Facturas a sus compradores

Tarde o temprano alguien aparece en su taquilla o en su correo con la pregunta: «¿me puede dar una factura de esto?» Una empresa que reservó un team building, un colegio, un autónomo que quiere deducir la visita. Este artículo explica cómo resolverlo sin tener que escribir nada usted mismo.

¿Qué es «una factura en su nombre»?

Usted es quien vende. Nosotros no vendemos nada: somos el sistema con el que usted vende. En su factura figuran, por tanto, su nombre, su dirección y su número de IVA, y es usted quien la emite.

Lo que hacemos es redactar el documento en su nombre y por su cuenta. Está expresamente permitido: la directiva europea del IVA admite que un tercero expida la factura, siempre que sea el vendedor quien la emita y siga siendo responsable de ella. Por eso al pie de cada factura hay una pequeña línea que dice que se emitió mediante Passavo. Por lo demás, nuestro nombre no aparece en ninguna parte.

También significa que usted sigue siendo responsable de lo que figura en ella. Proponemos las menciones legales que corresponden a su país y a su situación, pero solo usted (o su contable) sabe exactamente en qué disposición se apoya.

Activarlo

Vaya a Ajustes → Organización, pestaña Facturas a los compradores, y active Las facturas a los compradores están activadas. Solo puede hacerlo el rol Propietario. Después rellena cuatro cosas y hace clic abajo en Guardar.

1. Su situación de IVA

Es la decisión más importante de esta pantalla. Hay tres:

Situación	Lo que figura en la factura
Sujeto a IVA, con número de IVA	El IVA por tipo, tal como lo declara.
Exento de IVA (pequeña empresa o asociación)	Sin IVA, con la mención legal de su exención.
No sujeto a IVA	Ni IVA ni número de IVA.

La diferencia entre las dos últimas parece pequeña, pero no lo es. Si está exento, usted es sujeto pasivo y debe mencionar la exención. Si no está sujeto, precisamente no puede hacerlo: daría a entender que tiene una situación de IVA que no tiene.

¿Y si su asociación no tiene número de IVA?

Es de lo más corriente, y puede facturar igualmente. Dos casos:

• Su asociación no tiene ningún número de IVA y no realiza nada sujeto al impuesto. Elija entonces No sujeto a IVA. Su factura sigue siendo una factura, solo que sin IVA y sin número.
• Su asociación tiene número pero se acoge a una exención — en Bélgica el artículo 44 para actividades culturales y sociales, o el artículo 56bis si se mantiene por debajo del umbral de facturación de la pequeña empresa. Elija entonces Exento y, en ¿En qué se basa su exención?, elija el fundamento correcto. Con el botón Rellenar la propuesta ponemos el texto correspondiente en el campo Menciones legales en su factura; su contable puede ajustarlo.

¿Dudas? Llame a su contable antes de que salga su primera factura, no después. Una factura emitida ya no se puede modificar.

2. Su serie de numeración

Elige un Prefijo (por ejemplo F o FACT), un número inicial en Empezar en y si la serie debe Empezar de nuevo en 1 cada año. Con ese interruptor activado (la opción por defecto) obtiene F2026-0001; sin él, F-0001, que simplemente sigue contando. Debajo de los campos se indica qué número recibirá su próxima factura.

Una regla es estricta: la serie debe ser continua. Sin huecos ni números repetidos. En una inspección, un número que falta parece una factura desaparecida. Por eso llevamos el contador nosotros, y el número inicial solo se puede cambiar mientras no haya salido ninguna factura. ¿Ya hizo 249 facturas a mano este año? Ponga el número inicial en 250.

3. Sus datos

El nombre, la dirección, el número de empresa y el número de IVA tal como son oficialmente. No tiene por qué ser el mismo nombre que el de su tienda: «Amigos del Castillo, asoc.» en la factura, «Castillo de Laarne» sobre sus entradas. Su logotipo y su color vienen de la pestaña Identidad visual, así que su factura se parece a su tienda.

Un IBAN se puede poner, pero no hace falta: sus facturas siempre están ya pagadas. No hay, pues, fecha de vencimiento, sino «Pagada mediante Bancontact el 12/09/2026».

4. Envío y solicitud

Si indica una dirección en Copia a su contable, su contable recibe automáticamente cada factura y cada factura rectificativa en copia oculta. Le ahorra un correo al mes.

En Solicitar después hasta ... días elige durante cuánto tiempo después de su visita un comprador puede todavía pedir él mismo una factura (30 por defecto; véase más abajo).

Cómo pide un comprador su factura

Cuatro caminos, un mismo resultado.

En la tienda en línea. Al pagar aparece una casilla «Quiero una factura» con los campos nombre de la empresa, dirección y número de IVA. Ese número es opcional: un particular que va a pasar la visita a gastos no lo tiene.

Después. Casi nadie piensa en su nota de gastos al pagar; una semana después, sí. Por eso en el correo de confirmación y en la página de confirmación aparece «¿Necesita una factura? Solicítela aquí.» Ese enlace es personal y funciona hasta un número de días después de la visita — usted decide cuántos (30 por defecto; 0 significa: sin fecha límite). El plazo cuenta desde la última fecha del pedido: quien compra en marzo una entrada para un concierto de agosto todavía puede pedir factura en septiembre.

En taquilla. Tras una venta cerrada, la pantalla de caja muestra un botón Factura. Copia los datos de la tarjeta de visita o del pedido de compra que trae el cliente, y la factura sale enseguida por correo.

En el back office. Si alguien pide una factura por teléfono una semana después, vaya en el menú a Facturas a los compradores y haga clic en Crear factura. Elija el pedido y rellene los datos del comprador. Solo es posible para un pedido pagado que todavía no tenga factura; si no, el camino es una factura rectificativa.

Qué ocurre entonces

En cuanto se confirma el pago, creamos la factura: un número de su serie, la fecha, sus datos como vendedor, los del comprador, las líneas con el IVA por línea, los totales por tipo y las menciones legales. El pdf va por correo al comprador, con copia a su contable si lo configuró.

El IVA se deduce automáticamente de su situación y del país de su cliente:

Situación	Qué ocurre
Cliente en su propio país (o país desconocido)	El tipo del producto: 6 % en una visita guiada, 21 % en una copa de vino.
Empresa de otro país de la UE con número de IVA	Inversión del sujeto pasivo, 0 %, con la mención.
Particular de otro país de la UE	Sencillamente su propio tipo.
Cliente fuera de la UE	Exportación, 0 %.

Con la inversión del sujeto pasivo y la exportación el importe no cambia: el comprador pagó lo que figuraba en la tienda, y ese importe aparece en la factura sin IVA. Si está exento o no sujeto a IVA, la factura nunca lleva IVA, sea quien sea el comprador.

¿Vende sobre todo entradas a un evento? Entonces hay una excepción: estas tributan donde se celebra el evento, también para una empresa extranjera. Por eso, desactive en los ajustes Aplicar la inversión del sujeto pasivo a un cliente profesional de otro país de la UE. Consúltelo con su contable.

Corregir: facturas rectificativas

Una factura emitida nunca se modifica. Si algo no cuadra, se añade una factura rectificativa que anula (parte de) la factura, con una referencia al número original. Sin ese documento no puede recuperar el IVA que ingresó.

Si devuelve un pedido (en parte) a través de su proveedor de pago, ocurre solo en cuanto el proveedor confirma la devolución: el importe devuelto se reparte proporcionalmente entre las líneas, de modo que el IVA por tipo sigue cuadrando. Si no hay devolución a través de su proveedor de pago —devolvió en efectivo, o la factura está a nombre equivocado—, la crea usted mismo en Facturas a los compradores → abrir la factura → Crear factura rectificativa. Deje el importe tal cual para rectificar la factura entera, o indique una parte.

Por defecto, las rectificativas van en la misma serie que sus facturas. En Bélgica está permitido, siempre que el documento indique que es una rectificativa y a qué factura se refiere. Si su contable pide un libro aparte, active en los ajustes, en Facturas rectificativas, una serie propia, con su propio prefijo.

Tener contento a su contable

En Facturas a los compradores del menú, arriba a la derecha, hay un botón Exportar con tres formas. Elige un periodo con De y Hasta el —por defecto el mes en curso; a menudo querrá un mes o un trimestre— y recibe un archivo.

• CSV para la contabilidad para revisar o importar: una línea por documento, con una columna de base y otra de IVA por cada tipo, además de los totales, el número de IVA del cliente y la forma de pago. Las rectificativas aparecen en negativo, porque en un libro restan de la facturación.
• UBL (zip): importable para importar. Es el formato que Yuki, Exact, Octopus, Billit y e-Boekhouden leen directamente; su contable no tiene que teclear nada.
• Pdf (zip) para archivar.

¿Cómo importa su contable el UBL?

El UBL es un archivo xml por factura, en formato Peppol BIS Billing 3.0: la misma norma que usa la red Peppol. Casi todo programa de contabilidad tiene un botón Importar o una carpeta donde soltar esos archivos:

1. Descargue el zip del periodo y descomprímalo.
2. En Yuki: arrastre los archivos xml al buzón del expediente.
3. En Exact Online: Ventas → Documentos entrantes → Importar.
4. En Octopus o Billit: use la carpeta habitual de importación UBL.

Si su programa no reconoce el archivo, envíele uno a su contable y pregúntele qué formato espera: lo más probable es que se refiera simplemente a otro botón.

Peppol: facturación electrónica entre empresas

Desde el 1 de enero de 2026, los sujetos pasivos belgas deben enviarse facturas estructuradas en lugar de un pdf. Esto vale entre empresas. Si vende una entrada a un particular, no cambia nada: recibe su pdf por correo como siempre.

Si activa Peppol, en cada factura profesional comprobamos si el número de IVA de su comprador es conocido en la red. Si lo está, el archivo UBL va directamente allí, y el pdf va igualmente al lado, porque un contable sigue queriendo poder abrir algo. Si no lo está, se queda en el pdf. En la lista, en la columna Peppol, ve factura por factura qué ha pasado: No por Peppol, Pendiente de envío, Enviada por Peppol o Envío fallido. Si el envío ha fallado, abra la factura y haga clic en Reintentar por Peppol.

Registrar su organización

Para poder enviar necesita un punto de acceso: una parte conectada a la red Peppol que transmite sus documentos. Passavo trabaja con Recommand, un punto de acceso belga.

1. Pida al soporte que registre su empresa en la red a través de Recommand. Necesitará su número de empresa.
2. Entonces recibe una dirección Peppol (para una empresa belga, 0208: seguido de su número de empresa) y un número en el punto de acceso.
3. En Ajustes → Organización → Facturas a los compradores, bloque Peppol, active el interruptor Enviar las facturas por Peppol, rellene Su dirección Peppol y Su número en el punto de acceso, y haga clic en Guardar.

Mientras Peppol todavía no esté conectado en la plataforma, todo sigue funcionando por pdf, aunque active el interruptor. No se rompe nada ni aparece ningún error.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que dar factura a todo el mundo? No. A un particular le basta una entrada o un tique. Si un visitante la pide de todos modos, désela: siempre está permitido.

¿Puedo modificar una factura después? No, y no es un límite de Passavo sino de la ley. Haga una factura rectificativa y una nueva factura.

¿Y si me equivoco de situación de IVA? Cámbiela en los ajustes. Las facturas ya emitidas se quedan como estaban; para eso está la rectificativa.

Mi cliente pide un número de pedido en la factura. Se puede: al solicitarla hay un campo Su referencia o pedido de compra (opcional). En taquilla se llama Referencia (opcional), en el back office Referencia del cliente. Aparece en la parte superior de la factura y también viaja en el UBL.