Revisar las sesiones de caja y los informes Z

En la taquilla, alguien abre la caja por la mañana y la vuelve a cerrar por la noche. Lo que pasó entremedias lo lee después en la pantalla Sesiones de caja. Este artículo es para quien revisa: el propietario, el tesorero, el contable.

Cómo abrir la caja, vender y cerrarla se explica en La caja de mostrador.

¿Qué es una sesión de caja?

Una sesión de caja es un turno en una caja. Empieza cuando alguien abre la caja con un fondo de caja (el cambio que hay en el cajón) y termina cuando esa persona cuenta el dinero y cierra la caja. Al cerrarla queda fijado el informe Z: la facturación de ese turno, por tipo de IVA y por forma de pago, y la diferencia entre lo que debería haber en el cajón y lo que había.

Si hay dos cajas una al lado de la otra, cada una tiene su propio cajón y, por tanto, su propia sesión y su propio informe Z.

Qué necesita de antemano

• El rol Propietario o Administrador. Los demás roles no ven esta pantalla.
• Al menos una sesión de caja. Si la lista está vacía, nadie ha abierto todavía la caja.

Paso 1 — Abrir la pantalla

Haga clic en Caja → Sesiones de caja en el menú de la izquierda.

Arriba está el bloque Facturación de hoy con tres cifras:

Recuadro	Qué cuenta
Mostrador	Lo que se ha vendido hoy en la taquilla, con el número de pedidos
En línea	Lo que se ha vendido hoy en su tienda de entradas
Total	Todo lo de hoy junto, también lo que entró a través de un revendedor o de otra manera. Debajo figura cuántas cajas están abiertas ahora

Este bloque mira siempre a hoy y cuenta los pedidos de hoy. Es un vistazo al día mientras transcurre, no un documento contable. Lo que queda fijado es el informe Z de cada sesión.

Paso 2 — Leer la lista

Debajo del bloque aparece cada sesión, la más reciente arriba.

Columna	Qué muestra
Número Z	El número del informe Z: Z-1, Z-2, … Un guion mientras la sesión está abierta
Apertura	Cuándo se abrió la caja
Cierre	Cuándo se cerró, o todavía abierta
Sede	A qué sede pertenecía la caja
Dispositivo	En qué dispositivo de caja; ninguno si se vendió sin dispositivo
Esperado	Lo que, según la caja, debería haber en el cajón
Contado	Lo que contó el cajero al cerrar
Diferencia de caja	Contado menos esperado
Estado	Abierta o Cerrada

Esperado es el fondo de caja, más lo que se vendió en efectivo, menos lo que se devolvió en efectivo, más lo que se ingresó en el cajón y menos lo que se retiró de él. El importe se va actualizando mientras la sesión está abierta.

La diferencia de caja tiene un color:

• gris: no hay diferencia, o la sesión todavía no se ha cerrado;
• rojo: un faltante — había menos en el cajón de lo esperado;
• naranja: un sobrante — había más. También eso es una señal: casi siempre se vendió algo que no se marcó en la caja.

Hay además una columna Abierta por, oculta por defecto. Actívela con el botón de columnas, arriba a la derecha de la lista. Con el icono del embudo (Filtros) muestra solo las sesiones abiertas o solo las cerradas.

Paso 3 — Ver un informe Z

Junto a una sesión cerrada, haga clic en Ver el informe Z. Se abre una ventana con cinco bloques:

Bloque	Qué contiene
Sesión	Cuándo se abrió y se cerró, la sede, el dispositivo y quién la cerró
Facturación por tipo de IVA	Por tipo, el importe sin IVA (Neto), el IVA y el importe con IVA (Bruto), con el total al final
Por método de pago	Cuántas veces y por cuánto se pagó en efectivo, con tarjeta o de otra forma
Cajón de efectivo	Fondo de caja, ventas en efectivo, devoluciones en efectivo, ingresado, retirado, y debajo esperado, contado y la diferencia de caja
Diario y TSE	Cuántas líneas hay en el diario de caja, sus números de orden y el último código de control, y si hay una TSE conectada

El informe Z es una instantánea. Se calcula al cerrar y después no se modifica nunca. Esa es justamente la idea: lo que su contable lee hoy, lo leerá igual el año que viene.

La TSE es algo para clientes en Alemania. Si no hay ninguna, el informe lo indica. Los clientes belgas y neerlandeses no tienen que hacer nada; véase Cumplimiento de caja en Alemania (TSE).

Paso 4 — Exportar el diario de caja

¿Su contable quiere los datos en bruto? Haga clic arriba a la derecha en Exportar el diario.

1. En Día, elija el día que quiera.
2. En Formato, elija:
   • CSV (para el contable) — se abre en Excel;
   • JSON tipo DSFinV-K (auditoría alemana) — solo hace falta en una inspección fiscal alemana.
3. Confirme. El archivo se descarga.

La exportación contiene todos los eventos de caja de ese único día, de todas sus cajas juntas. Los códigos de control del diario van incluidos, para que quien reciba el archivo pueda comprobar que no se ha quitado nada. Por qué el diario no se puede modificar lo encontrará en La caja de mostrador.

Lo que no puede hacer aquí

• Abrir o cerrar una sesión. Eso se hace en la propia caja.
• Modificar o eliminar una sesión o un informe Z. Eso no se puede en ningún sitio: una caja de la que pueden desaparecer cosas ya no demuestra nada.

Qué pasa si …

¿Qué pasa si una sesión lleva días en «Abierta»?

Entonces alguien se olvidó de cerrarla. Abra la caja en ese dispositivo y ciérrela igualmente, con el importe que hay ahora en el cajón. Véase La caja de mostrador.

¿Qué pasa si no veo el botón «Ver el informe Z»?

El botón solo aparece en una sesión cerrada. Una sesión abierta todavía no tiene informe Z.

¿Qué pasa si la diferencia de caja sale en rojo todos los días?

Un faltante de unos pocos euros es un error de recuento. Si va día tras día en la misma dirección, mire quién abrió la caja (columna Abierta por) y si todos registran también el dinero que sale del cajón. Una diferencia se guarda, no se borra: precisamente por eso ve un patrón así.

Preguntas frecuentes

¿Por qué «Total» es más que Mostrador más En línea? Porque Total también cuenta las ventas a través de revendedores y otros canales, que no tienen su propio recuadro.

¿Por qué «Facturación de hoy» es distinta de mi informe Z? Facturación de hoy cuenta todos los pedidos de hoy, de todas las cajas juntas y mezclando efectivo, tarjeta y en línea. Un informe Z cuenta una sola sesión de una sola caja, desde la apertura hasta el cierre.

¿Puede el rol Taquilla ver esta pantalla? No. Solo el propietario y el administrador.