Empleados y roles

Esto no lo hace usted solo. El tesorero quiere ver las cifras, el voluntario de la puerta tiene que poder escanear, y su contable quiere entrar una vez al año. Este artículo explica cómo dar a cada uno exactamente lo que necesita, y no más.

Encontrará la pantalla en Ajustes → Empleados. Solo es visible para el propietario.

Lo que necesita de antemano

• El rol propietario. Solo ellos ven esta pantalla; tampoco un administrador tiene acceso, porque quien puede añadir empleados puede darse permisos a sí mismo.
• La dirección de correo de cada persona que quiera invitar. Preferiblemente la dirección que lee a diario.
• Una idea de lo que tiene que poder hacer cada persona. La tabla siguiente le ayuda a elegir.
• Cinco minutos por empleado.

Si se encuentra con una palabra que no conoce, consulte el glosario.

¿Qué es un rol?

Un rol es un nombre para un paquete de permisos. En lugar de marcar veinte casillas por persona, da a alguien un solo rol y el sistema sabe de inmediato qué puede hacer: consultar pedidos, devolver dinero, modificar productos, escanear entradas, etcétera.

Hay cuatro roles: propietario, administrador, taquilla y escáner. Un empleado tiene exactamente un rol dentro de una organización. Si le da otro, ese sustituye al anterior: los roles no se acumulan.

Por qué no todo el mundo puede hacerlo todo

Suena desconfiado, y no lo es. Tres razones, todas prácticas:

1. Un teléfono perdido. El dispositivo de su entrada va en el bolsillo de un abrigo, en manos de un voluntario al que esa noche ve por primera vez. Si ese dispositivo desaparece, no debe poder hacerse nada con él aparte de escanear entradas.
2. Un clic equivocado. Quien no ve un botón Devolver no puede pulsarlo sin querer. La mitad de todos los accidentes se evitan simplemente no mostrando el botón.
3. Tranquilidad para el propio empleado. Un voluntario que solo tiene que escanear no quiere una pantalla llena de cifras de ingresos y ajustes. Menos botones es menos duda.

Los cuatro roles

Rol	Lo que ve y puede hacer	Lo que no ve
Propietario	Todo: ajustes, pagos, empleados, productos, pedidos, devoluciones, informes, tarjetas regalo, abonos anuales, pases externos, caja, escaneo	Nada
Administrador	Productos, precios, franjas horarias, eventos, códigos de descuento, sedes, conjuntos de IVA, pedidos, devoluciones, facturas a los compradores, informes e ingresos, tarjetas regalo, abonos anuales, dispositivos, caja y escaneo, y la página Suscripción con sus facturas (consultar, descargar, pagar), y Soporte	Los ajustes de la organización, el proveedor de pago, la lista de empleados, los pases externos, los revendedores, el acceso API, los mensajes a los visitantes y todo lo que cambia la suscripción en sí: cambiar de plan, cancelar, pausar y configurar el pago automático
Taquilla	Vender en la taquilla, abrir y cerrar la caja, consultar pedidos y entradas, escanear, las entradas de hoy y la facturación de hoy en el escritorio	Modificar productos y precios, devolver dinero, informes, crear tarjetas regalo, ajustes, Soporte
Escáner	Únicamente escanear entradas y ver las entradas de hoy	Importes, pedidos, direcciones de visitantes, productos, informes, ajustes, Soporte

Fíjese en una diferencia que sorprende a mucha gente: un administrador sí puede devolver dinero y sí puede ver todos sus ingresos, pero no puede tocar los ajustes. Una taquilla sí puede vender y cerrar la caja, pero no puede devolver dinero. Es a propósito: una devolución es dinero que sale de su organización.

Con la suscripción pasa lo mismo. Un administrador puede abrir la página Suscripción, consultar y descargar sus facturas y pagar una factura pendiente — justo lo que necesita un tesorero o un contable. Lo que cambia la suscripción en sí se queda con el propietario: cambiar de plan, cancelar, pausar y configurar el pago automático. Vea Su plan, sus facturas y la pausa.

¿Qué rol da a quién?

Quién	Qué rol	Por qué
Usted mismo, cuando monta el sistema	Propietario	Necesita los ajustes y el proveedor de pago
Su covicepresidente o segundo miembro de la junta	Propietario	Alguien más tiene que poder entrar cuando usted esté enfermo
El tesorero	Administrador	Quiere los ingresos, los pedidos y las devoluciones. Conectar el proveedor de pago no lo hace él
Su contable	Administrador	Necesita los informes, los pedidos y sus facturas en Suscripción, no sus ajustes
Quien mantiene los productos y los precios	Administrador	Productos, precios y franjas horarias están en ese rol
El empleado fijo de recepción	Taquilla	Vender, abrir y cerrar la caja, escanear
El voluntario de una sola noche en la puerta	Escáner	Escanea, nada más. También si el teléfono desaparece
El estudiante que echa una mano en verano	Taquilla o escáner	Taquilla si vende, escáner si solo está en la entrada

Atención: dé al tesorero administrador y no propietario, salvo que también tenga que gestionar el proveedor de pago. Dos propietarios son suficientes; tres suele ser uno de más.

Pero mantenga siempre al menos dos propietarios. Un solo propietario está a unas vacaciones o a un ingreso hospitalario de distancia de una organización en la que ya nadie puede acceder a los ajustes.

Invitar a alguien, paso a paso

Paso 1 — Abra la ventana de invitación

Vaya a Ajustes → Empleados. Arriba a la derecha está el botón Invitar a un empleado. Haga clic en él; aparecerá una ventana con tres campos: Correo electrónico, Nombre y Rol.

Paso 2 — Indique la dirección de correo

Esta es la dirección con la que la persona iniciará sesión. Pida la dirección que lee a diario, no una dirección de la asociación que casualmente está a su nombre. Una errata aquí produce una invitación que nadie verá jamás.

Paso 3 — Indique un nombre, si quiere

Opcional. El nombre le ayuda a usted a ver en la lista quién es quién. Si esta persona ya tiene una cuenta —porque también trabaja para otra organización—, se mantiene su propio nombre y se ignora el que usted haya puesto.

Paso 4 — Elija el rol

Elija entre los cuatro roles; por defecto está seleccionado Taquilla. Debajo de la lista desplegable aparece qué puede y qué no puede hacer un escáner, y cuándo es mejor elegir taquilla. Lo que puede hacer exactamente cada rol lo ve en una frase debajo del rol de cada empleado en la lista. Es la misma frase que la persona invitada leerá en su correo, de modo que ustedes dos no manejen dos promesas distintas.

Paso 5 — Envíe

Haga clic en Invitar. Recibirá una confirmación de que el correo ha salido, y la persona aparecerá de inmediato en su lista con el estado invitado.

Lo que ve la persona invitada en su buzón

Recibe un correo de su organización que contiene:

• quién le invita: el nombre de su organización, no el de la plataforma;
• qué rol recibe y qué puede hacer ese rol, en una frase;
• el botón Establezca su contraseña, con el enlace repetido debajo;
• con qué inicia sesión en la app de escaneo: el código de organización, su dirección de correo y la contraseña que elija.

El enlace de ese correo es válido durante 7 días. Después, pida uno nuevo con Invitar de nuevo.

Lo que hace: hacer clic en el enlace, escribir dos veces una contraseña de su elección y guardar. Después ya está dentro. No tiene que instalar nada ni pagar nada. Si va a escanear en la puerta, después instalará además la app de escaneo e iniciará sesión allí con el código de organización y la misma dirección de correo. Vea App de escaneo y personal de escaneo.

En cuanto haya establecido su contraseña, su estado en su lista pasa de invitado a activo, y su dirección de correo queda confirmada al mismo tiempo.

Si esa dirección de correo ya tiene una cuenta, su organización simplemente se añade; pasa a activo en cuanto inicia sesión por primera vez. Un solo usuario, varias organizaciones, con un rol propio por organización. La misma persona puede ser administrador en su organización y escáner en el club de al lado.

¿No ha llegado el correo o ha caducado el enlace? Use en la lista la acción Invitar de nuevo; saldrá entonces un enlace nuevo. Pida también a la persona que mire en su carpeta de correo no deseado. También puede usar ella misma ¿Ha olvidado su contraseña? en la pantalla de acceso.

Cuánto tiempo es válida una invitación

El enlace de la invitación es válido durante 7 días. Si ha caducado, o si el correo nunca llegó, use en la lista o en la página de detalle el botón Invitar de nuevo. Se envía un enlace nuevo, otra vez para 7 días, y el anterior deja de funcionar.

Un correo normal para restablecer la contraseña solo es válido una hora. Está pensado para quien ha perdido su contraseña y se ocupa de ello en el momento, no para una invitación que pasa unos días en un buzón.

Cambiar un rol

Haga clic en la lista, en la persona correspondiente, en Cambiar el rol, elija el nuevo rol y confirme. El rol antiguo se sustituye, no se añade.

Dos cosas que conviene saber:

• El cambio es inmediato. Si la persona está en ese momento con la sesión iniciada, lo notará en cuanto abra la siguiente pantalla.
• El último propietario no puede degradarse a sí mismo. Siempre tiene que quedar uno, porque si no, ya nadie puede acceder a los ajustes, los pagos y los empleados, y eso solo puede deshacerlo un administrador de la plataforma. Si aun así lo intenta, recibirá el aviso de que debe quedar al menos un propietario.

La página de detalle de un empleado

Haga clic en la lista sobre el nombre de alguien —o sobre la acción Detalles— y obtendrá su propia página. Allí está reunido todo sobre esa única persona: quién es, qué puede hacer y qué ha hecho.

Lo que aparece arriba

Lo que ve	Lo que significa
Nombre y correo electrónico	Con lo que inicia sesión. La dirección no puede cambiarla aquí: es su cuenta
Rol	Su rol con usted, con debajo una frase que dice qué puede hacer ese rol
Idioma	El idioma de su pantalla y de los correos que recibe
Acceso	activo cuando ha establecido su contraseña (o, con una cuenta existente, ha iniciado sesión por primera vez), invitado mientras eso no haya ocurrido
Último acceso	Cuándo entró aquí por última vez
Invitado el / Aceptado el	Cuándo salió la invitación y cuándo la usó
Dispositivos	Los dispositivos en los que ha escaneado o ha trabajado en la caja
Hoy, Esta semana, Total	Cuánto ha escaneado, y cuánto de eso se rechazó

Sobre esos dispositivos: un dispositivo pertenece a su organización y no a una persona. El teléfono de la puerta pasa de mano en mano por la noche. Lo que aparece aquí no es, por tanto, una asignación sino una observación: en esto ha trabajado.

Lo que puede modificar

Con el botón Editar cambia tres cosas: el nombre, el rol y el idioma. Nada más, y es a propósito.

No puede establecer una contraseña para otra persona. Una contraseña que conocen dos personas no es una contraseña: circula por teléfono, aparece en un chat de grupo, y cuando más adelante algo sale mal ya nadie puede decir quién ha sido. En su lugar hay dos botones:

• Enviar correo de restablecimiento: para alguien que ya había entrado y ha perdido su contraseña. Recibe un enlace y elige él mismo una contraseña nueva. Usted no ve nunca esa contraseña.
• Invitar de nuevo: para alguien que no ha usado nunca su invitación. Ese botón desaparece en cuanto está dentro.

Además está el botón Eliminar, que hace lo mismo que en la lista: su acceso a su organización desaparece, su cuenta y su trabajo se mantienen.

Dos límites siguen valiendo también aquí: no puede eliminarse a sí mismo, y el último propietario no puede ser degradado ni eliminado. Si aun así lo intenta, recibirá el aviso de que debe quedar al menos un propietario.

¿Puede todo el mundo ver esta página?

No. La lista de miembros, con las direcciones de correo de todos, sigue reservada al propietario.

Pero: cada uno puede abrir su propia página. Un voluntario que quiera comprobar cuánto escaneó ayer no tiene que molestar a nadie para eso. Ve entonces sus propios datos, su propia actividad y sus propios escaneos, y no puede cambiar nada: el botón Editar no aparece para él.

La página de un compañero no la ve. Y si alguien trabaja también para otra organización, todo lo que hace allí se queda allí: usted ve únicamente lo que ha ocurrido en su organización.

El registro de actividad: quién ha cambiado qué

En la página de detalle está la pestaña Actividad. Allí aparece, por línea: cuándo, qué ocurrió, sobre qué, y antiguo → nuevo.

Un ejemplo de una línea así: 14/05/2026 11:02 · Modificado · Precio · amount_cent: 1200 → 1500. En lenguaje humano: ese día, a las once y dos, esta persona cambió un precio de 12 a 15 euros.

Lo que registra

• Productos, precios, franjas horarias y eventos: crear, modificar, eliminar.
• Códigos de descuento y tarjetas regalo.
• Sedes.
• Conjuntos de IVA.
• Los ajustes de su organización y sus ajustes de facturas a los compradores.
• La conexión y desconexión de un proveedor de pago.
• Claves API: crearlas y revocarlas.
• Mensajes a los visitantes que se han enviado.
• Empleados: invitar, cambiar un rol, eliminar a alguien.
• Devoluciones y entradas canceladas.
• Sesiones de caja: abrir y cerrar, con la diferencia de caja incluida, y quién abrió la caja en la app y en qué dispositivo.

En un cambio aparece siempre el valor antiguo y el nuevo. Es exactamente para lo que existe: «el precio ha cambiado» no ayuda a nadie, «de 12 a 15 euros, por Jan, el 14 de mayo» sí.

Lo que a propósito no registra

• Contraseñas, claves api, tokens y otros secretos. Se mantienen fuera de forma activa. Una clave de su proveedor de pago en una línea del registro sería peor que no tener registro: estaría ahí en texto legible y se quedaría un año.
• Consultar. El registro dice lo que alguien ha cambiado, no qué pantallas ha abierto.
• Las ventas en la taquilla. Cada apunte está ya en el diario de caja, que tiene una conservación propia y mucho más estricta. Vea La caja de mostrador.
• Los escaneos. Están en su propia pestaña, más abajo.
• Cambios sin diferencia. Si guarda una pantalla sin modificar nada, no se añade ninguna línea.

Buscar en el registro

Encima de la tabla hay cuatro filtros: tipo de acción (creado, modificado, eliminado, rol cambiado, …), tipo de objeto (producto, precio, sede, …), un periodo de–a, y el registro en el que se trabajó.

Las líneas no se pueden modificar ni eliminar, tampoco por un propietario. Un registro en el que se puede borrar no responde a la pregunta para la que existe. Las líneas de más de un año se limpian automáticamente.

El historial de escaneos: quién ha escaneado qué

La segunda pestaña se llama Escaneos. Para un empleado con el rol escáner esta es la parte más importante de la página.

Arriba en la página, en el bloque Escaneos, hay tres cifras: hoy, esta semana y total, cada vez con el número de escaneos rechazados detrás. Ese último número es el interesante. Muchos rechazos significan o bien una entrada a la que la gente llega con el día equivocado, o bien alguien que escanea el código equivocado. Las dos cosas merecen la pena saberse.

Lo que aparece en cada línea

Columna	Qué es
Cuándo	El momento del escaneo. Si se escaneó sin conexión, debajo aparece cuándo lo transmitió el dispositivo
Entrada o abono anual	Qué entrada o qué abono anual se puso delante del lector. Si se escaneó un código que no corresponde a nada, aparece código desconocido
Titular	El nombre en la entrada o en el abono anual, si lo hay
Resultado	Acceso, Ya escaneada, No válida, Día incorrecto o Cancelada
Dispositivo	El dispositivo con el que se escaneó

Los escaneos rechazados también están ahí. Es a propósito: un escaneo que no dio nada es exactamente la línea que busca cuando alguien afirma después que no le dejaron pasar.

¿Escaneado sin conexión? La app de escaneo sigue funcionando sin red. Un escaneo así aparece a la hora en que ocurrió, con debajo la hora en que se transmitió. Eso explica por qué una entrada a veces no figuraba como usada en el sistema hasta la noche.

Puede filtrar por resultado, por solo hoy, y por un periodo de–a. El escaneo más reciente aparece arriba.

Los escaneos, igual que el registro de actividad, no se pueden modificar ni eliminar. Un recuento en la puerta que se puede ajustar después no es un recuento.

Eliminar a alguien después de la temporada

En la lista figura, por cada empleado, cuándo accedió por última vez. Esa es la columna con la que, después de una temporada, ve qué voluntarios siguen teniendo acceso y llevan un año sin aparecer. Si pone nunca, esa persona no ha usado nunca su invitación.

Para eliminar use la acción Eliminar en la persona correspondiente. Primero recibirá una pregunta de confirmación.

Lo que ocurre entonces:

• su acceso a su organización desaparece, de inmediato;
• su cuenta sigue existiendo, porque es suya, y puede que además trabaje para otra organización;
• lo que creó se mantiene: un pedido del mes pasado no puede desaparecer porque un voluntario lo haya dejado.

No puede eliminarse a sí mismo, y no puede eliminar al último propietario.

Conviértalo en costumbre: una vez al año, después de la temporada, recorrer esta lista y eliminar a quien ya no pertenezca. Cuesta cinco minutos y es la medida de seguridad más barata que existe.

Las contraseñas, y por qué nosotros no elegimos ninguna

No puede establecer una contraseña para un empleado. No es un botón que falta: es intencionado.

Una contraseña que conocen dos personas no es una contraseña. Circula por teléfono, aparece en un chat de grupo, se queda en un papelito. Y cuando más adelante algo sale mal, ya nadie puede decir quién ha sido.

Por eso: usted invita a una dirección de correo, y la persona detrás de esa dirección elige ella misma su contraseña a través de un enlace en su propio buzón. Eso es al mismo tiempo la prueba de que gestiona de verdad ese buzón.

Si alguien ha olvidado su contraseña, usa ¿Ha olvidado su contraseña? en la pantalla de acceso. Usted no tiene que hacer nada para eso. Si no funciona, le reenvía su invitación.

¿Y si alguien se va enfadado?

Pasa. Haga esto, en este orden, el mismo día:

1. Elimine a la persona en Ajustes → Empleados. Su acceso desaparece entonces de inmediato.
2. Si era propietario, compruebe primero que queda otro propietario. Si no puede eliminarle, es que es el último: haga entonces propietario primero a otra persona.
3. Cambie las contraseñas de los accesos compartidos que él conocía: el buzón de la asociación, la cuenta en su proveedor de pago, sus redes sociales. Esos son ajenos a este sistema y nosotros no podemos cerrarlos por usted.
4. Si tenía la sesión iniciada en un dispositivo compartido en la puerta o en la taquilla, cierre la sesión de ese dispositivo y vuelva a iniciarla con otro empleado.
5. Compruebe en Pedidos y en sus sesiones de caja si ese día queda algo abierto que haya que cerrar.

Lo que no tiene que hacer: eliminar pedidos o entradas que él creara. Forman parte de su contabilidad y se quedan.

Errores frecuentes

• Tener un solo propietario. Si se va de viaje, ya nadie podrá acceder a los ajustes. Cree siempre un segundo.
• Dar a un voluntario el rol de administrador «porque es más fácil». Verá entonces todos sus ingresos y podrá devolver dinero. Dele escáner o taquilla.
• Enviar la invitación a la dirección de la asociación en lugar de a la de la persona. Dos personas en el mismo buzón compartirán entonces una sola cuenta.
• No hacer limpieza después de la temporada. Voluntarios de hace dos años siguen teniendo acceso. Use la columna Último acceso.
• Pensar que eliminar borra el trabajo de alguien. No ocurre, y menos mal que es así.

¿Y si …?

¿Y si la invitación no llega?

Compruebe primero la dirección por si hay erratas. Pida a la persona que mire en su carpeta de correo no deseado. Si eso no ayuda, use Volver a enviar la invitación. Si sigue fallando con una dirección de una empresa o de un colegio, lo más probable es que su servidor de correo esté bloqueando el mensaje: use entonces otra dirección.

¿Y si alguien ya tiene una cuenta en otra organización?

Entonces su organización simplemente se añade. Inicia sesión con la misma contraseña y cambia de organización en la parte superior. Su rol con usted es independiente de su rol en otro sitio.

¿Y si soy el único propietario y quiero dejarlo?

Haga primero propietario a otra persona y deje después que esa persona le elimine a usted. En ese orden, porque eliminarse a sí mismo no es posible.

¿Y si un empleado no ve una pantalla que yo sí veo?

Entonces tiene un rol que no puede abrir esa pantalla. Mire la tabla de arriba y cambie su rol si eso encaja con lo que tiene que hacer. No se invente un rodeo: el rol está pensado como el límite.

¿Y si he eliminado a alguien por error?

Vuelva a invitarle con la misma dirección de correo. Su cuenta sigue existiendo, así que entra de nuevo enseguida con el rol que usted le dé. No tiene que elegir una contraseña nueva.

Preguntas frecuentes

¿A cuántos empleados puedo invitar? A tantos como necesite. Pero dé a cada uno el rol más pequeño que baste.

¿Puede alguien tener dos roles a la vez? No dentro de la misma organización. Una persona, un rol, por organización. Sí puede la misma persona tener un rol distinto en dos organizaciones.

¿Ve mi escáner cuánto ha costado una entrada? No. El rol escáner no muestra importes, ni pedidos, ni direcciones de visitantes. Ve una sola cosa: si esta persona puede pasar, sí o no.

¿Puede un administrador acceder a las facturas de mi suscripción? Sí. Las encuentra en Suscripción → Facturas, con el PDF y el UBL, y puede pagar una factura pendiente. Cambiar de plan, cancelar, pausar o configurar el pago automático no puede.

¿Por qué no puede un administrador abrir la lista de empleados? Porque quien puede añadir empleados puede darse permisos a sí mismo. Esa puerta la mantiene cerrada el propietario.

¿Puedo ver quién ha hecho qué? Sí. Haga clic en un empleado y obtendrá su página de detalle con dos pestañas: Actividad (lo que ha modificado, con el valor antiguo y el nuevo) y Escaneos (lo que ha escaneado en la puerta, también lo que rechazó). Además, cada apunte en la caja figura en el diario de caja; vea La caja de mostrador.