Produits et prix

Cet article explique ce qu'est un produit, comment en créer un et comment lui attacher un prix. Vous aurez ensuite au moins une chose en vente dans votre billetterie. Comptez une demi-heure pour votre premier produit, et cinq minutes pour chacun des suivants.

Qu'est-ce qu'un produit ?

Un produit est une seule chose qu'un visiteur peut acheter, avec un nom et un prix. Rien de plus.

Si vous vendez l'accès à votre musée à 12 euros pour les adultes et à 6 euros pour les enfants, ce sont deux produits : Adulte et Enfant. Pas un produit avec deux prix. Cela semble lourd, mais c'est voulu : chaque produit a son propre compteur (combien en ont été vendus), son propre taux de TVA et sa propre ligne sur la facture. Dès que vous tassez ces trois choses dans un seul produit, quelque chose ne colle plus en fin d'année.

Un produit ne doit pas nécessairement être un billet. Voici autant de produits :

• un billet d'entrée pour votre musée ;
• une place à table au repas de soutien ;
• une visite guidée d'une heure et demie ;
• une carte de soutien de 10 euros pour qui ne vient pas mais veut aider ;
• un bon cadeau.

Ce qui en sort au bout du compte diffère, en revanche. La plupart des produits donnent un billet scannable : un code QR dans l'e-mail de votre visiteur, que vous scannez à l'entrée. Un bon cadeau ne donne pas de billet mais un solde, et un abonnement annuel donne un pass qui dure toute une saison.

Trois types qui se ressemblent

À la création, vous choisissez un type. Le type détermine ce qui est demandé ensuite : une heure, une date ou un solde. Trois types sont le plus souvent confondus.

Vous voulez	Choisissez	Pourquoi
Les visiteurs viennent quand ils veulent, sur une journée	Billet d'entrée	Aucune heure n'y est liée. Vous comptez à l'entrée.
Les visiteurs doivent choisir une heure	Billet avec créneau horaire	Chaque heure a son propre nombre de places.
Une seule fois, à une date, avec un nom propre	Événement	Se termine tout seul après cette date.

Un billet d'entrée est le cas le plus simple : vous vendez l'accès, le visiteur vient le jour indiqué sur le billet, et vous ne tenez aucun agenda. Un billet avec créneau horaire se vend par moment : la visite guidée de 14 h a vingt places, celle de 15 h aussi, et elles sont indépendantes l'une de l'autre — ces moments, vous les créez sous Créneaux horaires. Un événement est un moment unique avec sa propre date, comme le repas de soutien de samedi ; après cette date, il disparaît tout seul de votre boutique. Voir Événements.

Les autres types : Groupe (une seule ligne pour toute une compagnie), Visite guidée (une visite accompagnée à une heure de départ fixe), Série (un cours ou un cycle d'ateliers que vous vendez d'un bloc), Abonnement annuel (voir Abonnements annuels) et Bon cadeau (voir Bons cadeaux).

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Un compte avec le rôle Propriétaire ou Administrateur ; seuls ces deux rôles peuvent gérer les produits. Voir Collaborateurs et rôles.
• Votre organisation complétée, de préférence avec votre lieu : le pays de votre lieu détermine quels taux de TVA sont proposés. Voir Configurer votre organisation.
• Les noms et les montants que vous voulez vendre. Notez-les sur une feuille avant de commencer ; cela va plus vite que de réfléchir à mi-parcours.
• Le taux de TVA applicable à vos billets. Si vous ne le connaissez pas, lisez d'abord le passage sur la TVA ci-dessous.
• Une demi-heure.

Si vous rencontrez un mot que vous ne connaissez pas, il figure dans le lexique.

Créer un produit

Étape 1 — ouvrir le formulaire

1. Cliquez à gauche dans le menu sur Vente, puis sur Produits.
2. Vous voyez alors la liste de vos produits : nom, type, lieu, prix en ligne et une case Actif. S'il n'y a encore rien, vous voyez seulement le message indiquant qu'il n'y a pas encore de produits. Par défaut, la liste n'affiche que vos produits actifs. Vous cherchez un produit inactif ? Ouvrez les filtres et mettez Actif sur Non, ou sur le tiret pour tout voir.
3. Cliquez en haut à droite sur le bouton Nouveau produit. Le formulaire s'ouvre.

Étape 2 — le bloc « Que vendez-vous ? »

Ce bloc se trouve en haut et détermine le reste du formulaire.

Champ	Ce que vous indiquez
Type	Voir le tableau ci-dessus. Modifie le formulaire aussitôt.
Lieu	Laissez vide si le produit vaut pour chaque lieu. Seuls les lieux actifs y figurent.
Code interne	Facultatif, pour votre comptabilité ou votre étiquette de caisse.
Ordre	Un nombre. Plus bas signifie plus haut dans votre boutique.
Actif	Activé. Désactivé signifie : plus en vente.
Nom sur le billet	Demande à la commande le nom de chaque participant.

Attention : n'activez Nom sur le billet que lorsque vous avez vraiment besoin de ces noms, par exemple pour un cours avec une liste de participants. Pour dix billets séparés, votre visiteur tape alors dix fois un nom, et c'est précisément le moment où quelqu'un abandonne la commande.

Étape 3 — le bloc « TVA »

Vous indiquez ici quel taux de TVA s'applique à ce produit. Il y a deux manières.

• Indiquer vous-même un taux. Laissez Type de vente sur Aucun — j'indique moi-même un taux et tapez un pourcentage sous Taux de TVA : 6 ou 21, pas 0,21. Ce taux reste en place jusqu'à ce que vous le changiez vous-même.
• Laisser le taux venir de votre jeu de TVA. Choisissez sous Type de vente ce que vous vendez, par exemple Billet d'entrée. Le taux vient alors du Jeu de TVA qui apparaît en dessous ; Passavo propose le jeu sur la base du pays de votre lieu. Le champ Taux de TVA affiche alors le taux du jeu et vous ne pouvez pas le modifier (si le jeu ne fait pas de proposition pour ce type, vous l'indiquez quand même vous-même). Si votre comptable dit autre chose pour ce produit précis, activez Taux propre sur ce produit et tapez le taux vous-même.

Le fonctionnement des jeux de TVA est expliqué dans Jeux de TVA. Si vous hésitez sur le taux dont vous avez besoin, lisez d'abord le passage sur la TVA ci-dessous.

Étape 4 — nom et description, par langue

Vous voyez un champ de nom et une description par langue affichée par votre billetterie. Si vous ne proposez que le néerlandais, il y a un seul champ. Si vous proposez aussi le français et l'anglais, trois paires se suivent. Seule votre langue par défaut est obligatoire : si vous laissez une traduction vide, la boutique se rabat pour ce visiteur sur votre langue par défaut au lieu d'afficher une case vide. Voir Langues.

La description apparaît dans votre boutique sous le nom. Résumez en deux phrases ce que le visiteur reçoit : « Accès à la collection permanente et à l'exposition temporaire. Gratuit pour les enfants de moins de six ans. »

Étape 5 — capacité

Ce bloc est dépliable et peut rester entièrement vide. Ce que vous laissez vide n'est pas limité.

Champ	Ce que cela fait
Maximum par commande	Combien de pièces quelqu'un peut acheter en une fois.
Nombre minimum	Le plus petit nombre, par exemple un minimum de groupe.
Maximum par jour	Combien de places vous voulez vendre en un jour. Voir l'avertissement ci-dessous.
Durée en minutes	La durée d'une visite. Ce nombre est transmis aux revendeurs, et le générateur des créneaux horaires le propose de lui-même.

Attention : Maximum par jour n'est pas une limite stricte dans votre propre boutique ni au guichet. Le nombre figure dans vos aperçus et s'applique à la vente via des revendeurs, mais votre billetterie et votre caisse continuent simplement de vendre quand il est atteint. Si vous voulez que la vente s'arrête vraiment à un nombre de places, travaillez avec des créneaux horaires : la capacité d'un créneau, elle, est surveillée partout.

Si vous laissez Maximum par commande vide, une limite supérieure large de vingt pièces s'applique malgré tout dans votre billetterie. Ce n'est pas du paternalisme : un champ ouvert donne tôt ou tard une commande de mille billets que plus personne ne défait.

Étape 6 — les blocs propres à un type

Sous la capacité apparaissent encore des blocs, selon le type que vous avez choisi. Pour un Événement ou une Série, c'est L'événement, avec la date (voir Événements). Pour un Abonnement annuel, c'est L'abonnement, et pour un Bon cadeau, Le bon cadeau. Pour la plupart des types, il y a aussi deux blocs repliés : Image et ouverture des portes pour le pass wallet (voir Pass dans le wallet) et Revendeurs. Vous pouvez tous les laisser vides.

Étape 7 — enregistrer

Cliquez sur Créer. Vous arrivez aussitôt sur l'écran d'édition de votre nouveau produit, et c'est là que le vrai travail commence : en bas se trouve le bloc Prix, et sans prix votre produit n'apparaît pas dans votre boutique.

TVA

Ce passage s'adresse à qui n'a jamais travaillé avec la TVA. Si vous la connaissez déjà, lisez seulement l'avertissement sous le tableau des taux.

Qu'est-ce que la TVA exactement ?

La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est un impôt compris dans le prix de presque tout. Votre visiteur paie 12 euros, et une partie de ce montant n'est pas à vous : elle revient à l'État. Vous la percevez et la reversez ensuite.

Le taux diffère selon le type de vente. Il existe le plus souvent un taux normal (21 % en Belgique) et un ou deux taux réduits pour les choses que l'État veut garder bon marché : l'alimentation, les livres, et dans beaucoup de pays la culture aussi.

Le montant que vous indiquez est TVA comprise

C'est important. Si vous indiquez 12 euros comme prix, votre visiteur paie 12 euros. La TVA y est incluse, elle ne s'y ajoute pas. À 21 %, cela signifie : 9,92 euros pour vous et 2,08 euros de TVA. C'est ainsi que cela doit apparaître sur un billet : le visiteur voit un seul montant et n'a pas à calculer. Sur la commande et sur la facture, la TVA est affichée séparément.

Devez-vous facturer la TVA ?

Cela dépend de votre organisation, pas de ce logiciel.

• Si vous êtes assujetti à la TVA (vous avez un numéro de TVA et déposez des déclarations), vous appliquez le taux correspondant à votre activité.
• Si vous n'y êtes pas assujetti — beaucoup de petites associations ne le sont pas, et les institutions culturelles sont souvent exonérées pour l'accès — vous laissez Type de vente vide et indiquez simplement 0 comme taux de TVA. Aucune TVA n'est alors calculée.

Votre numéro de TVA, vous l'indiquez une seule fois sous Paramètres → Organisation. Si vous n'en avez pas, laissez le champ vide. Voir Configurer votre organisation.

Les taux courants par pays

Ce tableau est un point de départ pour la conversation avec votre comptable, pas une réponse. Les taux valent pour l'accès et la culture, et c'est précisément là que se trouvent la plupart des exceptions.

Pays	Normal	Réduit	Accès et culture
Belgique	21 %	6 % (et 12 %)	Souvent 6 %, musées et monuments souvent exonérés
Pays-Bas	21 %	9 %	Musées, théâtre et attractions le plus souvent 9 %
Allemagne	19 %	7 %	Musées et théâtre le plus souvent 7 %, parfois exonérés
France	20 %	5,5 % et 10 %	Musées et monuments souvent 5,5 % ou exonérés
Italie	22 %	10 % et 5 %	Musées et spectacles souvent 10 %
Espagne	21 %	10 %	Musées, théâtre et cinéma le plus souvent 10 %
Bulgarie	20 %	9 %	Le 9 % vaut surtout pour l'hébergement ; l'accès souvent 20 %

Attention : ceci est indicatif et les taux changent régulièrement. L'accès culturel est exonéré ou réduit dans beaucoup de pays, et savoir si cela vaut pour votre organisation dépend de votre forme juridique, de votre activité et de votre chiffre d'affaires. Vérifiez-le auprès de votre comptable ou de votre administration fiscale. Passavo calcule exactement avec le taux qui figure sur votre produit et ne donne aucun conseil fiscal.

Comment le taux est conservé

Vous tapez un pourcentage. En interne, il est conservé en points de base — un centième de pour cent, donc 21 % devient 2100 et 6,5 % devient 650. Cela semble lourd, mais c'est la raison pour laquelle 6,5 % reste exactement 6,5 % après mille commandes, et non 6,4999.

Sur chaque ligne de commande, le taux est recopié. Si vous modifiez plus tard le taux de TVA de votre produit, une commande du mois dernier continue d'afficher le taux en vigueur à ce moment-là. C'est exactement ce que vous voulez : sinon, votre déclaration de TVA du trimestre précédent changerait rétroactivement.

Prix par canal

Un prix vaut toujours pour un canal. Un canal est l'endroit où la vente a lieu.

Canal	Où
En ligne	Votre billetterie publique
Guichet	La caisse à l'entrée
Revendeur	La vente via un tiers, comme une plateforme touristique

Ainsi, le même billet peut coûter 12 euros en ligne et 14 à l'entrée, sans que vous deviez créer deux produits. Beaucoup d'organisations le font exprès : qui réserve à l'avance obtient une réduction, et vous savez d'avance combien de monde viendra. Vous en lirez plus sur le troisième canal sous Revendeurs.

Ajouter un prix

1. Ouvrez votre produit et descendez jusqu'au bloc Prix, tout en bas.
2. Cliquez sur Ajouter un prix. Une fenêtre apparaît.
3. Choisissez le canal. Commencez par En ligne.
4. Indiquez le montant en euros : 12 ou 12,50. Une virgule est acceptée — sur un clavier belge, tout le monde en tape une. Zéro est accepté aussi : une inscription gratuite est également un prix.
5. Libellé est facultatif, par exemple « tarif réservation anticipée ». C'est un aide-mémoire pour vous : il figure dans votre liste de prix ; dans la boutique, votre visiteur ne voit que le montant. Valable à partir du vide signifie : dès maintenant ; Valable jusqu'au (inclus) vide signifie : pas de fin.
6. Cliquez sur Créer.

Vous voyez à présent les prix sous forme de liste, chacun avec son canal, son montant et sa validité :

Le montant est conservé en centimes entiers : 12,50 euros font 1250 centimes. Ainsi, aucun demi-centime n'entre jamais en jeu, et le total de cent commandes est juste au centime près.

Attention : un produit sans prix en ligne n'apparaît pas dans votre billetterie. Ce n'est pas une erreur mais une sécurité : afficher comme « gratuit » un produit sans prix est une méprise coûteuse. Si vous voulez ne vendre quelque chose qu'au guichet, donnez-lui uniquement un prix guichet.

Les prix sont mis en extinction, pas écrasés

C'est la règle la plus importante de cet écran.

Si vous voulez augmenter le prix de votre billet de 12 à 14 euros, vous ne faites pas ceci : ouvrir la ligne existante et remplacer 12 par 14. Vous faites ceci :

1. Cliquez sur Modifier à côté du prix existant et mettez Valable jusqu'au (inclus) au dernier jour où l'ancien prix s'applique encore, par exemple le 31 décembre.
2. Cliquez sur Sauvegarder les modifications.
3. Cliquez sur Ajouter un prix et créez une nouvelle ligne pour le même canal, avec 14 euros et Valable à partir du 1er janvier.

Pourquoi faire si compliqué ? Parce que votre historique de prix doit continuer de montrer ce qui s'est appliqué et quand, et qu'une vente au guichet continue de renvoyer à la ligne de prix à laquelle elle a été vendue. Qui écrase l'ancienne ligne modifie rétroactivement ce qui figure dans son historique de prix — et cela ne se remarque qu'au moment où le comptable appelle.

Le montant qui figure sur la ligne de commande est de toute façon une copie. Même si vous modifiez le prix plus tard, une ancienne commande continue d'afficher ce que le client a payé. La mise en extinction garde en plus votre historique de prix lisible : vous voyez ce qui s'est appliqué et quand.

Si deux prix valables en même temps existent pour le même canal, la boutique retient le prix dont la date Valable à partir du est la plus récente. Pratique pour un prix promotionnel temporaire, mais c'est aussi l'endroit où une date de fin oubliée passe inaperçue. Mettez-en donc toujours une.

Ordre et copie

La liste des produits est déplaçable. Cliquez au-dessus de la liste sur le bouton Classer les enregistrements (l'icône avec les flèches), saisissez une ligne par la poignée à gauche et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas. Cliquez ensuite sur Fin du classement des enregistrements. Cet ordre est aussi celui de votre billetterie ; placez votre produit le mieux vendu tout en haut.

Un deuxième type de billet ne diffère le plus souvent que par le nom et le montant. Ne le recréez donc pas, mais utilisez Copier sur le produit dans la liste ou en haut de l'écran d'édition :

• une copie s'ajoute, avec (copie) après le nom ;
• les prix suivent ;
• la copie est sur inactif, pour que vous puissiez d'abord la relire ;
• les créneaux horaires, les commandes et le code interne ne suivent pas.

Que vous copiiez depuis la liste ou depuis l'écran d'édition, vous arrivez aussitôt sur l'écran d'édition de la copie. Dans la liste, vous ne la verriez pas : elle n'affiche par défaut que les produits actifs, et la copie est inactive.

Tout retaper est la manière dont un taux de TVA finit une fois par être faux. Copiez, adaptez le nom et le montant, puis mettez la copie sur actif.

Erreurs fréquentes

Indiquer le taux de TVA sous forme décimale. Vous tapez 0,21 au lieu de 21. Le champ demande un pourcentage, et vous recevez le message : indiquez un pourcentage, par exemple 6 ou 21.

Créer un produit et oublier d'y attacher un prix. Dans la colonne Prix en ligne figure alors pas de prix, et le produit n'apparaît pas dans votre boutique. Ouvrez-le et ajoutez un prix en ligne.

Écraser le prix de l'an dernier. Mettez une date de fin et créez une nouvelle ligne. Si vous l'avez malgré tout fait, vos commandes existantes continuent d'afficher le bon montant — les dégâts se limitent à votre historique de prix.

Créer un produit distinct pour chaque prix. Adulte en ligne et Adulte au guichet ne sont pas deux produits mais un seul produit avec deux prix. Deux produits signifient deux compteurs, et vous ne savez alors pas en fin de journée combien d'adultes sont entrés.

Mettre un produit sur inactif en croyant que les billets vendus deviennent caducs. Inactif signifie seulement : plus en vente. Ce qui est déjà vendu reste valable et est scanné normalement à l'entrée.

Et si …

Et si mon produit n'apparaît pas dans la billetterie ?

Parcourez ces quatre points, dans cet ordre :

1. La case Actif est-elle cochée ?
2. Le produit a-t-il un prix pour le canal En ligne ?
3. Ce prix est-il dans sa période de validité — Valable à partir du n'est-il pas dans le futur et Valable jusqu'au (inclus) pas dans le passé ?
4. S'il s'agit d'un événement, la date est-elle aujourd'hui ou plus tard ? Un événement dont le jour est passé disparaît tout seul de la boutique.

Dans neuf cas sur dix, c'est le numéro deux.

Et si j'ai supprimé un prix par erreur ?

Créez une nouvelle ligne avec le même canal et le même montant. Les commandes déjà passées sont indépendantes de la ligne de prix : elles portent leur propre copie du montant et ne changent pas avec.

Et si je vends dans une autre monnaie que l'euro ?

La monnaie est attachée à votre organisation, pas au produit, et vous la réglez une seule fois sous Paramètres → Organisation, dans le champ Devise.

Et si je veux jeter un produit ?

C'est possible avec Supprimer en haut de l'écran d'édition, ou avec les cases à cocher de la liste. Cela ne fonctionne que pour un produit pour lequel rien n'a jamais été vendu, et les créneaux horaires de ce produit disparaissent avec lui. Si le produit a déjà des ventes, le bouton est désactivé et explique pourquoi ; dans la liste, la suppression ignore ces produits et indique combien sont restés. Pour tout ce qui a déjà été vendu, désactivez Actif. Vous gardez ainsi votre historique, et les commandes de l'an dernier continuent de renvoyer à un produit qui existe encore.

Questions fréquentes

Un produit peut-il avoir deux prix en même temps ? Oui, mais pour des canaux différents ou des périodes différentes. 12 euros en ligne et 14 euros au guichet, c'est normal. Deux prix en ligne valables en même temps, c'est une erreur que vous ne voyez pas tout de suite.

Dois-je créer un produit distinct pour chaque tarif ? Pour chaque public oui : adulte, enfant, étudiant. Pour chaque canal non : ce sont des prix à l'intérieur du même produit.

Que se passe-t-il avec un prix de zéro euro ? Il fonctionne normalement. Le visiteur suit la même commande, reçoit la même confirmation et le même billet scannable, mais aucun paiement n'intervient. Pratique pour une assemblée de membres ou une journée portes ouvertes.

Pourquoi le prix ne figure-t-il pas simplement sur le produit lui-même ? Parce qu'un champ de prix sur le produit donnerait l'impression que vous pouvez l'écraser sans plus. Un prix est attaché à un canal et à une période, et c'est pourquoi il vit dans une liste à part.

J'ai mal indiqué mon taux de TVA et des ventes ont déjà eu lieu. Que faire ? Adaptez le taux sur le produit pour les ventes à venir. Les commandes déjà passées gardent l'ancien taux — c'est voulu. Voyez avec votre comptable ce qu'il faut faire de ces commandes.