Rechnungen an Ihre Käufer

Früher oder später steht jemand an Ihrem Schalter oder in Ihrem Postfach mit der Frage: „Kann ich dafür eine Rechnung bekommen?" Ein Unternehmen, das ein Teambuilding gebucht hat, eine Schule, ein Selbstständiger, der seinen Besuch absetzen möchte. Dieser Artikel erklärt, wie Sie das regeln, ohne selbst noch etwas tippen zu müssen.

Was ist „eine Rechnung in Ihrem Namen"?

Sie verkaufen selbst. Wir verkaufen nichts — wir sind das System, mit dem Sie verkaufen. Auf Ihrer Rechnung stehen also Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre USt-IdNr., und Sie sind derjenige, der sie ausstellt.

Was wir tun, ist das Dokument in Ihrem Namen und für Ihre Rechnung zu erstellen. Das ist ausdrücklich erlaubt: Die europäische Mehrwertsteuerrichtlinie lässt zu, dass ein Dritter die Rechnung ausstellt, solange der Verkäufer sie ausreicht und dafür verantwortlich bleibt. Deshalb steht am Fuß jeder Rechnung ein kleiner Satz, dass sie über Passavo erstellt wurde. Ansonsten kommt unser Name darauf nirgends vor.

Das bedeutet auch: Sie bleiben verantwortlich für das, was darauf steht. Wir schlagen die gesetzlichen Hinweise vor, die zu Ihrem Land und Ihrem Status passen, aber nur Sie (oder Ihr Buchhalter) wissen, auf welche Bestimmung Sie sich genau stützen.

Einschalten

Gehen Sie zu Einstellungen → Organisation, Reiter Rechnungen an Käufer, und schalten Sie Rechnungen an Käufer sind aktiviert ein. Das darf nur die Rolle Eigentümer. Danach füllen Sie vier Dinge aus und klicken unten auf Speichern.

1. Ihr MwSt.-Status

Das ist die wichtigste Entscheidung auf diesem Bildschirm. Es gibt drei:

Status	Was auf der Rechnung steht
Umsatzsteuerpflichtig, mit USt-IdNr.	MwSt. je Satz, so wie Sie sie in Ihrer Erklärung angeben.
Von der Umsatzsteuer befreit (Kleinunternehmen oder Verein)	Keine MwSt., dafür der gesetzliche Hinweis auf Ihre Befreiung.
Nicht umsatzsteuerpflichtig	Weder MwSt. noch USt-IdNr.

Der Unterschied zwischen den letzten beiden wirkt klein, ist es aber nicht. Sind Sie befreit, dann sind Sie steuerpflichtig und müssen die Befreiung angeben. Sind Sie nicht steuerpflichtig, dürfen Sie das gerade nicht tun: Sie würden einen Status vortäuschen, den Sie nicht haben.

Was, wenn Ihr Verein keine USt-IdNr. hat?

Das ist völlig gewöhnlich, und Sie können trotzdem Rechnungen stellen. Zwei Fälle:

• Ihr Verein hat gar keine USt-IdNr. und tut nichts, was unter die Umsatzsteuer fällt. Wählen Sie dann Nicht umsatzsteuerpflichtig. Ihre Rechnung ist eine ganz normale Rechnung, nur ohne MwSt. und ohne Nummer.
• Ihr Verein hat eine Nummer, fällt aber unter eine Befreiung — in Belgien Artikel 44 für kulturelle und soziale Tätigkeiten, oder Artikel 56bis, wenn Sie unter der Umsatzschwelle des Kleinunternehmens bleiben. Wählen Sie dann Befreit und wählen Sie bei Worauf beruht Ihre Befreiung? die richtige Grundlage. Mit der Schaltfläche Vorschlag einfügen setzen wir den passenden Text in das Feld Gesetzliche Hinweise auf Ihrer Rechnung; Ihr Buchhalter kann ihn anpassen.

Unsicher? Rufen Sie Ihren Buchhalter an, bevor Ihre erste Rechnung rausgeht, nicht danach. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern.

2. Ihre Nummernreihe

Sie wählen ein Präfix (zum Beispiel F oder FACT), eine Startnummer bei Beginnen bei und ob die Reihe Jedes Jahr wieder bei 1 beginnen soll. Mit diesem Schalter an (Standard) erhalten Sie F2026-0001, ohne ihn F-0001, das einfach weiterzählt. Unter den Feldern steht, welche Nummer Ihre nächste Rechnung erhält.

Eine Regel ist hart: Die Reihe muss lückenlos sein. Keine Lücken, keine doppelten Nummern. Bei einer Prüfung sieht eine fehlende Nummer aus wie eine verschwundene Rechnung. Wir führen den Zähler daher selbst, und die Startnummer lässt sich nur ändern, solange noch keine Rechnung raus ist. Haben Sie dieses Jahr schon 249 Rechnungen von Hand erstellt? Dann setzen Sie die Startnummer auf 250.

3. Ihre Angaben

Name, Adresse, Unternehmensnummer und USt-IdNr., so wie sie offiziell lauten. Das muss nicht derselbe Name sein wie der Ihres Shops: „Freunde des Schlosses VoG" auf der Rechnung, „Schloss Laarne" über Ihren Tickets. Ihr Logo und Ihre Farbe stammen aus dem Reiter Erscheinungsbild; Ihre Rechnung sieht also aus wie Ihr Shop.

Eine IBAN ist möglich, aber nicht nötig: Ihre Rechnungen sind immer schon bezahlt. Es steht also kein Fälligkeitsdatum darauf, sehr wohl aber „Bezahlt per Bancontact am 12.09.2026".

4. Zustellung und Anforderung

Tragen Sie bei Kopie an Ihren Buchhalter eine Adresse ein, erhält Ihr Buchhalter jede Rechnung und jede Gutschrift automatisch als Blindkopie. Das spart ihm eine E-Mail pro Monat.

Bei Nachträglich anfordern bis ... Tage legen Sie fest, wie lange ein Käufer nach seinem Besuch noch selbst eine Rechnung anfordern kann (standardmäßig 30; siehe unten).

Wie ein Käufer seine Rechnung anfordert

Vier Wege, ein Ergebnis.

Im Webshop. Beim Bezahlen erscheint ein Häkchen „Ich möchte eine Rechnung" mit den Feldern Firmenname, Adresse und USt-IdNr. Diese Nummer ist optional: Eine Privatperson, die ihren Besuch absetzt, hat keine.

Nachträglich. Fast niemand denkt beim Bezahlen an seine Spesenabrechnung; eine Woche später schon. In der Bestätigungsmail und auf der Bestätigungsseite steht deshalb „Rechnung nötig? Fordern Sie sie hier an." Dieser Link ist persönlich und funktioniert bis zu einer bestimmten Anzahl Tage nach dem Besuch — Sie legen selbst fest, wie viele (standardmäßig 30; 0 bedeutet: ohne Enddatum). Der Zähler läuft ab dem letzten Datum auf der Bestellung: Wer im März ein Ticket für ein Konzert im August kauft, kann im September noch eine Rechnung anfordern.

Am Schalter. Nach einem abgeschlossenen Verkauf zeigt der Kassenbildschirm eine Schaltfläche Rechnung. Sie übertragen die Angaben von der Visitenkarte oder der Bestellung, die der Kunde mitbringt, und die Rechnung geht sofort per E-Mail raus.

Im Backoffice. Fragt jemand eine Woche später telefonisch nach einer Rechnung, gehen Sie im Menü zu Rechnungen an Käufer und klicken auf Rechnung erstellen. Wählen Sie die Bestellung und tragen Sie die Angaben des Käufers ein. Das geht nur für eine bezahlte Bestellung, zu der es noch keine Rechnung gibt; sonst ist eine Gutschrift der richtige Weg.

Was dann passiert

Sobald die Zahlung durch ist, erstellen wir die Rechnung: eine Nummer aus Ihrer Reihe, das Datum, Ihre Angaben als Verkäufer, die des Käufers, die Zeilen mit der MwSt. je Zeile, die Summen je Satz und die gesetzlichen Hinweise. Das PDF geht per E-Mail an den Käufer, mit einer Kopie an Ihren Buchhalter, wenn Sie einen eingetragen haben.

Die MwSt. ergibt sich von selbst aus Ihrem Status und dem Land Ihres Kunden:

Situation	Was geschieht
Kunde im eigenen Land (oder Land unbekannt)	Der Satz des Produkts: 6 % auf eine Führung, 21 % auf ein Glas Wein.
Unternehmen aus einem anderen EU-Land mit USt-IdNr.	Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, 0 %, mit Hinweis.
Privatperson aus einem anderen EU-Land	Einfach Ihr eigener Satz.
Kunde außerhalb der EU	Ausfuhr, 0 %.

Bei Verlagerung und Ausfuhr ändert sich der Betrag nicht: Der Käufer hat im Shop bezahlt, was dort stand, und dieser Betrag steht ohne MwSt. auf der Rechnung. Sind Sie befreit oder nicht umsatzsteuerpflichtig, steht nie MwSt. darauf, egal wer der Käufer ist.

Verkaufen Sie vor allem Eintritt zu einer Veranstaltung? Dann gibt es eine Ausnahme: Dieser ist dort steuerbar, wo die Veranstaltung stattfindet, auch für ein ausländisches Unternehmen. Schalten Sie daher in den Einstellungen MwSt. bei einem Geschäftskunden aus einem anderen EU-Land übergehen lassen aus. Fragen Sie Ihren Buchhalter.

Korrigieren: Gutschriften

Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert. Stimmt etwas nicht, kommt eine Gutschrift dazu, die (einen Teil) der Rechnung zurücknimmt, mit Verweis auf die ursprüngliche Nummer. Ohne ein solches Dokument können Sie die abgeführte Umsatzsteuer nicht zurückfordern.

Erstatten Sie eine Bestellung (teilweise) über Ihren Zahlungsdienstleister, geschieht das von selbst, sobald der Dienstleister die Erstattung bestätigt: Der erstattete Betrag wird anteilig auf die Zeilen verteilt, sodass die MwSt. je Satz weiterhin stimmt. Gibt es keine Erstattung über Ihren Zahlungsdienstleister — Sie haben bar zurückgegeben, oder die Rechnung lautet auf den falschen Namen — erstellen Sie selbst eine über Rechnungen an Käufer → Rechnung öffnen → Gutschrift erstellen. Lassen Sie den Betrag stehen, um die ganze Rechnung gutzuschreiben, oder tragen Sie einen Teil ein.

Gutschriften laufen standardmäßig in derselben Reihe wie Ihre Rechnungen. Das ist in Belgien erlaubt, solange auf dem Dokument steht, dass es eine Gutschrift ist und auf welche Rechnung sie sich bezieht. Verlangt Ihr Buchhalter ein eigenes Journal, schalten Sie in den Einstellungen bei Gutschriften eine eigene Reihe mit eigenem Präfix ein.

Ihren Buchhalter glücklich machen

Unter Rechnungen an Käufer im Menü steht oben rechts eine Schaltfläche Exportieren mit drei Formen. Sie wählen einen Zeitraum mit Von und Bis einschließlich — standardmäßig den laufenden Monat, oft möchten Sie einen Monat oder ein Quartal — und erhalten eine Datei.

• CSV für die Buchhaltung zum Prüfen oder Einlesen: eine Zeile je Dokument, je MwSt.-Satz eine Netto- und eine MwSt.-Spalte, dazu die Summen, die USt-IdNr. des Kunden und die Zahlungsart. Gutschriften stehen negativ darin, denn im Journal gehen sie vom Umsatz ab.
• UBL (ZIP) — importierbar zum Importieren. Das ist das Format, das Yuki, Exact, Octopus, Billit und e-Boekhouden direkt einlesen; Ihr Buchhalter muss nichts abtippen.
• PDF (ZIP) zum Archivieren.

Wie importiert Ihr Buchhalter das UBL?

UBL ist eine XML-Datei je Rechnung im Format Peppol BIS Billing 3.0 — derselbe Standard, den auch das Peppol-Netzwerk verwendet. Fast jedes Buchhaltungsprogramm hat eine Schaltfläche Importieren oder einen Ordner, in den man solche Dateien legt:

1. Laden Sie das ZIP für den Zeitraum herunter und entpacken Sie es.
2. In Yuki: Ziehen Sie die XML-Dateien in den Posteingang der Akte.
3. In Exact Online: Verkauf → Eingehende Dokumente → Importieren.
4. In Octopus oder Billit: den gewohnten UBL-Importordner verwenden.

Erkennt Ihr Programm die Datei nicht, schicken Sie eine an Ihren Buchhalter mit der Frage, welches Format er erwartet — wahrscheinlich meint er einfach eine andere Schaltfläche.

Peppol: elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische Umsatzsteuerpflichtige einander strukturierte Rechnungen statt eines PDF senden. Das gilt zwischen Unternehmen. Verkaufen Sie ein Ticket an eine Privatperson, ändert sich nichts: Sie erhält ihr PDF per E-Mail wie immer.

Schalten Sie Peppol ein, prüfen wir bei jeder geschäftlichen Rechnung, ob die USt-IdNr. Ihres Käufers im Netzwerk bekannt ist. Steht er darauf, geht die UBL-Datei direkt dorthin — und das PDF geht einfach daneben mit, denn ein Buchhalter möchte weiterhin etwas öffnen können. Steht er nicht darauf, bleibt es beim PDF. In der Liste sehen Sie je Rechnung in der Spalte Peppol, was geschehen ist: Nicht über Peppol, Wartet auf Versand, Über Peppol versendet oder Versand fehlgeschlagen. Ist der Versand fehlgeschlagen, öffnen Sie die Rechnung und klicken auf Erneut über Peppol.

Ihre Organisation registrieren

Zum Versenden brauchen Sie einen Zugangspunkt: eine Partei, die am Peppol-Netzwerk angeschlossen ist und Ihre Dokumente weitergibt. Passavo arbeitet mit Recommand, einem belgischen Zugangspunkt.

1. Bitten Sie den Support, Ihr Unternehmen bei Recommand im Netzwerk registrieren zu lassen. Ihre Unternehmensnummer wird benötigt.
2. Sie erhalten dann eine Peppol-Adresse (für ein belgisches Unternehmen 0208: gefolgt von Ihrer Unternehmensnummer) und eine Nummer beim Zugangspunkt.
3. Schalten Sie unter Einstellungen → Organisation → Rechnungen an Käufer, Block Peppol, den Schalter Rechnungen über Peppol versenden ein, tragen Sie Ihre Peppol-Adresse und Ihre Nummer beim Zugangspunkt ein und klicken Sie auf Speichern.

Solange Peppol auf der Plattform noch nicht angeschlossen ist, läuft alles einfach über PDF weiter, auch wenn Sie den Schalter einschalten. Nichts geht kaputt, und es erscheint keine Fehlermeldung.

Häufige Fragen

Muss ich jedem eine Rechnung geben? Nein. Für eine Privatperson genügt ein Ticket oder ein Kassenbon. Fragt ein Besucher trotzdem danach, geben Sie sie — das ist immer erlaubt.

Kann ich eine Rechnung nachträglich anpassen? Nein, und das ist keine Grenze von Passavo, sondern des Gesetzes. Erstellen Sie eine Gutschrift und eine neue Rechnung.

Was, wenn ich mich im MwSt.-Status irre? Ändern Sie ihn in den Einstellungen. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben, wie sie waren — dafür gibt es die Gutschrift.

Mein Kunde möchte eine Bestellnummer auf der Rechnung. Das geht: Beim Anfordern gibt es ein Feld Ihre Referenz oder Bestellnummer (optional). Am Schalter heißt es Referenz (optional), im Backoffice Referenz des Kunden. Sie steht oben auf der Rechnung und geht auch im UBL mit.