Controllare le sessioni di cassa e i rapporti Z

Al banco qualcuno apre la cassa la mattina e la chiude di nuovo la sera. Ciò che è successo nel frattempo lo legge in seguito nella schermata Sessioni di cassa. Questo articolo è per chi controlla: il proprietario, il tesoriere, il commercialista.

Come aprire la cassa, vendere e chiuderla è spiegato in La cassa al banco.

Che cos'è una sessione di cassa?

Una sessione di cassa è un turno a una cassa. Comincia quando qualcuno apre la cassa con un fondo cassa (il resto nel cassetto), e finisce quando quella persona conta il denaro e chiude la cassa. Alla chiusura viene fissato il rapporto Z: il fatturato di quel turno, per aliquota IVA e per metodo di pagamento, e la differenza tra ciò che dovrebbe esserci nel cassetto e ciò che c'era.

Se ci sono due casse una accanto all'altra, ognuna ha il proprio cassetto e quindi la propria sessione e il proprio rapporto Z.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo Proprietario o Amministratore. Gli altri ruoli non vedono questa schermata.
• Almeno una sessione di cassa. Se l'elenco è vuoto, nessuno ha ancora aperto la cassa.

Passo 1 — Aprire la schermata

Clicchi nel menu a sinistra su Cassa → Sessioni di cassa.

In alto c'è il blocco Fatturato di oggi con tre cifre:

Riquadro	Che cosa conta
Cassa	Ciò che oggi è stato venduto al banco, con il numero di ordini
Online	Ciò che oggi è stato venduto nella Sua biglietteria online
Totale	Tutto quello di oggi insieme, anche ciò che è arrivato tramite un rivenditore o in altro modo. Sotto è indicato quante casse sono aperte in questo momento

Questo blocco guarda sempre a oggi e conta gli ordini di oggi. È uno sguardo sulla giornata mentre è in corso, non un documento contabile. Ciò che resta fissato è il rapporto Z di ogni sessione.

Passo 2 — Leggere l'elenco

Sotto il blocco c'è ogni sessione, la più recente in cima.

Colonna	Che cosa indica
Numero Z	Il numero del rapporto Z: Z-1, Z-2, … Un trattino finché la sessione è aperta
Apertura	Quando la cassa è stata aperta
Chiusura	Quando è stata chiusa, oppure ancora aperta
Sede	A quale sede apparteneva la cassa
Dispositivo	Su quale dispositivo di cassa; nessuno se si è venduto senza dispositivo
Atteso	Ciò che secondo la cassa dovrebbe esserci nel cassetto
Contato	Ciò che il cassiere ha contato alla chiusura
Differenza di cassa	Contato meno atteso
Stato	Aperta o Chiusa

Atteso è il fondo cassa, più ciò che è stato venduto in contanti, meno ciò che è stato restituito in contanti, più ciò che è stato versato nel cassetto e meno ciò che ne è stato prelevato. L'importo si aggiorna mentre la sessione è aperta.

La differenza di cassa riceve un colore:

• grigio: nessuna differenza, oppure la sessione non è ancora chiusa;
• rosso: un ammanco — nel cassetto c'era meno del previsto;
• arancione: un'eccedenza — c'era di più. Anche questo è un segnale: di solito è stato venduto qualcosa che non è stato registrato.

C'è ancora una colonna Aperta da, nascosta per impostazione predefinita. La attivi con il pulsante Colonne in alto a destra sopra l'elenco. Con l'icona a imbuto (Filtri) mostra solo le sessioni aperte o solo quelle chiuse.

Passo 3 — Vedere un rapporto Z

Clicchi accanto a una sessione chiusa su Vedi il rapporto Z. Si apre una finestra con cinque blocchi:

Blocco	Che cosa contiene
Sessione	Quando è stata aperta e chiusa, la sede, il dispositivo e chi l'ha chiusa
Fatturato per aliquota IVA	Per ogni aliquota l'importo senza IVA (Netto), l'IVA e l'importo con IVA (Lordo), con il totale in fondo
Per metodo di pagamento	Quante volte e per quanto si è pagato in contanti, con la carta o in altro modo
Cassetto contanti	Fondo cassa, vendite in contanti, rimborsi in contanti, versato, prelevato, e sotto atteso, contato e la differenza di cassa
Giornale e TSE	Quante righe ci sono nel giornale di cassa, i loro numeri progressivi e l'ultimo codice di controllo, e se è collegato un TSE

Il rapporto Z è un'istantanea. Viene calcolato alla chiusura e poi non viene mai più modificato. È proprio questo lo scopo: ciò che il Suo commercialista legge oggi, lo leggerà ancora l'anno prossimo.

Il TSE riguarda i clienti in Germania. Se non ce n'è uno, il rapporto lo indica. Per i clienti belgi e olandesi non c'è nulla da fare; veda Conformità di cassa in Germania (TSE).

Passo 4 — Esportare il giornale di cassa

Il Suo commercialista vuole i dati grezzi? Clicchi in alto a destra su Esporta il giornale.

1. In Giorno scelga il giorno che desidera.
2. In Formato scelga:
   • CSV (per il commercialista) — si apre in Excel;
   • JSON in stile DSFinV-K (verifica tedesca) — serve solo in caso di un controllo fiscale tedesco.
3. Confermi. Il file viene scaricato.

L'esportazione contiene tutti gli eventi di cassa di quel solo giorno, di tutte le Sue casse insieme. I codici di controllo del giornale sono inclusi, così chi riceve il file può verificare che non sia stato tolto nulla. Perché il giornale non sia modificabile lo legge in La cassa al banco.

Che cosa non può fare qui

• Aprire o chiudere una sessione. Questo avviene alla cassa stessa.
• Modificare o eliminare una sessione o un rapporto Z. Non è possibile da nessuna parte: una cassa da cui possono sparire delle cose non dimostra più nulla.

E se …

E se una sessione risulta "Aperta" da giorni?

Allora qualcuno ha dimenticato di chiudere. Apra la cassa su quel dispositivo e la chiuda comunque, con l'importo che c'è adesso nel cassetto. Veda La cassa al banco.

E se non vedo il pulsante "Vedi il rapporto Z"?

Il pulsante compare solo accanto a una sessione chiusa. Una sessione aperta non ha ancora un rapporto Z.

E se la differenza di cassa è rossa tutti i giorni?

Un solo ammanco di qualche euro è un errore di conteggio. Se giorno dopo giorno va nella stessa direzione, guardi chi ha aperto la cassa (colonna Aperta da) e se tutti registrano anche il denaro che esce dal cassetto. Una differenza viene conservata, non cancellata: proprio per questo vede un simile schema.

Domande frequenti

Perché "Totale" è più di Cassa più Online? Perché Totale conta anche le vendite tramite rivenditori e altri canali, che non hanno un riquadro proprio.

Perché "Fatturato di oggi" è diverso dal mio rapporto Z? Fatturato di oggi conta tutti gli ordini di oggi, di tutte le casse insieme e anche contanti, carta e online mescolati. Un rapporto Z conta una sola sessione di una sola cassa, dall'apertura alla chiusura.

Il banco può vedere questa schermata? No. Solo il proprietario e l'amministratore.