран набор; проверете го със счетоводителя си
Валута	Валутата, в която продавате	Задължително
Часова зона	Определя какво означава „днес“ в справките Ви	Задължително

Името

Напишете го така, както се казва официално, а не както го наричате в коридора. Значи „Краеведско дружество Свети Мартин“, а не „дружеството“. Това име се появява върху документи, към които по-късно гледа счетоводител, проверяващ по субсидия или контрольор.

Можете да го промените впоследствие. Билетите, които вече са изпратени, запазват името, което е стояло върху тях тогава — това е имейл при посетителя Ви, а не нещо, което ние все още можем да променим.

Държавата

Държавата на Вашата организация, а не на Вашия посетител. Тя определя кой ДДС набор Ви предлагаме при продуктите и събитията Ви и какво ДДС стои върху фактурите, които получавате от нас.

ДДС наборът

ДДС наборът е списъкът с ДДС ставките на една държава. Наборът, който изберете тук, важи навсякъде, където при локация или продукт не зададете друго. Ние Ви предлагаме набора на Вашата държава; това си остава предложение, затова го проверете веднъж със счетоводителя си. Вижте ДДС набори.

Валутата

Валутата, в която продавате. Ако я промените по-късно, нищо не се променя в това, което вече е продадено: старите поръчки запазват сумата и валутата от тогава. Това, което продавате днес, минава в новата валута.

Часовата зона

Часовата зона казва колко е часът при Вас. Това звучи излишно — нали е просто времето? — но компютърът трябва да го знае изрично, защото стои в сървърна зала, която със същия успех може да е в друга държава.

Часовата зона определя какво означава „днес“. Ако продадете билет в 23:40 ч., от часовата Ви зона зависи дали той ще попадне в оборота на днес или на утре. За белгийска организация избирате Europe/Brussels.

Внимание: локацията също има часова зона, и тя определя какво означава „днес“ за часовите интервали на това място. Обикновено те съвпадат. Ако имате локация в друга държава, разликата е полезна.

Какво е ДДС номер и какво, ако нямам такъв?

ДДС номерът е номерът, с който данъчната администрация Ви познава като предприятие, което начислява и внася ДДС. В Белгия той изглежда така: BE 0123.456.789.

Единният идентификационен код (в Белгия наричан също KBO номер, по Кръстопътната банка на предприятията) е идентификационният номер, който всяко предприятие и всяко сдружение получава при учредяването си. Той се състои от десет цифри. Ако сте регистрирани по ДДС, Вашият ДДС номер е буквално същият номер с BE отпред.

Три ситуации:

• Регистрирани сте по ДДС. Попълнете своя ДДС номер. Той отива върху фактурата, която получава посетителят Ви, а точно това му е нужно, за да я осчетоводи сам.
• Сдружение сте или неформално сдружение без регистрация по ДДС. Оставете полето празно. Просто можете да продавате, да изпращате билети и да получавате пари. Върху документите Ви не се появява ДДС номер, защото нямате такъв.
• Не знаете. Попитайте счетоводителя си или погледнете фактура, която сами сте издали някога. По-добре не попълвайте нищо, отколкото нещо грешно: грешен ДДС номер върху фактура е по-неприятен от липсващ номер.

Внимание: това поле не определя дали начислявате ДДС върху билетите си. Това виси на Вашите продукти и тяхната ставка. Вижте Продукти и цени.

Кодът на организацията

Кодът (наричан също slug, късото име в един уеб адрес) е една къса дума без интервали, с малки букви, например hoevefeesten. Позволени са букви, цифри и тирета; интервали, точки и препинателни знаци — не. Той е най-много 60 знака, а код, който вече принадлежи на друга организация, не можете да изберете: тогава получавате съобщение за грешка при полето.

Той се връща на три места:

1. в адреса на Вашата администрация, където работите самите Вие;
2. в адреса на публичния Ви магазин за билети, /{taal}/s/{code};
3. като код на организацията, с който персоналът по сканирането влиза в приложението.

Затова го изберете грижливо. Три практични правила: достатъчно кратък, за да се изговори буква по буква по телефона, достатъчно разпознаваем, че посетителят Ви да го разпознае във връзката, и достатъчно неутрален, че да е верен и след пет години. eetfestijn2026 е лош код. sintmartinus е добър.

Внимание: ако промените кода, след като сте го споделили, се чупи всяка споделена връзка, всеки отпечатан QR код и всяко устройство, настроено със стария код. Системата Ви предупреждава за това и след запазването съобщава какъв е новият код, но не може да спаси старите връзки. Персоналът Ви по сканирането влиза оттук нататък с новия код. Вече продадените билети остават валидни. Изберете го веднъж и го оставете.

Раздел 2 — Езици

Тук избирате кои езици показва магазинът Ви за билети и кой от тях е Вашият език по подразбиране. Езика по подразбиране получава посетител, чийто собствен език не познаваме, и той стои върху документи, за които не е направен избор.

Не е нужно да включвате всичките седем езика. Два добре преведени езика са по-добри от седем наполовина попълнени. Вижте Езици.

Раздел 3 — Вашата визуална идентичност

Поле	Какво прави	Ако го оставите празно
Вашият цвят	Цветът на бутоните в магазина Ви	Магазинът използва цвета на платформата — значи не черно-бяла страница
Лого	Стои най-горе в магазина Ви и във фактурите към купувачите Ви; ако картата Ви в портфейла няма собствено лого, на нея се поставя това	Магазинът Ви показва името Ви като текст
Уводен текст	Стои над продуктите Ви, по едно поле за всеки език	Магазинът Ви започва направо с продуктите
Връзка към Вашите условия	Условията на собствената Ви организация; посетителят Ви ги вижда при плащането	При плащането не стои връзка към собствени условия

Вашия цвят избирате с избирач на цвят. Вземете цвета на логото си или на сдружението си. Един цвят е достатъчен; няма втори цвят, към който да се напасвате.

Вашето лого качвате като изображение, до 2 MB. Квадратно или хоризонтално лого с прозрачен или бял фон работи най-добре. То стои най-горе в магазина Ви и във фактурите към купувачите Ви, както и върху картата Ви в портфейла, ако тя няма собствено лого.

Уводният текст е мястото за практични изречения, които не са продукт: „Паркирането е възможно на църковния площад“ или „Деца под 6 години влизат безплатно, не е нужно да поръчвате билет за тях“. Има по едно поле за всеки език, който сте включили.

Връзката към Вашите условия сочи към страница на собствения Ви уебсайт или към документ. Ако още нямате условия, вижте Поверителност и условия.

Раздел 4 — Карти за портфейла

Тук задавате как изглеждат Вашите билети, годишни карти и подаръчни ваучери в Apple Wallet и Google Wallet: цветове, лого, текстове и бутоните под картата. Ако оставите всичко празно, картата следва визуалната Ви идентичност. Вижте Карти в портфейла.

Раздел 5 — Пускане на магазина Ви онлайн

Два превключвателя, и те не правят едно и също. Това е най-объркващото място на целия екран, затова тук е обяснено бавно.

• Онлайн продажбата е включена. Това е големият кран. При нова организация той е включен. Ако го изключите, магазинът Ви вече не е достъпен: който отвори връзката Ви, получава съобщение, че страницата не съществува. Връзката под Споделяне на магазина Ви и собственият Ви домейн също спират да работят. Изключете го, когато продажбата Ви е приключила или още не бива да започва.
• Публикувано. Това се отнася за търсачките. Включено, магазинът Ви влиза в sitemap — това е списъчето, което търсачките използват, за да знаят какви страници има сайтът Ви. Изключено, връзката Ви продължава да работи за всеки, който я знае; тя просто не се предлага активно на Google. При нова организация той е изключен. Едва когато е включен, стъпката Пуснете магазина си онлайн в контролния списък на таблото Ви се отбелязва като готова.

Значи: ако искате да стартирате тихо и да дадете връзката само на членовете си, включете онлайн продажбата и изключете публикувано. Ако искате да Ви намират, включете и двете.

Под формуляра, в блока Споделяне на магазина Ви, стои адресът на магазина Ви, готов за копиране и споделяне, с бутона Отвори магазина.

Раздел 6 — Фактури към купувачите

Някои посетители искат фактура: фирма, училище, самонает. Ако включите Фактурите към купувачите са включени, изготвяме тази фактура от Ваше име, с Вашите данни. Какво точно настройвате тук, стои във Фактури към купувачите.

Раздел 7 — Контакт

Поле	Какво прави	Ако го оставите празно
Имейл за контакт	Където отиват въпросите на посетителите; стои като адрес за отговор върху имейлите с билети	Посетителят Ви не може да отговори на имейла с билета при въпрос
Телефон	Вашият телефонен номер за посетители	Не стои номер
Име върху фактурата	Името върху фактурите, които получавате от нас за абонамента си	Използва се името на Вашата организация
Имейл адрес за фактуриране	Където отиват тези фактури	Те отиват на имейла Ви за контакт
Улица и номер, Адрес, ред 2, Пощенски код, Град	Адресът върху тези фактури	На фактурата Ви липсва адрес

Значи полетата под Фактуриране се отнасят за фактурите, които Вие получавате от нас, а не за фактурите, които давате на купувачите си — тях ги настройвате в раздела Фактури към купувачите.

Внимавайте с имейла за контакт: това е адресът, който посетителят използва, когато не намира билета си или има въпрос. Задайте адрес, който някой наистина чете, и за предпочитане не личния адрес на един член на управата, който следващата година може вече да е напуснал.

Собствен домейн

Ако искате магазинът Ви да е на Ваш собствен адрес — tickets.jouwdomein.be вместо адреса на платформата — регистрирате този домейн в блока Собствен домейн под формуляра: попълнете го и щракнете върху Добавяне на домейн. Получавате TXT запис, който задавате при своя dns доставчик, и след това щраквате върху Проверка.

Пълното обяснение, включително какво е dns и къде точно се задава този запис, стои в Собствен домейн.

ДДС в базисни пунктове

Понякога ще виждате ДДС ставка, изписана като 2100 вместо 21%, например в дневника на дейността на служител. Това не е грешка: ставките се съхраняват вътрешно в базисни пунктове, така че 6%, 21% и някога 6,5% да остават всички точни. Във формулярите просто попълвате процента.

Защо е така: компютърът смята с числа със запетая горе-долу както Вие с 1/3 в десетични — някъде трябва да закръглите. При пари не искате това. Като се използват цели числа (21% става 2100), закръгляването изчезва и ДДС сумата Ви е вярна до стотинка и след хиляда билета.

Често допускани грешки

• Промяна на кода на организацията, след като сте го споделили. Всяка споделена връзка, всеки отпечатан QR код и всяко настроено устройство за сканиране се чупи. Изберете го веднъж.
• Попълване на неофициалното име. „Дружеството“ върху фактура не помага на нито един счетоводител. Вземете името от устава си.
• Измисляне на ДДС номер или попълване на този на член от управата. По-добре оставете полето празно.
• Оставяне на имейла за контакт празен. Тогава посетителят Ви няма адрес, на който да отговори, а Вие получавате въпроса му по заобиколен път или изобщо не.
• Да мислите, че изключеното публикувано означава, че магазинът Ви е затворен. Това е другият превключвател. Публикувано се отнася единствено за търсачките.
• Забравяне да запазите след смяна на раздела. Седемте раздела си делят един бутон Запази долу. Сменяйте спокойно, но щракнете върху него, преди да си тръгнете.

Ами ако …

Ами ако нямам ДДС номер?

Оставете полето празно и просто продавайте. Много сдружения работят така. При колебание попитайте счетоводителя си дали сте регистрирани по ДДС; това не е въпрос, на който този екран може да Ви отговори.

Ами ако все пак трябва да променя кода на организацията?

Тогава може, но го планирайте. Променете го в момент, в който не тече продажба, след това споделете новата връзка отново във всеки канал, в който стоеше старата, и накарайте персонала си по сканирането да влезе наново с новия код. Отпечатани QR кодове, които сочат към старата връзка, вече не могат да се спасят.

Ами ако логото ми изглежда размазано или отрязано?

Качете по-голяма версия — широчина от около 600 пиксела е напълно достатъчна — и използвайте за предпочитане PNG с прозрачен фон. Лого с много бяло пространство наоколо изглежда в магазина по-малко, отколкото е; изрежете това бяло пространство, преди да го качите.

Ами ако искам временно да затворя магазина си?

Изключете Онлайн продажбата е включена. Който тогава отвори връзката Ви, получава съобщение, че страницата не съществува; затова при нужда сложете едно изречение на уебсайта си или в социалните мрежи. Всичко си остава; включвате го по-късно отново, без да настройвате нищо наново.

Ами ако не виждам този екран?

Тогава нямате ролята собственик. Помолете собственика на Вашата организация да промени ролята Ви или сам да направи промяната. Вижте Служители и роли.

Често задавани въпроси

Мога ли да променя името на организацията си и по-късно? Да. Новите билети и фактури получават новото име; това, което вече е изпратено, остава както си е било.

Организацията ми има две имена — официално и такова, което всички използват. Кое да попълня? Официалното, защото то трябва да стои върху фактурата. Познатото име сложете в уводния си текст или в логото си.

Къде намирам адреса на магазина си за билети? Под формуляра, в блока Споделяне на магазина Ви, готов за копиране. Той има формата /{taal}/s/{code}.

Защо администраторът няма достъп тук? Защото този екран съдържа кода на организацията. Който може да го промени, може да извади от строя приложението за сканиране на цяла организация. Затова е запазен за собственика.

Променя ли се нещо в текущата ми продажба, ако променя нещо тук? Само това, което е логично: ново име или цвят виждате веднага в магазина си. Сумите и валутите на съществуващите поръчки остават такива, каквито са били.