Conformità di cassa in Germania (TSE)

Se vende in Germania a un banco, la Sua cassa deve rispettare la Kassensicherungsverordnung. In breve: ogni evento di cassa viene firmato da un TSE — una technische Sicherheitseinrichtung — e su ogni scontrino compare un codice QR con cui un ispettore può verificare quella firma. Questo articolo spiega perché viene richiesto, come si prepara una volta per tutte, e che cosa deve fare Lei in seguito.

Per questo Passavo collabora con fiskaly, un Cloud-TSE certificato. Non Le serve quindi alcuna scatoletta o chiavetta USB; basta una connessione internet.

Non vende in Germania? Allora non deve fare nulla di tutto questo. Questa pagina compare soltanto quando la Sua organizzazione ha sede in Germania, e soltanto per il proprietario.

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Perché la Germania lo richiede

Per anni una cassa è stata una scatola in cui si poteva entrare a posteriori. Cancellare uno scontrino, abbassare il fatturato di una giornata, modificare una riga — su molte casse più vecchie si poteva fare, e si faceva. L'amministrazione fiscale tedesca non aveva difese: chi riceve un archivio di cassa da cui si possono togliere delle cose non sa mai se sta vedendo il quadro completo.

La Germania ha risolto la cosa spostando la prova fuori dalla cassa stessa. Ogni evento deve essere firmato da un apparecchio che la cassa non controlla. Con questo non è più importante se la Sua cassa sia affidabile: le firme formano una sequenza ininterrotta, e un buco in quella sequenza salta all'occhio.

È rigoroso, ma funziona in entrambe le direzioni. Un'associazione che lavora correttamente può dimostrarlo in caso di controllo senza che si debba spendere una parola sulla fiducia.

Che cos'è un TSE, in lingua corrente?

Immagini una macchina firmatrice sigillata collocata accanto alla Sua cassa.

Ogni volta che registra qualcosa, la cassa passa quello scontrino alla macchina. La macchina ci mette sopra una firma, ci applica un numero progressivo e annota il momento esatto. Quel numero progressivo prosegue, scontrino dopo scontrino, senza buchi.

Tre cose che deve sapere su quella macchina:

• È sigillata. Lei non ci può entrare, noi non ci possiamo entrare, e nemmeno chi ha realizzato la cassa. È per questo che è certificata.
• Non dimentica nulla. Ciò che è stato firmato è nel suo registro — separato dalla Sua cassa.
• Da noi non è una scatoletta ma un servizio. La macchina gira in un data center e la Sua cassa ci parla via internet. Ciò Le risparmia un apparecchio che può rompersi o andare perso.

Il nome TSE — Technische Sicherheitseinrichtung — significa letteralmente "dispositivo tecnico di sicurezza". Un TSS è il Suo esemplare personale: la macchina firmatrice che appartiene alla Sua organizzazione.

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Che cosa Le serve prima di cominciare

Un account fiskaly	Lo crea Lei stesso presso fiskaly e lì riceve una chiave API e un segreto API.
Il ruolo proprietario	Chi può impostare il TSE stabilisce quale TSE firma il Suo fatturato. Quel diritto spetta quindi al proprietario, come per i pagamenti.
La Sua Steuernummer e il Suo Finanzamt	Devono comparire nell'esportazione che consegna in caso di controllo.
Una mezz'ora e un posto dove conservare il PUK	Veda il passo 2. Lo vede una volta sola.

Una chiave API è una password lunga e casuale con cui due programmi si riconoscono. La tratti come tratta i Suoi dati bancari: non la invii per e-mail, non la metta in un documento condiviso.

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Preparare una volta per tutte

Vada in Impostazioni → Conformità di cassa (DE).

Se in alto compare un messaggio rosso che dice che la firma con un TSE non è ancora attiva su questa piattaforma, può preparare tutto, ma la Sua cassa non firma ancora nulla e non è conforme alla KassenSichV. Non è una Sua impostazione: scriva al supporto.

1. Conservare le Sue chiavi

Incolli la Sua Chiave API e il Suo API secret, scelga se si tratta dell'Ambiente di test o della Produzione, e clicchi su Salva le chiavi.

Una chiave appartiene a un solo ambiente. Una chiave di prova in produzione produce soltanto messaggi d'errore che non rimandano a nulla — meglio quindi controllare una volta di troppo.

L'ambiente di prova serve per esercitarsi: ci può far passare scontrini che non contano da nessuna parte. Se vende davvero, deve essere su produzione. Una vendita reale firmata nell'ambiente di prova non conta in caso di controllo.

2. Creare il TSS

Clicchi su Crea una TSS. In un'unica operazione succedono tre cose: il TSS viene creato, gli viene applicato un pin di amministratore, e il TSS entra in servizio.

Ricopi il PUK e il pin di amministratore che compaiono poi sullo schermo. Lo schermo li mostra una volta sola, e fiskaly non fornisce mai più il PUK. La cassa li conserva cifrati per poter gestire il TSE, ma non glieli mostra più. Senza PUK non può più sbloccare un pin di amministratore bloccato, e sostituire un TSS non è possibile senza spezzare il Suo registro di cassa.

Lo conservi quindi da qualche parte fuori da questo sistema: in una cassaforte, presso il Suo commercialista, nel Suo gestore di password.

Un PUK è un codice d'emergenza, come il PUK di una scheda SIM. Serve a sbloccare un pin bloccato. Forse non Le servirà mai — e se Le serve, è una giornata in cui nient'altro può più aiutarLa.

3. Registrare le Sue casse

Ogni cassa viene registrata separatamente presso il TSE e riceve un proprio numero di serie. Quel numero compare su ogni scontrino di quel dispositivo e non cambia mai più.

Clicchi su ogni dispositivo su Registra presso la TSE. Se ne dimentica uno, avviene comunque automaticamente alla prima vendita su quel dispositivo.

4. I Suoi dati fiscali di base

Inserisca la Sua Steuernummer e il Suo Finanzamt e clicchi su Salva i dati anagrafici. Senza questi due l'esportazione che consegna in caso di controllo è incompleta.

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Le Sue aliquote IVA

Le regole di cassa tedesche conoscono esattamente cinque aliquote:

Aliquota	Per che cosa
19%	l'aliquota ordinaria
7%	l'aliquota ridotta
10,7%	Durchschnittssatz §24(1)Nr.3 UStG
5,5%	Durchschnittssatz §24(1)Nr.1 UStG
0%	non soggetto a IVA

Se un prodotto è su un'altra aliquota — ad esempio un 21% belga — il TSE rifiuta quello scontrino. Lo vede subito in Guasti della TSE su questa pagina, con accanto l'aliquota.

È volutamente rigoroso. Una firma sotto un importo che in un controllo non corrisponde a nulla è peggio di un guasto segnalato.

Attenzione: è l'errore che si commette più spesso quando si vende in due paesi con lo stesso elenco di prodotti. Se vende in Germania, controlli prima del Suo primo giorno di vendita che ogni prodotto che può comparire al banco tedesco sia su una di quelle cinque aliquote.

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Lo scontrino

Non appena il TSE è attivo, su ogni scontrino compare un codice QR con la firma, il numero di transazione, il contatore delle firme e gli orari. Sotto compaiono gli stessi numeri anche in forma leggibile: in un controllo a volte vengono semplicemente ricopiati.

Se invia lo scontrino per e-mail, il codice è presente anche lì.

Che cosa ne fa un ispettore

Un ispettore tedesco può presentarsi senza preavviso e chiedere uno scontrino — a volte acquista lui stesso qualcosa. Che cosa può fare con quello scontrino:

• Leggere il codice QR. Contiene il numero di transazione, il contatore delle firme, il numero di serie della cassa e gli orari.
• Verificare la sequenza. Il contatore delle firme prosegue senza buchi. Se manca un numero, è sparito uno scontrino.
• Confrontare lo scontrino con il registro del TSE. Quel registro non viene dalla Sua cassa ma dal TSE stesso. Se quei due coincidono, il quadro è completo.

In quel momento Lei non deve fare altro che consegnare lo scontrino e, se le viene chiesto, fornire le esportazioni indicate qui sotto.

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Se il TSE è temporaneamente fuori servizio

La Sua cassa continua a funzionare. Non è soltanto comodo, è anche ciò che chiede la legge: in caso di guasto deve poter continuare a vendere, il guasto deve essere registrato, e gli eventi devono essere firmati in seguito.

Che cosa vede in quel caso:

• sullo scontrino compare Guasto della TSE invece di un codice QR;
• su questa pagina il guasto compare nell'elenco, con motivo e orario;
• non appena il TSE torna raggiungibile, la firma avviene automaticamente e viene aggiunta l'indicazione Firmata a posteriori.

Non deve quindi fare nulla. Se un guasto resta aperto per giorni, c'è sotto qualcos'altro — controlli allora le Sue chiavi e lo stato del TSS.

Se un visitatore chiede perché sul suo scontrino non c'è un QR: quello scontrino è valido quanto tutti gli altri. Soltanto la firma arriva un po' più tardi.

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In caso di controllo

Le servono due esportazioni, e vanno insieme.

1. L'esportazione DSFinV-K della cassa. Proviene dal Suo giornale di cassa e contiene gli scontrini, le chiusure giornaliere e le firme. La recupera in Cassa → Sessioni di cassa → Esporta il giornale: scelga un giorno e il formato JSON in stile DSFinV-K (verifica tedesca).
2. Il registro del TSE stesso, come archivio TAR. Lo recupera con il pulsante Esporta e scarica questo mese su questa pagina. Il file viene scaricato subito. Se Le serve di nuovo più tardi, clicchi su Scarica di nuovo accanto a Ultima esportazione.

La prima racconta che cosa la cassa crede sia successo, la seconda dimostra che cosa il TSE ha firmato. Chieda pure al Suo commercialista entrambe.

Se Le serve un periodo diverso dal mese in corso, lo richieda tramite l'assistenza: lo esportiamo noi per Lei.

DSFinV-K indica lo standard tedesco secondo cui vengono consegnati i dati di cassa. Un archivio TAR è un unico file che ne contiene molti insieme, come uno zip. Non deve aprirlo — lo consegni così come lo riceve.

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Che cosa deve ancora sbrigare Lei

Il collegamento TSE copre il lato cassa. Due cose restano una Sua responsabilità:

• la registrazione della Sua cassa presso il Suo Finanzamt (§146a AO);
• la conservazione del Suo PUK e del Suo pin di amministratore.

Quella registrazione, più concretamente

La Germania vuole sapere quali casse usa e quale TSE contengono. Quella comunicazione la fa presso il Suo Finanzamt; avviene per via elettronica e nella pratica di norma la fa per Lei il Suo Steuerberater.

Ciò che Le conviene avere sottomano lo ritrova su questa pagina: il numero di serie di ogni cassa registrata, i dati del Suo TSS, e la data in cui ha messo in uso la cassa. Va comunicata anche la dismissione di una cassa.

Attenzione: i termini entro cui ciò deve avvenire e il modulo esatto sono di competenza dell'amministrazione fiscale tedesca e cambiano di tanto in tanto. Chieda al Suo Steuerberater che cosa vale per la Sua situazione. Noi forniamo i dati e le esportazioni; non forniamo consulenza fiscale.

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Errori frequenti

• Non ricopiare il PUK. Compare una volta sola sullo schermo, e fiskaly non lo fornisce mai più.
• Lavorare in produzione con una chiave di prova. I messaggi d'errore che riceve in quel caso non rimandano a nulla. Controlli l'ambiente prima di cominciare.
• Vendere al banco tedesco un prodotto con un'aliquota IVA belga o olandese. Il TSE rifiuta quello scontrino. Metta i Suoi prodotti tedeschi su una delle cinque aliquote ammesse.
• Dimenticare la registrazione presso il Finanzamt. Il collegamento gestisce le firme, non la Sua dichiarazione.
• Smettere di vendere in caso di guasto. Non è necessario, e nemmeno la legge lo chiede. Continui a vendere; la firma viene fatta in seguito.

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E se …

E se il TSE continua a dare guasti per giorni?

Allora è più di un intoppo. Controlli se le Sue chiavi sono ancora corrette e se il Suo TSS è in servizio su questa pagina. Se non ne viene a capo, ci invii il testo del guasto così come compare nell'elenco — contiene il motivo.

E se ho dimenticato di registrare una cassa presso il TSE?

Si sistema da sé: alla prima vendita su quel dispositivo la registrazione avviene comunque automaticamente. Il numero di serie compare allora a partire da quel primo scontrino.

E se ho perso il mio pin di amministratore?

Per il lavoro di tutti i giorni non Le serve: la cassa lo usa da sé. Se il pin di amministratore dovesse bloccarsi, serve il PUK per sbloccarlo. Lo prenda dalla Sua cassaforte, dal Suo commercialista o dal Suo gestore di password, e contatti il supporto.

E se vendo in Germania e in Belgio?

Il TSE appartiene a tutta la Sua organizzazione. Se è attivo, firma ogni vendita al banco di quell'organizzazione, anche in una sede belga — e rifiuta un'aliquota IVA belga. Se vende al banco in entrambi i paesi, si consulti con il supporto prima di cominciare su come separare le due cose.

E se ho un ispettore davanti al mio banco?

Gli dia lo scontrino che chiede e continui a vendere. Le esportazioni le può inviare in seguito; le recuperi tramite questa pagina e tramite il Suo giornale di cassa, oppure le faccia richiedere dal Suo Steuerberater.

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Domande frequenti

Mi serve un apparecchietto? No. Il TSE gira nel cloud presso fiskaly. Le serve una connessione internet, non una scatoletta né una chiavetta USB.

Costa di più? fiskaly è un servizio a sé con un proprio account e proprie condizioni. Controlli le loro tariffe prima di cominciare; noi non le rifatturiamo.

Cambia qualcosa per la mia cassa belga o olandese? No. Lì non esiste un obbligo di TSE e i campi della firma restano vuoti.

Chi può impostarlo? Soltanto il proprietario. Chi imposta il TSE stabilisce quale firma finisce sotto il Suo fatturato — è lo stesso tipo di decisione del collegamento del Suo fornitore di pagamento.

Basta questo per essere in regola? Per il lato cassa sì. La registrazione presso il Suo Finanzamt e la Sua dichiarazione restano affari Suoi. In caso di dubbio chieda al Suo Steuerberater; noi Le possiamo fornire le esportazioni, non consulenza fiscale.