Leer su escritorio

Su Escritorio es la primera pantalla que ve cuando inicia sesión. No es una contabilidad ni un informe: es una mirada a cómo van las cosas. Este artículo recorre cada bloque y dice cada vez qué se cuenta exactamente y — igual de importante — qué no está incluido.

Si se encuentra con un término técnico que no conoce, consulte el glosario.

Lo que necesita de antemano

• Una cuenta con el rol propietario o administrador. Solo esos dos ven las cifras. Lo que sí ven un empleado de taquilla y un escáner está más abajo.
• Al menos una venta. Un escritorio vacío dice educadamente que todavía no hay nada; no hay nada roto.
• Diez minutos.

Primero: el periodo de arriba

En la parte superior hay una sola lista desplegable: Periodo. Lo que elija ahí vale para casi toda la pantalla a la vez. Por defecto está en Este mes. Tiene cinco opciones:

Opción	Qué es
Hoy	De medianoche a medianoche.
Esta semana	De lunes a domingo incluido.
Este mes	Todo el mes natural, también los días que aún están por venir.
Este año	Del 1 de enero al 31 de diciembre incluido.
Personalizado	Elige usted mismo una fecha de inicio y una de fin.

Si elige Personalizado, aparecen dos campos de fecha: Desde y Hasta el. La fecha de fin cuenta entera: si elige del 5 de marzo al 5 de marzo, verá ese único día de medianoche a medianoche. Aquí no puede elegir una fecha futura.

La medianoche es la suya. El día empieza y termina en la zona horaria de su organización, no en la de nuestros servidores. Si trabaja en Sofía o en Auckland, su día cierra a su medianoche. Su zona horaria la configura en Ajustes → Organización.

Tres bloques no escuchan al periodo a propósito: Hoy en la puerta, Facturación de hoy y Los próximos días. Esos van sobre ahora y sobre mañana. Quien en enero está repasando sus cifras del año pasado quiere seguir viendo mientras tanto que el sábado está casi lleno.

Dos bloques que solo aparecen cuando hay algo que hacer

• Primeros pasos — la lista de verificación para una organización nueva. Vea Primeros pasos. Desaparece en cuanto todos los pasos están completos.
• Un recuadro sobre su plan — por ejemplo cuando su periodo de prueba está a punto de terminar o hay una factura pendiente. Su botón le lleva a la página Suscripción.

Las cifras clave

Arriba hay ocho números, bajo el título Cifras clave con el periodo elegido detrás. Debajo de los cinco primeros —Ingresos, Pedidos, Entradas vendidas, Pedido medio y Devuelto— está cómo se relacionan con el mismo periodo anterior: con «este mes» es todo el mes pasado, con «esta semana» la semana pasada, con «hoy» ayer. Si elige un desde-hasta propio, es un bloque igual de largo que queda justo antes.

Un número sin comparación no dice nada. 4 200 euros es un buen mes o un desastre, y eso depende de lo que hiciera el mes pasado.

Ingresos

Todo lo que se ha pagado en el periodo, sumado. IVA incluido, e incluido lo que se vendió en la taquilla.

Un pedido cuenta el día en que se ha pagado, no el día en que viene el visitante. Si alguien compra hoy una entrada para el mes que viene, el dinero está hoy en sus ingresos.

Qué cuenta:

• los pedidos pagados, tanto en línea como en la taquilla;
• los pedidos devueltos parcialmente, por su importe completo — sí que se ha vendido algo, y lo que se descontó está aparte en Devuelto;
• las ventas a través de un revendedor y las ventas que usted mismo creó desde el backoffice.

Qué no cuenta:

• los pedidos empezados pero nunca pagados (esos están en Pedidos pendientes);
• los pedidos devueltos por completo — de ahí no ha quedado nada. Un pedido así desaparece también a posteriori de los ingresos del periodo en el que se pagó;
• los pedidos cancelados y caducados.

No reste sin más Devuelto de Ingresos. Una devolución parcial se queda en sus ingresos y cuenta aparte en Devuelto. Un pedido devuelto por completo ya ha desaparecido de sus ingresos, y cuenta también en Devuelto. Quien resta una cifra de la otra, resta por tanto dos veces una devolución completa.

Pedidos

Cuántos pedidos pagados hay en el periodo. Un pedido con cuatro entradas dentro es un pedido.

Entradas vendidas

El número de plazas que se ha vendido, no el número de líneas de pedido. Una entrada de grupo para diez personas son diez plazas.

Las tarjetas regalo y los abonos anuales no cuentan aquí: no dan una entrada que se escanee en su puerta. Sus ingresos sí están incluidos, porque sí ha entrado dinero.

Pedido medio

Ingresos dividido por Pedidos, redondeado a céntimos enteros. Si no hay pedidos, pone cero — nunca se divide por cero.

Esta cifra dice algo sobre sus precios y sobre sus combinaciones. Si sube sin que usted haya cambiado nada en sus precios, la gente compra más entradas por vez.

Devuelto

Todo lo que ha pagado de vuelta en el periodo, tanto las devoluciones completas como las parciales.

Una devolución cuenta el día en que se ha ejecutado, no el día de la venta. Vendido en febrero, devuelto en marzo: los ingresos están entonces en febrero y la devolución en marzo. Las devoluciones que todavía están en camino aún no cuentan; esas las ve solo cuando están cerradas.

Entradas escaneadas

De todas las entradas que son válidas en este periodo: cuántas se han escaneado ya en su puerta, y qué proporción es eso.

Fíjese en la diferencia con Entradas vendidas:

• Entradas vendidas mira cuándo se ha pagado;
• Entradas escaneadas mira el día en que la entrada es válida.

Una entrada que vendió en febrero para una visita en marzo está en febrero en vendidas y en marzo en esperadas. Las entradas sin fecha (por ejemplo una entrada abierta) no cuentan aquí: no hay ningún día en el que se espere a alguien. Las entradas canceladas y devueltas tampoco — ahí ya no viene nadie.

Ausencias

El porcentaje de visitantes que compró una entrada y no se presentó.

El cálculo: de todas las entradas que eran válidas en un día que ya ha pasado, cuántas no se escanearon nunca.

Dos cosas que aquí se leen mal a menudo:

• Hoy no cuenta. Quien todavía puede entrar esta tarde no es una ausencia. La cifra mira solo los días que han pasado del todo.
• ¿Pone un guion? Entonces en este periodo todavía no hay días pasados con entradas. Eso es algo distinto de cero por ciento: cero por ciento significa «vino todo el mundo», un guion significa «todavía no hay nada que medir».

Unas ausencias de entre el diez y el veinte por ciento son muy normales en un evento gratuito o barato. Si se acerca a la mitad, casi siempre hay algo mal en el correo de recordatorio o en la hora de sus franjas horarias.

Pedidos pendientes

Pedidos que se empezaron en el periodo pero nunca se pagaron. Casi siempre alguien que cambió de opinión o cuyo pago falló.

Si esta cifra está estructuralmente alta, mire en Conectar su proveedor de pago: un método de pago que no funciona tiene exactamente este aspecto.

Los gráficos

Ingresos por día

Una barra por día, en tres colores: en línea, mostrador y otros. Esto último son las ventas a través de un revendedor o las ventas que usted mismo creó.

Los tres colores juntos son exactamente la cifra de ingresos de arriba. Por eso existe «otros»: un gráfico que no suma hasta el titular que tiene encima no está bien.

Si elige un periodo de un trimestre o más (93 días o más), se agrupa por mes. Un año en 365 barritas ya no es un gráfico sino una raya.

Entradas por producto

Sus diez productos más vendidos, en plazas, de mayor a menor. Las tarjetas regalo y los abonos anuales no están incluidos.

Visitantes por hora

Dos líneas a lo largo de las horas del día:

• Previsto — las plazas que se han vendido en franjas horarias que empiezan en este periodo, a la hora en que empieza esa franja.
• Escaneadas — las entradas que han pasado por su puerta en este periodo, a la hora del escaneo.

Si esas dos líneas se separan una hora, todo el mundo llega tarde de forma estructural. Eso suele ser motivo para poner su primera franja horaria más amplia o para indicar la hora más claramente en la entrada.

Si no trabaja con franjas horarias, la línea de lo previsto se queda vacía.

Métodos de pago

Un gráfico circular con los importes por método de pago: Bancontact, tarjeta, Bancontact Pay, efectivo, tarjeta regalo, gratis, revendedor y otros.

Esto sale de los pagos y no de los pedidos. Si alguien paga la mitad con una tarjeta regalo y la otra mitad con la tarjeta, ese pedido está aquí en dos trozos. Un pago con tarjeta en la taquilla y un pago con tarjeta en línea están en el mismo bloque: los dos son una tarjeta.

Los pagos fallidos, cancelados y todavía en curso no cuentan.

Origen de los ingresos

Los mismos ingresos, pero por canal de venta: en línea, taquilla, revendedor, backoffice. Para la mayoría de las organizaciones esta es a largo plazo la cifra que más importa — ¿vende usted por adelantado, o hay cada sábado una cola en la caja?

Las listas

Los próximos días

Las franjas horarias y los eventos desde hoy hasta siete días después, con su ocupación, en el orden en que empiezan. Aparecen como máximo doce. Este bloque no sigue el periodo elegido.

La ocupación es vendido dividido por aforo. El color dice lo lleno que está: verde por debajo del 75 por ciento, naranja a partir del 75 por ciento, rojo a partir del 90 por ciento. Si un evento no tiene ningún límite configurado, pone Sin límite y ningún porcentaje — no hay entonces nada que dividir.

Últimos pedidos

Los diez últimos pedidos del periodo elegido, con su estado. También los pendientes y los cancelados: este bloque está para ver qué acaba de pasar («¿esa señora del teléfono ha pagado o no?»), no para llevar la contabilidad. Haga clic en la referencia para abrir el pedido.

Más vendidos

Los mismos productos que en el gráfico, pero con las cantidades exactas y los ingresos al lado. Eso es lo que necesita para ajustar un precio.

Descuentos y tarjetas regalo

Dos cosas una al lado de la otra, porque las dos son la respuesta a la misma pregunta: ¿por qué los ingresos son más bajos de lo que hace pensar el número de entradas?

• Un código de descuento es dinero que nunca entró. Ve por código cuántos pedidos generó y cuánto descuento se dio en total, para ocho códigos como máximo. Se cuenta sobre los pedidos de este periodo, no sobre el contador del código en sí — ese sigue corriendo a lo largo de los años.
• Una tarjeta regalo es dinero que ya entró antes y que ahora se canjea. Ve cuántas tarjetas regalo se han usado en el periodo y por qué importe.

Solicitudes abiertas

Las solicitudes de soporte de su organización que todavía no están cerradas — las cinco más recientes. Si no hay ninguna abierta, el bloque desaparece: un recuadro con «no hay solicitudes abiertas» es al cabo de una semana ruido que ya nadie mira.

Hoy en la puerta

Tres números que van siempre sobre hoy:

• Esperado — todas las entradas que son válidas hoy.
• Ya dentro — cuántas de esas se han escaneado ya.
• Aún esperados — la diferencia. Este número nunca se vuelve negativo.

Si trabaja con franjas horarias, debajo hay una tabla con, por franja, la hora, el número de plazas vendidas frente al aforo, y cuántas de esas se han escaneado.

Si hoy no hay nada previsto, este bloque desaparece del escritorio de un propietario o un administrador. En el de un empleado de taquilla y un escáner se queda, con el aviso Hoy no hay nada programado.

Facturación de hoy

Tres números que van siempre sobre hoy, también si arriba elige otro periodo:

• Taquilla — lo que se ha pagado hoy en la taquilla, con el número de pedidos.
• En línea — lo que se ha pagado hoy en línea, con el número de pedidos.
• Total — todo lo de hoy junto, también las ventas a través de un revendedor o desde el backoffice. Debajo aparece cuántas cajas están abiertas ahora.

Este bloque lo ven el propietario, el administrador y el empleado de taquilla.

Pases externos

Este bloque aparece solo cuando acepta UiTPAS o museumPASSmusées. Eso lo activa en Ajustes → Pases externos.

• Tarifa reducida UiTPAS — cuántas veces se ha vendido con una tarifa reducida y, sobre todo: cuánto descuento ha dado con ello. Ese importe es lo que usted deja de cobrar y reclama a su ayuntamiento.
• Visitas con el pase de museos — cuántas visitas se han registrado. Ahí se paga por visita, así que aquí cuenta el número.

Los registros cancelados no cuentan.

Quién ve qué

Rol	Qué ve esa persona en el escritorio
Propietario	Todo.
Administrador	Todo.
Taquilla	Hoy en la puerta y Facturación de hoy. Sin elección de periodo, sin gráficos.
Escáner	Solo Hoy en la puerta.

Eso es así a propósito. Quien está en la puerta tiene que saber cuánta gente falta todavía por venir; quien está detrás de la caja tiene que conocer el cajón en el que él mismo cobra. Ninguno de los dos necesita conocer la facturación anual de la organización.

Hay más sobre los roles en Empleados y roles.

Preguntas frecuentes

Mis ingresos no cuadran con mi cuenta bancaria. Tampoco pueden cuadrar. El escritorio cuenta lo que se ha vendido; su banco ve lo que se ha liquidado, después de los costes de su proveedor de pago y con unos días de retraso. Para la conciliación con su contabilidad use las facturas y las exportaciones, no esta pantalla.

Acabo de vender algo y todavía no aparece. Las cifras se guardan hasta un minuto, para que un escritorio con diez bloques no moleste diez veces a la base de datos. Actualice la página al cabo de un minuto.

Los bloques solo se cargan cuando me desplazo hacia abajo. Así es: cada bloque recoge sus cifras cuando entra en pantalla. De este modo la página está abierta enseguida en lugar de que usted espere a todo a la vez.

¿Puedo exportar esto? No desde esta pantalla. Para las cifras que pasa a su contable use las exportaciones en Seguimiento de pedidos y en Facturas a sus compradores.