Pour commencer

Ceci est le premier article que vous lisez. Il décrit tout le chemin qui mène d'un compte vide à un billet dans le téléphone de votre premier visiteur. Aucune compétence particulière n'est requise : ni comptabilité, ni site web, ni connaissances techniques. Qui sait créer une adresse e-mail y arrivera.

Comptez une demi-journée. Non parce que c'est difficile, mais parce qu'en chemin vous devrez chercher quelques informations — le nom officiel de votre association, votre numéro de compte — et parce qu'il vaut mieux réfléchir une fois calmement à vos prix que trois fois dans la précipitation.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Une adresse e-mail à laquelle vous avez accès. De préférence une adresse de l'association (info@votreassociation.be) et non votre adresse privée : c'est l'adresse avec laquelle vous vous connecterez et celle qui recevra les confirmations.
• Le nom officiel de votre organisation, exactement tel qu'il figure dans les statuts ou sur vos factures. Ce nom apparaîtra sur le billet et sur la facture de votre visiteur.
• L'adresse de votre organisation : rue, numéro, code postal, commune.
• Éventuellement votre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA. Si vous n'en avez pas, ce n'est pas un problème — beaucoup d'associations de fait n'en ont pas. Voir Configurer votre organisation.
• Un compte bancaire au nom de l'organisation. Vous en aurez besoin chez votre prestataire de paiement, pas ici. Un compte privé fonctionne techniquement, mais votre trésorier et votre vérificateur vous seront reconnaissants de ne pas le faire.
• Un smartphone pour la porte, si vous voulez scanner les billets.
• Environ une demi-journée, et de préférence bien avant votre événement.

Votre compte lui-même se crée avec l'assistant sur /fr/commencer ; ci-dessous, vous lisez par où commencer.

Ce que vous aurez ensuite

Une fois terminé, vous aurez trois choses. Pas davantage, et vous n'avez pas besoin de davantage.

1. Un lien. Une seule adresse web que vous partagez partout : sur les réseaux sociaux, dans la lettre d'information, sur une affiche sous forme de code QR, dans la conversation de groupe du club. Qui clique dessus voit vos billets et peut payer immédiatement.
2. Un billet avec code QR dans la boîte mail de votre visiteur. Automatiquement, quelques secondes après le paiement. Vous n'avez rien à envoyer, rien à imprimer, rien à tenir à jour.
3. Un téléphone à la porte qui dit oui ou non. Votre bénévole dirige la caméra vers le code QR du visiteur. Vert : entrez. Rouge : ce billet a déjà été utilisé, ou il ne correspond pas à ce soir.

Ce que vous ne devez pas faire

Ceci figure ici parce que les gens en sont souvent surpris, dans le bon sens.

• Vous ne devez installer aucun logiciel pour vendre. Le back-office et votre boutique tournent dans un navigateur web ordinaire, sur n'importe quel ordinateur. Ce n'est que pour scanner à la porte que vous installez une application sur un téléphone.
• Vous ne devez conclure aucun contrat avec une banque. Vous travaillez avec un prestataire de paiement — une entreprise qui traite le paiement par carte à votre place. L'inscription se fait en ligne, généralement en une demi-heure. Voir Qu'est-ce qu'un prestataire de paiement.
• Vous ne devez pas avoir de site web. Votre boutique est un site web. Si vous en avez un, vous pouvez y intégrer la boutique, mais ce n'est pas obligatoire.
• Vous ne devez acheter ni papier à billets, ni imprimante, ni caisse enregistreuse. Le billet se trouve sur le téléphone de votre visiteur.
• Vous ne devez pas tout terminer d'un coup. Les six étapes ci-dessous peuvent s'étaler sur plusieurs jours. Le système retient où vous en étiez.

D'abord : créer votre compte

Si vous n'avez pas encore de compte, commencez par là. Le bouton Commencer lance un assistant de six questions courtes : quel type d'organisation vous êtes, ce que vous organisez et ce dont vous avez besoin. À la fin, il vous propose une formule en expliquant pourquoi — et vous restez libre d'en choisir une autre. Comptez deux minutes.

Ensuite, vous confirmez votre adresse e-mail avec le lien du mail de confirmation ; c'est seulement alors que vous entrez dans votre back-office. Ce que l'assistant demande exactement et pourquoi est décrit dans Créer votre compte.

Si vous avez déjà un compte, connectez-vous simplement : en haut à droite de chaque page du site figure le lien Se connecter, à côté du bouton Commencer. Il se trouve aussi en bas de page, dans le pied. Si vous avez été invité comme collaborateur d'une organisation existante, celle-ci apparaîtra dès votre première connexion ; voyez Collaborateurs et rôles.

La suite de cet article suppose que vous êtes connecté et que vous vous trouvez sur votre tableau de bord.

La liste de contrôle de votre tableau de bord

Connectez-vous et vous arrivez sur le tableau de bord. C'est votre écran de départ. En haut se trouve le bloc Pour commencer avec un compteur (« 3 étapes sur 6 sont faites »). Chaque étape encore ouverte est un lien qui vous mène directement au bon écran. Les six étapes fixes sont :

1. Ajoutez votre lieu
2. Créez ce que vous vendez
3. Ajoutez-y un prix en ligne
4. Connectez votre prestataire de paiement
5. Invitez vos collaborateurs
6. Mettez votre boutique en ligne

Si vous avez coché dans l'assistant les créneaux horaires, la vente au guichet ou votre propre domaine, une étape s'ajoute pour chaque choix : Préparez vos créneaux horaires (qui vous mène à Créneaux horaires), Enregistrez votre appareil de caisse (vers Appareils) et Reliez votre propre domaine. Vous voyez ce bloc en tant que propriétaire ou administrateur ; un collaborateur au guichet ou un scanner ne le voit pas.

Attention : ces coches, ce n'est pas vous qui les mettez. Le système regarde vos données. Ce n'est que lorsqu'un lieu actif existe réellement que la coche « lieu » s'allume. C'est volontaire : une coche que vous pouvez cliquer vous-même dit seulement que quelqu'un a cliqué.

Dès que toutes les étapes sont terminées, le bloc disparaît. Il ne revient que si une étape se rouvre, par exemple lorsque vous mettez votre seul lieu sur inactif.

Compléter votre organisation ne figure pas sur la liste de contrôle, mais c'est bel et bien la meilleure première étape. C'est pourquoi la suite de cet article commence par là.

Étape 1 — Compléter votre organisation

Ce que vous voyez : à gauche dans le menu se trouve Paramètres → Organisation. Vous arrivez sur un écran comportant sept onglets en haut : Les données, Langues, Identité visuelle, Pass wallet, Votre boutique, Factures aux acheteurs et Contact.

Ce que vous faites : complétez sur le premier onglet votre nom, le code de votre organisation, votre pays, votre devise et votre fuseau horaire. Sur l'onglet Contact, indiquez votre adresse e-mail de contact et votre adresse de facturation. Cliquez en bas sur Enregistrer.

Le nom apparaît sur le billet, dans l'e-mail de confirmation et sur la facture. Écrivez-le donc tel qu'il s'appelle officiellement, pas tel qu'on l'appelle dans les couloirs.

Le code de l'organisation est un mot court sans espaces, par exemple fetesdelaferme. Ce code se trouve dans l'adresse de votre boutique et c'est aussi le code avec lequel votre personnel de scan se connectera plus tard. Choisissez-le bien une bonne fois et laissez-le ensuite tel quel.

Pour aller plus loin : Configurer votre organisation explique chaque champ séparément, y compris ce qui se passe si vous en laissez un vide.

Étape 2 — Ajouter un lieu

Qu'est-ce qu'un lieu ? L'endroit où votre visiteur se rend : votre salle paroissiale, votre musée, le ponton d'où part le bateau. Une organisation peut en avoir plusieurs.

Ce que vous voyez : Paramètres → Lieux, avec en haut à droite le bouton Nouveau lieu.

Ce que vous faites : indiquez le nom sous lequel votre visiteur connaît l'endroit — ce nom figurera sur le billet. Indiquez l'adresse. Complétez en dessous les heures d'ouverture : par jour de la semaine, vous ajoutez des blocs avec une heure de début et une heure de fin. Une pause de midi, ce sont simplement deux blocs le même jour. Un jour de fermeture se met dans les Exceptions : une date sans heures signifie fermé.

Attention : les heures d'ouverture ne sont pas décoratives. Elles délimitent les créneaux horaires que vous pourrez créer plus tard. Si vous les laissez vides, plus rien ne délimite et le générateur de créneaux en crée à des moments où vous êtes fermé.

Pour aller plus loin : Organisation et lieu explique quand prendre un seul lieu et quand en prendre deux.

Étape 3 — Ce que vous vendez

Ce que vous voyez : Vente → Produits, avec en haut à droite Nouveau produit.

Ce que vous faites : créez un produit par chose que vous vendez. Un billet d'entrée. Un billet enfant. Une place à table avec menu complet. Une visite guidée. Donnez à chaque produit un nom et une description.

À chaque produit est attaché au moins un prix, et ce prix est attaché à un canal. Sans prix pour le canal en ligne, votre produit n'apparaît pas dans votre boutique — c'est l'erreur la plus fréquente de toutes.

Votre offre a une heure fixe — une visite guidée à 14 h, une séance de sauna de deux heures ? Activez alors les créneaux horaires. Un créneau horaire est un moment assorti d'un nombre maximum de places. Si vous vendez des billets journaliers ordinaires, vous n'en avez pas besoin.

Pour aller plus loin : Produits et prix et Créneaux horaires.

Étape 4 — Connecter votre prestataire de paiement

Qu'est-ce qu'un prestataire de paiement ? Une entreprise qui traite le paiement de votre visiteur : Bancontact, carte, ou un autre moyen. L'argent de votre visiteur arrive ensuite sur votre compte. Vous utilisez votre propre compte chez Mollie, Stripe ou Bancontact Pro, nous ne sommes pas entre les deux.

Ce que vous voyez : Paramètres → Paiements.

Ce que vous faites : choisissez votre prestataire et suivez la connexion. Effectuez ensuite un paiement de test avec votre propre carte, et remboursez-vous. Cela vous prend dix minutes et c'est la seule manière d'être certain que cela fonctionne.

Sans prestataire connecté, votre boutique continue simplement de fonctionner pour les inscriptions gratuites. Seuls les billets payants ne peuvent alors pas être commandés.

Pour aller plus loin : Quel prestataire de paiement choisir, Connecter un prestataire de paiement et Effectuer un paiement de test.

Étape 5 — Inviter vos collaborateurs

Ce que vous voyez : Paramètres → Collaborateurs, avec en haut Inviter un collaborateur.

Ce que vous faites : indiquez l'adresse e-mail et choisissez un rôle. Qui scanne à la porte reçoit le rôle scanner — celui-ci permet uniquement de scanner et de ne rien voir d'autre. Qui vend aussi des billets au guichet reçoit le rôle guichet.

La personne invitée reçoit un e-mail contenant un lien et choisit elle-même un mot de passe. Vous n'en choisissez donc pas un pour elle.

Attention : invitez toujours au moins une deuxième personne. Une organisation à laquelle vous seul avez accès s'arrête dès que vous tombez malade ou partez en vacances.

Pour aller plus loin : Collaborateurs et rôles.

Étape 6 — Mettre votre boutique en ligne et partager votre lien

Ce que vous voyez : Paramètres → Organisation → Votre boutique, avec deux interrupteurs.

Ce que vous faites : laissez La vente en ligne est active activé — c'est déjà le cas pour une nouvelle organisation — et activez Publié lorsque vous voulez que les moteurs de recherche puissent trouver votre boutique. Ce n'est que lorsque Publié est activé que l'étape Mettez votre boutique en ligne est cochée sur votre liste de contrôle. Sous le formulaire, dans le bloc Partager votre boutique, figure l'adresse de votre boutique, prête à être copiée.

Cette adresse a la forme /{taal}/s/{votre-code}. Mettez-la sur votre site web, sur les réseaux sociaux, ou transformez-la en code QR pour une affiche. Si vous voulez intégrer la boutique dans votre propre site ou la faire tourner sous votre propre domaine, voir Intégrer votre billetterie.

Et à la porte ?

Installez l'application de scan sur un ou plusieurs téléphones. Votre personnel de scan se connecte avec le code de l'organisation et sa propre adresse e-mail. Ce rôle permet uniquement de scanner : pas de chiffre d'affaires, pas de commandes, pas de paramètres. Voir Application de scan et personnel de scan.

Une chronologie : le repas de soutien d'une association

Un repas de soutien, c'est une soirée, avec une vente qui dure quelques semaines.

Quand	Ce que vous faites
Quatre semaines avant	Étapes 1 à 4 : organisation, lieu, produits et prix, prestataire de paiement. Faites votre paiement de test maintenant, pas plus tard.
Trois semaines avant	Mettez votre boutique en ligne et partagez le lien. Mettez le code QR sur votre affiche et dans votre lettre d'information.
Deux semaines avant	Jetez chaque jour un œil à Commandes. Vous ne voyez aucune vente après un partage très suivi ? Testez alors vous-même le lien sur votre téléphone.
Une semaine avant	Invitez vos bénévoles avec le rôle scanner. Faites-leur installer l'application et se connecter une fois — pas le soir même.
La veille	Effectuez un scan d'essai avec un billet à vous. Chargez les téléphones. Assurez-vous qu'il y a du réseau à la porte.
Le jour même	Scannez à la porte. Qui arrive sans billet, vous le lui vendez au guichet.
Le lendemain	Regardez votre chiffre d'affaires et votre versement. Voir Versement et frais.

Une chronologie : un musée qui vend toute l'année

Un musée n'a pas de date vers laquelle tout converge. La mise en place est la même, mais le rythme diffère.

Quand	Ce que vous faites
Pendant la semaine de démarrage	Les étapes 1 à 6 d'un coup, et complétez vos heures d'ouverture entièrement et correctement. Pour un musée, ces heures sont votre donnée la plus importante.
Avant d'ouvrir	Activez les créneaux horaires si vous laissez vos visiteurs choisir une heure. Générez les créneaux du mois à venir, pas de toute l'année.
Chaque mois	Générez les créneaux du mois suivant. Si vous relancez le générateur sur la même période, seuls les créneaux manquants s'ajoutent.
À chaque jour de fermeture	Mettez la date dans les Exceptions de votre lieu dès que vous la connaissez. Donc dès janvier pour le pont de mai.
Chaque saison	Regardez dans Paramètres → Collaborateurs la colonne Dernière connexion et supprimez qui n'est plus venu depuis un an.

Erreurs fréquentes

• Un produit sans prix en ligne. Le produit existe, mais personne ne le voit dans votre boutique. Ajoutez un prix avec le canal en ligne.
• Laisser les heures d'ouverture vides. Le générateur de créneaux crée alors des créneaux à des moments où vous êtes fermé. Complétez les heures avant de générer des créneaux.
• Modifier le code de l'organisation après l'avoir partagé. Chaque lien partagé et chaque code QR imprimé cesse alors de fonctionner. Choisissez-le une bonne fois.
• Découvrir le soir même seulement que l'application de scan doit encore être installée. Faites-vous connecter vos bénévoles une fois, une semaine à l'avance.
• Ne pas faire de paiement de test. Vous ne remarquerez un prestataire mal connecté que lorsqu'un vrai visiteur abandonnera, et celui-là ne revient pas.

Et si …

Et si je n'ai pas de numéro de TVA ?

Alors vous laissez le champ vide. Beaucoup d'associations de fait n'en ont pas. Vous pouvez vendre sans problème. Voir Configurer votre organisation.

Et si mon événement a déjà lieu la semaine prochaine ?

Alors vous faites les étapes 1 à 4 aujourd'hui et les étapes 5 et 6 demain. Cela tient en une journée. Ne sautez pas le paiement de test, même dans l'urgence.

Et si je n'ai pas de prestataire mais veux déjà commencer ?

Mettez vos produits en gratuit et utilisez la boutique provisoirement comme formulaire d'inscription. Dès que votre prestataire est connecté, vous y ajoutez des prix.

Et s'il n'y a pas d'internet à la porte ?

Testez sur place avant que votre événement commence, et gardez un deuxième appareil avec couverture mobile sous la main. Voir Application de scan et personnel de scan.

Et si j'ai mal rempli quelque chose ?

Presque tout se modifie après coup. Les deux exceptions auxquelles il faut faire attention : le code de l'organisation (casse les liens partagés) et réduire la capacité d'un créneau horaire en dessous de ce qui est déjà vendu (impossible, et à juste titre).

Questions fréquentes

Dois-je payer avant de pouvoir essayer quelque chose ? Vous pouvez parcourir toute la mise en place et consulter votre boutique avant de vendre quoi que ce soit. Ce que votre formule comprend exactement se trouve dans Votre formule et la suspension.

Où arrive l'argent de mes visiteurs ? Sur votre propre compte, via votre propre prestataire de paiement. Voir Versement et frais.

Puis-je aussi vendre des billets à la porte ? Oui. La caisse du guichet vend avec les mêmes produits et la même capacité, vous ne pouvez donc pas remplir une salle deux fois. Voir La caisse du guichet.

Mon visiteur doit-il imprimer son billet ? Non. Le code QR sur son téléphone suffit. S'il veut tout de même imprimer, le même code QR fonctionne tout aussi bien sur papier.

Je suis le trésorier et je ne connais pas la moitié des mots. Par où commencer ? Par le glossaire. Chaque terme technique de ce manuel y est expliqué en une phrase.

Bloqué ?

Écrivez-nous. Chaque e-mail arrive chez quelqu'un qui a construit le système, et une question sur votre propre situation n'est jamais trop petite.

Choisir votre langue

Le back-office existe en sept langues : néerlandais, français, anglais, allemand, italien, bulgare et espagnol. Vous pouvez changer à deux endroits :

• En haut à droite, à côté du rond avec vos initiales, se trouve une liste de langues. Choisissez-en une autre et l'écran se recharge aussitôt dans cette langue. Si vous êtes connecté, Passavo enregistre aussitôt ce choix sur votre profil. C'est possible dès l'écran de connexion, avant de vous identifier.
• Sur votre profil (cliquez en haut à droite sur le rond avec vos initiales, puis sur Profil) se trouve le champ Langue. Ce que vous y enregistrez, Passavo s'en souvient la prochaine fois, sur chaque appareil.

Ce choix ne concerne que le back-office. Votre boutique, vos billets et vos e-mails suivent la langue de votre visiteur, pas la vôtre.

Réduire le menu

En haut à gauche, à côté du logo, se trouve un bouton avec une flèche vers la gauche. Cliquez dessus : le menu se replie en une colonne étroite d'icônes, sans texte. Vous gardez ainsi plus de place pour vos tableaux, par exemple au guichet ou sur un petit ordinateur portable. Passez la souris sur une icône et son nom apparaît. Cliquez en haut sur le bouton avec la flèche vers la droite et le menu revient en entier. Passavo retient votre choix dans ce navigateur. Sur un écran étroit, comme un téléphone, le menu se trouve derrière le bouton à trois traits.