museumPASSmusées

Chi mostra un museumPASSmusées entra gratuitamente in un museo aderente. Questo articolo spiega che cos'è quel pass, come il Suo museo vi partecipa, come si registra una visita alla cassa e nel negozio, e come se ne ricava ogni mese un file per il conteggio.

Che cos'è museumPASSmusées

È un pass annuale per i musei di tutto il Belgio. Il titolare paga una volta all'anno e poi può visitare tutte le volte che vuole la collezione permanente di ogni museo aderente, gratuitamente. Le mostre temporanee sono spesso comprese gratuitamente o con uno sconto.

Qualche dato che aiuta a capire a che cosa sta partecipando:

• Il pass vale un anno dall'acquisto.
• Aderiscono più di 260 musei, distribuiti fra Fiandre, Vallonia e Bruxelles. Ne fa uno dei pochi progetti culturali che funziona al di là dei confini fra le comunità linguistiche.
• Il pass è gestito da una società a finalità sociale, fondata dal Consiglio dei musei di Bruxelles, il Vlaams Museumoverleg, ICOM Belgique e Musées et Société en Wallonie, e publiq vzw.
• Il visitatore mostra il pass fisicamente o tramite l'app del museum pass. Nell'app c'è un codice QR che funge da titolo d'ingresso.
• Esiste anche una tariffa ridotta per chi ne ha diritto, proprio come con UiTPAS. Per Lei non cambia nulla: vede semplicemente un pass valido.

Per Lei come museo la cosa più importante è che l'editore Le paga un compenso per ogni visita. Un visitatore con un museum pass non è quindi un visitatore gratuito: è un visitatore che ha pagato altrove e per il quale Lei riceve in seguito un compenso, sulla base del numero di visite che ha registrato. Ed è per questo che contare è così importante.

Come partecipa il Suo museo

L'adesione si sbriga direttamente con l'editore, al di fuori di Passavo.

1. Vada su museumpassmusees.be e cerchi il canale di contatto per i musei.
2. Li contatti e spieghi che museo è e che cosa offre.
3. Segue un colloquio sulle condizioni: quali parti del Suo museo rientrano nel pass, che cosa succede con le mostre temporanee, e quale compenso riceve per ogni visita.
4. Dopo la convenzione il Suo museo compare nel loro elenco e nella loro app, e può cominciare a registrare le visite.

Le condizioni e gli importi precisi li chieda all'editore stesso; sul suo sito non sono pubblicati per intero.

Funziona? Sì

Dalla tessera al conteggio va così:

1. il visitatore mostra il suo museumpass; Lei digita il numero nell'unico campo d'inserimento alla cassa, oppure lo digita lui stesso nel negozio;
2. Passavo lo riconosce dal numero (da 10 a 13 cifre) e registra la visita come biglietto da zero euro, con data e ora;
3. a fine mese clicca su Scarica il rendiconto (CSV) e invia quel file all'editore, che La rimborsa per visita.

Un CSV è un semplice file tabella che si apre in Excel o Numbers. Nient'altro.

Che cosa Passavo non fa: chiedere all'editore se quella tessera è ancora valida. Non esiste un servizio per questo, per nessun sistema di biglietteria; per UiTPAS esiste. Alla cassa dà quindi Lei stesso un'occhiata alla tessera, esattamente come oggi. La differenza con oggi: il foglio dei conteggi non può più andare perso.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Una convenzione in corso con l'editore del museumpass.
• Il ruolo Proprietario: solo il proprietario può configurare i pass esterni.
• Un prodotto d'ingresso con un prezzo normale, così che ci sia qualcosa a cui contrapporre la visita.
• Cinque minuti per attivarlo; dopo costa qualche secondo per visita alla cassa.

Passo 1 — Attivare

1. Nel menu a sinistra, sotto l'intestazione Impostazioni, clicchi su Pass esterni.
2. Attivi Accettiamo museumPASSmusées.
3. Clicchi su Salva.

Non c'è altro. Non ci sono chiavi, perché non c'è nulla a cui collegarsi.

Un numero di museumpass ha da 10 a 13 cifre; è così che Passavo riconosce la tessera. La schermata Le mostra quale formato viene riconosciuto. Se qualcuno mostra una tessera valida che non viene riconosciuta, invii il numero all'assistenza. Adeguiamo noi il riconoscimento; Lei non deve fare nulla.

Attenzione: se accetta anche UiTPAS, un numero di esattamente tredici cifre viene letto come UiTPAS. Se un museumpass ha tredici cifre, lo segnali all'assistenza.

Passo 2 — Registrare una visita alla cassa

1. Batta il normale biglietto d'ingresso, come se il visitatore dovesse pagare.
2. Digiti il numero del pass nel campo UiTPAS o museum pass.
3. Clicchi su Applica.
4. Il prezzo di un biglietto va a zero.
5. Incassi con Gratuito.

Quel primo passo sembra superfluo, ma non lo è. Battendo prima il biglietto normale, il sistema sa quale visita era e quanto sarebbe costata. È proprio ciò che dovrà comparire più avanti nel Suo conteggio.

Passo 3 — Registrare una visita nel negozio

Nel negozio online succede la stessa cosa nella pagina di pagamento: il visitatore mette il suo biglietto nel carrello, inserisce il suo Numero del pass sotto Hai un UiTPAS o un museum pass? e clicca su Applica.

Un pass vale per una persona. Se arriva una famiglia con tre pass, li aggiunga uno per uno; la riga viene divisa ogni volta.

Perché zero euro e non uno sconto

Una visita con museum pass non è una riduzione di prezzo ma un abbonamento pagato altrove. Per questo l'importo è davvero a zero e non a "prezzo meno sconto". Altrimenti verrebbe calcolata l'IVA su una vendita che qui non avviene.

Per lo stesso motivo un ordine del genere riceve il canale museumPASSmusées e non conta nel Suo fatturato giornaliero alla cassa. Non è fatturato; il Suo compenso arriva dall'editore, più tardi e in una volta sola.

Attenzione: significa anche che la sera la Sua cassa non torna con il Suo numero di visitatori. È normale. Controlli i Suoi visitatori nel riepilogo e non nel Suo totale di cassa.

Passo 4 — Il conteggio mensile

1. Nel menu a sinistra, sotto l'intestazione Impostazioni, clicchi su Pass esterni.
2. In fondo al blocco museumPASSmusées scelga il mese. Il mese precedente è già compilato come impostazione predefinita.
3. Guardi sullo schermo quante visite sono state registrate questo mese e il mese scorso, così sa che cosa aspettarsi.
4. Clicchi su Scarica il rendiconto (CSV).
5. Apra il file e lo controlli prima di inviarlo.

Il file contiene una riga per visita:

Colonna	Che cosa contiene
datum, tijdstip	Quando è stata registrata la visita
pasnummer	Il numero così come è stato digitato
product	Quale biglietto sarebbe stato
bestelling	Il numero d'ordine, per ritrovarlo
normale_prijs	Quanto sarebbe costato senza il pass
aangerekend	Quanto ha pagato il visitatore (zero)
valuta	La valuta, di solito EUR

Il file si apre in Excel senza domande: punti e virgola come separatore e virgole negli importi.

Le visite ritirate non ci sono. Una visita annullata che viene comunque conteggiata è proprio il tipo di errore che salta all'occhio quando l'editore comincia a contare da sé. Una visita viene ritirata solo con un rimborso tramite il Suo fornitore di pagamento — e una visita da zero euro non ne ha mai. Più sotto trova che cosa fare con una visita registrata per sbaglio.

Errori frequenti

Non registrare prima il biglietto. Così alla visita non corrisponde alcun prodotto né alcun prezzo normale, e il Suo conteggio è inutilizzabile. Registri sempre prima il normale biglietto.

Far passare il visitatore senza registrarlo. È una visita per cui non riceve alcun compenso. Per Lei ogni visita non registrata è denaro perso.

Usare un solo pass per più visitatori. Un pass è una persona. Aggiunga ogni pass separatamente.

Inviare l'esportazione del mese sbagliato. Controlli il campo anno-mese prima di scaricare, e confronti il numero di righe con il numero indicato sullo schermo.

Registrare la visita come sconto del cento per cento. Così l'IVA finisce su una vendita che qui non avviene, e la visita conta nel Suo fatturato giornaliero. Usi il campo del pass.

E se …

… una tessera valida non viene riconosciuta?

Il formato del numero è un'impostazione e non è ancora stato confermato dall'editore. Ci comunichi il numero e il modello verrà adattato, senza bisogno di una nuova versione. Nel frattempo non lasci il visitatore in difficoltà: concluda come gratuito e annoti il numero a mano, così potrà comunque finire nel Suo conteggio.

… qualcuno mostra un pass che sembra scaduto?

Non c'è nulla a cui confrontarlo. Guardi la data di scadenza sulla tessera o nell'app, come farebbe anche con un elenco cartaceo. Nel dubbio: lo faccia entrare e lo segnali all'editore.

… una visita è stata registrata per sbaglio?

Annulli il biglietto nell'ordine, così che all'ingresso non funzioni più. Nel conteggio mensile però la visita resta: il pannello non ha un pulsante per ritirare una visita museumpass. Cancelli quindi Lei quella riga dal file CSV prima di inviarlo, e annoti il numero d'ordine per poterlo spiegare anche più avanti.

… l'editore chiede un altro formato di file?

Apra il CSV in Excel e ne ricavi ciò che chiedono. Le colonne contengono tutto il necessario per ritrovare una visita: data, ora, numero del pass, prodotto e numero d'ordine.

Domande frequenti

Il numero del pass viene verificato? No, soltanto nella forma. Non esiste un servizio a cui sottoporlo. Chi mostra fisicamente la tessera la possiede — ed è anche come funziona a uno sportello con un elenco cartaceo.

Una tessera valida non viene riconosciuta. E adesso? Il formato è un'impostazione. Ci comunichi il numero; il modello verrà adattato, senza una nuova versione.

Posso far girare l'esportazione in automatico? No. Scarichi Lei il file ogni mese con Scarica il rendiconto (CSV); è un solo clic.

Ricevo qualcosa per una visita con museum pass? Sì. L'editore paga al museo un compenso per ogni visita. Quanto sia è scritto nella Sua convenzione con loro; Passavo non conosce quell'importo e non ci calcola quindi nulla.

Una visita con museum pass conta nei miei numeri di visitatori? Sì. La visita esiste come biglietto da zero euro con il canale museumPASSmusées. Conta nei Suoi visitatori, ma non nel Suo fatturato.