Leggere il Suo dashboard

Il Suo dashboard è la prima schermata che vede quando accede. Non è una contabilità e non è un rapporto: è uno sguardo su come stanno andando le cose. Questo articolo passa in rassegna ogni riquadro e dice ogni volta che cosa viene conteggiato esattamente e — altrettanto importante — che cosa non c'è dentro.

Se incontra un termine tecnico che non conosce, consulti il glossario.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Un account con il ruolo proprietario o amministratore. Solo questi due vedono le cifre. Che cosa vedono invece un collaboratore al banco e uno scanner è spiegato in fondo.
• Almeno una vendita. Un dashboard vuoto dice con garbo che non c'è ancora nulla; non si è rotto niente.
• Dieci minuti.

Prima di tutto: il periodo in alto

In alto c'è un unico menu a tendina: Periodo. Quello che sceglie lì vale per quasi tutta la schermata insieme. Di partenza è impostato su Questo mese. Ha cinque possibilità:

Scelta	Che cos'è
Oggi	Da mezzanotte a mezzanotte.
Questa settimana	Dal lunedì alla domenica compresa.
Questo mese	L'intero mese di calendario, anche i giorni che devono ancora venire.
Quest'anno	Dal 1° gennaio al 31 dicembre compreso.
Personalizzato	Sceglie Lei stesso una data di inizio e una data di fine.

Se sceglie Personalizzato, compaiono due campi data: Da e Fino al. La data di fine conta per intero: se sceglie dal 5 marzo al 5 marzo, vede quel singolo giorno da mezzanotte a mezzanotte. Una data nel futuro qui non si può scegliere.

La mezzanotte è la Sua. La giornata comincia e finisce nel fuso orario della Sua organizzazione, non in quello dei nostri server. Che lavori a Sofia o ad Auckland, la Sua giornata si chiude alla Sua mezzanotte. Il fuso orario lo imposta in Impostazioni → Organizzazione.

Tre riquadri deliberatamente non seguono il periodo: Oggi all'ingresso, Fatturato di oggi e I prossimi giorni. Riguardano l'adesso e il domani. Chi a gennaio sta ricontrollando le cifre dell'anno scorso vuole nel frattempo continuare a vedere che il sabato è quasi pieno.

Due riquadri che compaiono solo quando c'è qualcosa da fare

• Per iniziare — la lista di controllo per una nuova organizzazione. Si veda Per iniziare. Sparisce appena tutti i passaggi sono conclusi.
• Un riquadro sulla Sua formula — per esempio quando il Suo periodo di prova sta per finire o c'è una fattura aperta. Il suo pulsante La porta alla pagina Abbonamento.

I dati chiave

In alto ci sono otto numeri, sotto il titolo Dati chiave con il periodo scelto accanto. Sotto i primi cinque — Fatturato, Ordini, Biglietti venduti, Ordine medio e Rimborsato — è indicato come si rapporta allo stesso periodo precedente: con "questo mese" è tutto il mese scorso, con "questa settimana" la settimana scorsa, con "oggi" ieri. Se sceglie un intervallo personalizzato, è un blocco di uguale durata collocato immediatamente prima.

Un numero senza confronto non dice nulla. 4 200 euro sono un buon mese o un disastro, e dipende da che cosa ha fatto il mese scorso.

Fatturato

Tutto ciò che nel periodo è stato pagato, sommato. IVA inclusa, e incluso quello che è stato venduto al banco.

Un ordine conta nel giorno in cui è stato pagato, non nel giorno in cui arriva il visitatore. Se oggi qualcuno compra un biglietto per il mese prossimo, oggi quel denaro è nel Suo fatturato.

Che cosa conta:

• gli ordini pagati, sia online sia al banco;
• gli ordini rimborsati parzialmente, per il loro importo intero — una vendita c'è comunque stata, e quello che è stato tolto è indicato a parte in Rimborsato;
• le vendite tramite un rivenditore e le vendite che ha creato Lei stesso dal backoffice.

Che cosa non conta:

• gli ordini iniziati ma mai pagati (quelli stanno in Ordini in sospeso);
• gli ordini rimborsati per intero — non ne è rimasto nulla. Un ordine così sparisce anche a posteriori dal fatturato del periodo in cui era stato pagato;
• gli ordini annullati e scaduti.

Non sottragga semplicemente Rimborsato da Fatturato. Un rimborso parziale resta nel Suo fatturato e conta a parte in Rimborsato. Un ordine rimborsato per intero è già sparito dal Suo fatturato, e conta anche in Rimborsato. Chi sottrae l'uno dall'altro sottrae quindi due volte un rimborso totale.

Ordini

Quanti ordini pagati ci sono nel periodo. Un ordine con dentro quattro biglietti è un ordine.

Biglietti venduti

Il numero di posti venduti, non il numero di righe d'ordine. Un biglietto di gruppo per dieci persone è dieci posti.

I buoni regalo e gli abbonamenti annuali qui non contano: non producono un biglietto da scansionare al Suo ingresso. Il loro fatturato invece c'è, perché del denaro è entrato.

Ordine medio

Fatturato diviso Ordini, arrotondato ai centesimi interi. Se non ci sono ordini, compare zero — non si divide mai per zero.

Questa cifra dice qualcosa sui Suoi prezzi e sulle Sue combinazioni. Se sale senza che Lei abbia cambiato nulla ai prezzi, la gente compra più biglietti per volta.

Rimborsato

Tutto ciò che nel periodo ha erogato, sia i rimborsi totali sia quelli parziali.

Un rimborso conta nel giorno in cui è stato eseguito, non nel giorno della vendita. Venduto a febbraio, rimborsato a marzo: allora il fatturato sta a febbraio e il rimborso a marzo. I rimborsi ancora in corso non contano ancora; li vede solo quando sono conclusi.

Biglietti scansionati

Di tutti i biglietti validi in questo periodo: quanti sono già stati scansionati al Suo ingresso, e quale quota rappresentano.

Faccia attenzione alla differenza con Biglietti venduti:

• Biglietti venduti guarda a quando è stato pagato;
• Biglietti scansionati guarda al giorno in cui il biglietto è valido.

Un biglietto venduto a febbraio per una visita a marzo sta a febbraio tra i venduti e a marzo tra gli attesi. I biglietti senza data (per esempio un biglietto aperto) qui non contano: non c'è un giorno in cui qualcuno è atteso. Nemmeno i biglietti annullati e rimborsati — per quelli non viene più nessuno.

No-show

La percentuale di visitatori che ha comprato un biglietto e non si è presentata.

Il calcolo: di tutti i biglietti che erano validi in un giorno già passato, quanti non sono mai stati scansionati.

Due cose che qui vengono spesso lette male:

• Oggi non conta. Chi può ancora entrare questo pomeriggio non è un no-show. La cifra guarda solo ai giorni del tutto conclusi.
• Compare un trattino? Allora in questo periodo non ci sono ancora giorni passati con biglietti. È un'altra cosa rispetto a zero per cento: zero per cento significa "sono venuti tutti", un trattino significa "non c'è ancora nulla da misurare".

Un no-show del dieci o venti per cento è del tutto normale per un evento gratuito o economico. Se si avvicina alla metà, di solito c'è qualcosa che non va nell'e-mail di promemoria o nell'orario delle Sue fasce orarie.

Ordini in sospeso

Gli ordini iniziati nel periodo ma mai pagati. Di solito qualcuno che ha cambiato idea o il cui pagamento è fallito.

Se questo numero è strutturalmente alto, guardi in Pagamenti: un metodo di pagamento che non funziona ha esattamente questo aspetto.

I grafici

Fatturato al giorno

Una barra al giorno, in tre colori: online, cassa e altro. Quest'ultimo è la vendita tramite un rivenditore o la vendita che ha creato Lei stesso.

I tre colori insieme fanno esattamente la cifra del fatturato in alto. Per questo esiste "altro": un grafico che non somma fino al titolo che gli sta sopra non è corretto.

Se sceglie un periodo di un trimestre o più (93 giorni o più), il raggruppamento diventa per mese. Un anno in 365 barrette non è più un grafico ma una riga.

Biglietti per prodotto

I Suoi dieci prodotti più venduti, in posti, dal più grande al più piccolo. I buoni regalo e gli abbonamenti annuali non ci sono.

Visitatori per ora

Due linee sulle ore della giornata:

• Previsto — i posti venduti in fasce orarie che iniziano in questo periodo, all'ora in cui quella fascia comincia.
• Scansionati — i biglietti passati al Suo ingresso in questo periodo, all'ora della scansione.

Se quelle due linee si allontanano di un'ora, tutti arrivano strutturalmente in ritardo. Di solito è un motivo per impostare la prima fascia oraria più ampia o per indicare l'orario in modo più chiaro sul biglietto.

Se non lavora con le fasce orarie, la linea del previsto resta vuota.

Metodi di pagamento

Una torta con gli importi per metodo di pagamento: Bancontact, carta, Bancontact Pay, contanti, buono regalo, gratuito, rivenditore e altro.

Questo viene dai pagamenti e non dagli ordini. Se qualcuno paga metà con un buono regalo e metà con la carta, quell'ordine qui compare in due pezzi. Un pagamento con carta al banco e un pagamento con carta online stanno nello stesso riquadro: sono entrambi una carta.

I pagamenti falliti, annullati e ancora in corso non contano.

Origine del fatturato

Lo stesso fatturato, ma per canale di vendita: online, banco, rivenditore, backoffice. Per la maggior parte delle organizzazioni sul lungo periodo è la cifra che conta di più — vende in anticipo, oppure ogni sabato c'è una fila alla cassa?

Gli elenchi

I prossimi giorni

Le fasce orarie e gli eventi da oggi fino a sette giorni più in là, con la loro occupazione, nell'ordine in cui iniziano. Sono al massimo dodici. Questo riquadro non segue la scelta del periodo.

L'occupazione è venduto diviso capienza. Il colore dice quanto è pieno: verde sotto il 75 per cento, arancione dal 75 per cento, rosso dal 90 per cento. Se un evento non ha un limite impostato, compare Nessun limite e nessuna percentuale — non c'è allora nulla da dividere.

Ultimi ordini

Gli ultimi dieci ordini del periodo scelto, con il loro stato. Anche quelli in sospeso e quelli annullati: questo riquadro c'è per vedere che cosa è appena successo ("quella signora al telefono adesso ha pagato o no?"), non per fare la contabilità. Clicchi sul riferimento per aprire l'ordine.

Più venduti

Gli stessi prodotti del grafico, ma con i numeri esatti e il fatturato. È quello che Le serve per aggiustare un prezzo.

Sconti e buoni

Due cose una accanto all'altra, perché sono entrambe la risposta alla stessa domanda: perché il fatturato è più basso di quanto il numero di biglietti lasci supporre?

• Un codice sconto è denaro che non è mai entrato. Vede per ogni codice quanti ordini ha prodotto e quanto sconto è stato dato in totale, per al massimo otto codici. Viene conteggiato sugli ordini di questo periodo, non sul contatore del codice stesso — quello prosegue negli anni.
• Un buono regalo è denaro entrato in precedenza e consegnato adesso. Vede quanti buoni regalo sono stati usati nel periodo e per quale importo.

Richieste aperte

Le richieste di assistenza della Sua organizzazione che non sono ancora state chiuse — le cinque più recenti. Se non c'è nulla di aperto, il riquadro sparisce: una cornice con "nessuna richiesta aperta" dopo una settimana è rumore che nessuno guarda più.

Oggi all'ingresso

Tre numeri che riguardano sempre oggi:

• Atteso — tutti i biglietti validi oggi.
• Già entrati — quanti di questi sono già stati scansionati.
• Ancora attesi — la differenza. Questo numero non diventa mai negativo.

Se lavora con le fasce orarie, sotto c'è una tabella con, per ogni fascia, l'orario, il numero di posti venduti rispetto alla capienza, e quanti ne sono stati scansionati.

Se oggi non c'è nulla in programma, questo riquadro sparisce dal dashboard di un proprietario o di un amministratore. Per un addetto al banco e per uno scanner resta, con l'avviso Oggi non è previsto nulla.

Fatturato di oggi

Tre numeri che riguardano sempre oggi, anche se in alto sceglie un altro periodo:

• Banco — quanto è stato pagato oggi al banco, con il numero di ordini.
• Online — quanto è stato pagato oggi online, con il numero di ordini.
• Totale — tutto quello di oggi insieme, comprese le vendite tramite un rivenditore o dal backoffice. Sotto vede quante casse sono aperte in questo momento.

Questo riquadro lo vedono il proprietario, l'amministratore e l'addetto al banco.

Pass esterni

Questo riquadro compare solo quando accetta UiTPAS o museumPASSmusées. Lo attiva in Impostazioni → Pass esterni.

• Tariffa agevolata UiTPAS — quante volte è stato venduto con una tariffa agevolata e, soprattutto: quanto sconto ha dato in questo modo. Quell'importo è ciò a cui rinuncia e che recupera presso il Suo comune.
• Visite con il pass musei — quante visite sono state registrate. Per quelle si viene pagati a visita, quindi qui conta il numero.

Le registrazioni annullate non contano.

Chi vede che cosa

Ruolo	Che cosa vede sul dashboard
Proprietario	Tutto.
Amministratore	Tutto.
Banco	Oggi all'ingresso e Fatturato di oggi. Nessuna scelta del periodo, nessun grafico.
Scanner	Solo Oggi all'ingresso.

È voluto. Chi sta all'ingresso deve sapere quante persone devono ancora arrivare; chi sta al banco deve conoscere il cassetto su cui batte lui stesso. Nessuno dei due ha bisogno di conoscere il fatturato annuo dell'organizzazione.

Trova altro sui ruoli in Collaboratori e ruoli.

Domande frequenti

Il mio fatturato non corrisponde al mio conto bancario. E non può nemmeno corrispondere. Il dashboard conta quello che è stato venduto; la Sua banca vede quello che è stato versato, al netto dei costi del Suo fornitore di pagamento e con qualche giorno di ritardo. Per la quadratura con la Sua contabilità usi le fatture e le esportazioni, non questa schermata.

Ho appena venduto qualcosa e non compare ancora. Le cifre vengono tenute in memoria fino a un minuto, così un dashboard con dieci riquadri non disturba dieci volte la banca dati. Aggiorni la pagina dopo un minutino.

I riquadri si caricano solo quando scorro verso il basso. Esatto: ogni riquadro recupera le sue cifre quando entra in vista. Così la pagina è subito aperta invece di farLe aspettare tutto insieme.

Posso esportare questo? Non da questa schermata. Per le cifre che passa al Suo commercialista usi le esportazioni in Ordini e in Fatture agli acquirenti.