Подаръчни ваучери

Подаръчният ваучер е ваучер, който един човек купува, а друг идва да използва по-късно. Тази статия обяснява какво представлява такъв ваучер от счетоводна гледна точка, как продавате такъв в уеб магазина си, как издавате такъв на ръка, как го осребрявате в магазина и на гишето и как го блокирате, когато е изгубен. След тази статия за всеки ваучер ще знаете къде са отишли парите му.

Какво всъщност е подаръчният ваучер

Подаръчният ваучер са предплатени пари. Някой Ви дава днес петдесет евро и получава срещу тях код. Този код е доказателството, че по-късно трябва да му доставите нещо за петдесет евро: билет, обиколка с екскурзовод, книга от магазина Ви.

За касиера това означава нещо много конкретно. Парите наистина стоят по сметката Ви, но още не са спечелени. Счетоводно издаденият подаръчен ваучер е задължение в баланса Ви: ангажимент към притежателя на ваучера. Едва в момента, в който ваучерът бъде осребрен и Вие наистина доставите нещо, тази сума се премества от „задължение“ в „приход“. Затова повечето организации не начисляват ДДС при самата продажба на ваучера, а чак при осребряването, когато е ясно какво се купува и по коя ставка.

Внимание: как точно осчетоводявате това, зависи от статута Ви и от вида ваучер. Попитайте веднъж счетоводителя си и запишете отговора. Passavo следи движенията и Ви дава числата; самото осчетоводяване си остава Ваш избор.

Практическа последица: подаръчен ваучер, който никой никога не идва да осребри, стои в счетоводството Ви, докато не изтече. Следователно ваучер без срок на валидност би останал вечно като задължение в баланса Ви. Затова в Passavo всеки ваучер получава срок на валидност; по-нататък ще прочетете как да изберете срока.

Разликата с кода за отстъпка

Тези две неща непрекъснато биват бъркани, а наистина не са едно и също.

	Код за отстъпка	Подаръчен ваучер
Какво е	Правило: десет процента долу или пет евро долу	Салдо: пари, които някой вече е платил
Кой е платил	Никой. Вие давате отстъпка	Купувачът, предварително
След употреба	Кодът продължава да съществува и работи отново при следващия клиент	Салдото намалява. Свършило е свършило
В счетоводството Ви	По-малко оборот	Първо задължение, след това оборот
Може ли на части	Не	Да, до стотинка

Ако искате да проведете промоция („десет процента през декември“), използвайте код за отстъпка. Ако искате да дадете на някого пари в ръцете, които той може да похарчи при Вас, използвайте подаръчен ваучер.

Какво Ви трябва предварително

• Ролята Собственик или Администратор: само те могат да управляват продукти и подаръчни ваучери. Ако не знаете каква роля имате, погледнете при Служители и роли.
• Работещ начин на плащане, ако искате да продавате ваучера онлайн, вижте Свързване на доставчик на плащания.
• Решение относно сумата: една фиксирана сума или оставяте купувача да избере.
• Решение относно срока на валидност. Дванадесет месеца е стандартът.
• Около десет минути за създаването; след това не струва нищо повече.

Стъпка 1 — Продажба на ваучер в магазина Ви за билети

Това е обичайният начин: поставяте ваучера сред билетите си и посетителите го купуват сами с банковата си карта.

1. Отидете в менюто вляво на Продукти.
2. Кликнете горе вдясно върху Нов продукт.
3. При Вид изберете Подаръчен ваучер. Това отличава подаръчния ваучер от билета: билетът дава достъп, подаръчният ваучер дава салдо.
4. Дайте на продукта име, което купувачът разбира. „Подаръчен ваучер“ е достатъчно; „Подаръчен ваучер за 25 евро“ е по-ясно, когато поставяте няколко един до друг.
5. В блока Ваучерът за подарък изберете при Сума на ваучера:

Избор	Какво избира купувачът	Кога използвате това
Фиксирана сума (цената на този продукт)	Нищо; цената на продукта е салдото	Искате фиксирани купюри, например 25, 50 и 100 евро като три отделни продукта
Купувачът избира сам	Сам избира сума, в рамките на границите по-долу	Искате някой да може да подари точно 37 евро

6. Ако изберете Купувачът избира сам, можете да попълните Най-малка сума и Най-голяма сума. Ако ги оставите празни, купувачът избира между 5 и 500 евро. Можете само да стеснявате тези граници, не и да ги разширявате: ваучер под 5 или над 500 евро не е възможен. Границите освен това наистина се налагат: който промени формуляра в браузъра си, пак не получава ваучер за хиляда евро.
7. При желание поставете при Валидност в месеци собствен срок (поне един месец). Ако оставите това празно, ваучерът е валиден дванадесет месеца.
8. Кликнете върху Създай. От този момент ваучерът стои най-нормално сред другите Ви продукти в магазина.

Защо максимум? Без горна граница подаръчният ваучер е лесен начин с открадната банкова карта наведнъж да се изпере голяма сума: купува се с открадната карта, кодът се препраща и салдото вече е независимо от картата. Затова винаги важи таван от 500 евро, дори ако Вие самите не попълните нищо.

Какво получава купувачът

След плащането автоматично тръгва имейл към купувача, в който има:

• кодът като четим текст — него препращате или преписвате;
• QR код със същия код;
• срокът на валидност;
• бутони за добавяне на ваучера в Apple Wallet или Google Wallet;
• PDF във визуалната идентичност на организацията Ви.

Този PDF е направен за печат. Отворете го, отпечатайте го на обикновена хартия или на малко по-плътна хартия, сгънете го веднъж и го пъхнете в картичка. Кодът е изписан достатъчно едро, за да бъде преписан на ръка, а QR кодът е там за онзи, който просто иска да го даде да бъде сканиран. Ако не искате да го печатате, препращате PDF-а като прикачен файл към имейл; това работи също толкова добре.

На страницата за плащане купувачът може да попълни за всеки ваучер Име на получателя, Имейл адрес на получателя и Съобщение върху ваучера. Името и съобщението се изписват върху ваучера; ако остави името празно, върху него стои собственото му име. Ако попълни имейл адрес на получателя, този получател получава копие от имейла. Купувачът винаги получава ваучера и сам, за да може да го връчи и лично.

Кодът се състои от дванадесет знака и не използва нула, главно О, единица, I и L. Това е нарочно: ваучерът бива преписван, а „това нула ли беше, или о?“ е точно онова обаждане, което не искате.

Стъпка 2 — Издаване на ваучер на ръка

Понякога не продавате ваучер, а подарявате такъв. Компенсация след неприятно посещение, награда на куиз, размяна с партньорска организация или просто продажба на гишето, която не минава през касата.

1. Отидете в менюто на Подаръчни ваучери.
2. Кликнете върху Издаване на подаръчен ваучер.
3. Попълнете Сума в евро: 25 или 25,50.
4. При желание попълнете Име на получателя и Съобщение върху ваучера.
5. При желание попълнете Имейл адрес на получателя. Ако го направите, ваучерът тръгва веднага към този адрес, заедно с PDF-а. Ако го оставите празно, ваучерът наистина съществува, но Passavo не изпраща нищо; тогава сами го отпечатвате с Изтегляне на ваучера.
6. Оставете Валиден до празно за стандартния срок от дванадесет месеца или изберете сами дата.
7. При Вътрешна бележка напишете защо издавате ваучера. Тази бележка виждате само Вие, в администрацията.
8. Кликнете върху Създай. Ваучерът се отваря веднага, с кода си.

Внимание: ваучер, който издавате на ръка, е точно толкова задължение, колкото и продаденият ваучер. Просто срещу него не са влезли пари. Затова не раздавайте лекомислено големи суми по този начин и записвайте при Вътрешна бележка защо сте го дали.

Стъпка 3 — Осребряване на ваучер в магазина

Посетителят прави това сам, онлайн.

1. Слага билетите си в кошницата и отива на страницата за плащане.
2. Там стои блок Код за отстъпка или подаръчен ваучер с едно-единствено поле Код.
3. Въвежда кода си и кликва върху Приложи.
4. Сумата на ваучера се приспада от общата сума и магазинът веднага показва колко остава върху ваучера. Ако остане още нещо за плащане, той просто доплаща остатъка с банковата си карта.

За една поръчка може да се използва един подаръчен ваучер. Ако посетителят въведе втори код на ваучер, той заменя първия. Код за отстъпка и подаръчен ваучер заедно в една поръчка обаче са възможни.

Това, че полето е едно и за двете, е съзнателен избор. Човек с листче в ръка не винаги знае дали държи код за отстъпка или подаръчен ваучер, а изборът на грешното поле е съобщение за грешка, което никой не разбира.

Стъпка 4 — Осребряване на ваучер на гишето

1. Въведете продуктите както винаги.
2. В блока за плащане въведете кода на ваучера в полето Ваучер.
3. Кликнете върху Осребри.

На гишето ваучерът плаща цялата продажба или нищо: касата не може да комбинира ваучер с пари в брой или карта в една и съща продажба. Затова има четири изхода:

Изход	Какво се случва	Какво казвате на клиента
Ваучерът е изчерпан точно	Салдото беше точно колкото сумата. Ваучерът е празен	„Това е платено изцяло с Вашия ваучер. Ваучерът вече е празен.“
Остава салдо	Салдото беше по-голямо от сумата. Остатъкът остава върху ваучера	„Върху ваучера Ви остават още 17,50 евро. Запазете го, можете да го използвате отново до 3 май.“
Недостатъчно салдо	Касата отказва и показва колко още стои върху ваучера	„Върху ваучера Ви има още 12 евро. Да платим ли на два пъти?“
Изтекъл, блокиран или изчерпан	Касата отказва и казва защо. При изтекъл ваучер датата стои в съобщението	„Този ваучер е изтекъл на 3 май. Ще погледна какво можем да направим.“

Вторият разговор е най-важният. Винаги казвайте на глас колко остава върху ваучера и докога. Без това изречение посетителят си мисли, че остатъкът се е изпарил, изхвърля ваучера, а Вие оставате със задължение в книгите, което никой повече няма да поиска. Това не е печалба, а недоволен посетител.

Ако върху ваучера няма достатъчно, маркирайте две продажби: първо продукти до салдото на ваучера, платени с ваучера, а после остатъка в брой или с карта. Ако посетителят предпочита нищо да не се разделя, може да използва ваучера и онлайн: там той просто доплаща разликата.

Ваучер за петдесет евро върху сметка от десет евро дава десет евро, а не четиридесет евро ресто; четиридесетте евро остават върху ваучера. Подаръчният ваучер не е банкнота.

Ваучерът изтича в края на деня, в който изтича валидността му. Който в самия този ден застане в десет сутринта на гишето, не бива да чуе, че ваучерът му е изтекъл през нощта.

Освен това ваучерът се отписва едва когато наистина е платено. Ако някой се откаже по средата на плащането или картата му не мине, той не губи ваучера си.

Стъпка 5 — Блокиране на ваучер

Блокирате, когато ваучер е изгубен или откраднат или когато сте допуснали грешка при издаването.

1. Отидете на Подаръчни ваучери.
2. Потърсете ваучера по кода му или по името на получателя. Ако купувачът не е попълнил получател, там стои собственото му име.
3. Отворете ваучера.
4. Кликнете върху Блокиране, при желание попълнете причина и потвърдете.

Ваучерът веднага спира да работи, и в магазина, и на гишето. Салдото си остава. Това е нарочно: ваучер, който е бил изгубен и по-късно се намира, трябва отново да работи най-нормално, а при спор трябва да остане видимо колко е стояло върху него. С Отблокиране махате блокировката отново. Блокиране и отблокиране може да става и направо от списъка.

На същата страница стоят още няколко действия:

Действие	Какво прави
Блокиране	Ваучерът спира да работи. Салдото си остава
Отблокиране	Блокировката пада; ваучерът отново работи
Коригиране на салдото	Осчетоводява разлика, със задължителна причина
Изпращане на ваучера по имейл	Изпраща го отново, до адрес, който Вие избирате
Изтегляне на ваучера	PDF-ът, за печат

Корекцията не презаписва салдото, а осчетоводява разлика. Така в историята остава видимо, че нещо е било поправено, от кого и защо.

Под ваучера стои историята: всяко движение като отделен ред, заедно с поръчката и служителя. Това е частта, с която решавате един спор.

В списъка Подаръчни ваучери можете да филтрирате по Статус (Използваем, Изчерпан, Изтекъл, Блокиран) и по Изтича в рамките на месец. Последният филтър е удобен, за да напомните на притежателите навреме.

Валидност

По подразбиране ваучерът е валиден дванадесет месеца, смятано от деня, в който е издаден. Ако искате да се отклоните от това, поставете при продукта собствен срок при Валидност в месеци. Ваучер, който издавате на ръка, получава датата, която изберете при Валиден до, или иначе също дванадесет месеца.

Срокът на валидност стои в PDF-а и в имейла.

Често допускани грешки

Да направите подаръчен ваучер като код за отстъпка от сто процента. Това изглежда, че работи, докато вторият клиент не използва същия код и Вие не пуснете двама души безплатно. Кодът за отстъпка е правило, а не салдо.

Да не проверите границите на свободната сума. Ако не попълните нищо, купувачът може да избере до 500 евро. Ако това е много за организацията Ви, поставете по-ниска Най-голяма сума: ваучер, купен с открадната карта, завършва с иск за връщане от доставчика Ви на плащания.

Да не кажете нищо при частично осребряване. Посетителят изхвърля ваучера, а Вие оставате със задължение, което никога не се разрешава. Едно изречение на гишето решава това.

Да изтриете ваучера, защото „вече не е нужен“. Това не е възможно и е добре, че е така. Блокирането е онова, което търсите.

Да не казвате срока на валидност на глас. Той вече стои върху ваучера и в имейла, но го кажете и на гишето. Ваучер, който изтича, без притежателят му да знае, Ви струва повече благоразположение, отколкото струва сумата.

Какво, ако …

… клиентът е изгубил кода си?

Потърсете ваучера по името на получателя (или на купувача, ако не е бил попълнен получател) в прегледа Подаръчни ваучери. Ако го намерите, отворете го, кликнете върху Изпращане на ваучера по имейл и го изпратете до адрес, който Вие избирате. Ако не можете да го намерите и клиентът няма никакво доказателство, малко може да се направи: ваучер без код не се различава от измислен ваучер.

… ваучерът тъкмо е изтекъл, а клиентът стои на гишето?

Това е решение на политиката Ви, а не техническо. Изтекъл ваучер вече не работи, дори след коригиране на салдото. Ако искате да бъдете отзивчиви, дайте с Издаване на подаръчен ваучер нов ваучер за оставащата сума, а стария нулирайте с Коригиране на салдото. Запишете причината и при двата, за да стои в историята и по-късно да можете да видите колко често го правите.

… някой иска да използва ваучера за нещо по-скъпо?

Това е обичайният случай. Ваучерът покрива онова, което покрива, а остатъка клиентът доплаща с банковата си карта или на гишето. Не трябва да правите нищо особено.

… поръчка, платена (частично) с ваучер, бъде възстановена?

С Възстановяване на сума при поръчката връщате само частта, платена с пари. Сумата от ваучера не се връща сама върху ваучера. Ако искате това, отворете ваучера, кликнете върху Коригиране на салдото, попълнете сумата като положителна и напишете номера на поръчката в причината. Така това стои и в историята. Вижте Анулиране и възстановяване на суми.

… искате да използвате два ваучера за една поръчка?

Това не е възможно: за една поръчка се зачита един ваучер. Използвайте втория при следваща поръчка. Ако все пак искате да ги обедините, с Коригиране на салдото свалете салдото от единия ваучер (отрицателна сума) и го добавете към другия с втора корекция (положителна сума), всеки път със същата причина.

Често задавани въпроси

Може ли ваучерът да се използва на части? Да. Това е обичайният случай: онова, което не се изразходва, остава върху него, до стотинка. Можете да изразходвате ваучер за петдесет евро в десет посещения по пет евро.

Мога ли да върна ваучер назад? Плащане с ваучер връщате назад с Коригиране на салдото върху ваучера: попълнете сумата като положителна, с номера на поръчката като причина. Възстановяването на сумата по поръчката не прави това само. Виждате корекцията като отделен ред в историята.

Мога ли да изтрия ваучер? Не. Издаденият ваучер е задължение, а не ред, който изчезва. Ако искате да го направите неизползваем, блокирайте го. Тогава остава видимо и че е съществувал, а точно това Ви трябва, когато после дойде въпрос.

Трябва ли да начислявам ДДС при продажбата на ваучер? Обикновено не в момента на продажбата, защото тогава още не е установено какво се купува и по коя ставка. ДДС принадлежи на осребряването. Поставете този въпрос веднъж пред счетоводителя си: зависи от статута Ви и от вида ваучер, който продавате.

Брои ли се продаденият подаръчен ваучер в оборота ми за днес? В касовия Ви преглед виждате парите да влизат, защото те стоят по сметката Ви. В счетоводството Ви това още не е приход, а задължение. Тази разлика е нормална; тя се разрешава сама, щом ваучерът бъде осребрен.