Prodotti e prezzi

Questo articolo spiega che cos'è un prodotto, come se ne crea uno e come gli si attribuisce un prezzo. Al termine avrà almeno un articolo in vendita nella Sua biglietteria. Conti su una mezz'ora per il primo prodotto e su cinque minuti per ogni prodotto successivo.

Che cos'è un prodotto?

Un prodotto è una singola cosa che un visitatore può acquistare, con un solo nome e un solo prezzo. Nient'altro.

Se vende l'ingresso al Suo museo agli adulti a 12 euro e ai bambini a 6 euro, allora si tratta di due prodotti: Adulto e Bambino. Non di un prodotto con due prezzi. Può sembrare macchinoso, ma è voluto: ogni prodotto ha il proprio contatore (quanti ne sono stati venduti), la propria aliquota IVA e la propria riga in fattura. Non appena schiaccia queste tre cose dentro un unico prodotto, alla fine dell'anno qualcosa non torna più.

Un prodotto non deve per forza essere un biglietto. Sono tutti prodotti:

• un biglietto d'ingresso per il Suo museo;
• un posto a tavola alla cena sociale;
• una visita guidata di un'ora e mezza;
• un biglietto sostenitore da 10 euro per chi non viene ma vuole dare una mano;
• un buono regalo.

Ciò che ne esce alla fine, però, cambia. La maggior parte dei prodotti produce un biglietto scansionabile: un codice QR nell'e-mail del Suo visitatore, che Lei scansiona all'ingresso. Un buono regalo non produce un biglietto ma un saldo, e un abbonamento annuale produce un pass che dura un'intera stagione.

Tre tipi che si assomigliano

Al momento della creazione sceglie un tipo. Il tipo determina che cosa Le verrà chiesto in seguito: un orario, una data o un saldo. Tre tipi vengono confusi più spesso degli altri.

Lei vuole	Scelga	Perché
Che i visitatori vengano quando vogliono, in un solo giorno	Biglietto d'ingresso	Non prevede un orario. Conta all'ingresso.
Che i visitatori debbano scegliere un orario	Biglietto con fascia oraria	Ogni orario ha il proprio numero di posti.
Una sola volta, in una sola data, con un nome proprio	Evento	Dopo quella data scade da solo.

Un biglietto d'ingresso è il caso più semplice: vende l'ingresso, il visitatore viene nel giorno indicato sul biglietto e Lei non tiene alcuna agenda. Un biglietto con fascia oraria vende per momento: la visita guidata delle ore 14 ha venti posti, quella delle ore 15 pure, e sono indipendenti l'una dall'altra — quei momenti li crea in Fasce orarie. Un evento è un momento unico con una data propria, come la cena sociale di sabato; dopo quella data sparisce da solo dal Suo negozio. Veda Eventi.

Gli altri tipi: Gruppo (una sola riga per un'intera comitiva), Visita guidata (una visita accompagnata con un orario di partenza fisso), Serie (un corso o un ciclo di laboratori che vende in una volta sola), Abbonamento annuale (veda Abbonamenti annuali) e Buono regalo (veda Buoni regalo).

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Un account con il ruolo Proprietario o Amministratore; solo questi due possono gestire i prodotti. Veda Collaboratori e ruoli.
• La Sua organizzazione compilata, preferibilmente con la Sua sede: il paese della sede determina quali aliquote IVA vengono proposte. Veda Configurare la Sua organizzazione.
• I nomi e gli importi che vuole vendere. Li scriva su un foglio prima di cominciare; è più rapido che mettersi a riflettere a metà strada.
• L'aliquota IVA applicabile ai Suoi biglietti. Se non la conosce, legga prima la parte sull'IVA qui sotto.
• Una mezz'ora.

Se incontra una parola che non conosce, la troverà nel glossario.

Creare un prodotto

Passo 1 — aprire il modulo

1. Nel menu a sinistra clicchi su Vendita e poi su Prodotti.
2. Ora vede l'elenco dei Suoi prodotti: nome, tipo, sede, prezzo online e una spunta Attivo. Se non c'è ancora nulla, vede soltanto l'avviso che non esistono ancora prodotti. Per impostazione predefinita l'elenco mostra solo i Suoi prodotti attivi. Cerca un prodotto inattivo? Apra i filtri e imposti Attivo su No, oppure sul trattino per vedere tutto.
3. In alto a destra clicchi sul pulsante Nuovo prodotto. Il modulo si apre.

Passo 2 — il blocco "Che cosa vende?"

Questo blocco sta in cima e determina il resto del modulo.

Campo	Che cosa inserisce
Tipo	Veda la tabella qui sopra. Cambia subito il modulo.
Sede	Lasci vuoto se il prodotto vale per ogni sede. Vi compaiono solo le sedi attive.
Codice interno	Facoltativo, per la Sua contabilità o l'etichetta di cassa.
Ordine	Un numero. Più basso significa più in alto nel Suo negozio.
Attivo	È attivo. Disattivato significa: non più in vendita.
Nome sul biglietto	Chiede in fase d'ordine il nome di ogni partecipante.

Attenzione: attivi Nome sul biglietto soltanto quando quei nomi Le servono davvero, ad esempio per un corso con un elenco dei partecipanti. Con dieci biglietti singoli il Suo visitatore dovrà digitare dieci nomi, ed è esattamente il momento in cui qualcuno abbandona l'ordine.

Passo 3 — il blocco "IVA"

Qui indica quale aliquota IVA vale per questo prodotto. Ci sono due modi.

• Inserire Lei stesso un'aliquota. Lasci Tipo di vendita su Nessuno — inserisco io stesso un'aliquota e digiti una percentuale in Aliquota IVA: 6 o 21, non 0,21. Quell'aliquota resta finché non la cambia Lei.
• Far arrivare l'aliquota dal Suo set IVA. In Tipo di vendita scelga che cosa vende, ad esempio Biglietto d'ingresso. L'aliquota arriva allora dal Set IVA che compare sotto; Passavo propone il set in base al paese della Sua sede. Il campo Aliquota IVA mostra allora l'aliquota del set e non può modificarla (se il set non fa una proposta per quel tipo, la inserisce comunque Lei). Se il Suo commercialista dice altro proprio per questo prodotto, attivi Aliquota propria su questo prodotto e digiti Lei l'aliquota.

Come funzionano i set IVA lo legge in Set IVA. Se ha dubbi sull'aliquota di cui ha bisogno, legga prima la parte sull'IVA qui sotto.

Passo 4 — nome e descrizione, per lingua

Vede un campo nome e una descrizione per ogni lingua mostrata dalla Sua biglietteria. Se usa solo il neerlandese, c'è un solo campo. Se usa anche il francese e l'inglese, ci sono tre coppie una sotto l'altra. È obbligatoria soltanto la Sua lingua predefinita: se lascia vuota una traduzione, per quel visitatore il negozio ripiega sulla Sua lingua predefinita invece di mostrare un riquadro vuoto. Veda Lingue.

La descrizione compare nel Suo negozio sotto il nome. Ci scriva in due frasi che cosa riceve il visitatore: "Ingresso alla collezione permanente e alla mostra temporanea. Bambini sotto i sei anni gratis."

Passo 5 — capienza

Questo blocco è a scomparsa e può restare del tutto vuoto. Ciò che lascia vuoto non viene limitato.

Campo	Che cosa fa
Massimo per ordine	Quanti pezzi può acquistare qualcuno in una volta.
Numero minimo	La quantità più piccola, ad esempio un minimo di gruppo.
Massimo al giorno	Quanti posti vuole vendere in un giorno. Veda l'avvertenza qui sotto.
Durata in minuti	Quanto dura una visita. Questo numero viene passato ai rivenditori, e il generatore in Fasce orarie lo propone da sé.

Attenzione: Massimo al giorno non è un limite rigido nel Suo negozio né alla cassa. Il numero compare nei Suoi riepiloghi e vale per la vendita tramite rivenditori, ma la Sua biglietteria e la Sua cassa continuano semplicemente a vendere quando è raggiunto. Se vuole che la vendita si fermi davvero a un certo numero di posti, lavori con le fasce orarie: la capienza di una fascia oraria è sorvegliata ovunque.

Se lascia vuoto Massimo per ordine, nella Sua biglietteria vale comunque un limite superiore ampio di venti pezzi. Non è paternalismo: prima o poi un campo aperto produce un ordine da mille biglietti che nessuno annulla più.

Passo 6 — i blocchi legati a un tipo

Sotto la capienza compaiono altri blocchi, a seconda del tipo scelto. Per un Evento o una Serie è L'evento, con la data (veda Eventi). Per un Abbonamento annuale è L'abbonamento e per un Buono regalo Il buono regalo. Per la maggior parte dei tipi ci sono anche due blocchi chiusi: Immagine e apertura porte per il pass nel wallet (veda I pass nel wallet) e Rivenditori. Può lasciarli tutti vuoti.

Passo 7 — salvare

Clicchi su Salva. Arriva subito nella schermata di modifica del Suo nuovo prodotto, ed è lì che comincia il lavoro vero: in fondo si trova il blocco Prezzi, e senza prezzo il Suo prodotto non compare nel Suo negozio.

IVA

Questa parte è per chi non ha mai avuto a che fare con l'IVA. Se la conosce già, legga soltanto l'avvertenza sotto la tabella delle aliquote.

Che cos'è esattamente l'IVA?

L'IVA (imposta sul valore aggiunto) è un'imposta contenuta nel prezzo di quasi tutto. Il Suo visitatore paga 12 euro, e una parte di quella somma non è Sua: spetta allo Stato. Lei la incassa e la versa più tardi.

L'aliquota varia a seconda del tipo di vendita. Di norma c'è un'aliquota ordinaria (in Belgio il 21%) e una o due aliquote ridotte per le cose che lo Stato vuole mantenere accessibili: alimentari, libri e, in molti paesi, anche la cultura.

L'importo che inserisce è IVA inclusa

Questo è importante. Se inserisce 12 euro come prezzo, il Suo visitatore paga 12 euro. L'IVA è compresa, non si aggiunge. Al 21% significa: 9,92 euro per Lei e 2,08 euro di IVA. Ed è così che deve essere su un biglietto: il visitatore vede un solo importo e non deve fare calcoli. Nell'ordine e in fattura l'IVA viene indicata separatamente.

Deve applicare l'IVA?

Dipende dalla Sua organizzazione, non da questo software.

• Se è soggetto a IVA (ha una partita IVA e presenta le dichiarazioni IVA), applica l'aliquota corrispondente alla Sua attività.
• Se non è soggetto a IVA — molte piccole associazioni non lo sono, e le istituzioni culturali sono spesso esenti per l'ingresso — allora lascia vuoto Tipo di vendita e nell'aliquota IVA inserisce semplicemente 0. In tal caso non viene calcolata alcuna IVA.

La Sua partita IVA la inserisce una sola volta in Impostazioni → Organizzazione. Se non ne ha una, lasci il campo vuoto. Veda Impostare la Sua organizzazione.

Le aliquote correnti per paese

Questa tabella è un punto di partenza per la conversazione con il Suo commercialista, non una risposta. Le aliquote riguardano l'ingresso e la cultura, ed è proprio lì che si concentra la maggior parte delle eccezioni.

Paese	Ordinaria	Ridotta	Ingresso e cultura
Belgio	21%	6% (e 12%)	Spesso 6%, musei e monumenti spesso esenti
Paesi Bassi	21%	9%	Musei, teatro e attrazioni di norma 9%
Germania	19%	7%	Musei e teatro di norma 7%, talvolta esenti
Francia	20%	5,5% e 10%	Musei e monumenti spesso 5,5% o esenti
Italia	22%	10% e 5%	Musei e spettacoli spesso 10%
Spagna	21%	10%	Musei, teatro e cinema di norma 10%
Bulgaria	20%	9%	Il 9% vale soprattutto per l'alloggio; l'ingresso spesso 20%

Attenzione: si tratta di dati indicativi e le aliquote cambiano con regolarità. L'accesso alla cultura è in molti paesi esente o ridotto, e se ciò valga per la Sua organizzazione dipende dalla Sua forma giuridica, dalla Sua attività e dal Suo fatturato. Lo verifichi presso il Suo commercialista o presso l'amministrazione fiscale. Passavo calcola esattamente con l'aliquota che figura sul Suo prodotto e non fornisce consulenza fiscale.

Come viene conservata l'aliquota

Lei digita una percentuale. Internamente viene conservata in punti base — un centesimo di punto percentuale, quindi il 21% diventa 2100 e il 6,5% diventa 650. Sembra macchinoso, ma è la ragione per cui il 6,5% è ancora esattamente il 6,5% anche dopo mille ordini, e non il 6,4999.

Su ogni riga d'ordine l'aliquota viene copiata insieme. Se in seguito cambia l'aliquota IVA del Suo prodotto, un ordine del mese scorso continua a mostrare l'aliquota vigente all'epoca. Ed è esattamente ciò che vuole: altrimenti la Sua dichiarazione IVA del trimestre scorso cambierebbe retroattivamente.

Prezzi per canale

Un prezzo vale sempre per un solo canale. Un canale è il luogo in cui avviene la vendita.

Canale	Dove
Online	La Sua biglietteria pubblica
Banco	La cassa all'ingresso
Rivenditore	Vendita tramite un terzo, come una piattaforma turistica

Così lo stesso biglietto può costare 12 euro online e 14 all'ingresso, senza che Lei debba creare due prodotti. Molte organizzazioni lo fanno di proposito: chi prenota in anticipo ottiene uno sconto, e Lei sa in anticipo quanta gente arriverà. Sul terzo canale trova di più in Rivenditori.

Aggiungere un prezzo

1. Apra il Suo prodotto e scorra fino al blocco Prezzi in fondo.
2. Clicchi su Aggiungi un prezzo. Compare una finestra.
3. Scelga il canale. Cominci con Online.
4. Inserisca l'importo in euro: 12 o 12,50. La virgola è ammessa — su una tastiera belga la digitano tutti. Anche zero è ammesso: un'iscrizione gratuita è comunque un prezzo.
5. L'etichetta è facoltativa: un promemoria per Lei, ad esempio "sconto prenotazione anticipata". Compare nel Suo elenco dei prezzi; nel negozio il Suo visitatore vede solo l'importo. Valido dal vuoto significa: da adesso; Valido fino al (incluso) vuoto significa: nessuna fine.
6. Clicchi su Salva.

Ora vede i prezzi sotto forma di elenco, ciascuno con il proprio canale, il proprio importo e la propria validità:

L'importo viene conservato in centesimi interi: 12,50 euro sono 1250 centesimi. Così non entra in gioco da nessuna parte un mezzo centesimo, e il totale di cento ordini torna al centesimo.

Attenzione: un prodotto senza prezzo online non compare nella Sua biglietteria. Non è un errore ma una protezione: mostrare come "gratuito" un prodotto senza prezzo è un errore costoso. Se vuole vendere qualcosa soltanto alla cassa, gli dia soltanto un prezzo di cassa.

I prezzi si mettono in scadenza, non si sovrascrivono

Questa è la regola più importante di questa schermata.

Se vuole aumentare il prezzo del Suo biglietto da 12 a 14 euro, non fa questo: aprire la riga esistente e sostituire 12 con 14. Fa questo:

1. Clicchi su Modifica accanto al prezzo esistente e imposti Valido fino al (incluso) sull'ultimo giorno in cui il vecchio prezzo è ancora valido, ad esempio il 31 dicembre.
2. Clicchi su Salva.
3. Clicchi su Aggiungi un prezzo e crei una nuova riga per lo stesso canale, con 14 euro e Valido dal 1º gennaio.

Perché così macchinoso? Perché il Suo storico dei prezzi deve continuare a mostrare che cosa valeva e quando, e una vendita alla cassa continua a rimandare alla riga di prezzo alla quale è stata venduta. Chi sovrascrive la vecchia riga cambia retroattivamente ciò che risulta nel proprio storico dei prezzi — e se ne accorge solo quando chiama il commercialista.

L'importo che figura sulla riga d'ordine è comunque una copia. Anche se in seguito modifica il prezzo, un vecchio ordine continua a mostrare quanto ha pagato il cliente. La messa in scadenza mantiene inoltre leggibile il Suo storico dei prezzi: vede che cosa è valso e quando.

Se esistono due prezzi per lo stesso canale validi contemporaneamente, il negozio prende il prezzo con il Valido dal più recente. Comodo per un prezzo promozionale temporaneo, ma anche il punto in cui una data di fine dimenticata passa inosservata. Ne inserisca quindi sempre una.

Ordine e copia

L'elenco dei prodotti è trascinabile. Sopra l'elenco clicchi sul pulsante Riordina record (l'icona con le frecce), afferri una riga dalla maniglia a sinistra e la trascini in alto o in basso. Poi clicchi su Termina riordino record. Quell'ordine è anche l'ordine nella Sua biglietteria; metta in cima il prodotto che vende meglio.

Un secondo tipo di biglietto di solito differisce soltanto per nome e importo. Non lo ricrei da capo, ma usi Copia sul prodotto nell'elenco o in cima alla schermata di modifica:

• si aggiunge una copia, con (copia) dopo il nome;
• i prezzi la seguono;
• la copia è inattiva, così può prima controllarla;
• fasce orarie, ordini e codice interno non la seguono.

Che copi dall'elenco o dalla schermata di modifica, arriva subito sulla schermata di modifica della copia. Nell'elenco non la vedrebbe: di default mostra solo i prodotti attivi, e la copia è inattiva.

Ridigitare tutto da capo è il modo in cui prima o poi un'aliquota IVA finisce sbagliata. Copi, adatti il nome e l'importo, e poi attivi la copia.

Errori frequenti

Inserire l'aliquota IVA come numero decimale. Digita 0,21 invece di 21. Il campo chiede una percentuale, e riceve l'avviso: inserisca una percentuale, ad esempio 6 o 21.

Creare un prodotto e dimenticare di attribuirgli un prezzo. Nella colonna Prezzo online compare allora nessun prezzo, e il prodotto non compare nel Suo negozio. Lo apra e aggiunga un prezzo online.

Sovrascrivere il prezzo dell'anno scorso. Imposti una data di fine e crei una nuova riga. Se lo ha comunque fatto, i Suoi ordini esistenti continuano a mostrare l'importo giusto — il danno si limita al Suo storico dei prezzi.

Creare un prodotto separato per ogni prezzo. Adulto online e Adulto alla cassa non sono due prodotti ma un solo prodotto con due prezzi. Due prodotti significano due contatori, e allora alla fine della giornata non sa quanti adulti sono entrati.

Disattivare un prodotto e credere che i biglietti venduti decadano. Inattivo significa soltanto: non più in vendita. Ciò che è già stato venduto resta valido e all'ingresso viene semplicemente scansionato.

E se …

E se il mio prodotto non compare nella biglietteria?

Ripercorra queste quattro cose, in quest'ordine:

1. La spunta Attivo è attiva?
2. Ha un prezzo per il canale Online?
3. Quel prezzo rientra nella sua validità — Valido dal non è nel futuro e Valido fino al (incluso) non è nel passato?
4. Se è un evento, la data è oggi o più avanti? Un evento il cui giorno è passato sparisce da solo dal negozio.

In nove casi su dieci è il numero due.

E se ho cancellato un prezzo per sbaglio?

Crei una nuova riga con lo stesso canale e lo stesso importo. Gli ordini già effettuati sono indipendenti dalla riga di prezzo: portano con sé la propria copia dell'importo e non cambiano.

E se vendo in una valuta diversa dall'euro?

La valuta è impostata sulla Sua organizzazione, non sul prodotto, e la imposta una sola volta in Impostazioni → Organizzazione, nel campo Valuta.

E se voglio eliminare un prodotto?

È possibile con Elimina in cima alla schermata di modifica, oppure con le caselle di selezione nell'elenco. Funziona soltanto con un prodotto per il quale non è mai stato venduto nulla, e le fasce orarie di quel prodotto spariscono insieme a lui. Se il prodotto ha già delle vendite, il pulsante è disattivato e spiega perché; nell'elenco l'eliminazione salta questi prodotti e indica quanti ne sono rimasti. Per tutto ciò che è stato venduto anche solo una volta, disattivi Attivo. Così conserva la Sua storia, e gli ordini dell'anno scorso continuano a rimandare a un prodotto che esiste ancora.

Domande frequenti

Un prodotto può avere due prezzi contemporaneamente? Sì, ma per canali diversi o periodi diversi. Online 12 euro e alla cassa 14 euro è normale. Due prezzi online validi contemporaneamente sono un errore che non si nota subito.

Devo creare un prodotto separato per ogni tariffa? Per ogni destinatario sì: adulto, bambino, studente. Per ogni canale no: quelli sono prezzi all'interno dello stesso prodotto.

Che cosa succede con un prezzo di zero euro? Funziona normalmente. Il visitatore segue lo stesso ordine, riceve la stessa conferma e lo stesso biglietto scansionabile, ma non interviene alcun pagamento. Comodo per un'assemblea dei soci o una giornata di porte aperte.

Perché il prezzo non sta semplicemente sul prodotto stesso? Perché un campo prezzo sul prodotto darebbe l'impressione che lo si possa sovrascrivere senza pensarci. Un prezzo è legato a un canale e a un periodo, ed è per questo che vive in un elenco a sé.

Ho inserito l'aliquota IVA sbagliata e ho già venduto. E adesso? Corregga l'aliquota sul prodotto per le vendite ancora a venire. Gli ordini già esistenti mantengono la vecchia aliquota — è voluto. Concordi con il Suo commercialista che cosa fare con quegli ordini.