Abbonamenti annuali

Un abbonamento annuale è un pass nominativo con cui la stessa persona può entrare per un'intera stagione. Questo articolo spiega in che cosa si differenzia da un normale biglietto, come se ne vende uno nel Suo negozio e alla Sua cassa, che cosa riceve il titolare, che cosa vede all'ingresso il Suo personale addetto alla scansione, e quando si rinnova invece di rivendere.

Biglietto, abbonamento annuale o abbonamento: che cos'è che cosa

Queste tre parole vengono usate l'una per l'altra. In Passavo significano questo.

	Biglietto	Abbonamento annuale
Vale per	Un giorno, o una fascia oraria	Un periodo, di norma dodici mesi
Si consuma dopo	Una scansione	Nulla. Viene scansionato di nuovo a ogni visita
È nominativo	Non necessariamente	Sempre
Che cosa misura	Tessere vendute	Tessere vendute e visite
Tipo di prodotto	Biglietto d'ingresso	Abbonamento annuale

Abbonamento annuale in questa schermata è quindi semplicemente il nome tecnico del tipo di prodotto. La tessera che ne esce all'esterno la chiama come vuole.

Tre esempi della stessa cosa sotto un altro nome:

• La tessera amici di un museo. Cinquanta euro l'anno, si entra tutte le volte che si vuole, e un invito all'inaugurazione di ogni mostra.
• L'abbonamento stagionale di una piscina. Va da settembre a giugno, e la piscina vuole che la stessa persona possa entrare più volte al giorno — la mattina per nuotare e la sera con i bambini.
• La tessera sostenitore di un circolo di storia locale. In realtà una donazione con un vantaggio collegato: il titolare riceve l'ingresso gratuito alla mostra permanente e l'annuario.

In tutti e tre i casi crea un unico prodotto di tipo Abbonamento annuale.

Perché un abbonamento annuale è sempre nominativo

All'ingresso una tessera senza nome non è controllabile. Chi ce l'ha in mano può entrare. Una tessera amici in una famiglia di cinque persone diventa allora cinque tessere amici, e dopo un anno diventa un'intera via.

Per questo ogni abbonamento annuale è nominativo: alla cassa è il sistema a chiedere il nome, e nel negozio online è l'acquirente a inserirlo (veda il passo 1). Quel nome compare sulla tessera. Il Suo personale può così confrontare il nome con il visitatore. Il fatto che Lei conservi quel nome è al tempo stesso un trattamento di dati personali; che cosa deve raccontare al riguardo è spiegato in Privacy e condizioni.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo Proprietario o Amministratore: solo loro possono gestire i prodotti e gli abbonamenti annuali.
• Una decisione sulla durata: dodici mesi dalla vendita, oppure un altro numero di mesi.
• Una decisione sul numero di visite al giorno: una, un altro numero, o illimitate.
• Un metodo di pagamento funzionante se vuole vendere la tessera online, veda Collegare un fornitore di pagamento.
• Un'app di scansione all'ingresso, veda App di scansione e personale addetto.
• Circa un quarto d'ora.

Passo 1 — Creare il prodotto

1. Nel menu a sinistra vada su Prodotti.
2. In alto a destra clicchi su Nuovo prodotto.
3. In Tipo scelga Abbonamento annuale.
4. Gli dia il nome con cui lo conoscono i Suoi visitatori: Tessera amici, Abbonamento stagionale, Abbonamento annuale adulti.
5. Imposti il prezzo. Se vende tariffe diverse (adulto, bambino, famiglia), ne faccia prodotti distinti. Ogni prodotto ha il proprio prezzo e il proprio nome sulla tessera.
6. Nel blocco L'abbonamento compili le due impostazioni specifiche di questo tipo:

Impostazione	Che cosa fa
Valido in mesi	Quanto dura la tessera, almeno un mese. Vuoto = dodici mesi
Visite al giorno	Quante volte la stessa tessera fa entrare in un giorno. Vuoto = una volta; zero = illimitate

7. Attivi Nome sul biglietto. Senza quell'interruttore un acquirente nel negozio online non può inserire un nome per ogni tessera, e su ogni tessera finisce il nome dell'acquirente.
8. Clicchi su Salva.

Attenzione: in visite al giorno lo zero significa illimitate e non zero. Se vuole una visita al giorno, lasci il campo vuoto.

Come viene calcolata la durata

La validità decorre dalla vendita e non fino alla fine dell'anno solare. Chi acquista a novembre non deve ricevere una tessera di sei settimane.

Una tessera venduta il 1º marzo vale fino al 28 febbraio dell'anno successivo compreso. L'ultimo giorno è contato una volta sola, non due. Se la nuova tessera cominciasse il 1º marzo e la vecchia finisse il 1º marzo, a ogni rinnovo scivolerebbe via un giorno, e dopo dieci anni la cosa si noterebbe.

Se lavora comunque per stagione — dal 1º aprile al 31 ottobre, per esempio — imposti sul prodotto una validità in mesi più breve, oppure emetta le tessere a mano con date fisse (veda E se … più avanti). Le date di una tessera già venduta non si possono più modificare in seguito.

Una visita al giorno è l'impostazione predefinita sicura. Un abbonamento annuale che fa entrare due volte nella stessa mattina è un abbonamento annuale che viene passato di mano all'ingresso: uno entra, esce, passa il telefono. Per una piscina o un birrificio lo alzi pure, o lo metta a zero per illimitato.

Passo 2 — Vendere nella biglietteria

Non c'è nulla di particolare da fare. La tessera compare fra i Suoi biglietti e viene acquistata come tutto il resto. Una differenza: nella pagina di pagamento l'acquirente inserisce per ogni tessera il nome del titolare. Se ne acquista tre per la sua famiglia, inserisce tre nomi e riceve tre tessere.

Quel nome compare sul pass ed è modificabile in seguito, veda più avanti.

Passo 3 — Vendere alla cassa

Registri l'abbonamento annuale come qualsiasi altro prodotto. La cassa chiede prima il nome del visitatore e solo dopo procede al pagamento.

Quell'ordine è voluto. Su una tessera già stampata o già inviata per e-mail non si può più aggiungere un nome. Chieda quindi il nome mentre il visitatore è ancora davanti a Lei, e lo digiti subito correttamente — veda gli errori frequenti qui sotto.

Che cosa riceve il titolare

Dopo il pagamento la tessera compare nella pagina di conferma e nell'e-mail, con:

• un codice QR che viene scansionato all'ingresso;
• pulsanti per inserire la tessera in Apple Wallet o Google Wallet.

Apple Wallet e Google Wallet sono le app presenti di serie su quasi ogni telefono e in cui le persone conservano le loro carte di pagamento e le carte d'imbarco. Un tocco sul pulsante e l'abbonamento annuale è dentro; il visitatore non deve più ricercare un'e-mail. Trova di più al riguardo in I pass nel wallet.

La versione wallet di un abbonamento annuale è un pass generico e non una tessera evento. È voluto: una tessera evento in Apple Wallet scivola indietro non appena la sua data è passata, e un abbonamento annuale deve restare in primo piano per tutta la stagione.

All'ingresso

L'app di scansione non deve imparare nulla di nuovo: un abbonamento annuale porta lo stesso tipo di codice di un biglietto. Ciò che l'app mostra invece cambia.

Messaggio	Che cosa sta succedendo	Che cosa fa
Ingresso	Dentro. La visita è stata conteggiata	Faccia passare il visitatore
Già scansionato	Il credito giornaliero di questa tessera è esaurito. Con una al giorno: questa persona è già entrata oggi	Chieda se qualcun altro ha già usato la tessera
Giorno errato	Una tessera vera, ma fuori dal suo periodo: non ancora iniziata o scaduta	Controlli le date nella schermata di gestione
Annullato	La tessera è stata disdetta o bloccata	Rimandi alla cassa
Non valido	Passavo non conosce questo codice	Chieda l'e-mail di conferma

Una tessera disdetta resta nel manifesto giornaliero, l'elenco che l'app di scansione recupera al mattino. Senza quella riga l'app direbbe "codice sconosciuto" a qualcuno che ha semplicemente una tessera ritirata, e all'ingresso è una conversazione molto più lunga di "questa tessera è stata disdetta, vada un attimo alla cassa".

Il contatore delle visite

A ogni scansione riuscita il contatore di quella tessera sale di uno e viene annotato il momento. Questo Le dà tre cose:

1. Controllo all'ingresso. L'app sa quante visite risultano oggi su questa tessera, e lo confronta con l'impostazione visite al giorno.
2. Una conversazione con un titolare. "Quest'anno è venuto undici volte" è un argomento molto migliore per un rinnovo di un'e-mail generica.
3. Una decisione per la prossima stagione. Se vende cento tessere che insieme vengono usate centocinquanta volte, il Suo abbonamento annuale è troppo caro o la Sua offerta troppo esile. Quel dato non lo vede da nessun'altra parte.

Il contatore conta solo le scansioni che hanno dato Ingresso. Se la tessera è impostata su una visita al giorno, una seconda scansione nello stesso giorno non conta: dà Già scansionato. Se è impostata su illimitate (zero), ogni scansione riuscita conta come una visita.

Gestione

In Abbonamenti annuali cerca per nome dell'intestatario o per indirizzo e-mail. Ci sono filtri pronti su Stato, Valido oggi e In scadenza (entro trenta giorni). Quest'ultimo filtro è il Suo elenco dei rinnovi.

Apra una tessera e vede il periodo, lo stato, il numero di visite e l'ultima visita. Sotto compare ogni visita come riga a sé, con accanto il dispositivo su cui è stata fatta la scansione.

Azione	Che cosa fa
Rinnovare	Crea una nuova tessera che si aggancia alla vecchia
Cambia nome	Intesta la tessera a un altro nome (ed eventualmente a un altro indirizzo e-mail); il QR resta lo stesso
Disdire	La tessera non dà più accesso. Le visite restano conservate
Riattivare	Annulla una disdetta

Per il resto una tessera non è modificabile: le date e le visite sono fisse.

Rinnovare contro rivendere

È la parte su cui arrivano più domande, quindi la trattiamo a parte.

Rinnovare lo usa per chi vuole tenere la propria tessera. Apre la tessera esistente, clicca su Rinnovare, e nasce una nuova tessera che si aggancia alla vecchia. La vecchia resta con le sue visite e il proprio codice.

Nella finestra di Rinnovare può scegliere due date. Se lascia vuoto Nuova tessera valida dal, la nuova tessera comincia il giorno dopo la fine della vecchia — o oggi, se la vecchia è già scaduta. Lasci vuoto Valido fino al (incluso) per la durata standard del prodotto.

Il rinnovo non crea una vendita: faccia pagare il rinnovo come concordato con il visitatore, per esempio alla cassa.

Perché una nuova tessera e non semplicemente spostare la data di fine? Due ragioni. In primo luogo il contatore delle visite dell'anno scorso conterebbe anche quest'anno, e così non saprebbe mai più quante visite ha prodotto una stagione. In secondo luogo un codice QR della stagione scorsa tornerebbe all'improvviso a funzionare, anche quello della tessera che qualcuno ha perso e che Lei credeva morta.

Rivendere lo usa per chi è stato via un po', per un nuovo titolare, oppure quando il pulsante di rinnovo non corrisponde a ciò che vuole il visitatore (un'altra tariffa, un altro tipo di tessera). In quel caso registra semplicemente di nuovo il prodotto, alla cassa o nel negozio.

Situazione	Che cosa fa
Il titolare vuole proseguire, stessa tariffa	Rinnovare
Il titolare torna dopo due anni	Rivendere
Il titolare passa da adulto a senior	Rivendere, con l'altro prodotto
Il nome era scritto male	Cambia nome, non rivendere
La tessera è stata rubata	Disdire, ed emetta una nuova tessera

Cambiare nome lascia il codice invariato. Una tessera già presente in un telefono continua quindi a funzionare. È ciò che vuole in caso di correzione ("Lisa" doveva essere "Elisabetta") o di trasferimento all'interno di una famiglia. Se vuole invece che il vecchio codice smetta di funzionare, disdica la tessera e ne emetta una nuova.

Errori frequenti

Creare un abbonamento annuale come biglietto con una lunga validità. In quel caso la tessera si consuma dopo la prima scansione e la seconda volta il Suo visitatore resta fuori. Scelga il tipo di prodotto Abbonamento annuale.

Dimenticare di attivare Nome sul biglietto. L'acquirente non può allora inserire un nome online, e Lei si ritrova tessere con sopra il nome dell'acquirente invece di quello del titolare. Particolarmente fastidioso con le famiglie.

Mettere le visite al giorno a zero perché "zero vorrà pur dire una". Zero significa illimitate. Lasci il campo vuoto se vuole una visita al giorno.

Eliminare una tessera invece di disdirla. Eliminare non è possibile, e a ragione: i dati sulle visite sparirebbero con essa. Disdica la tessera.

Rinnovare la vecchia tessera spostando la data di fine. Usi il pulsante Rinnovare. Altrimenti il contatore della stagione scorsa conta anche adesso e un vecchio codice QR torna a funzionare.

E se …

… il titolare ha perso la sua tessera?

Lo cerchi per nome o indirizzo e-mail nel riepilogo Abbonamenti annuali. La tessera c'è ancora. Se è stata venduta online o alla cassa, apra l'ordine in Ordini e clicchi su Invia di nuovo l'e-mail con i biglietti: la tessera è in quell'e-mail. Se sospetta un abuso, disdica la tessera e ne emetta una nuova.

… due persone usano la stessa tessera?

A questo serve l'impostazione visite al giorno. Se è su una e la seconda persona prova a entrare lo stesso giorno, l'app di scansione mostra Già scansionato. Se continua a succedere, disdica la tessera ed emetta eventualmente a pagamento una seconda tessera.

… la tessera è scaduta e il titolare è all'ingresso?

La scansione lo respinge con Giorno errato. La tessera resta comunque nel suo telefono come promemoria. Alla cassa rinnova la tessera; ciò crea una nuova tessera con un nuovo codice, che potrà subito rimettere nel suo wallet.

… vuole emettere una tessera a mano, senza vendita?

Vada in Abbonamenti annuali → Emettere un abbonamento annuale. Scelga l'abbonamento annuale (il prodotto), compili il Nome dell'intestatario ed eventualmente un indirizzo e-mail, e scelga Lei stesso Valido dal e Valido fino al (incluso) — vuoto significa la durata standard del prodotto. Clicchi su Salva. Comodo per un cittadino onorario, uno scambio con un'organizzazione collega, una tessera vinta o un collaboratore.

… vuole una stagione che non dura dodici mesi?

Imposti sul prodotto Valido in mesi sul numero corretto (sette mesi per una stagione da aprile a ottobre). Quei mesi decorrono dal giorno della vendita. Se vuole la stessa data di fine per tutti, emetta le tessere a mano con date fisse; chi acquista tardi riceve allora di meno, quindi valuti un prezzo più basso per gli acquirenti tardivi.

Domande frequenti

Posso emettere una tessera a mano? Sì, tramite Abbonamenti annuali → Emettere un abbonamento annuale. La tessera esiste allora senza che vi corrisponda un ordine.

Posso eliminare una tessera? No. In tal caso sparirebbero con essa i dati sulle visite, ed è esattamente il dato su cui decide se la prossima stagione venderà di nuovo abbonamenti annuali. Disdica la tessera: non dà più accesso e le visite restano conservate.

Che cosa succede quando una tessera è scaduta? Resta nel telefono del titolare come promemoria, ma la scansione la respinge con Giorno errato. Il rinnovo crea una nuova tessera.

Un abbonamento annuale può dare accesso anche a una fascia oraria? No. Un abbonamento annuale dà accesso all'ingresso e non conta nella capienza di una fascia oraria. Se la Sua capienza è limitata, faccia prenotare ai titolari un biglietto gratuito per una fascia oraria, così sa quanta gente arriva.

Quante visite ha avuto una tessera? È indicato sulla tessera stessa, in cima accanto al contatore, con sotto ogni visita come riga a sé con data, ora e dispositivo. Nell'elenco Abbonamenti annuali lo vede nella colonna Visite.