Créneaux horaires

Cet article vous apprend à créer un agenda : des moments auxquels votre visiteur peut venir, chacun avec son propre nombre de places. Vous ne les créez pas un par un mais d'un seul coup, avec un générateur. Comptez vingt minutes pour votre premier mois.

Qu'est-ce qu'un créneau horaire ?

Un créneau horaire est un moment avec un nombre maximum de places.

Prenez un cercle d'histoire locale qui organise des visites guidées. Il y a une visite à 14 h et une à 16 h, et vingt personnes peuvent suivre à chaque fois. Ce sont deux créneaux : « samedi 14 h 00 – 15 h 30, vingt places » et « samedi 16 h 00 – 17 h 30, vingt places ».

Le guide de 14 h ne peut pas dire : « il y en a déjà eu trente cet après-midi, venez donc avec nous ». Chaque moment existe pour lui-même. C'est toute l'idée d'un créneau : il découpe votre journée en morceaux qui peuvent être pleins ou vides indépendamment les uns des autres.

Autres exemples : la séance de sauna de 10 à 12 h, la navigation de 15 h 30, la visite de la brasserie de 11 h, la partie d'escape game de 20 h.

Quand avez-vous besoin de créneaux ?

Activez les créneaux lorsque votre visiteur doit choisir une heure et pas seulement un jour. Si vous vendez simplement des billets journaliers pour un musée où les gens entrent et sortent, vous n'en avez pas besoin — vous créez alors un billet d'entrée ordinaire. Voir Produits et prix.

Trois raisons qui poussent tout de même les organisations à passer aux créneaux : vous avez besoin d'un guide qui ne peut prendre qu'un groupe à la fois, votre salle ou votre bateau est physiquement limité, ou vous voulez étaler l'affluence pour ne pas avoir quatre-vingts personnes à la caisse en même temps à 11 h.

Qu'est-ce que la capacité ?

La capacité est le nombre de places que vous vendez sur un créneau. Pas le nombre de sièges dont vous disposez, mais le nombre que vous voulez vendre.

Cette distinction n'est pas de la chicane. Si vous avez une salle de vingt-cinq personnes et que vous voulez garder cinq places pour les gens qui se présentent sans prévenir, vous mettez la capacité à vingt. À chaque vente, le nombre de places libres baisse d'une unité. Quand le compteur est à zéro, plus personne ne peut acheter le créneau : votre billetterie l'affiche comme complet et la caisse du guichet le refuse également.

La capacité figure sur chaque créneau séparément. Le générateur inscrit le même nombre pour tous les créneaux qu'il crée, mais vous pouvez ensuite en adapter un isolément. La visite guidée du dimanche matin peut très bien avoir trente places alors que toutes les autres en ont vingt.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Un compte avec le rôle Propriétaire ou Administrateur.
• Un produit actif d'un type qui supporte les créneaux. Ce sont : Billet avec créneau, Visite guidée, Événement, Série et Groupe. Un billet d'entrée ordinaire ne figure volontairement pas dans cette liste — aucune heure n'y est liée.
• Un lieu qui est actif.
• Vos heures d'ouverture, si vous voulez que le générateur s'y tienne.
• Une idée de votre schéma hebdomadaire : quels jours, de quelle heure à quelle heure, toutes les combien de minutes, et combien de places.
• Vingt minutes.

Si vous rencontrez un mot que vous ne connaissez pas, il figure dans le lexique.

Créer des créneaux

Étape 1 — ouvrir le générateur

1. Cliquez à gauche dans le menu sur Vente, puis sur Créneaux horaires.
2. Vous voyez à présent l'agenda : tous les créneaux à partir d'aujourd'hui, groupés par jour. S'il n'y a encore rien, vous voyez le message indiquant qu'il n'y a pas encore de créneaux.
3. Cliquez en haut à droite sur Créer des créneaux. Une fenêtre s'ouvre avec l'avertissement : les créneaux existants restent tels quels, seuls les manquants s'ajoutent.

Étape 2 — remplir le générateur

La fenêtre compte dix champs. Voici ce que chacun fait.

Champ	Ce que vous indiquez
Produit	Le produit auquel les créneaux se rapportent. Seuls les produits actifs qui supportent les créneaux figurent dans cette liste.
Lieu	Où cela se passe. Seuls les lieux actifs y figurent. Détermine aussi quelles heures d'ouverture s'appliquent.
De	Le premier jour de la période. Aujourd'hui par défaut.
Jusqu'au	Le dernier jour. Dans un mois par défaut.
Quels jours ?	Des cases pour le lundi au dimanche. Les sept sont cochées.
Premier départ	L'heure à laquelle le premier créneau d'une journée commence.
Dernier départ	L'heure à laquelle le dernier créneau d'une journée commence.
Toutes les combien de minutes ?	Le temps entre deux départs. Au moins 5. 60 par défaut.
Durée en minutes	Combien de temps dure un créneau. Au moins 5. Si le produit a une Durée en minutes, elle s'inscrit ici d'elle-même ; sinon 60.
Places par créneau	La capacité de chaque créneau créé ici. 20 par défaut.

Tout en bas se trouve encore un interrupteur : Rester dans les heures d'ouverture du lieu. Il est activé. Voyez plus loin ce qu'il fait.

Attention : Dernier départ est l'heure à laquelle le dernier créneau commence, pas celle à laquelle il se termine. Si vous mettez le dernier départ à 16 h avec une durée de 90 minutes, ce créneau court jusqu'à 17 h 30.

Étape 3 — un exemple complet

Supposons : vous organisez des visites guidées en octobre, du mardi au dimanche, toutes les heures de 10 à 16 h, d'une durée d'une heure et demie, vingt personnes à la fois. Vous indiquez :

• Produit : Visite guidée
• Lieu : Centre des visiteurs
• De : 01/10/2026
• Jusqu'au : 31/10/2026
• Quels jours ? : mardi, mercredi, jeudi, vendredi, samedi, dimanche (lundi décoché)
• Premier départ : 10:00
• Dernier départ : 16:00
• Toutes les combien de minutes ? : 60
• Durée en minutes : 90
• Places par créneau : 20
• Rester dans les heures d'ouverture : activé

Cliquez sur Créer.

Vous voyez alors apparaître en haut à droite un message indiquant combien de créneaux ont été créés, par exemple « 189 créneaux créés ». Si des créneaux existaient déjà sur cette période, le même message indique combien il y en avait. Si des créneaux tombaient en dehors de vos heures d'ouverture, cela est signalé également.

Ensuite, vous voyez l'agenda lui-même. Il est groupé par jour, avec un intitulé « jeudi 1 octobre 2026 » et en dessous les créneaux de ce jour :

Colonne	Ce que vous voyez
Horaire	Par exemple 10:00 – 11:30
Produit	Le produit auquel ce créneau appartient
Places	La capacité
Vendu	Combien sont déjà partis
Libre	Ce qu'il reste. Zéro s'affiche en rouge.
Statut	Ouvert, Complet, Fermé ou Annulé

En haut se trouvent des filtres : par produit, par lieu, par statut et par période. Le filtre À partir d'aujourd'hui est actif par défaut, pour que vous ne deviez pas chaque fois faire défiler les créneaux du mois dernier.

Les heures d'ouverture limitent le générateur

Si Rester dans les heures d'ouverture du lieu est activé, le générateur ne crée que des créneaux qui tombent entièrement dans une plage d'ouverture de votre lieu. Si vous fermez à 17 h, aucun créneau de 16 h 00 à 17 h 30 ne sera créé. Un lundi fermé ne donne aucun créneau du lundi, même si la case du lundi est cochée.

Si votre lieu n'a aucune heure d'ouverture renseignée, rien ne limite et le générateur crée simplement tout ce que vous demandez. Vous pouvez aussi désactiver la limite vous-même avec le même interrupteur — pratique pour une activité en soirée en dehors de vos heures habituelles.

Dans le message qui suit la création, vous voyez combien de créneaux ont été sautés pour cette raison. Si vous obtenez zéro créneau alors que vous en attendiez des centaines, c'est presque toujours la cause.

Ce qui se passe si vous lancez le générateur deux fois

Rien de grave. Le générateur ne touche pas aux créneaux existants.

Si vous le lancez une deuxième fois sur la même période, il regarde par heure de départ si un créneau de ce produit existe déjà. S'il existe, il le saute et le compte comme « existait déjà ». S'il n'existe pas, il s'ajoute. C'est fait exprès, et c'est pratique :

• Ajouter un jour. Vous aviez oublié les lundis. Relancez le générateur sur le même mois avec seulement le lundi coché.
• Ajouter une heure. Vous voulez un créneau supplémentaire à 17 h. Relancez le générateur avec premier départ 17:00 et dernier départ 17:00.
• Ajouter le mois suivant. Mêmes réglages, autre période.

Un créneau pour lequel des ventes ont eu lieu garde sa capacité et son compteur. Aucun billet vendu ne disparaît donc parce que quelqu'un a cliqué une fois de plus sur le générateur.

Attention : ce que le générateur ne fait pas, c'est modifier des créneaux existants. Si vous voulez changer la capacité de tout un mois, il ne suffit pas de relancer le générateur avec un autre nombre de places. La capacité s'adapte créneau par créneau, avec le bouton Modifier la capacité à côté de ce créneau.

Ce que voit votre visiteur

Dans la billetterie, votre visiteur choisit d'abord un jour puis une heure, avec le nombre de places libres à côté.

Le calendrier s'ouvre sur le premier jour suivant où il reste des places, et non sur le mois en cours. Si votre premier jour libre n'est que dans trois semaines, votre visiteur ne doit pas cliquer trois fois sur la flèche.

Un créneau complet reste visible mais n'est pas cliquable. Un créneau que vous avez fermé ou annulé disparaît entièrement de la boutique.

Un créneau se ferme en ligne à son heure de début. À 10 h 01, plus personne ne peut réserver le créneau de 10 h ; les retardataires passent au guichet, où vous décidez vous-même s'il reste de la place.

Capacité, fermer, rouvrir et annuler

À côté de chaque créneau dans la liste se trouvent des boutons. Quatre actions, et toutes les quatre signifient autre chose.

Bouton	Ce que cela fait
Modifier la capacité	Modifie le nombre de places de ce seul créneau.
Fermer	Arrête la vente. Les billets vendus restent valables.
Rouvrir	Annule la fermeture ou l'annulation de la séance.
Annuler la séance	Le moment n'a pas lieu.

Adapter la capacité

Cliquez sur Modifier la capacité. Une fenêtre apparaît avec le nombre actuel de places, et en dessous la phrase indiquant combien sont déjà vendues : « impossible de descendre plus bas ». Si vous tapez malgré tout un nombre inférieur, la fenêtre le refuse. Si c'était possible, vous auriez vendu des places qui n'existent plus, et vous ne le remarqueriez qu'à l'entrée, avec deux visiteurs et une seule chaise.

Si vous mettez la capacité égale au nombre vendu, le créneau passe aussitôt sur Complet.

Fermer contre annuler la séance

Cette différence est importante et souvent confondue.

Fermer signifie : plus rien ne peut être vendu en plus, mais le moment a lieu. Utilisez-le lorsque vous voulez garder les cinq dernières places pour un groupe scolaire qui doit encore confirmer, ou lorsque vous ne voulez plus vendre en ligne le jour même. Les gens qui ont déjà réservé viennent normalement.

Annuler la séance signifie : le moment n'a pas lieu. Le guide est malade, le bateau est à l'arrêt, le temps est trop mauvais.

À l'annulation, vous voyez aussitôt combien de places étaient vendues. C'est le chiffre qui compte : c'est le nombre de personnes à prévenir. Les billets vendus continuent d'exister — ils ne disparaissent pas discrètement du téléphone de votre visiteur. C'est voulu : vous voyez qui appeler, et votre visiteur garde sa preuve de paiement jusqu'à ce que quelque chose soit réglé. Le remboursement et l'annulation des billets, vous les faites ensuite sur la commande. Voir Annuler et rembourser.

Rouvrir fonctionne pour les deux. Un créneau entre-temps complet revient comme Complet et non comme Ouvert — sinon, rouvrir créerait discrètement une place supplémentaire.

Fermer et rouvrir sont également possibles pour plusieurs créneaux à la fois. Cochez-les à gauche et utilisez le bouton en haut de la liste. Un créneau annulé est ignoré par la fermeture groupée : il reste annulé, pour que vous continuiez à voir qui prévenir. Le message indique combien de créneaux sont ainsi restés tels quels.

Comment la double vente est évitée

Un samedi chargé, votre billetterie vend en ligne pendant que l'on vend en même temps à deux caisses. Trois personnes qui veulent en même temps la dernière place : c'est le problème classique, et deux choses se produisent pour le résoudre.

Le compteur est vérifié et incrémenté en un seul mouvement. On ne regarde pas d'abord s'il y a de la place pour réserver ensuite — entre ces deux actions il y a un interstice, et un jour chargé une deuxième vente s'y glisse.

Les places sont retenues pendant le paiement. Entre « je choisis deux places » et « j'ai payé », il se passe vite quelques minutes sur la page de paiement de votre banque. Ces deux places sont retenues dix minutes pendant ce temps. Si votre visiteur paie, elles deviennent définitives. S'il abandonne ou s'il met trop longtemps, elles se libèrent d'elles-mêmes — vous n'avez rien à faire.

C'est pourquoi il peut arriver qu'un créneau soit un instant affiché complet alors que personne n'a payé. Cela se résout en dix minutes.

Erreurs fréquentes

Lancer le générateur sur un produit qui ne supporte pas les créneaux. Vous ne retrouvez pas votre produit dans la liste de choix. C'est parce qu'il est du type Billet d'entrée. Faites-en un Billet avec créneau horaire ou une Visite guidée, ou créez un nouveau produit.

Oublier que vous êtes fermé le lundi. Vous cochez les sept jours et n'obtenez aucun créneau du lundi. Regardez le message après la création : il indique combien de créneaux tombaient en dehors des heures d'ouverture.

Confondre le dernier départ avec la fin. Vous mettez le dernier départ à 17 h alors que vous fermez à 17 h. Avec une durée de 90 minutes, ce créneau tombe en dehors de vos heures d'ouverture et n'est pas créé.

Annuler la séance d'un créneau pour arrêter la vente. Utilisez pour cela Fermer. Annuler la séance dit à vous-même et à vos collègues que le moment n'a pas lieu.

Baisser la capacité pour remplir un créneau. Cela fonctionne, mais seulement jusqu'au nombre vendu. Si vous voulez simplement ne plus rien vendre, utilisez Fermer.

Et si …

Et si le générateur crée zéro créneau ?

Trois causes possibles, par ordre de probabilité :

1. Tout tombait en dehors des heures d'ouverture de votre lieu. Désactivez l'interrupteur ou adaptez vos heures d'ouverture.
2. Les créneaux existaient déjà. Le message dit alors « tant existaient déjà ».
3. Premier départ se situe après Dernier départ.

Et si j'ai créé tout un mois de travers par erreur ?

Filtrez la liste sur le produit et sur la période, cochez tout et fermez les créneaux. Ils disparaissent alors de la boutique. Supprimer n'est pas possible dans cet écran : un créneau fermé ne gêne personne, et ce qui était prévu reste ainsi visible. Créez ensuite les bons créneaux avec le générateur.

Et si un visiteur veut une autre heure ?

Déplacer un billet vers un autre créneau n'est pas possible : un billet appartient au créneau pour lequel il a été vendu. Laissez votre visiteur réserver un nouveau billet pour l'autre heure, puis annulez et remboursez l'ancien sur la commande. Voir Annuler et rembourser.

Attention : un billet annulé ne libère pas automatiquement sa place dans le créneau. Si vous voulez revendre cette place, augmentez de un la capacité de l'ancien créneau.

Et si mon créneau n'apparaît pas dans la boutique ?

Vérifiez dans cet ordre : le statut est-il sur Ouvert, reste-t-il une place libre, l'heure de départ n'est-elle pas encore passée, le produit est-il actif, et le produit a-t-il un prix en ligne. Un produit sans prix en ligne n'apparaît jamais dans la boutique, quel que soit le nombre de créneaux que vous y accrochez.

Questions fréquentes

Puis-je créer les créneaux de toute une année en une fois ? Oui. Mettez la période sur un an. Songez toutefois que vous aurez alors aussi une année de jours fériés et de vacances dans votre agenda, que vous voudrez peut-être fermer.

Deux produits peuvent-ils partager le même créneau ? Non. Un créneau appartient à un seul produit, avec un seul compteur. Si vous vendez à la même heure des cartes adultes et des cartes enfants, chacun de ces deux produits reçoit ses propres créneaux avec leur propre nombre de places. Voir Événements.

Les billets restent-ils valables si j'annule la séance d'un créneau ? Oui. Ils continuent d'exister pour que vous voyiez qui prévenir. Ils ne se règlent pas tout seuls : rembourser et annuler les billets reste votre décision.

Combien de temps les places sont-elles retenues pendant le paiement ? Dix minutes. Ensuite, elles se libèrent d'elles-mêmes.

Que signifie « Complet » exactement ? Que le nombre de places vendues est égal à la capacité. Le créneau reste visible dans la boutique mais n'est plus cliquable. Si vous augmentez la capacité, il revient tout seul sur Ouvert.