Collaboratori e ruoli

Non lo fa da solo. Il tesoriere vuole vedere i numeri, il volontario all'ingresso deve poter scansionare e il Suo contabile vuole entrare una volta all'anno. Questo articolo spiega come dare a ciascuno di loro esattamente ciò che gli serve — e non di più.

Trova la schermata sotto Impostazioni → Collaboratori. È visibile solo al proprietario.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo proprietario. Solo i proprietari vedono questa schermata; nemmeno un amministratore vi accede, perché chi può aggiungere collaboratori può attribuire diritti a sé stesso.
• L'indirizzo e-mail di ogni persona che vuole invitare. Preferibilmente l'indirizzo che legge ogni giorno.
• Un'idea di che cosa ogni persona deve poter fare. La tabella qui sotto L'aiuta a scegliere.
• Cinque minuti per collaboratore.

Se incontra una parola che non conosce, consulti il glossario.

Che cos'è un ruolo?

Un ruolo è un nome per un pacchetto di diritti. Invece di spuntare venti caselle per ogni persona, attribuisce a qualcuno un solo ruolo e il sistema sa subito che cosa può fare: consultare gli ordini, rimborsare, modificare i prodotti, scansionare i biglietti, e così via.

Ci sono quattro ruoli: proprietario, amministratore, banco e scanner. Un collaboratore ha esattamente un ruolo all'interno di un'organizzazione. Se gliene attribuisce un altro, questo sostituisce il precedente — i ruoli non si sommano.

Perché non tutti possono fare tutto

Suona diffidente, e non lo è. Tre motivi, tutti pratici:

1. Un telefono perso. Il dispositivo al Suo ingresso sta nella tasca di una giacca, in mano a un volontario che quella sera vede per la prima volta. Se quel dispositivo sparisce, non deve essere possibile farci nulla se non scansionare biglietti.
2. Un clic sbagliato. Chi non vede un pulsante Rimborsa non può premerlo per sbaglio. Metà degli incidenti si evita semplicemente non mostrando il pulsante.
3. Tranquillità per il collaboratore stesso. Un volontario che deve solo scansionare non vuole una schermata piena di dati di fatturato e impostazioni. Meno pulsanti significa meno dubbi.

I quattro ruoli

Ruolo	Che cosa vede e può fare	Che cosa non vede
Proprietario	Tutto: impostazioni, pagamenti, collaboratori, prodotti, ordini, rimborsi, rapporti, buoni regalo, abbonamenti annuali, pass esterni, cassa, scansione	Nulla
Amministratore	Prodotti, prezzi, fasce orarie, eventi, codici sconto, sedi, set IVA, ordini, rimborsi, fatture agli acquirenti, rapporti e fatturato, buoni regalo, abbonamenti annuali, dispositivi, cassa e scansione, e la pagina Abbonamento con le Sue fatture (consultare, scaricare, pagare), e Assistenza	Le impostazioni dell'organizzazione, il fornitore di pagamento, l'elenco dei collaboratori, i pass esterni, i rivenditori, l'accesso API, i messaggi ai visitatori e tutto ciò che cambia l'abbonamento stesso: cambiare formula, disdire, sospendere e impostare il pagamento automatico
Banco	Vendere al banco, aprire e chiudere la cassa, consultare ordini e biglietti, scansionare, i biglietti di oggi e il fatturato di oggi sulla dashboard	Modificare prodotti e prezzi, rimborsare, rapporti, creare buoni regalo, impostazioni, Assistenza
Scanner	Soltanto scansionare i biglietti e vedere i biglietti di oggi	Importi, ordini, indirizzi dei visitatori, prodotti, rapporti, impostazioni, Assistenza

Faccia attenzione a una differenza che sorprende: un amministratore può rimborsare e può vedere tutto il Suo fatturato, ma non può toccare le impostazioni. Un banco può vendere e chiudere la cassa, ma non può rimborsare. È voluto: un rimborso è denaro che esce dalla Sua organizzazione.

L'abbonamento funziona allo stesso modo. Un amministratore può aprire la pagina Abbonamento, consultare e scaricare le Sue fatture e pagare una fattura aperta — esattamente ciò che serve a un tesoriere o a un contabile. Ciò che cambia l'abbonamento stesso resta al proprietario: cambiare formula, disdire, sospendere e impostare il pagamento automatico. Veda La Sua formula, le Sue fatture e la sospensione.

Quale ruolo dare a chi?

Chi	Quale ruolo	Perché
Lei stesso, mentre configura il sistema	Proprietario	Le servono le impostazioni e il fornitore di pagamento
Il Suo copresidente o un secondo membro del consiglio	Proprietario	Qualcun altro deve poter entrare quando Lei è malato
Il tesoriere	Amministratore	Gli servono il fatturato, gli ordini e i rimborsi. Non collega il fornitore di pagamento
Il Suo contabile	Amministratore	Gli servono i rapporti, gli ordini e le Sue fatture sotto Abbonamento, non le Sue impostazioni
Chi cura i prodotti e i prezzi	Amministratore	Prodotti, prezzi e fasce orarie fanno parte di quel ruolo
Il collaboratore fisso all'accoglienza	Banco	Vendere, aprire e chiudere la cassa, scansionare
Il volontario di una sola serata all'ingresso	Scanner	Scansiona, nient'altro. Anche se il telefono sparisce
Lo studente che dà una mano d'estate	Banco o scanner	Banco se vende, scanner se sta solo all'ingresso

Attenzione: dia al tesoriere il ruolo amministratore e non proprietario, a meno che debba gestire anche il fornitore di pagamento. Due proprietari bastano, tre di solito è uno di troppo.

Ma mantenga sempre almeno due proprietari. Un solo proprietario è a una vacanza o a un ricovero di distanza da un'organizzazione in cui nessuno può più accedere alle impostazioni.

Invitare qualcuno, passo per passo

Passaggio 1 — Apra la finestra di invito

Vada su Impostazioni → Collaboratori. In alto a destra si trova il pulsante Invita un collaboratore. Ci clicchi; compare una finestra con tre campi: Indirizzo e-mail, Nome e Ruolo.

Passaggio 2 — Inserisca l'indirizzo e-mail

È l'indirizzo con cui la persona accederà. Chieda l'indirizzo che legge ogni giorno, non un indirizzo dell'associazione che per caso è intestato a lui. Un errore di battitura qui produce un invito che nessuno vedrà mai.

Passaggio 3 — Inserisca eventualmente un nome

Facoltativo. Il nome aiuta Lei a capire nell'elenco chi è chi. Se questa persona ha già un account — perché lavora anche per un'altra organizzazione — resta il suo nome e quello che ha inserito Lei viene ignorato.

Passaggio 4 — Scelga il ruolo

Scelga tra i quattro ruoli; di partenza è selezionato Banco. Sotto l'elenco a discesa c'è scritto che cosa può e non può fare uno scanner, e quando è meglio scegliere banco. Che cosa può fare esattamente ogni ruolo lo vede in una frase sotto il ruolo di ogni collaboratore nell'elenco. È la stessa frase che la persona invitata legge nella sua e-mail, così non ci sono due promesse diverse.

Passaggio 5 — Invii

Clicchi su Invita. Riceve una conferma che l'e-mail è partita, e la persona compare subito nel Suo elenco con lo stato invitato.

Che cosa vede la persona invitata nella sua casella

Riceve un'e-mail dalla Sua organizzazione contenente:

• chi la invita — il nome della Sua organizzazione, non quello della piattaforma;
• quale ruolo riceve e che cosa può fare quel ruolo, in una frase;
• il pulsante Imposti la Sua password, con il link ripetuto sotto;
• con che cosa accede alla app di scansione: il codice organizzazione, il suo indirizzo e-mail e la password che sceglie.

Il link in quella e-mail resta valido 7 giorni. Dopo, ne chieda uno nuovo con Invita di nuovo.

Che cosa deve fare: cliccare sul link, digitare due volte una password a sua scelta, salvare. Dopodiché è dentro. Non deve installare nulla né pagare nulla. Se scansiona all'ingresso, installerà poi anche l'app di scansione e vi accederà con il codice organizzazione e lo stesso indirizzo e-mail. Veda App di scansione e personale.

Appena ha impostato la sua password, il suo stato nel Suo elenco passa da invitato ad attivo, e anche il suo indirizzo e-mail risulta subito confermato.

Se quell'indirizzo e-mail ha già un account, la Sua organizzazione si aggiunge semplicemente; diventa attivo appena accede per la prima volta. Un solo accesso, più organizzazioni, con un ruolo proprio per ciascuna. La stessa persona può essere amministratore da Lei e scanner nel club accanto.

L'e-mail non è arrivata o il link è scaduto? Usi nell'elenco l'azione Invia di nuovo l'invito; parte allora un link nuovo. Faccia guardare alla persona anche nella cartella della posta indesiderata. Può anche usare da sé Ha dimenticato la password? nella schermata di accesso.

Per quanto tempo è valido un invito

Il link dell'invito è valido per 7 giorni. Se è scaduto, o se l'e-mail non è mai arrivata, usi nell'elenco o nella pagina di dettaglio il pulsante Invita di nuovo. Parte un nuovo link, di nuovo valido 7 giorni, e quello precedente non funziona più.

Una normale e-mail per reimpostare la password resta valida solo un'ora. È pensata per chi ha perso la password e se ne occupa subito, non per un invito che resta qualche giorno in una casella di posta.

Modificare un ruolo

Nell'elenco clicchi su Modifica ruolo in corrispondenza della persona giusta, scelga il nuovo ruolo e confermi. Il vecchio ruolo viene sostituito, non integrato.

Due cose da sapere:

• La modifica è immediata. Se in quel momento la persona è connessa, se ne accorge appena apre una schermata successiva.
• L'ultimo proprietario non può retrocedere sé stesso. Ne deve restare sempre uno, altrimenti nessuno può più accedere alle impostazioni, ai pagamenti e ai collaboratori — e si può rimediare solo con un amministratore della piattaforma. Se ci prova comunque, riceve il messaggio che deve restare almeno un proprietario.

La pagina di dettaglio di un collaboratore

Nell'elenco clicchi sul nome di una persona — o sull'azione Dettagli — e ottiene la sua pagina personale. Lì trova raccolto tutto su quell'unica persona: chi è, che cosa può fare e che cosa ha fatto.

Che cosa si trova in alto

Che cosa vede	Che cosa significa
Nome e indirizzo e-mail	Con cui accede. L'indirizzo non lo può modificare qui — è il suo account
Ruolo	Il suo ruolo da Lei, con sotto in una frase che cosa può fare quel ruolo
Lingua	La lingua della sua schermata e delle e-mail che riceve
Accesso	attivo quando ha impostato la sua password (o, con un account esistente, ha effettuato il primo accesso), invitato finché ciò non è avvenuto
Ultimo accesso	Quando è entrato qui l'ultima volta
Invitato il / Accettato il	Quando è partito l'invito e quando lo ha usato
Dispositivi	I dispositivi su cui ha scansionato o ha lavorato alla cassa
Oggi, Questa settimana, Totale	Quanto ha scansionato, e quanto di questo è stato respinto

A proposito di quei dispositivi: un dispositivo appartiene alla Sua organizzazione e non a una persona. Il telefono all'ingresso passa di mano in mano durante la serata. Quello che c'è scritto qui non è quindi un'assegnazione ma un'osservazione — su questi ha lavorato.

Che cosa può modificare

Con il pulsante Modifica cambia tre cose: il nome, il ruolo e la lingua. Nient'altro, ed è voluto.

Non può impostare una password per qualcun altro. Una password che conoscono in due non è una password: passa per telefono, finisce in una chat di gruppo, e quando poi qualcosa va storto nessuno può più dire chi è stato. Al suo posto ci sono due pulsanti:

• Invia e-mail di reimpostazione password — per chi era già entrato e ha perso la password. Riceve un link e sceglie da sé una nuova password. Lei quella password non la vede mai.
• Invita di nuovo — per chi non ha mai usato il suo invito. Quel pulsante sparisce appena è entrato.

C'è poi il pulsante Elimina, che fa la stessa cosa che fa nell'elenco: il suo accesso alla Sua organizzazione sparisce, il suo account e il suo lavoro restano.

Anche qui valgono due limiti: non può rimuovere sé stesso, e l'ultimo proprietario non può essere retrocesso né rimosso. Se ci prova comunque, riceve il messaggio che deve restare almeno un proprietario.

Questa pagina la possono vedere tutti?

No. L'elenco dei membri — con gli indirizzi e-mail di tutti — resta riservato al proprietario.

Però: ognuno può aprire la propria pagina. Un volontario che vuole controllare quanto ha scansionato ieri non deve disturbare nessuno. Vede allora i propri dati, la propria attività e le proprie scansioni — e non può modificarci nulla: il pulsante Modifica per lui non c'è.

La pagina di un collega non la vede. E se qualcuno lavora anche per un'altra organizzazione, tutto ciò che fa lì resta lì: Lei vede esclusivamente ciò che è successo da Lei.

Il registro delle attività: chi ha modificato che cosa

Nella pagina di dettaglio c'è la scheda Attività. Lì per ogni riga è indicato: quando, che cosa è successo, su che cosa, e vecchio → nuovo.

Un esempio di una riga del genere: 14/05/2026 11:02 · Modificato · Prezzo · amount_cent: 1200 → 1500. In parole semplici: quel giorno alle undici e due questa persona ha portato un prezzo da 12 a 15 euro.

Di che cosa tiene traccia il registro

• Prodotti, prezzi, fasce orarie ed eventi: creazione, modifica, eliminazione.
• Codici sconto e buoni regalo.
• Sedi.
• Set IVA.
• Le impostazioni della Sua organizzazione e le Sue impostazioni per le fatture agli acquirenti.
• Il collegamento e lo scollegamento di un fornitore di pagamento.
• Chiavi API: creazione e revoca.
• Messaggi ai visitatori inviati.
• Collaboratori: invitare, modificare un ruolo, rimuovere qualcuno.
• Rimborsi e biglietti annullati.
• Sessioni di cassa: apertura e chiusura, con la differenza di cassa, e chi ha aperto la cassa nella app su quale dispositivo.

In caso di modifica c'è sempre il valore vecchio e quello nuovo. È esattamente il motivo per cui esiste: "il prezzo è cambiato" non aiuta nessuno, "da 12 a 15 euro, da parte di Jan, il 14 maggio" sì.

Di che cosa il registro di proposito non tiene traccia

• Password, chiavi api, token e altri segreti. Vengono tenuti fuori attivamente. Una chiave del Suo fornitore di pagamento in una riga del registro sarebbe peggio di nessun registro: resterebbe lì in chiaro per un anno intero.
• Le consultazioni. Il registro dice che cosa qualcuno ha cambiato, non quali schermate ha aperto.
• Le vendite al banco. Ogni battuta è già nel giornale di cassa, che ha una conservazione propria e molto più severa. Veda La cassa al banco.
• Le scansioni. Stanno nella loro scheda, qui sotto.
• Le modifiche senza differenza. Se salva una schermata senza cambiare nulla, non si aggiunge alcuna riga.

Cercare nel registro

Sopra la tabella ci sono quattro filtri: tipo di azione (creato, modificato, eliminato, ruolo modificato, …), tipo di oggetto (prodotto, prezzo, sede, …), un periodo da–a, e il registro in cui si è lavorato.

Le righe non si possono modificare né eliminare, nemmeno da parte di un proprietario. Un registro in cui si può cancellare non risponde alla domanda per cui esiste. Le righe più vecchie di un anno vengono eliminate automaticamente.

Lo storico delle scansioni: chi ha scansionato che cosa

La seconda scheda si chiama Scansioni. Per un collaboratore con il ruolo scanner è la parte più importante della pagina.

In alto nella pagina, nel riquadro Scansioni, ci sono tre numeri: oggi, questa settimana e totale, ogni volta con il numero delle scansioni respinte accanto. È quest'ultimo il numero interessante. Molte scansioni respinte significano o un ingresso a cui le persone arrivano con il giorno sbagliato, oppure qualcuno che scansiona il codice sbagliato. Vale la pena sapere entrambe le cose.

Che cosa c'è in ogni riga

Colonna	Che cos'è
Quando	Il momento della scansione. Se si è scansionato offline, sotto c'è quando il dispositivo l'ha trasmessa
Biglietto o abbonamento annuale	Quale biglietto o quale abbonamento annuale è stato avvicinato al lettore. Se è stato scansionato un codice che non corrisponde a nulla, c'è scritto codice sconosciuto
Intestatario	Il nome sul biglietto o sull'abbonamento annuale, se c'è
Risultato	Ingresso, Già scansionato, Non valido, Giorno errato o Annullato
Dispositivo	Il dispositivo con cui si è scansionato

Ci sono anche le scansioni respinte. È voluto: una scansione che non ha dato esito è proprio la riga che cerca quando qualcuno sostiene in seguito di non essere potuto entrare.

Scansionato offline? L'app di scansione continua a funzionare senza rete. Una scansione del genere è registrata all'ora in cui è avvenuta, con sotto l'ora in cui è stata trasmessa. Questo spiega perché un biglietto a volte risultava usato nel sistema solo in serata.

Può filtrare per risultato, per solo oggi e per un periodo da–a. La scansione più recente sta in cima.

Le scansioni, proprio come il registro delle attività, non si possono modificare né eliminare. Un conteggio all'ingresso che si può ritoccare dopo non è un conteggio.

Rimuovere qualcuno dopo la stagione

Nell'elenco è indicato per ogni collaboratore quando ha effettuato l'ultimo accesso. È la colonna con cui, dopo una stagione, vede quali volontari hanno ancora accesso pur non facendosi vedere da un anno. Se c'è scritto mai, quella persona non ha mai usato il suo invito.

Per rimuovere usi l'azione Elimina in corrispondenza della persona giusta. Riceve prima una richiesta di conferma.

Che cosa succede allora:

• il suo accesso alla Sua organizzazione sparisce, immediatamente;
• il suo account continua a esistere, perché è suo, e forse lavora ancora anche per un'altra organizzazione;
• ciò che ha creato resta: un ordine del mese scorso non deve sparire perché un volontario ha smesso.

Non può rimuovere sé stesso e non può rimuovere l'ultimo proprietario.

Ne faccia un'abitudine: una volta all'anno, dopo la stagione, scorrere questo elenco e rimuovere chi non ne fa più parte. Ci vogliono cinque minuti ed è la misura di sicurezza più economica che esista.

Le password — e perché non le scegliamo noi

Non può impostare una password per un collaboratore. Non è un pulsante mancante, è voluto.

Una password che conoscono in due non è una password. Passa per telefono, finisce in una chat di gruppo, resta scritta su un biglietto. E quando poi qualcosa va storto, nessuno può più dire chi è stato.

Perciò: Lei invita un indirizzo e-mail, e la persona dietro quell'indirizzo sceglie da sé la propria password tramite un link nella propria casella. È al tempo stesso la prova che quella casella è davvero sua.

Se qualcuno ha dimenticato la password, usa Ha dimenticato la password? nella schermata di accesso. Lei non deve fare nulla. Se non funziona, gli invia di nuovo l'invito.

E se qualcuno se ne va litigando?

Succede. Faccia questo, in quest'ordine, lo stesso giorno:

1. Rimuova la persona da Impostazioni → Collaboratori. Il suo accesso sparisce subito.
2. Se era proprietario, controlli prima che ci sia ancora un altro proprietario. Se non riesce a rimuoverlo, è l'ultimo — renda allora prima proprietario qualcun altro.
3. Cambi le password degli accessi condivisi che conosceva: la casella di posta dell'associazione, l'account presso il Suo fornitore di pagamento, i Suoi social. Sono indipendenti da questo sistema e noi non possiamo chiuderli per Lei.
4. Se era connesso su un dispositivo condiviso all'ingresso o al banco, disconnetta quel dispositivo e lo riconnetta con un altro collaboratore.
5. Controlli in Ordini e nelle Sue sessioni di cassa se quel giorno è rimasto qualcosa di aperto da chiudere.

Che cosa non deve fare: eliminare ordini o biglietti che ha creato lui. Fanno parte della Sua contabilità e restano.

Errori frequenti

• Avere un solo proprietario. Se parte in viaggio, nessuno può più accedere alle impostazioni. Ne crei sempre un secondo.
• Dare a un volontario il ruolo amministratore "perché è più comodo". Vede allora tutto il Suo fatturato e può rimborsare. Dia scanner o banco.
• Inviare l'invito all'indirizzo dell'associazione invece che a quello della persona. Due persone nella stessa casella condividono allora un solo account.
• Non fare pulizia dopo la stagione. I volontari di due anni fa hanno ancora accesso. Usi la colonna Ultimo accesso.
• Pensare che rimuovere qualcuno cancelli il suo lavoro. Non succede, ed è un bene.

E se …

E se l'invito non arriva?

Controlli prima l'indirizzo per errori di battitura. Faccia guardare alla persona nella cartella della posta indesiderata. Se non basta, usi Invia di nuovo l'invito. Se continua ad andare storto con un indirizzo aziendale o scolastico, probabilmente è il loro server di posta a bloccare l'e-mail — usi allora un altro indirizzo.

E se qualcuno ha già un account presso un'altra organizzazione?

Allora la Sua organizzazione si aggiunge semplicemente. Accede con la stessa password e passa da un'organizzazione all'altra in alto. Il suo ruolo da Lei è indipendente dal suo ruolo altrove.

E se sono l'unico proprietario e voglio smettere?

Renda prima proprietario qualcun altro e poi faccia rimuovere sé stesso da quella persona. In quest'ordine, perché non ci si può rimuovere da soli.

E se un collaboratore non vede una schermata che io invece vedo?

Allora ha un ruolo che non può aprire quella schermata. Guardi la tabella qui sopra e modifichi il suo ruolo se corrisponde a ciò che deve fare. Non inventi scorciatoie — il ruolo è pensato proprio come confine.

E se ho rimosso qualcuno per sbaglio?

Lo inviti di nuovo con lo stesso indirizzo e-mail. Il suo account esiste ancora, quindi rientra subito con il ruolo che gli assegna. Non deve scegliere una nuova password.

Domande frequenti

Quanti collaboratori posso invitare? Quanti ne ha bisogno. Dia però a ciascuno il ruolo più piccolo che basta.

Qualcuno può avere due ruoli contemporaneamente? Non all'interno della stessa organizzazione. Una persona, un ruolo, per organizzazione. La stessa persona può però avere un ruolo diverso in due organizzazioni.

Il mio scanner vede quanto è costato un biglietto? No. Il ruolo scanner non mostra importi, ordini né indirizzi dei visitatori. Vede una cosa sola: questa persona può entrare, sì o no.

Un amministratore può accedere alle fatture del mio abbonamento? Sì. Le trova sotto Abbonamento → Fatture, con il PDF e l'UBL, e può pagare una fattura aperta. Cambiare formula, disdire, sospendere o impostare il pagamento automatico non può.

Perché un amministratore non può aprire l'elenco dei collaboratori? Perché chi può aggiungere collaboratori può attribuire diritti a sé stesso. Quella porta la tiene chiusa il proprietario.

Posso vedere chi ha fatto che cosa? Sì. Clicchi su un collaboratore e ottiene la sua pagina di dettaglio con due schede: Attività (che cosa ha modificato, con il valore vecchio e quello nuovo) e Scansioni (che cosa ha scansionato all'ingresso, comprese le scansioni che ha respinto). Ogni battuta alla cassa è inoltre nel giornale di cassa; veda La cassa al banco.