Jahreskarten

Eine Jahreskarte ist eine Karte auf einen Namen, mit der dieselbe Person eine ganze Saison lang hereinkommen darf. Dieser Artikel erklärt, worin sich das von einem gewöhnlichen Ticket unterscheidet, wie Sie so eine Karte in Ihrem Shop und an Ihrer Theke verkaufen, was der Inhaber bekommt, was Ihr Scanpersonal an der Tür sieht und wann Sie verlängern statt neu zu verkaufen.

Ticket, Jahreskarte oder Abonnement: Was ist was

Diese drei Wörter werden durcheinander verwendet. In Passavo bedeuten sie Folgendes.

	Ticket	Jahreskarte
Gilt für	Einen Tag oder ein Zeitfenster	Einen Zeitraum, meistens zwölf Monate
Aufgebraucht nach	Einem Scan	Nichts. Sie wird bei jedem Besuch erneut gescannt
Lautet auf einen Namen	Nicht zwingend	Immer
Was Sie messen	Verkaufte Karten	Verkaufte Karten und Besuche
Produktart	Eintrittsticket	Jahreskarte

Jahreskarte ist in diesem Bildschirm also einfach der technische Name der Produktart. Die Karte, die dabei herauskommt, nennen Sie nach außen hin, wie Sie möchten.

Drei Beispiele für dieselbe Sache unter einem anderen Namen:

• Die Freundeskarte eines Museums. Fünfzig Euro im Jahr, so oft hinein, wie Sie möchten, und eine Einladung zur Eröffnung jeder Ausstellung.
• Die Saisonkarte eines Schwimmbads. Läuft von September bis Juni, und das Schwimmbad möchte, dass dieselbe Person mehrmals am Tag hereinkommen darf — morgens Bahnen ziehen und abends mit den Kindern.
• Die Unterstützerkarte eines Heimatvereins. Eigentlich eine Spende mit einem Vorteil daran: Der Inhaber bekommt kostenlosen Zugang zur ständigen Ausstellung und das Jahrbuch.

In allen drei Fällen legen Sie ein Produkt der Art Jahreskarte an.

Warum eine Jahreskarte immer auf einen Namen lautet

Am Eingang lässt sich eine namenlose Karte nicht prüfen. Wer sie in den Händen hält, darf hinein. Eine Freundeskarte in einer fünfköpfigen Familie wird dann zu fünf Freundeskarten, und nach einem Jahr ist es eine ganze Straße.

Deshalb lautet jede Jahreskarte auf einen Namen: An der Theke fragt die Kasse danach, und im Webshop trägt der Käufer den Namen ein (siehe Schritt 1). Dieser Name steht auf der Karte. Ihr Personal kann den Namen dann neben den Besucher legen. Dass Sie diesen Namen speichern, ist zugleich eine Verarbeitung personenbezogener Daten; was Sie darüber mitteilen müssen, steht bei Datenschutz und Bedingungen.

Was Sie vorab brauchen

• Die Rolle Eigentümer oder Administrator: Nur diese dürfen Produkte und Jahreskarten verwalten.
• Eine Entscheidung über die Laufzeit: zwölf Monate ab dem Verkauf oder eine andere Anzahl Monate.
• Eine Entscheidung über die Anzahl der Besuche pro Tag: einer, eine andere Zahl oder unbegrenzt.
• Eine funktionierende Zahlungsmethode, wenn Sie die Karte online verkaufen möchten, siehe Zahlungsanbieter anbinden.
• Eine Scan-App am Eingang, siehe Scan-App und Scanpersonal.
• Ungefähr eine Viertelstunde.

Schritt 1 — Das Produkt anlegen

1. Gehen Sie im Menü links zu Produkte.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neues Produkt.
3. Wählen Sie bei Art den Typ Jahreskarte.
4. Geben Sie ihm den Namen, den Ihre Besucher kennen: Freundeskarte, Saisonkarte, Jahreskarte Erwachsener.
5. Setzen Sie den Preis. Verkaufen Sie verschiedene Tarife (Erwachsener, Kind, Familie), legen Sie dafür getrennte Produkte an. Jedes Produkt hat seinen eigenen Preis und seinen eigenen Namen auf der Karte.
6. Tragen Sie im Block Die Jahreskarte die beiden Einstellungen ein, die dieser Art eigen sind:

Einstellung	Was sie bewirkt
Gültig in Monaten	Wie lange die Karte läuft, mindestens ein Monat. Leer = zwölf Monate
Besuche pro Tag	Wie oft dieselbe Karte an einem Tag hereinlässt. Leer = einmal; null = unbegrenzt

7. Schalten Sie Name auf dem Ticket ein. Ohne diesen Schalter kann ein Käufer im Webshop keinen Namen je Karte eintragen, und auf jeder Karte steht dann der Name des Käufers.
8. Klicken Sie auf Erstellen.

Achtung: Bei Besuche pro Tag bedeutet null unbegrenzt und nicht null. Möchten Sie einen Besuch pro Tag, lassen Sie das Feld leer.

Wie die Laufzeit gezählt wird

Die Gültigkeit läuft ab dem Verkauf und nicht bis zum Ende des Kalenderjahres. Wer im November kauft, sollte keine Karte über sechs Wochen bekommen.

Eine Karte, die am 1. März verkauft wird, läuft bis einschließlich 28. Februar des Folgejahres. Der letzte Tag steckt einmal darin, nicht zweimal. Würde die neue Karte am 1. März beginnen und die alte am 1. März enden, verschöbe sich bei jeder Verlängerung ein Tag, und nach zehn Jahren würde das auffallen.

Arbeiten Sie trotzdem je Saison — von 1. April bis 31. Oktober zum Beispiel —, dann setzen Sie beim Produkt eine kürzere Gültigkeit in Monaten, oder Sie stellen die Karten von Hand mit festen Daten aus (siehe Was ist, wenn … weiter unten). Die Daten einer bereits verkauften Karte lassen sich nachträglich nicht mehr ändern.

Ein Besuch pro Tag ist der sichere Standard. Eine Jahreskarte, die am selben Vormittag zweimal hereinlässt, ist eine Jahreskarte, die an der Tür weitergereicht wird: Einer geht hinein, kommt heraus, gibt das Telefon weiter. Für ein Schwimmbad oder eine Brauerei setzen Sie es ruhig höher oder auf null für unbegrenzt.

Schritt 2 — Im Ticketshop verkaufen

Es gibt nichts Besonderes zu tun. Die Karte steht zwischen Ihren Tickets und wird gekauft wie alles andere. Ein Unterschied: Auf der Kassenseite trägt der Käufer je Karte den Namen des Inhabers ein. Kauft er drei für seine Familie, trägt er drei Namen ein und bekommt drei Karten.

Dieser Name erscheint auf der Karte und lässt sich nachträglich anpassen, siehe weiter unten.

Schritt 3 — An der Theke verkaufen

Tippen Sie die Jahreskarte wie jedes andere Produkt ein. Die Kasse fragt zuerst nach dem Namen des Besuchers und rechnet erst danach ab.

Diese Reihenfolge ist Absicht. Auf einer Karte, die schon gedruckt oder schon gemailt ist, lässt sich kein Name mehr nachtragen. Fragen Sie den Namen also, solange der Besucher noch vor Ihnen steht, und tippen Sie ihn gleich richtig — siehe die häufigen Fehler weiter unten.

Was der Inhaber bekommt

Nach der Zahlung steht die Karte auf der Bestätigungsseite und in der Mail, mit:

• einem QR-Code, der am Eingang gescannt wird;
• Schaltflächen, um die Karte in Apple Wallet oder Google Wallet zu legen.

Apple Wallet und Google Wallet sind die Apps, die standardmäßig auf so gut wie jedem Telefon vorhanden sind und in denen Menschen ihre Bankkarten und Bordkarten aufbewahren. Ein Tippen auf die Schaltfläche, und die Jahreskarte steckt darin; der Besucher muss dann keine Mail mehr heraussuchen. Mehr dazu steht bei Wallet-Karten.

Die Wallet-Fassung einer Jahreskarte ist eine generische Karte und keine Veranstaltungskarte. Das ist Absicht: Eine Veranstaltungskarte rutscht in Apple Wallet nach hinten, sobald ihr Datum vorbei ist, und eine Jahreskarte sollte eine ganze Saison lang vorn stehen bleiben.

Am Eingang

Die Scan-App muss nichts Neues lernen: Eine Jahreskarte trägt dieselbe Art von Code wie ein Ticket. Was die App zeigt, unterscheidet sich allerdings.

Meldung	Worum es geht	Was Sie tun
Einlass	Herein. Der Besuch ist gezählt	Lassen Sie den Besucher durch
Bereits gescannt	Das Tagesguthaben dieser Karte ist aufgebraucht. Bei einem pro Tag: Diese Person war heute schon drin	Fragen Sie, ob jemand anderes die Karte schon benutzt hat
Falscher Tag	Eine echte Karte, aber außerhalb ihres Zeitraums: noch nicht begonnen oder abgelaufen	Prüfen Sie die Daten im Verwaltungsbildschirm
Storniert	Die Karte wurde gekündigt oder gesperrt	Verweisen Sie an die Theke
Ungültig	Diesen Code kennt Passavo nicht	Fragen Sie nach der Bestätigungsmail

Eine gekündigte Karte steht noch im Tagesmanifest, der Liste, die die Scan-App morgens abholt. Ohne diese Zeile würde die App „unbekannter Code" zu jemandem sagen, der schlicht eine eingezogene Karte hat, und das ist an der Tür ein viel längeres Gespräch als „Diese Karte wurde gekündigt, gehen Sie bitte kurz zur Theke".

Der Besuchszähler

Bei jedem erfolgreichen Scan steigt der Zähler dieser Karte um eins, und der Zeitpunkt wird notiert. Das bringt Ihnen drei Dinge:

1. Kontrolle an der Tür. Die App weiß, wie viele Besuche heute schon auf dieser Karte stehen, und vergleicht das mit der Einstellung Besuche pro Tag.
2. Ein Gespräch mit einem Inhaber. „Sie waren dieses Jahr elfmal da" ist ein weit besseres Argument für eine Verlängerung als eine allgemeine Mail.
3. Eine Entscheidung für die nächste Saison. Verkaufen Sie hundert Karten, die zusammen hundertfünfzigmal benutzt werden, ist Ihre Jahreskarte zu teuer oder Ihr Angebot zu dünn. Diese Zahl sehen Sie nirgendwo sonst.

Der Zähler zählt nur Scans, die Einlass ergaben. Steht die Karte auf einen Besuch pro Tag, zählt ein zweiter Scan am selben Tag nicht mit: Er ergibt Bereits gescannt. Steht sie auf unbegrenzt (null), zählt jeder erfolgreiche Scan als Besuch.

Verwaltung

Unter Jahreskarten suchen Sie nach dem Namen des Inhabers oder nach E-Mail-Adresse. Es stehen Filter für Status, Heute gültig und Läuft bald ab (innerhalb von dreißig Tagen) bereit. Dieser letzte Filter ist Ihre Verlängerungsliste.

Öffnen Sie eine Karte, und Sie sehen den Zeitraum, den Status, die Anzahl der Besuche und den letzten Besuch. Darunter steht jeder Besuch als eigene Zeile, mit dem Gerät dabei, auf dem gescannt wurde.

Aktion	Was sie bewirkt
Verlängern	Erzeugt eine neue Karte, die an die alte anschließt
Namen ändern	Setzt die Karte auf einen anderen Namen (und gegebenenfalls eine andere E-Mail-Adresse); der QR-Code bleibt derselbe
Kündigen	Die Karte gewährt keinen Zugang mehr. Die Besuche bleiben erhalten
Wieder aktivieren	Nimmt eine Kündigung zurück

Darüber hinaus lässt sich eine Karte nicht bearbeiten: Die Daten und die Besuche stehen fest.

Verlängern gegenüber neu verkaufen

Das ist der Teil, zu dem die meisten Fragen kommen, deshalb steht er hier gesondert.

Verlängern verwenden Sie für jemanden, der seine Karte behalten möchte. Sie öffnen die bestehende Karte, klicken auf Verlängern, und es entsteht eine neue Karte, die an die alte anschließt. Die alte bleibt mit ihren Besuchen und ihrem eigenen Code stehen.

Im Fenster von Verlängern können Sie zwei Daten wählen. Lassen Sie Neue Karte gültig ab leer, beginnt die neue Karte am Tag nach dem Ende der alten — oder heute, wenn die alte schon abgelaufen ist. Lassen Sie Gültig bis einschließlich leer für die Standardlaufzeit des Produkts.

Verlängern erzeugt keinen Verkauf: Rechnen Sie die Verlängerung so ab, wie Sie es mit dem Besucher vereinbaren, zum Beispiel an der Theke.

Warum eine neue Karte und nicht einfach das Enddatum verschieben? Zwei Gründe. Erstens würde der Besuchszähler vom Vorjahr in diesem Jahr mitzählen, und dann wissen Sie nie mehr, wie viele Besuche eine Saison einbrachte. Zweitens würde ein QR-Code der vorigen Saison auf einmal wieder funktionieren, auch der jener Karte, die jemand verloren hat und von der Sie dachten, sie sei tot.

Neu verkaufen verwenden Sie für jemanden, der eine Zeit lang weg war, für einen neuen Inhaber, oder wenn die Verlängerungsschaltfläche nicht zu dem passt, was der Besucher möchte (ein anderer Tarif, eine andere Kartenart). Sie tippen dann einfach das Produkt erneut ein, an der Theke oder im Shop.

Situation	Was Sie tun
Inhaber möchte weitermachen, gleicher Tarif	Verlängern
Inhaber kommt nach zwei Jahren zurück	Neu verkaufen
Inhaber wechselt von Erwachsener zu Senior	Neu verkaufen, mit dem anderen Produkt
Name war falsch geschrieben	Namen ändern, nicht neu verkaufen
Karte ist gestohlen	Kündigen und eine neue Karte ausstellen

Namen ändern lässt den Code stehen. Eine Karte, die schon in einem Telefon steckt, funktioniert also weiter. Das ist das, was Sie bei einer Berichtigung möchten („Lies" sollte „Elisabeth" sein) oder bei einer Übertragung innerhalb einer Familie. Möchten Sie gerade, dass der alte Code aufhört, kündigen Sie die Karte und stellen eine neue aus.

Häufige Fehler

Eine Jahreskarte als Ticket mit langer Gültigkeit anlegen. Dann ist die Karte nach dem ersten Scan aufgebraucht, und Ihr Besucher steht beim zweiten Mal draußen. Wählen Sie die Produktart Jahreskarte.

Vergessen, Name auf dem Ticket einzuschalten. Der Käufer kann dann online keinen Namen eintragen, und Sie sitzen mit Karten da, auf denen der Name des Käufers statt der des Inhabers steht. Besonders ärgerlich bei Familien.

Besuche pro Tag auf null setzen, weil „null schon eins bedeuten wird". Null bedeutet unbegrenzt. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie einen Besuch pro Tag möchten.

Eine Karte löschen statt kündigen. Löschen geht nicht, und das aus gutem Grund: Die Besuchszahlen würden mitverschwinden. Kündigen Sie die Karte.

Die alte Karte verlängern, indem Sie das Enddatum verschieben. Verwenden Sie die Schaltfläche Verlängern. Sonst zählt der Zähler der vorigen Saison mit, und ein alter QR-Code funktioniert wieder.

Was ist, wenn …

… der Inhaber seine Karte verloren hat?

Suchen Sie ihn über Namen oder E-Mail-Adresse in der Übersicht Jahreskarten. Die Karte steht noch da. Wurde sie online oder an der Theke verkauft, öffnen Sie die Bestellung unter Bestellungen und klicken Sie auf Ticket-E-Mail erneut senden: Die Karte steckt in dieser Mail. Vermuten Sie Missbrauch, kündigen Sie die Karte und stellen eine neue aus.

… zwei Menschen dieselbe Karte benutzen?

Dafür ist die Einstellung Besuche pro Tag da. Steht sie auf eins und versucht die zweite Person, am selben Tag hereinzukommen, zeigt die Scan-App Bereits gescannt. Geschieht das weiterhin, kündigen Sie die Karte und stellen gegebenenfalls gegen Bezahlung eine zweite Karte aus.

… die Karte abgelaufen ist und der Inhaber an der Tür steht?

Der Scan weist ihn mit Falscher Tag ab. Die Karte bleibt aber als Erinnerung in seinem Telefon stehen. An der Theke verlängern Sie die Karte; das erzeugt eine neue Karte mit einem neuen Code, die er sofort wieder in seine Wallet legen kann.

… Sie eine Karte von Hand ausstellen möchten, ohne Verkauf?

Gehen Sie zu Jahreskarten → Jahreskarte ausstellen. Wählen Sie die Jahreskarte (das Produkt), tragen Sie den Name der Inhaberin oder des Inhabers und gegebenenfalls eine E-Mail-Adresse ein, und wählen Sie selbst Gültig ab und Gültig bis einschließlich — leer bedeutet die Standardlaufzeit des Produkts. Klicken Sie auf Erstellen. Praktisch für einen Ehrenbürger, einen Tausch mit einer befreundeten Organisation, eine gewonnene Karte oder einen Mitarbeiter.

… Sie eine Saison möchten, die nicht zwölf Monate dauert?

Setzen Sie beim Produkt Gültig in Monaten auf die passende Zahl (sieben Monate für eine Saison von April bis Oktober). Diese Monate zählen ab dem Tag des Verkaufs. Möchten Sie für alle dasselbe Enddatum, stellen Sie die Karten von Hand mit festen Daten aus; wer spät kauft, bekommt dann weniger, erwägen Sie also einen niedrigeren Preis für späte Käufer.

Häufige Fragen

Kann ich eine Karte von Hand ausstellen? Ja, über Jahreskarten → Jahreskarte ausstellen. Die Karte existiert dann, ohne dass eine Bestellung dagegensteht.

Kann ich eine Karte löschen? Nein. Dann verschwinden die Besuchszahlen mit, und das ist genau die Zahl, anhand derer Sie entscheiden, ob Sie in der nächsten Saison wieder Jahreskarten verkaufen. Kündigen Sie die Karte: Sie gewährt dann keinen Zugang mehr, und die Besuche bleiben erhalten.

Was passiert, wenn eine Karte abgelaufen ist? Sie bleibt als Erinnerung im Telefon des Inhabers stehen, aber der Scan weist sie mit Falscher Tag ab. Verlängern erzeugt eine neue Karte.

Kann eine Jahreskarte auch Zugang zu einem Zeitfenster geben? Nein. Eine Jahreskarte gewährt Zugang an der Tür und zählt nicht zur Kapazität eines Zeitfensters. Ist Ihre Kapazität begrenzt, lassen Sie Inhaber ein kostenloses Ticket für ein Zeitfenster reservieren, damit Sie wissen, wie viele Leute kommen.

Wie viele Besuche hatte eine Karte? Das steht auf der Karte selbst, oben beim Zähler, und darunter jeder Besuch als eigene Zeile mit Datum, Uhrzeit und Gerät. In der Liste Jahreskarten sehen Sie es in der Spalte Besuche.