Eventos

Este artículo pone en línea, de una sola vez, un evento único: un nombre, una fecha y unos cuantos tipos de entrada con su precio. Hay un asistente para ello, para que no se olvide de nada. Cuente con un cuarto de hora, y su cena benéfica estará en su tienda.

¿Qué es un evento?

Un evento es un momento único con nombre propio, fecha propia y su propio número de plazas: la cena benéfica del sábado 13 de marzo, el concurso del viernes por la noche, el preestreno de las 20 h, el concierto de Navidad.

La diferencia con un producto normal está en la fecha. Un evento tiene una y después se acaba: al día siguiente ya no está en su tienda. Un producto normal — una entrada de día para su museo — sigue vigente hasta que usted mismo lo pone en inactivo.

Por cierto, un evento no es una cosa distinta de un producto. Es un producto con una fecha. Eso se nota cuando abre uno para editarlo: recibe el mismo formulario que con un producto, con la misma lista de precios debajo. La pantalla Eventos solo los agrupa de otra manera, para que no tenga que pensar en cómo está montado por dentro.

¿Evento o producto normal?

Si duda, use esta tabla.

Qué vende	Elija	Por qué
Cena benéfica el 13 de marzo	Evento	Una fecha, después se acaba
Concurso del viernes por la noche	Evento	Ídem
Función en tres noches	Tres eventos	Cada noche con su propio aforo
Entrada de día para su museo, todo el año	Producto	Sin fecha de fin
Visita guiada cada sábado a las 14 h	Producto con franjas horarias	Se repite, con una hora
Curso de seis clases, vendido en conjunto	Serie	Una venta, varios momentos
Mercado navideño, tres días de entrada libre	Producto por día o un solo producto	Sin aforo fijo por momento

Regla práctica: si se repite, es un producto. Si ocurre una sola vez, es un evento. Si su visitante tiene que elegir una hora, en ambos casos necesita franjas horarias; véase Franjas horarias.

Qué necesita de antemano

• Una cuenta con el rol Propietario o Administrador.
• El nombre de su evento, tal como debe aparecer en la tienda.
• La fecha.
• Una o varias sedes activas rellenadas, si su evento se celebra en un sitio concreto.
• Los tipos de entrada que vende, con su precio. Si no conoce su tipo de IVA, lea primero Productos y precios.
• Un cuarto de hora.

Si se encuentra con una palabra que no conoce, está en el glosario.

Montar un evento

Paso 1 — abrir el asistente

1. Haga clic en Ventas en el menú de la izquierda y después en Eventos.
2. Ahora ve la lista con sus eventos, con su fecha, sus plazas y cuántas se han vendido. Si todavía no hay nada, verá el aviso de que aún no hay eventos.
3. Haga clic arriba a la derecha en Nuevo evento. Se abre un asistente de dos pasos. Arriba ve esos dos pasos: El evento y Tipos de entrada.

Paso 2 — el evento

Introduzca:

Campo	Qué introduce
Nombre del evento	Un campo por cada idioma que muestre su tienda. Su idioma predeterminado es obligatorio.
Fecha	Obligatoria. Haga clic en el campo y se despliega un calendario.
Sede	Déjelo vacío si su evento no depende de una sede concreta. Solo aparecen las sedes activas.
Plazas en total	Déjelo vacío para ilimitado. Lea la advertencia de abajo.
Descripción	Aparece en su tienda debajo del nombre. Tres líneas de texto.
Conjunto de IVA	Los tipos de IVA que se aplican a este evento. Passavo propone el conjunto del país de su sede; véase Conjuntos de IVA.

Atención: Plazas en total se aplica a cada tipo de entrada por separado (en el bloque Aforo como Máximo por día), y lo ve en la lista, en la columna Plazas. Es un límite estricto: su tienda de entradas, su caja y sus revendedores venden del mismo cupo y se detienen solos cuando se agota. Si indica 100 para un evento con entrada de adulto y de niño, eso significa, eso sí: como máximo 100 adultos y como máximo 100 niños, no un cupo común de 100. Si quiere un único límite para todas las entradas juntas, venda con un solo tipo de entrada.

Después haga clic en Siguiente.

Paso 3 — los tipos de entrada

Un tipo de entrada es una clase de entrada: Adulto, Niño, Entrada de apoyo.

Verá un bloque. Por cada tipo de entrada introduce tres cosas:

• Nombre — por ejemplo Adulto. Si lo deja vacío, solo hay una clase de entrada y se llama igual que su evento.
• Precio — en euros, o sea 25 o 12,50. Puede usar coma. El cero también vale: entonces es una inscripción gratuita.
• Tipo de IVA propio — si lo deja vacío, el tipo de entrada recibe el tipo para acceso del conjunto de IVA del paso 2 (verá ese tipo en gris en el campo). Si introduce un porcentaje, como 6 o 0, ese tipo vale para este único tipo de entrada.

Haga clic en Añadir un tipo de entrada para cada clase de entrada siguiente. Se añade entonces un bloque.

Abajo está el interruptor El mismo precio también en el mostrador. Está activado, y normalmente es lo que usted quiere: así obtiene de inmediato un precio en línea y un precio de mostrador con el mismo importe. Si lo desactiva, vende este evento únicamente en línea hasta que añada usted mismo un precio de mostrador.

Haga clic en Crear.

Un ejemplo completo: la cena benéfica de la banda de música

La banda de música organiza el sábado 13 de marzo de 2027 una noche de espaguetis en la sala parroquial. Los adultos pagan 18 euros, los niños 10 euros, y quien no puede venir pero quiere apoyar compra una entrada de apoyo de 5 euros. Hay sitio para ciento cincuenta personas. El IVA de la comida es del 6 %; la entrada de apoyo es un donativo y lleva el 0 %.

Paso 1. Ventas → Eventos → Nuevo evento.

Paso 2 — el evento.

• Nombre del evento: Noche de espaguetis de la banda
• Fecha: 13/03/2027
• Sede: Sala parroquial
• Plazas en total: 150
• Descripción: Espaguetis con salsa casera, servicio continuo de 17 a 21 h. Opción vegetariana a petición.
• Conjunto de IVA: deje lo que propone Passavo.

Haga clic en Siguiente.

Paso 3 — los tipos de entrada. Rellena tres bloques. Como la comida y la entrada de apoyo tienen cada una su propio tipo, aquí introduce usted mismo el tipo de IVA:

Nombre	Precio	Tipo de IVA propio
Adulto	18	6
Niño	10	6
Entrada de apoyo	5	0

El mismo precio también en el mostrador lo deja activado: en la entrada vende las mismas entradas al mismo precio.

Haga clic en Crear.

Lo que ve ahora. Vuelve a la lista de eventos. Hay tres filas con la fecha 13/03/2027:

• Noche de espaguetis de la banda — Adulto
• Noche de espaguetis de la banda — Niño
• Noche de espaguetis de la banda — Entrada de apoyo

Cada fila tiene su propia columna Vendidas, que está a cero. No es un fallo: cada tipo de entrada es por dentro un producto propio, y enseguida volvemos a ello.

En su tienda el evento aparece con sus tres entradas una debajo de otra, cada una con su propio selector de cantidad:

Un visitante elige dos adultos y un niño, paga y recibe sus entradas por correo. En la entrada usted las escanea. Véase La aplicación de escaneo.

Por qué cada tipo de entrada es una fila propia

Esto confunde a casi todo el mundo la primera vez, así que aquí está la razón.

Una entrada infantil tiene su propio precio, su propio tipo de IVA y su propio contador. Tres cosas que se mueven independientemente. Si las metiera en un solo producto, ya no podría decir cuántos niños vienen, y su declaración de IVA no cuadraría cuando la comida va al 6 % y la bebida al 21 %.

Lo que eso significa para usted, en la práctica:

• en la lista de eventos los ve agrupados por fecha, con cuántos se han vendido en cada fila;
• editar se hace por tipo de entrada: haga clic en la fila y recibirá el mismo formulario que con un producto normal, con los precios debajo;
• añadir un tipo de entrada se hace creando un producto nuevo con la misma fecha; se suma solo al resto;
• retirar de la venta una clase de entrada se hace poniendo ese producto concreto en inactivo. El resto se queda.

El número de Vendidas sale de las líneas de pedido y no de las entradas: una entrada de grupo de diez plazas cuenta como diez. Cuenta los pedidos pagados, pendientes de pago o parcialmente reembolsados. Un pedido cancelado, caducado o reembolsado por completo ya no cuenta; una entrada anulada suelta dentro de un pedido pagado, sí.

Un evento con turnos

La hora de un evento no se introduce aparte. No es un olvido: en la mayoría de las cenas benéficas el servicio es continuo y una hora no significa nada.

Si organiza dos turnos — a las 12 h y a las 18 h, cada uno con su propio número de plazas —, tiene dos posibilidades.

Enfoque	Cuándo
Dos eventos	Los turnos son realmente independientes: aforo propio, precio de entrada propio, quizá incluso otro nombre
Un evento con franjas horarias	Es la misma venta, solo que con otra hora

Para dos eventos recorre el asistente simplemente dos veces, por ejemplo con los nombres Noche de espaguetis — mediodía y Noche de espaguetis — noche.

Para franjas horarias crea el evento como se explica arriba y va después a Ventas → Franjas horarias. En cuanto hay franjas horarias preparadas para un tipo de entrada, su visitante tiene que elegir una obligatoriamente. Si trabaja con varios tipos de entrada, ejecute el generador para cada uno de esos tipos: cada uno tiene sus propias franjas con sus propias plazas. Véase Franjas horarias.

Una franja horaria es también la manera de poner un límite estricto a su venta. El aforo de una franja horaria se vigila en línea y en la taquilla, y una franja llena ya no la puede comprar nadie. Si lo quiere para un evento sin turnos, cree por cada tipo de entrada una sola franja horaria el día de su evento: ponga Desde y Hasta el en ese día, y Primer inicio y Último inicio a la misma hora.

Inscripciones gratuitas

Ponga el precio en 0.

Su visitante recorre entonces el mismo pedido, introduce los mismos datos, recibe el mismo correo de confirmación y la misma entrada escaneable — pero no hay ningún pago de por medio. No se le redirige a ninguna página de pago.

Eso es práctico para:

• una asamblea de socios en la que quiere saber cuántas sillas debe poner;
• una jornada de puertas abiertas con un número limitado de plazas;
• una charla gratuita para la que aun así quiere una lista de participantes;
• una lista de espera, en la que contacta más adelante.

En ese caso, active Nombre en la entrada en el producto: así el pedido pide el nombre de cada participante y tiene su lista de inmediato. Véase Productos y precios.

Atención: gratis significa también sin ninguna barrera. Quien no paga nada, falta más fácilmente. En un evento gratuito con plazas limitadas, no dude en pedir un euro simbólico, o envíe un recordatorio el día antes.

Después del evento

Un evento terminado desaparece solo de su tienda de entradas. No tiene que hacer nada: el día después de la fecha ya no está ahí.

En la backoffice se queda sin más, con todos sus pedidos, entradas y escaneos. Esa es su lista de participantes del año pasado, y el año que viene querrá volver a encontrarla — para saber cuántos espaguetis tiene que cocer, o para invitar a la gente del año pasado.

La lista de eventos muestra por defecto solo lo que está por venir. Arriba está el filtro Solo lo que está por venir; desactívelo y verá también los eventos del año pasado.

Lo que puede hacer después: consultar en el menú Entradas cada entrada vendida, con el nombre, el producto, la fecha y si se ha escaneado — así ve cuántas de sus entradas vendidas han entrado de verdad. Los pedidos en sí están en Pedidos (véase Seguimiento de pedidos). Y puede copiar el evento del año pasado en Ventas → Productos, con el botón Copiar en cada tipo de entrada, y después ajustar la fecha y los precios.

Errores frecuentes

Creer que «Plazas en total» detiene la venta. El número se pone en cada tipo de entrada por separado, y su tienda y su caja siguen vendiendo sin más cuando se alcanza. Vigile la columna Vendidas, o trabaje con una franja horaria por tipo de entrada.

Crear tres productos sueltos en lugar de usar el asistente. Se puede, pero entonces se olvida del tercer precio. El asistente guarda el evento y todos sus tipos de entrada de un solo movimiento.

Olvidar la fecha. Sin fecha no es un evento sino un producto normal, y entonces no se acaba solo. El asistente pide la fecha de forma obligatoria; si crea el evento como producto, el campo Fecha del evento es fácil de pasar por alto.

Editar el evento del año pasado en lugar de copiarlo. Pierde así su lista de participantes: los pedidos del año pasado pasan a apuntar de repente a un evento de este año. Cópielo y modifique la copia.

Desactivar «El mismo precio también en el mostrador» sin añadir un precio de mostrador. Su caja de la entrada rechaza entonces la entrada, porque no hay ningún precio para el canal Taquilla. Añada uno en el tipo de entrada.

Qué pasa si …

¿Qué pasa si mi evento no aparece en la tienda?

Compruebe en este orden:

1. ¿Está marcada la casilla Activo en el tipo de entrada?
2. ¿Es la fecha hoy o posterior? Un evento de ayer desaparece solo.
3. ¿Tiene el tipo de entrada un precio para el canal En línea que sea válido hoy?

¿Qué pasa si me he olvidado de un tipo de entrada?

Vaya a Ventas → Productos, cree un producto nuevo del tipo Evento con el mismo nombre y la misma fecha, y póngale un precio. O más rápido todavía: copie un tipo de entrada existente del mismo evento, ajuste el nombre y el precio, y actívelo.

¿Qué pasa si el evento no se celebra?

Ponga todos los tipos de entrada en inactivo, para que no se venda nada más. Las entradas vendidas siguen existiendo — es intencionado, porque así sabe a quién tiene que avisar. La devolución del importe y la anulación de las entradas se hacen en los pedidos; véase Anular y devolver el importe. Si prefiere conservar el dinero en casa, ofrezca una tarjeta regalo en lugar de una devolución; pregúnteselo siempre a su visitante, porque una devolución en dinero es un derecho suyo. Véase Tarjetas regalo.

¿Qué pasa si quiero más plazas de las que he introducido?

Abra el tipo de entrada, despliegue el bloque Aforo y ajuste Máximo por día. Si trabaja con franjas horarias, ajuste el aforo de la franja con el botón Cambiar el aforo en Ventas → Franjas horarias.

¿Qué pasa si dos personas compran a la vez la última plaza?

Entonces solo una de ellas se queda con esa plaza. Con o sin franja horaria: la última plaza se comprueba y se reserva en un solo movimiento, y su tienda online, su caja y sus revendedores venden del mismo cupo. Quien llega tarde recibe el aviso de que el evento está agotado, o de cuántas plazas quedan.

En su tienda, sus visitantes ven cuántas plazas quedan libres, y Agotado en cuanto se llena. En la caja aparece lo mismo en el botón del producto. Una plaza retenida durante el pago vuelve sola al cabo de diez minutos si el comprador abandona.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear un evento con una sola clase de entrada? Sí. Deje vacío el nombre del tipo de entrada. Su visitante verá entonces sin más el nombre de su evento con un precio debajo.

¿Puedo cambiar el precio de un evento más adelante? Sí, pero no sobrescriba el precio existente. Póngale una fecha de fin y cree una fila nueva. Véase Productos y precios.

¿Por qué aparecen mis tres tipos de entrada como tres filas en la lista? Porque por dentro son tres productos, cada uno con su propio precio, IVA y contador. Eso sí, aparecen juntos en la misma fecha.

¿Desaparecen mis pedidos cuando el evento ha terminado? No. Solo de la tienda. En la backoffice se queda todo: pedidos, entradas y escaneos.

¿Puedo obtener una lista de participantes con nombres? Sí, si ha activado Nombre en la entrada en el producto. Entonces se pide el nombre de cada participante al hacer el pedido. Ese nombre figura en cada entrada: en la tabla Entradas del pedido y en el menú Entradas.