Abonos anuales

Un abono anual es un pase nominativo con el que la misma persona puede entrar durante toda una temporada. Este artículo explica en qué se diferencia de una entrada normal, cómo vender un pase así en su tienda y en su mostrador, qué recibe el titular, qué ve su personal de escaneo en la puerta, y cuándo renovar en lugar de volver a vender.

Entrada, abono anual o suscripción: qué es qué

Esas tres palabras se usan indistintamente. En Passavo significan esto.

	Entrada	Abono anual
Vale para	Un día, o una franja horaria	Un periodo, normalmente doce meses
Se agota tras	Un escaneo	Nada. Se escanea de nuevo en cada visita
Es nominativo	No necesariamente	Siempre
Qué mide usted	Pases vendidos	Pases vendidos y visitas
Tipo de producto	Entrada	Abono anual

Abono anual es, pues, en esta pantalla sencillamente el nombre técnico del tipo de producto. Al pase que sale de ahí puede llamarlo de cara al público como quiera.

Tres ejemplos de la misma cosa con otro nombre:

• La tarjeta de amigo de un museo. Cincuenta euros al año, entrar tantas veces como quiera y una invitación a la inauguración de cada exposición.
• El abono de temporada de una piscina. Va de septiembre a junio, y la piscina quiere que la misma persona pueda entrar varias veces al día — por la mañana a hacer largos y por la tarde con los niños.
• La tarjeta de apoyo de un círculo de historia local. En realidad un donativo con una ventaja asociada: el titular recibe acceso gratuito a la exposición permanente y al anuario.

En los tres casos crea un producto del tipo Abono anual.

Por qué un abono anual es siempre nominativo

En la entrada, un pase sin nombre no se puede controlar. Quien lo tenga en la mano puede pasar. Una tarjeta de amigo en una familia de cinco se convierte entonces en cinco tarjetas de amigo, y al cabo de un año son una calle entera.

Por eso cada abono anual es nominativo: en el mostrador la caja pide el nombre, y en la tienda web el comprador lo introduce (véase el paso 1). Ese nombre figura en el pase. Su personal puede entonces contrastar el nombre con el visitante. Que usted conserve ese nombre es también, de inmediato, un tratamiento de datos personales; lo que tiene que contar al respecto está en Privacidad y condiciones.

Qué necesita de antemano

• El rol Propietario o Administrador: solo ellos pueden gestionar productos y abonos anuales.
• Una decisión sobre la duración: doce meses desde la venta, u otro número de meses.
• Una decisión sobre el número de visitas por día: una, otra cifra, o ilimitadas.
• Un método de pago que funcione si quiere vender el pase en línea, véase Conectar un proveedor de pago.
• Una aplicación de escaneo en la entrada, véase Aplicación de escaneo y personal de escaneo.
• Alrededor de un cuarto de hora.

Paso 1 — Crear el producto

1. Vaya en el menú de la izquierda a Productos.
2. Haga clic arriba a la derecha en Nuevo producto.
3. En Tipo, elija Abono anual.
4. Póngale el nombre que conocen sus visitantes: Tarjeta de amigo, Abono de temporada, Abono anual adulto.
5. Ponga el precio. Si vende varias tarifas (adulto, niño, familia), cree productos separados para ellas. Cada producto tiene su propio precio y su propio nombre en el pase.
6. En el bloque El abono, rellene los dos ajustes propios de este tipo:

Ajuste	Qué hace
Válido en meses	Cuánto dura el pase, como mínimo un mes. Vacío = doce meses
Visitas por día	Cuántas veces deja entrar el mismo pase en un día. Vacío = una vez; cero = ilimitadas

7. Active Nombre en la entrada. Sin ese interruptor, un comprador no puede introducir un nombre por pase en la tienda web, y en cada pase figura el nombre del comprador.
8. Haga clic en Crear.

Atención: en visitas por día, el cero significa ilimitadas y no cero. Si quiere una visita por día, deje el campo vacío.

Cómo se cuenta la duración

La validez corre desde la venta y no hasta el final del año natural. Quien compra en noviembre no debería recibir un pase de seis semanas.

Un pase que se vende el 1 de marzo llega hasta el 28 de febrero del año siguiente, incluido. El último día está una vez, no dos. Si el pase nuevo empezara el 1 de marzo y el antiguo terminara el 1 de marzo, con cada renovación se desplazaría un día, y al cabo de diez años eso se notaría.

Si aun así trabaja por temporadas — del 1 de abril al 31 de octubre, por ejemplo —, ponga en el producto una validez en meses más corta, o emita los pases a mano con fechas fijas (véase Qué pasa si … más adelante). Las fechas de un pase ya vendido no se pueden modificar después.

Una visita por día es el valor predeterminado seguro. Un abono anual que deja entrar dos veces la misma mañana es un abono anual que se pasa de mano en mano en la puerta: uno entra, sale y pasa el móvil. Para una piscina o una cervecería, súbalo sin problema, o póngalo a cero para ilimitadas.

Paso 2 — Vender en la tienda de entradas

No hay nada especial que hacer. El pase aparece entre sus entradas y se compra como todo lo demás. Una diferencia: en la página de pago, el comprador introduce por pase el nombre del titular. Si compra tres para su familia, introduce tres nombres y recibe tres pases.

Ese nombre figura en el pase y se puede modificar después, véase más abajo.

Paso 3 — Vender en el mostrador

Registre el abono anual como cualquier otro producto. La caja pide primero el nombre del visitante y solo después cobra.

Ese orden es deliberado. En un pase ya impreso o ya enviado por correo no se puede añadir un nombre. Así que pida el nombre mientras el visitante todavía está delante de usted, y escríbalo bien a la primera — véanse los errores frecuentes más abajo.

Qué recibe el titular

Después del pago, el pase aparece en la página de confirmación y en el correo, con:

• un código QR que se escanea en la entrada;
• botones para meter el pase en Apple Wallet o Google Wallet.

Apple Wallet y Google Wallet son las aplicaciones que vienen de serie en casi todos los móviles y en las que la gente guarda sus tarjetas bancarias y sus tarjetas de embarque. Un toque en el botón y el abono anual está dentro; el visitante ya no tiene que volver a buscar un correo. Hay más sobre esto en Pases de wallet.

La versión de wallet de un abono anual es un pase genérico y no una tarjeta de evento. Es intencionado: una tarjeta de evento se va hacia atrás en Apple Wallet en cuanto pasa su fecha, y un abono anual debe quedarse delante toda una temporada.

En la entrada

La aplicación de escaneo no tiene que aprender nada nuevo: un abono anual lleva el mismo tipo de código que una entrada. Lo que la aplicación muestra sí es distinto.

Aviso	Qué ocurre	Qué hace usted
Acceso	Adentro. La visita está contada	Deje pasar al visitante
Ya escaneada	El cupo diario de este pase se ha agotado. Con una al día: esta persona ya ha entrado hoy	Pregunte si otra persona ha usado ya el pase
Día incorrecto	Un pase auténtico, pero fuera de su periodo: aún no ha empezado o ha caducado	Revise las fechas en la pantalla de gestión
Cancelada	El pase se ha dado de baja o se ha retenido	Remita al mostrador
No válida	Passavo no conoce este código	Pida el correo de confirmación

Un pase dado de baja sigue estando en el manifiesto del día, la lista que la aplicación de escaneo recupera por la mañana. Sin esa línea, la aplicación diría «código desconocido» a alguien que sencillamente tiene un pase retirado, y eso en la puerta es una conversación mucho más larga que «este pase está dado de baja, pase un momento por el mostrador».

El contador de visitas

Con cada escaneo logrado, el contador de ese pase sube en uno y se anota la hora. Eso le da tres cosas:

1. Control en la puerta. La aplicación sabe cuántas visitas lleva hoy este pase, y lo compara con el ajuste visitas por día.
2. Una conversación con un titular. «Ha venido usted once veces este año» es un argumento mucho mejor para una renovación que un correo genérico.
3. Una decisión para la temporada que viene. Si vende cien pases que entre todos se usan ciento cincuenta veces, su abono anual es demasiado caro o su oferta demasiado escasa. Esa cifra no la ve en ningún otro sitio.

El contador solo cuenta los escaneos que dieron Acceso. Si el pase está en una visita por día, un segundo escaneo el mismo día no cuenta: da Ya escaneada. Si está en ilimitadas (cero), cada escaneo logrado cuenta como una visita.

Gestión

En Abonos anuales busca por el nombre del titular o por dirección de correo. Hay filtros preparados por Estado, Válidas hoy y Caduca pronto (en los próximos treinta días). Ese último filtro es su lista de renovaciones.

Abra un pase y verá el periodo, el estado, el número de visitas y la última visita. Debajo aparece cada visita como una línea propia, con el dispositivo en el que se escaneó.

Acción	Qué hace
Renovar	Crea un pase nuevo que enlaza con el antiguo
Cambiar el nombre	Pone el pase a otro nombre (y, si procede, a otra dirección de correo); el QR sigue siendo el mismo
Dar de baja	El pase ya no da acceso. Las visitas se conservan
Reactivar	Deshace una baja

Por lo demás, un pase no se puede editar: las fechas y las visitas son fijas.

Renovar frente a volver a vender

Esta es la parte sobre la que llegan más preguntas, así que va aquí aparte.

Renovar se usa para quien quiere conservar su pase. Abre el pase existente, hace clic en Renovar y aparece un pase nuevo que enlaza con el antiguo. El antiguo se queda con sus visitas y su propio código.

En la ventana de Renovar puede elegir dos fechas. Si deja vacío Nuevo abono válido desde, el pase nuevo empieza el día después de que termine el antiguo — o hoy, si el antiguo ya ha caducado. Deje vacío Válido hasta el (incluido) para la duración estándar del producto.

Renovar no crea una venta: cobre la renovación como lo acuerde con el visitante, por ejemplo en el mostrador.

¿Por qué un pase nuevo y no sencillamente desplazar la fecha de fin? Dos razones. Primera, el contador de visitas del año pasado contaría en el de este año, y entonces ya nunca sabría cuántas visitas dio de sí una temporada. Segunda, un código QR de la temporada pasada volvería a funcionar de repente, también el del pase que alguien perdió y que usted creía muerto.

Volver a vender se usa para quien ha estado un tiempo fuera, para un titular nuevo, o cuando el botón de renovación no encaja con lo que el visitante quiere (otra tarifa, otro tipo de pase). Entonces registra sencillamente el producto de nuevo, en el mostrador o en la tienda.

Situación	Qué hace usted
El titular quiere continuar, misma tarifa	Renovar
El titular vuelve al cabo de dos años	Volver a vender
El titular pasa de adulto a sénior	Volver a vender, con el otro producto
El nombre estaba mal escrito	Cambiar el nombre, no volver a vender
Han robado el pase	Dar de baja y emitir un pase nuevo

Cambiar el nombre deja el código intacto. Un pase que ya está en un móvil sigue funcionando. Eso es lo que quiere en una corrección («Lies» tenía que ser «Elisabeth») o en una cesión dentro de una familia. Si lo que quiere justamente es que el código antiguo deje de valer, dé el pase de baja y emita uno nuevo.

Errores frecuentes

Crear un abono anual como entrada con una validez larga. Entonces el pase se agota con el primer escaneo y su visitante se queda fuera la segunda vez. Elija el tipo de producto Abono anual.

Olvidarse de activar «Nombre en la entrada». El comprador no puede entonces introducir un nombre en línea, y usted se queda con pases que llevan el nombre del comprador en lugar del titular. Especialmente molesto con familias.

Poner las visitas por día a cero porque «cero seguro que significa una». Cero significa ilimitadas. Deje el campo vacío si quiere una visita por día.

Eliminar un pase en lugar de darlo de baja. Eliminar no se puede, y con razón: las cifras de visitas desaparecerían con él. Dé el pase de baja.

Renovar el pase antiguo desplazando la fecha de fin. Use el botón Renovar. De lo contrario, el contador de la temporada pasada cuenta también y un código QR antiguo vuelve a funcionar.

Qué pasa si …

… ¿el titular ha perdido su pase?

Búsquelo por nombre o dirección de correo en la vista general Abonos anuales. El pase sigue ahí. Si se vendió en línea o en el mostrador, abra el pedido en Pedidos y haga clic en Reenviar el correo con las entradas: el pase va en ese correo. Si sospecha que hay un uso indebido, dé el pase de baja y emita uno nuevo.

… ¿dos personas usan el mismo pase?

Para eso está el ajuste visitas por día. Si está en una y la segunda persona intenta entrar ese mismo día, la aplicación de escaneo muestra Ya escaneada. Si sigue ocurriendo, dé el pase de baja y emita, si procede, un segundo pase previo pago.

… ¿el pase ha caducado y el titular está en la puerta?

El escaneo lo rechaza con Día incorrecto. El pase sí se queda en su móvil como recuerdo. En el mostrador renueva el pase; eso crea un pase nuevo con un código nuevo, que él puede volver a meter de inmediato en su wallet.

… ¿quiere emitir un pase a mano, sin venta?

Vaya a Abonos anuales → Emitir un abono anual. Elija el abono anual (el producto), rellene el Nombre del titular y, si quiere, una dirección de correo, y elija usted mismo Válido desde y Válido hasta el (incluido) — vacío es la duración estándar del producto. Haga clic en Crear. Práctico para un ciudadano de honor, un intercambio con otra organización, un pase ganado en un sorteo o un empleado.

… ¿quiere una temporada que no dure doce meses?

Ponga en el producto Válido en meses en la cifra correcta (siete meses para una temporada de abril a octubre). Esos meses cuentan desde el día de la venta. Si quiere la misma fecha de fin para todos, emita los pases a mano con fechas fijas; quien compre tarde recibe entonces menos, así que considere un precio más bajo para los compradores tardíos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir un pase a mano? Sí, a través de Abonos anuales → Emitir un abono anual. El pase existe entonces sin que haya un pedido detrás.

¿Puedo eliminar un pase? No. Entonces desaparecerían con él las cifras de visitas, y esa es justamente la cifra con la que decide si la temporada que viene vuelve a vender abonos anuales. Dé el pase de baja: así deja de dar acceso y las visitas se conservan.

¿Qué pasa cuando un pase ha caducado? Se queda en el móvil del titular como recuerdo, pero el escaneo lo rechaza con Día incorrecto. Renovar crea un pase nuevo.

¿Puede un abono anual dar acceso también a una franja horaria? No. Un abono anual da acceso en la puerta y no cuenta en el aforo de una franja horaria. Si su aforo es limitado, haga que los titulares reserven una entrada gratuita para una franja horaria, para que sepa cuánta gente vendrá.

¿Cuántas visitas ha tenido un pase? Está en el propio pase, arriba junto al contador, y debajo cada visita como una línea propia con fecha, hora y dispositivo. En la lista Abonos anuales lo ve en la columna Visitas.