Un acquirente chiede i suoi dati o vuole farli cancellare

Chiunque abbia acquistato un biglietto da Lei può chiederLe quali dati possiede su di lui e può chiederLe di cancellarli. Lo prevede la normativa sulla privacy (il GDPR). Decide Lei, perché è Lei il venditore; noi Le diamo i pulsanti per farlo in due minuti.

Solo il titolare e l'amministratore vedono questi pulsanti.

Dove si trovano i pulsanti?

In due punti:

• in un ordine: apra l'ordine da Ordini. In alto trova Esportare i dati di questo acquirente e Cancellare i dati di questo acquirente. Viene usato l'indirizzo e-mail dell'ordine;
• nella schermata Impostazioni → Esportare i dati: in alto trova Esportare i dati di un solo acquirente e Cancellare i dati di un solo acquirente. Inserisce Lei l'indirizzo e-mail. Utile quando qualcuno scrive senza numero d'ordine.

Per noi un acquirente è il suo indirizzo e-mail. Conta tutto ciò che ha quell'indirizzo: i suoi ordini, i biglietti che contengono, gli abbonamenti annuali a suo nome e i buoni regalo che gli sono stati inviati. Le maiuscole non contano.

«Quali dati avete su di me?»

1. Faccia clic su Esportare i dati di questo acquirente.
2. Riceve un file (JSON) con tutto ciò che la Sua organizzazione possiede per quell'indirizzo: ordini, biglietti, abbonamenti annuali, buoni, richieste di fattura, fatture e se si è disiscritto dalla newsletter.
3. Invii il file all'acquirente.

Deve rispondere entro un mese. È buona prassi farlo subito.

«Cancellate i miei dati»

1. Faccia clic su Cancellare i dati di questo acquirente.
2. Indichi un motivo, per esempio «richiesta dell'acquirente via e-mail del 24/9».
3. Faccia clic su Cancellare definitivamente.

L'operazione non può essere annullata.

Che cosa scompare

• nome, indirizzo e-mail e numero di telefono sui suoi ordini;
• i nomi sui suoi biglietti;
• nome e indirizzo e-mail sui suoi abbonamenti annuali;
• nome, indirizzo e-mail e messaggio sui buoni regalo a lui destinati;
• l'indirizzo e-mail di una ricarica online del saldo sul suo pass;
• referente e indirizzo e-mail su una richiesta di fattura; se non era ancora stata emessa una fattura, anche l'azienda e l'indirizzo;
• il suo consenso alla newsletter.

Che cosa resta, e perché

• l'ordine stesso, con importi e IVA. È la Sua contabilità, che deve conservare per anni. Senza nome non è più riconducibile a lui;
• una fattura già emessa, con nome e indirizzo. Una fattura senza acquirente non è una fattura, e la legge impone di conservarla. Viene rimosso solo l'indirizzo e-mail;
• il giornale di cassa. È protetto dalle modifiche e non contiene dati di contatto;
• una disiscrizione dalla newsletter, perché non riceva mai più pubblicità per errore;
• un numero UiTPAS o museumPASS legato a una vendita: il comune o l'editore lo usa per rimborsarLe la differenza.

I suoi biglietti continuano a funzionare

Un biglietto o un abbonamento annuale ancora valido resta valido. Il codice QR non cambia. Se la settimana prossima si presenta al Suo ingresso, lo scansiona normalmente; semplicemente non vede più un nome.

Che cosa finisce nel registro attività

Chi ha cancellato, quando, il motivo e i numeri d'ordine. Non l'indirizzo e-mail: una richiesta di cancellazione che lascia l'indirizzo nel registro non è una cancellazione.

Errori frequenti

Cancellare un acquirente con un rimborso in sospeso. Prima rimborsi, poi cancelli. Dopo la cancellazione non sa più a chi.

Inserire l'indirizzo sbagliato. Controlli prima l'indirizzo con Esportare i dati di un solo acquirente: vedrà esattamente che cosa scomparirà.

Domande frequenti

Devo sempre cancellare quando qualcuno lo chiede? Quasi sempre. Ciò che deve conservare per legge, come le fatture, resta; il pulsante se ne occupa per Lei.

Questo cancella anche i dati presso un'altra organizzazione? No. Se la stessa persona ha acquistato anche da un'altra organizzazione, è affare di quest'ultima.

Per saperne di più sull'esportazione, veda Esportare i Suoi dati.