Productos y precios

Este artículo explica qué es un producto, cómo se crea uno y cómo se le pone un precio. Al terminar tendrá al menos una cosa a la venta en su tienda de entradas. Cuente con media hora para su primer producto y con cinco minutos para cada producto siguiente.

¿Qué es un producto?

Un producto es una sola cosa que un visitante puede comprar, con un nombre y un precio. Nada más.

Si vende la entrada a su museo a 12 euros para adultos y a 6 euros para niños, entonces son dos productos: Adulto y Niño. No un producto con dos precios. Parece engorroso, pero es intencionado: cada producto tiene su propio contador (cuántos se han vendido), su propio tipo de IVA y su propia línea en la factura. En cuanto mete esas tres cosas en un solo producto, a final de año algo deja de cuadrar.

Un producto no tiene por qué ser una entrada. Todo esto son productos:

• una entrada para su museo;
• un sitio en la mesa de la cena benéfica;
• una visita guiada de hora y media;
• una tarjeta de apoyo de 10 euros para quien no viene pero quiere ayudar;
• una tarjeta regalo.

Lo que sale al final sí que varía. La mayoría de los productos generan una entrada escaneable: un código QR en el correo de su visitante, que usted escanea en la puerta. Una tarjeta regalo no genera una entrada sino un saldo, y un abono anual genera un pase que dura toda una temporada.

Tres tipos que se parecen entre sí

Al crearlo elige un tipo. El tipo determina qué se le pregunta después: una hora, una fecha o un saldo. Hay tres tipos que se confunden con más frecuencia.

Usted quiere	Elija	Por qué
Que los visitantes vengan cuando quieran, en un día concreto	Entrada de acceso	No lleva hora. Usted cuenta en la puerta.
Que los visitantes tengan que elegir una hora	Entrada con franja horaria	Cada hora tiene su propio número de plazas.
Una sola vez, en una sola fecha, con nombre propio	Evento	Se acaba solo después de esa fecha.

Una entrada de acceso es el caso más sencillo: usted vende el acceso, el visitante viene el día que figura en la entrada y usted no lleva ninguna agenda. Una entrada con franja horaria se vende por momento: la visita guiada de las 14 h tiene veinte plazas, la de las 15 h también, y son independientes entre sí — esos momentos los crea en Franjas horarias. Un evento es un momento único con fecha propia, como la cena benéfica del sábado; pasada esa fecha desaparece solo de su tienda. Consulte Eventos.

Los demás tipos: Grupo (una sola línea para todo un grupo), Visita guiada (una visita acompañada con una hora de inicio fija), Serie (un curso o un ciclo de talleres que vende de una vez), Abono anual (véase Abonos anuales) y Tarjeta regalo (véase Tarjetas regalo).

Qué necesita de antemano

• Una cuenta con el rol Propietario o Administrador; solo esos dos pueden gestionar productos. Véase Empleados y roles.
• Su organización rellenada, preferiblemente con su sede: el país de su sede determina qué tipos de IVA se proponen. Véase Configurar su organización.
• Los nombres y los importes que quiere vender. Apúntelos en una hoja antes de empezar; va más rápido que ponerse a pensarlo a mitad de camino.
• El tipo de IVA que se aplica a sus entradas. Si no lo sabe, lea primero el apartado sobre el IVA más abajo.
• Media hora.

Si se encuentra con una palabra que no conoce, está en el glosario.

Crear un producto

Paso 1 — abrir el formulario

1. Haga clic en Ventas en el menú de la izquierda y después en Productos.
2. Verá una lista con sus productos: nombre, tipo, sede, precio en línea y una casilla Activo. Si todavía no hay nada, solo verá el aviso de que aún no hay productos. Por defecto la lista solo muestra sus productos activos. ¿Busca un producto inactivo? Abra los filtros y ponga Activo en No, o en el guion para verlo todo.
3. Haga clic arriba a la derecha en el botón Nuevo producto. Se abre el formulario.

Paso 2 — el bloque «¿Qué vende?»

Este bloque está arriba del todo y determina el resto del formulario.

Campo	Qué introduce
Tipo	Véase la tabla de arriba. Cambia el formulario al instante.
Sede	Déjelo vacío si el producto vale para todas las sedes. Solo aparecen las sedes activas.
Código interno	Opcional, para su propia contabilidad o la etiqueta de caja.
Orden	Un número. Cuanto más bajo, más arriba en su tienda.
Activo	Está activado. Desactivado significa: ya no está a la venta.
Nombre en la entrada	Pide el nombre de cada participante al hacer el pedido.

Atención: active Nombre en la entrada solo cuando necesite esos nombres de verdad, por ejemplo para un curso con lista de participantes. Con diez entradas sueltas su visitante tendrá que escribir diez nombres, y ese es justamente el momento en que alguien abandona el pedido.

Paso 3 — el bloque «IVA»

Aquí indica qué tipo de IVA se aplica a este producto. Hay dos maneras.

• Introducir usted mismo un tipo. Deje Clase de venta en Ninguna — indico yo mismo el tipo y escriba un porcentaje en Tipo de IVA: 6 o 21, no 0,21. Ese tipo se mantiene hasta que usted lo cambie.
• Que el tipo venga de su conjunto de IVA. En Clase de venta elija lo que vende, por ejemplo Entrada. El tipo viene entonces del Conjunto de IVA que aparece debajo; Passavo propone el conjunto según el país de su sede. El campo Tipo de IVA muestra entonces el tipo del conjunto y no puede modificarlo (si el conjunto no hace ninguna propuesta para esa clase, lo introduce usted de todos modos). Si su asesor fiscal le dice otra cosa para este producto concreto, active Tipo propio en este producto y escriba el tipo usted mismo.

Cómo funcionan los conjuntos de IVA lo explica Conjuntos de IVA. Si duda qué tipo necesita, lea primero el apartado sobre el IVA más abajo.

Paso 4 — nombre y descripción, por idioma

Verá un campo de nombre y una descripción por cada idioma que muestre su tienda de entradas. Si solo trabaja en neerlandés, hay un campo. Si trabaja también en francés e inglés, hay tres pares uno debajo de otro. Solo su idioma predeterminado es obligatorio: si deja una traducción vacía, la tienda recurre a su idioma predeterminado para ese visitante en lugar de mostrar un hueco. Véase Idiomas.

La descripción aparece en su tienda debajo del nombre. Ponga en dos frases lo que recibe el visitante: «Acceso a la colección permanente y a la exposición temporal. Los menores de seis años, gratis.»

Paso 5 — aforo

Este bloque es desplegable y puede quedarse completamente vacío. Lo que deje vacío no se limita.

Campo	Qué hace
Máximo por pedido	Cuántas unidades puede comprar alguien de una vez.
Número mínimo	La cantidad más pequeña, por ejemplo un mínimo de grupo.
Máximo por día	Cuántas plazas quiere vender en un día. Véase la advertencia de abajo.
Duración en minutos	Cuánto dura una visita. Este número se transmite a los revendedores, y el generador de Franjas horarias lo propone por sí solo.

Atención: Máximo por día no es un límite estricto en su propia tienda ni en la taquilla. El número aparece en sus resúmenes y se aplica a la venta a través de revendedores, pero su tienda de entradas y su caja siguen vendiendo sin más cuando se alcanza. Si quiere que la venta se detenga de verdad en un número de plazas, trabaje con franjas horarias: el aforo de una franja horaria sí se vigila en todas partes.

Si deja vacío Máximo por pedido, en su tienda de entradas se aplica igualmente un límite superior amplio de veinte unidades. No es paternalismo: un campo abierto acaba tarde o temprano en un pedido de mil entradas que ya nadie deshace.

Paso 6 — los bloques propios de un tipo

Debajo del aforo aparecen más bloques, según el tipo que haya elegido. Para un Evento o una Serie es El evento, con la fecha (véase Eventos). Para un Abono anual es El abono, y para una Tarjeta regalo, La tarjeta regalo. En la mayoría de los tipos hay además dos bloques plegados: Imagen y apertura de puertas para el pase de wallet (véase Pases de wallet) y Revendedores. Puede dejarlos todos vacíos.

Paso 7 — guardar

Haga clic en Crear. Irá directamente a la pantalla de edición de su nuevo producto, y ahí empieza el trabajo de verdad: abajo está el bloque Precios, y sin precio su producto no aparece en su tienda.

IVA

Este apartado es para quien nunca ha trabajado con el IVA. Si ya lo conoce, lea solo la advertencia junto a la tabla de tipos.

¿Qué es exactamente el IVA?

El IVA (impuesto sobre el valor añadido) es un impuesto que va incluido en el precio de casi todo. Su visitante paga 12 euros, y una parte de eso no es suya: le corresponde a la administración. Usted lo recauda y lo ingresa después.

El tipo varía según la clase de venta. Normalmente hay un tipo general (en Bélgica el 21 %) y uno o dos tipos reducidos para cosas que la administración quiere mantener baratas: alimentación, libros y, en muchos países, también la cultura.

El importe que introduce lleva el IVA incluido

Esto es importante. Si introduce 12 euros como precio, su visitante paga 12 euros. El IVA va dentro, no se suma encima. Con el 21 % eso significa: 9,92 euros para usted y 2,08 euros de IVA. Así es como debe ser en una entrada: el visitante ve un solo importe y no tiene que calcular nada. En el pedido y en la factura el IVA se muestra por separado.

¿Tiene usted que repercutir el IVA?

Eso depende de su organización, no de este software.

• Si está sujeto al IVA (tiene número de IVA y presenta declaraciones de IVA), aplica el tipo que corresponde a su actividad.
• Si no está sujeto al IVA — muchas asociaciones pequeñas no lo están, y las instituciones culturales suelen estar exentas por el acceso —, entonces deja vacía Clase de venta e introduce simplemente 0 en el tipo de IVA. Así no se calcula ningún IVA.

Su número de IVA lo introduce una sola vez en Ajustes → Organización. Si no tiene, deje el campo vacío. Véase Configurar su organización.

Los tipos habituales por país

Esta tabla es un punto de partida para la conversación con su asesor fiscal, no una respuesta. Los tipos se refieren al acceso y a la cultura, y es justo ahí donde hay más excepciones.

País	General	Reducido	Acceso y cultura
Bélgica	21 %	6 % (y 12 %)	A menudo el 6 %, museos y monumentos a menudo exentos
Países Bajos	21 %	9 %	Museos, teatro y atracciones suele ser el 9 %
Alemania	19 %	7 %	Museos y teatro suele ser el 7 %, a veces exentos
Francia	20 %	5,5 % y 10 %	Museos y monumentos a menudo el 5,5 % o exentos
Italia	22 %	10 % y 5 %	Museos y espectáculos a menudo el 10 %
España	21 %	10 %	Museos, teatro y cine suele ser el 10 %
Bulgaria	20 %	9 %	El 9 % vale sobre todo para alojamiento; el acceso a menudo el 20 %

Atención: esto es orientativo y los tipos cambian con regularidad. El acceso cultural está exento o reducido en muchos países, y si eso vale para su organización depende de su forma jurídica, de su actividad y de su facturación. Compruébelo con su asesor fiscal o con su administración tributaria. Passavo calcula exactamente con el tipo que figura en su producto y no da asesoramiento fiscal.

Cómo se guarda el tipo

Usted escribe un porcentaje. Internamente se guarda como puntos básicos — una centésima de punto porcentual, así que el 21 % pasa a ser 2100 y el 6,5 % pasa a ser 650. Suena engorroso, pero es la razón por la que el 6,5 % sigue siendo exactamente el 6,5 % después de mil pedidos, y no el 6,4999.

En cada línea de pedido el tipo se copia. Si más adelante cambia el tipo de IVA de su producto, un pedido del mes pasado seguirá mostrando el tipo que regía entonces. Es justo lo que usted quiere: de lo contrario su declaración de IVA del trimestre pasado cambiaría con efecto retroactivo.

Precios por canal

Un precio vale siempre para un solo canal. Un canal es el sitio donde se produce la venta.

Canal	Dónde
En línea	Su tienda de entradas pública
Taquilla	La caja de la puerta
Revendedor	Venta a través de un tercero, como una plataforma turística

Así, la misma entrada puede costar 12 euros en línea y 14 en la puerta, sin que tenga que crear dos productos. Muchas organizaciones lo hacen a propósito: quien reserva por adelantado recibe un descuento, y usted sabe de antemano cuánta gente vendrá. Sobre el tercer canal encontrará más en Revendedores.

Añadir un precio

1. Abra su producto y baje hasta el bloque Precios, abajo del todo.
2. Haga clic en Añadir un precio. Aparece una ventana.
3. Elija el canal. Empiece por En línea.
4. Introduzca el importe en euros: 12 o 12,50. Puede usar coma — en un teclado belga todo el mundo escribe una. El cero también vale: una inscripción gratuita también es un precio.
5. Etiqueta es opcional: un recordatorio para usted, por ejemplo «descuento por reserva anticipada». Figura en su lista de precios; en la tienda su visitante solo ve el importe. Válido desde vacío significa: desde ahora; Válido hasta el (incluido) vacío significa: sin fin.
6. Haga clic en Crear.

Ahora ve los precios como una lista, cada uno con su canal, su importe y su vigencia:

El importe se guarda en céntimos enteros: 12,50 euros son 1250 céntimos. Así no entra en juego ningún medio céntimo, y el total de cien pedidos cuadra hasta el último céntimo.

Atención: un producto sin precio en línea no aparece en su tienda de entradas. No es un fallo sino una protección: mostrar como «gratis» un producto sin precio es un error caro. Si quiere vender algo únicamente en el mostrador, póngale solo un precio de mostrador.

Los precios se retiran progresivamente, no se sobrescriben

Esta es la regla más importante de esta pantalla.

Si quiere subir el precio de su entrada de 12 a 14 euros, no haga lo siguiente: abrir la fila existente y sustituir 12 por 14. Haga esto:

1. Haga clic en Editar junto al precio existente y ponga Válido hasta el (incluido) en el último día en que rige el precio antiguo, por ejemplo el 31 de diciembre.
2. Haga clic en Guardar cambios.
3. Haga clic en Añadir un precio y cree una nueva fila para el mismo canal, con 14 euros y Válido desde el 1 de enero.

¿Por qué tan engorroso? Porque su histórico de precios tiene que seguir mostrando qué se aplicaba y cuándo, y una venta en la taquilla sigue apuntando a la fila de precio con la que se vendió. Quien sobrescribe la fila antigua cambia con efecto retroactivo lo que figura en su histórico de precios — y eso solo se nota cuando llama el asesor fiscal.

El importe que figura en la línea de pedido es, en cualquier caso, una copia. Aunque cambie el precio más adelante, un pedido antiguo seguirá mostrando lo que pagó el cliente. La retirada progresiva mantiene además legible su histórico de precios: usted ve qué rigió y cuándo.

Si hay dos precios para el mismo canal vigentes a la vez, la tienda toma el precio con el Válido desde más reciente. Práctico para un precio promocional temporal, pero también el punto donde una fecha de fin olvidada pasa desapercibida. Ponga siempre una.

Orden y copiar

La lista de productos se puede arrastrar. Encima de la lista, haga clic en el botón Reordenar registros (el icono con las flechas), agarre una fila por el asa de la izquierda y arrástrela hacia arriba o hacia abajo. Después haga clic en Terminar de reordenar registros. Ese orden es también el orden en su tienda de entradas; ponga arriba su producto más vendido.

Un segundo tipo de entrada suele diferenciarse solo en el nombre y el importe. Así que no lo cree de nuevo: use Copiar en el producto de la lista o arriba en la pantalla de edición:

• se añade una copia, con (copia) detrás del nombre;
• los precios la acompañan;
• la copia queda inactiva, para que pueda revisarla primero;
• las franjas horarias, los pedidos y el código interno no la acompañan.

Tanto si copia desde la lista como desde la pantalla de edición, llega directamente a la pantalla de edición de la copia. En la lista no la vería: por defecto solo muestra los productos activos, y la copia está inactiva.

Volver a escribirlo todo es la manera en que un tipo de IVA acaba mal puesto alguna vez. Copie, ajuste el nombre y el importe, y active después la copia.

Errores frecuentes

Introducir el tipo de IVA como número decimal. Escribe 0,21 en lugar de 21. El campo pide un porcentaje, y recibirá el aviso: introduzca un porcentaje, por ejemplo 6 o 21.

Crear un producto y olvidarse de ponerle un precio. En la columna Precio en línea pone entonces sin precio, y el producto no aparece en su tienda. Ábralo y añada un precio en línea.

Sobrescribir el precio del año pasado. Ponga una fecha de fin y cree una fila nueva. Si aun así lo ha hecho, sus pedidos existentes seguirán mostrando el importe correcto — el daño se limita a su histórico de precios.

Crear un producto aparte para cada precio. Adulto en línea y Adulto en el mostrador no son dos productos sino un producto con dos precios. Dos productos significan dos contadores, y entonces al final del día no sabe cuántos adultos han entrado.

Poner un producto en inactivo y creer que las entradas vendidas caducan. Inactivo significa únicamente: ya no está a la venta. Lo que ya se ha vendido sigue siendo válido y se escanea en la puerta sin problema.

Qué pasa si …

¿Qué pasa si mi producto no aparece en la tienda de entradas?

Repase estas cuatro cosas, en este orden:

1. ¿Está marcada la casilla Activo?
2. ¿Tiene un precio para el canal En línea?
3. ¿Está ese precio dentro de su vigencia — Válido desde no está en el futuro y Válido hasta el (incluido) no está en el pasado?
4. Si es un evento, ¿la fecha es hoy o posterior? Un evento cuyo día ya ha pasado desaparece solo de la tienda.

En nueve de cada diez casos es el número dos.

¿Qué pasa si he borrado un precio sin querer?

Cree una fila nueva con el mismo canal y el mismo importe. Los pedidos ya realizados son independientes de la fila de precio: llevan su propia copia del importe y no cambian con ella.

¿Qué pasa si vendo en una moneda distinta del euro?

La moneda está en su organización, no en el producto, y la configura una sola vez en Ajustes → Organización, en el campo Moneda.

¿Qué pasa si quiero tirar un producto a la basura?

Se puede, con Borrar arriba en la pantalla de edición o con las casillas de selección de la lista. Solo funciona con un producto del que nunca se haya vendido nada, y las franjas horarias de ese producto desaparecen con él. Si el producto ya tiene ventas, el botón está desactivado y explica por qué; en la lista, el borrado se salta esos productos e indica cuántos se han quedado. Para todo lo que se haya vendido alguna vez, desactive Activo. Así conserva su historial, y los pedidos del año pasado siguen remitiendo a un producto que todavía existe.

Preguntas frecuentes

¿Puede un producto tener dos precios a la vez? Sí, pero para canales distintos o periodos distintos. 12 euros en línea y 14 euros en el mostrador es normal. Dos precios en línea vigentes a la vez es un error que no se ve enseguida.

¿Tengo que crear un producto aparte para cada tarifa? Para cada público sí: adulto, niño, estudiante. Para cada canal no: eso son precios dentro del mismo producto.

¿Qué pasa con un precio de cero euros? Funciona igual. El visitante recorre el mismo pedido, recibe la misma confirmación y la misma entrada escaneable, pero no hay ningún pago de por medio. Práctico para una asamblea de socios o una jornada de puertas abiertas.

¿Por qué el precio no está simplemente en el producto? Porque un campo de precio en el producto daría la impresión de que se puede sobrescribir sin más. Un precio está vinculado a un canal y a un periodo, y por eso vive en una lista propia.

He introducido mal mi tipo de IVA y ya he vendido. ¿Y ahora qué? Corrija el tipo en el producto para las ventas que aún están por llegar. Los pedidos que ya existen conservan el tipo antiguo — eso es intencionado. Consulte con su asesor fiscal qué hay que hacer con esos pedidos.