Tarjetas regalo

Una tarjeta regalo es un importe que alguien compra y que otra persona viene a gastar más adelante. Este artículo explica qué es contablemente una tarjeta así, cómo vender una en su tienda web, cómo emitir una a mano, cómo canjearla en la tienda y en el mostrador, y cómo bloquearla cuando se ha perdido. Después de este artículo sabrá de cada tarjeta dónde ha quedado su dinero.

Qué es en realidad una tarjeta regalo

Una tarjeta regalo es dinero pagado por adelantado. Alguien le da hoy cincuenta euros y recibe a cambio un código. Ese código es la prueba de que usted todavía tiene que entregarle algo por valor de cincuenta euros: una entrada, una visita guiada, un libro de su tienda.

Para un tesorero eso significa algo muy concreto. El dinero sí está en su cuenta, pero todavía no se ha ganado. Contablemente, una tarjeta regalo emitida es una deuda en su balance: una obligación frente al titular de la tarjeta. Solo en el momento en que la tarjeta se canjea y usted entrega algo de verdad, ese importe pasa de «deuda» a «ingreso». Por eso la mayoría de las organizaciones tampoco repercuten IVA en la venta de la propia tarjeta, sino solo en el canje, cuando está claro qué se compra y a qué tipo.

Atención: cómo se contabiliza esto exactamente depende de su estatuto y del tipo de tarjeta. Pregúnteselo una vez a su asesor fiscal y anote la respuesta. Passavo lleva el registro de los movimientos y le proporciona las cifras; el asiento en sí sigue siendo decisión suya.

Consecuencia práctica: una tarjeta regalo que nadie llega a canjear se queda en su contabilidad hasta que caduca. Una tarjeta sin fecha de caducidad se quedaría, pues, eternamente como deuda en su balance. Por eso en Passavo cada tarjeta recibe una fecha de caducidad; más adelante verá cómo elegir el plazo.

La diferencia con un código de descuento

Esos dos se confunden continuamente, y de verdad que no son lo mismo.

	Código de descuento	Tarjeta regalo
Qué es	Una regla: un diez por ciento menos, o cinco euros menos	Un saldo: dinero que alguien ya ha pagado
Quién pagó	Nadie. Usted concede un descuento	El comprador, por adelantado
Después de usarlo	El código sigue existiendo y vuelve a funcionar con el siguiente cliente	El saldo baja. Cuando se acaba, se acaba
En su contabilidad	Menos facturación	Primero una deuda, después facturación
¿Se puede a trozos?	No	Sí, hasta el último céntimo

Si quiere hacer una promoción («un diez por ciento en diciembre»), use un código de descuento. Si quiere poner en manos de alguien dinero que pueda gastar en su casa, use una tarjeta regalo.

Qué necesita de antemano

• El rol Propietario o Administrador: solo ellos pueden gestionar productos y tarjetas regalo. Si no sabe qué rol tiene, consulte Empleados y roles.
• Un método de pago que funcione si quiere vender la tarjeta en línea, véase Conectar un proveedor de pago.
• Una decisión sobre el importe: un importe fijo, o dejar que elija el comprador.
• Una decisión sobre el plazo de validez. Doce meses es lo habitual.
• Unos diez minutos para crearla; después ya no cuesta nada.

Paso 1 — Vender una tarjeta en su tienda de entradas

Esta es la forma normal: pone la tarjeta entre sus entradas y los visitantes la compran ellos mismos con su tarjeta bancaria.

1. Vaya en el menú de la izquierda a Productos.
2. Haga clic arriba a la derecha en Nuevo producto.
3. En Tipo, elija Tarjeta regalo. Eso es lo que distingue una tarjeta regalo de una entrada: una entrada da acceso, una tarjeta regalo da saldo.
4. Póngale al producto un nombre que el comprador entienda. «Tarjeta regalo» basta; «Tarjeta regalo de 25 euros» es más claro cuando pone varios uno al lado de otro.
5. En el bloque La tarjeta regalo, elija en Importe del bono:

Opción	Qué elige el comprador	Cuándo usarlo
Importe fijo (el precio de este producto)	Nada; el precio del producto es el saldo	Quiere denominaciones fijas, por ejemplo 25, 50 y 100 euros como tres productos separados
El comprador elige	Él mismo un importe, dentro de los límites de abajo	Quiere que alguien pueda regalar exactamente 37 euros

6. Si opta por El comprador elige, puede introducir un Importe mínimo y un Importe máximo. Si los deja vacíos, el comprador elige entre 5 y 500 euros. Solo puede estrechar esos límites, no ampliarlos: una tarjeta de menos de 5 o de más de 500 euros no es posible. Los límites también se aplican de verdad: quien modifique el formulario en su navegador seguirá sin conseguir una tarjeta de mil euros.
7. Ponga, si quiere, un plazo propio en Válido en meses (como mínimo un mes). Si lo deja vacío, la tarjeta es válida doce meses.
8. Haga clic en Crear. A partir de ese momento la tarjeta aparece sin más entre sus otros productos en la tienda.

¿Por qué un máximo? Sin límite superior, una tarjeta regalo es una manera fácil de blanquear de una vez un importe grande con una tarjeta bancaria robada: comprar con la tarjeta robada, pasar el código, y el saldo queda desligado de la tarjeta. Por eso siempre rige un tope de 500 euros, aunque usted no introduzca nada.

Qué recibe el comprador

Después del pago sale automáticamente un correo al comprador, con:

• el código como texto legible — ese lo reenvía o lo copia a mano;
• un código QR con ese mismo código;
• la fecha de caducidad;
• botones para añadir la tarjeta a Apple Wallet o Google Wallet;
• un pdf con la imagen corporativa de su organización.

Ese pdf está hecho para imprimirse. Ábralo, imprímalo en papel normal o en papel algo más grueso, dóblelo una vez y métalo en una tarjeta. El código aparece lo bastante grande como para copiarlo a mano, y el código QR está ahí para quien sencillamente lo haga escanear. Si no quiere imprimirlo, reenvía el pdf como adjunto de un correo; funciona igual de bien.

En la página de pago, el comprador puede introducir para cada tarjeta el Nombre del destinatario, el Correo electrónico del destinatario y un Mensaje en la tarjeta. El nombre y el mensaje aparecen en la tarjeta; si deja vacío el nombre, aparece su propio nombre. Si introduce un correo electrónico del destinatario, ese destinatario recibe una copia del correo. El comprador siempre recibe la tarjeta él mismo, para que también pueda entregarla en persona.

El código consta de doce caracteres y no usa el cero, ni la O mayúscula, ni el uno, ni la I, ni la L. Es intencionado: una tarjeta se copia a mano, y «¿eso era un cero o una O?» es justamente la llamada que no quiere recibir.

Paso 2 — Emitir una tarjeta a mano

A veces no vende una tarjeta sino que la regala. Una compensación tras una visita desagradable, un premio en un concurso, un intercambio con otra organización, o sencillamente una venta en el mostrador que no pasa por la caja.

1. Vaya en el menú a Tarjetas regalo.
2. Haga clic en Emitir una tarjeta regalo.
3. Introduzca el Importe, en euros: 25 o 25,50.
4. Introduzca, si quiere, el Nombre del destinatario y un Mensaje en la tarjeta.
5. Introduzca, si quiere, un Correo electrónico del destinatario. Si lo hace, la tarjeta sale de inmediato a esa dirección, con el pdf incluido. Si lo deja vacío, la tarjeta existe pero Passavo no envía nada; entonces la imprime usted mismo con Descargar la tarjeta.
6. Deje Válida hasta vacío para el plazo estándar de doce meses, o elija usted mismo una fecha.
7. Escriba en Nota interna por qué emite la tarjeta. Esa nota solo la ve usted, en la administración.
8. Haga clic en Crear. La tarjeta se abre enseguida, con su código.

Atención: una tarjeta que emite a mano es tan deuda como una tarjeta vendida. Lo único es que no ha entrado dinero a cambio. Así que no regale importes grandes a la ligera, y anote en Nota interna por qué la dio.

Paso 3 — Canjear una tarjeta en la tienda

Esto lo hace el visitante por su cuenta, en línea.

1. Pone sus entradas en el carrito y va a la página de pago.
2. Ahí hay un bloque Código de descuento o tarjeta regalo con un solo campo Código.
3. Escribe su código y hace clic en Aplicar.
4. El importe de la tarjeta se resta del total, y la tienda indica enseguida cuánto queda en la tarjeta. Si queda algo por pagar, abona el resto sin más con su tarjeta bancaria.

Por pedido se puede usar una sola tarjeta regalo. Si el visitante escribe un segundo código de tarjeta, este sustituye al primero. Un código de descuento y una tarjeta regalo juntos en un mismo pedido sí se pueden.

Que sea un solo campo para los dos es una decisión deliberada. Alguien con un papelito en la mano no siempre sabe si lo que tiene es un código de descuento o una tarjeta regalo, y elegir el campo equivocado es un mensaje de error que nadie entiende.

Paso 4 — Canjear una tarjeta en el mostrador

1. Registre los productos como siempre.
2. En el bloque de cobro, escriba el código de la tarjeta en el campo Vale.
3. Haga clic en Canjear.

En el mostrador, una tarjeta paga toda la venta o nada: la caja no puede combinar una tarjeta regalo con efectivo o una tarjeta bancaria en la misma venta. Por eso hay cuatro resultados:

Resultado	Qué ocurre	Qué le dice al cliente
Tarjeta justo agotada	El saldo era exactamente el importe. La tarjeta está vacía	«Eso queda pagado del todo con su tarjeta. La tarjeta está ahora vacía.»
Queda saldo	El saldo era mayor que el importe. El resto se queda en la tarjeta	«Le quedan todavía 17,50 euros en su tarjeta. Guárdela, puede volver a usarla hasta el 3 de mayo.»
Saldo insuficiente	La caja lo rechaza e indica cuánto queda en la tarjeta	«En su tarjeta quedan todavía 12 euros. ¿Lo cobramos en dos veces?»
Caducada, bloqueada o agotada	La caja lo rechaza e indica el motivo. Con una tarjeta caducada, la fecha aparece en el aviso	«Esta tarjeta caducó el 3 de mayo. Déjeme ver qué podemos hacer.»

La segunda conversación es la más importante. Diga siempre en voz alta cuánto queda en la tarjeta y hasta cuándo. Sin esa frase, el visitante piensa que el resto se ha evaporado, tira la tarjeta, y entonces usted se queda con una deuda en sus libros que ya nadie vendrá a reclamar. Eso no es un golpe de suerte sino un visitante descontento.

Si en la tarjeta queda demasiado poco, cobre en dos ventas: primero productos hasta el saldo de la tarjeta, pagados con la tarjeta, y después el resto en efectivo o con tarjeta bancaria. Si el visitante prefiere no dividir nada, también puede usar la tarjeta en línea: allí paga sin más la diferencia.

Una tarjeta de cincuenta euros en una cuenta de diez euros entrega diez euros y no cuarenta euros de cambio; los cuarenta euros se quedan en la tarjeta. Una tarjeta regalo no es un billete de banco.

Además, una tarjeta caduca al final de su día de caducidad. Quien ese mismo día se presenta a las diez de la mañana en el mostrador no debería oír que su tarjeta venció esta noche.

Y una tarjeta solo se descuenta cuando se ha pagado de verdad. Si alguien abandona a media faena del pago, o si le falla la tarjeta bancaria, no pierde su tarjeta regalo.

Paso 5 — Bloquear una tarjeta

Se bloquea cuando una tarjeta se ha perdido o la han robado, o cuando usted ha cometido un error al emitirla.

1. Vaya a Tarjetas regalo.
2. Busque la tarjeta por su código o por el nombre del destinatario. Si el comprador no introdujo un destinatario, ahí aparece su propio nombre.
3. Abra la tarjeta.
4. Haga clic en Bloquear, introduzca si quiere un motivo y confirme.

La tarjeta deja de funcionar de inmediato, en la tienda y en el mostrador. El saldo se queda. Es intencionado: una tarjeta que estaba perdida y aparece más adelante debe volver a funcionar sin más, y en caso de discusión tiene que seguir viéndose cuánto había en ella. Con Desbloquear retira de nuevo el bloqueo. Bloquear y desbloquear también se puede directamente desde la lista.

En esa misma página hay algunas acciones más:

Acción	Qué hace
Bloquear	La tarjeta deja de funcionar. El saldo se queda
Desbloquear	Se retira el bloqueo; la tarjeta vuelve a funcionar
Corregir el saldo	Contabiliza una diferencia, con un motivo obligatorio
Enviar la tarjeta por correo	La envía de nuevo, a una dirección que usted elige
Descargar la tarjeta	El pdf, para imprimir

Una corrección no sobrescribe el saldo sino que contabiliza una diferencia. Así sigue viéndose en el historial que se ha arreglado algo, quién lo hizo y por qué.

Debajo de la tarjeta está el historial: cada movimiento como una línea propia, con el pedido y el empleado al lado. Ese es el material con el que zanja una discusión.

En la lista Tarjetas regalo puede filtrar por Estado (Utilizable, Agotada, Caducada, Bloqueada) y por Caduca dentro de un mes. Este último filtro es útil para avisar a los titulares mientras aún están a tiempo.

Validez

Por defecto, una tarjeta es válida doce meses, contados desde el día en que se emitió. Si quiere apartarse de eso, ponga en el producto un plazo propio en Válido en meses. Una tarjeta que emite a mano recibe la fecha que elija en Válida hasta, o si no, también doce meses.

La fecha de caducidad aparece en el pdf y en el correo.

Errores frecuentes

Crear una tarjeta regalo como código de descuento del cien por cien. Eso parece funcionar hasta que el segundo cliente usa el mismo código y usted deja entrar gratis a dos personas. Un código de descuento es una regla, no un saldo.

No revisar los límites de un importe libre. Si no introduce nada, un comprador puede elegir hasta 500 euros. Si para su organización eso es mucho, ponga un Importe máximo más bajo: una tarjeta comprada con una tarjeta bancaria robada acaba en una reclamación de su proveedor de pago.

No decir nada en un canje parcial. El visitante tira la tarjeta y usted se queda con una deuda que no se resuelve nunca. Una frase en el mostrador lo soluciona.

Eliminar la tarjeta porque «ya no hace falta». No se puede, y menos mal. Bloquear es lo que busca.

No decir en voz alta la fecha de caducidad. Ya figura en la tarjeta y en el correo, pero dígala también en el mostrador. Una tarjeta que caduca sin que su titular lo supiera le cuesta más buena voluntad que lo que vale el importe.

Qué pasa si …

… ¿el cliente ha perdido su código?

Busque la tarjeta por el nombre del destinatario (o del comprador, si no se introdujo un destinatario) en la vista general de Tarjetas regalo. Si la encuentra, ábrala, haga clic en Enviar la tarjeta por correo y envíesela a una dirección que usted elija. Si no puede encontrarla y el cliente no tiene ninguna prueba, hay poco que hacer: una tarjeta sin código no se distingue de una tarjeta inventada.

… ¿la tarjeta acaba de caducar y el cliente está en el mostrador?

Eso es una decisión de política, no técnica. Una tarjeta caducada ya no funciona, ni siquiera después de corregir el saldo. Si quiere ser flexible, emita con Emitir una tarjeta regalo una tarjeta nueva por el importe restante, y ponga la antigua a cero con Corregir el saldo. Anote el motivo en las dos, para que quede en el historial y pueda ver más adelante con qué frecuencia lo hace.

… ¿alguien quiere usar la tarjeta para algo más caro?

Ese es el caso normal. La tarjeta cubre lo que cubre, el resto lo paga aparte el cliente con su tarjeta bancaria o en el mostrador. No tiene que hacer nada especial.

… ¿se reembolsa un pedido que se pagó (en parte) con una tarjeta?

Con Devolver el importe en el pedido solo devuelve la parte que se pagó con dinero. El importe de la tarjeta no vuelve solo a la tarjeta. Si lo quiere, abra la tarjeta, haga clic en Corregir el saldo, introduzca el importe en positivo y ponga el número de pedido en el motivo. Así queda también en el historial. Véase Anular y devolver el importe.

… ¿quiere usar dos tarjetas en un mismo pedido?

No se puede: por pedido cuenta una sola tarjeta. Use la segunda en un pedido posterior. Si aun así quiere juntarlas, reste con Corregir el saldo el saldo de una tarjeta (importe negativo) y añádalo a la otra con una segunda corrección (importe positivo), cada vez con el mismo motivo.

Preguntas frecuentes

¿Se puede usar una tarjeta a trozos? Sí. Ese es el caso normal: lo que no se gasta sigue en ella, hasta el último céntimo. Puede gastar una tarjeta de cincuenta euros en diez visitas de cinco euros.

¿Puedo deshacer una tarjeta? Un pago con una tarjeta se deshace con Corregir el saldo en la tarjeta: introduzca el importe en positivo, con el número de pedido como motivo. Una devolución del pedido no lo hace por sí sola. Ve la corrección como una línea aparte en el historial.

¿Puedo eliminar una tarjeta? No. Una tarjeta emitida es una deuda y no una fila que desaparece. Si quiere inutilizarla, bloquéela. Así sigue viéndose también que existió, y eso es justamente lo que necesita cuando después surge una pregunta.

¿Tengo que repercutir IVA en la venta de una tarjeta? Normalmente no en el momento de la venta, porque entonces todavía no está fijado qué se compra ni a qué tipo. El IVA corresponde al canje. Plantéeselo una vez a su asesor fiscal: depende de su estatuto y del tipo de tarjeta que venda.

¿Cuenta una tarjeta regalo vendida en mi facturación de hoy? En su resumen de caja ve entrar el dinero, porque está en su cuenta. En su contabilidad todavía no es un ingreso sino una deuda. Esa diferencia es normal; se resuelve sola en cuanto la tarjeta se canjea.