Collaborateurs et rôles

Vous ne faites pas cela seul. Le trésorier veut voir les chiffres, le bénévole à la porte doit pouvoir scanner, et votre comptable veut y accéder une fois par an. Cet article explique comment donner à chacun d'eux exactement ce dont il a besoin — et rien de plus.

Vous trouvez l'écran sous Paramètres → Collaborateurs. Il n'est visible que pour le propriétaire.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle propriétaire. Seuls les propriétaires voient cet écran ; un administrateur n'y accède pas non plus, car qui peut ajouter des collaborateurs peut s'attribuer des droits à lui-même.
• L'adresse e-mail de chaque personne que vous voulez inviter. De préférence l'adresse qu'elle lit quotidiennement.
• Une idée de ce que chaque personne doit pouvoir faire. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir.
• Cinq minutes par collaborateur.

Si vous rencontrez un mot que vous ne connaissez pas, consultez le glossaire.

Qu'est-ce qu'un rôle ?

Un rôle est le nom d'un petit paquet de droits. Au lieu de cocher vingt cases par personne, vous donnez à quelqu'un un seul rôle et le système sait aussitôt ce qu'il peut faire : consulter des commandes, rembourser, modifier des produits, scanner des billets, et ainsi de suite.

Il y a quatre rôles : propriétaire, administrateur, guichet et scanner. Un collaborateur a exactement un rôle par organisation. Si vous lui en donnez un autre, celui-ci remplace l'ancien — les rôles ne se cumulent pas.

Pourquoi tout le monde ne peut pas tout faire

Cela peut paraître méfiant, et ça ne l'est pas. Trois raisons, toutes pratiques :

1. Un téléphone perdu. L'appareil de votre entrée se trouve dans une poche de veste, chez un bénévole que vous voyez ce soir-là pour la première fois. Si cet appareil disparaît, on ne doit rien pouvoir en faire d'autre que scanner des billets.
2. Un mauvais clic. Qui ne voit pas de bouton Rembourser ne peut pas appuyer dessus par inadvertance. Vous évitez la moitié des accidents simplement en n'affichant pas le bouton.
3. La tranquillité du collaborateur lui-même. Un bénévole qui ne doit que scanner ne veut pas d'un écran rempli de chiffres d'affaires et de paramètres. Moins de boutons, moins d'hésitation.

Les quatre rôles

Rôle	Ce qu'il voit et peut faire	Ce qu'il ne voit pas
Propriétaire	Tout : paramètres, paiements, collaborateurs, produits, commandes, remboursements, rapports, bons cadeaux, abonnements annuels, pass externes, caisse, scan	Rien
Administrateur	Produits, prix, créneaux horaires, événements, codes de réduction, lieux, jeux de TVA, commandes, remboursements, factures aux acheteurs, rapports et chiffre d'affaires, bons cadeaux, abonnements annuels, appareils, caisse et scan, et la page Abonnement avec vos factures (consulter, télécharger, payer), et Assistance	Les paramètres de l'organisation, le prestataire de paiement, la liste des collaborateurs, les pass externes, les revendeurs, l'accès API, les messages aux visiteurs, et tout ce qui change l'abonnement lui-même : changer de formule, résilier, mettre en pause et configurer le paiement automatique
Guichet	Vendre au guichet, ouvrir et clôturer la caisse, consulter les commandes et les billets, scanner, les billets du jour et le chiffre d'affaires du jour sur le tableau de bord	Modifier les produits et les prix, rembourser, les rapports, créer des bons cadeaux, les paramètres, Assistance
Scanner	Uniquement scanner des billets et consulter les billets du jour	Les montants, les commandes, les adresses des visiteurs, les produits, les rapports, les paramètres, Assistance

Faites attention à une différence qui surprend : un administrateur peut bien rembourser et voir tout votre chiffre d'affaires, mais pas toucher aux paramètres. Un guichet peut bien vendre et clôturer la caisse, mais pas rembourser. C'est voulu : un remboursement, c'est de l'argent qui quitte votre organisation.

L'abonnement fonctionne de la même façon. Un administrateur peut ouvrir la page Abonnement, consulter et télécharger vos factures et payer une facture ouverte — exactement ce dont un trésorier ou un comptable a besoin. Ce qui change l'abonnement lui-même reste chez le propriétaire : changer de formule, résilier, mettre en pause et configurer le paiement automatique. Voyez Votre formule, vos factures et la pause.

Quel rôle donner à qui ?

Qui	Quel rôle	Pourquoi
Vous-même, si vous mettez le système en place	Propriétaire	Vous avez besoin des paramètres et du prestataire de paiement
Votre coprésident ou un deuxième membre du comité	Propriétaire	Quelqu'un d'autre doit pouvoir entrer quand vous êtes malade
Le trésorier	Administrateur	Il veut le chiffre d'affaires, les commandes et les remboursements. Il ne connecte pas le prestataire de paiement
Votre comptable	Administrateur	Il a besoin des rapports, des commandes et de vos factures sous Abonnement, pas de vos paramètres
Qui entretient les produits et les prix	Administrateur	Les produits, prix et créneaux horaires relèvent de ce rôle
Le collaborateur permanent à l'accueil	Guichet	Vendre, ouvrir et clôturer la caisse, scanner
Le bénévole d'un seul soir à la porte	Scanner	Il scanne, rien de plus. Même si le téléphone disparaît
L'étudiant qui aide pendant l'été	Guichet ou scanner	Guichet s'il vend, scanner s'il se tient seulement à l'entrée

Attention : donnez au trésorier le rôle administrateur et non propriétaire, sauf s'il doit aussi gérer le prestataire de paiement. Deux propriétaires suffisent, trois font généralement un de trop.

Mais gardez toujours au moins deux propriétaires. Un seul propriétaire est à une vacance ou une hospitalisation de distance d'une organisation dont plus personne ne peut atteindre les paramètres.

Inviter quelqu'un, étape par étape

Étape 1 — Ouvrez la fenêtre d'invitation

Allez dans Paramètres → Collaborateurs. En haut à droite se trouve le bouton Inviter un collaborateur. Cliquez dessus ; une fenêtre apparaît avec trois champs : Adresse e-mail, Nom et Rôle.

Étape 2 — Indiquez l'adresse e-mail

C'est l'adresse avec laquelle la personne se connectera. Demandez l'adresse qu'elle lit quotidiennement, pas une adresse de l'association qui se trouve être à son nom. Une faute de frappe ici produit une invitation que personne ne verra jamais.

Étape 3 — Indiquez éventuellement un nom

Facultatif. Le nom vous aide à voir dans la liste qui est qui. Si cette personne a déjà un compte — parce qu'elle travaille aussi pour une autre organisation — son propre nom reste et le vôtre est ignoré.

Étape 4 — Choisissez le rôle

Choisissez parmi les quatre rôles ; par défaut, Guichet est sélectionné. Sous la liste de choix figure ce qu'un scanner peut et ne peut pas faire, et quand il vaut mieux choisir guichet. Ce que chaque rôle permet exactement, vous le voyez en une phrase sous le rôle de chaque collaborateur dans la liste. C'est la même phrase que celle que la personne invitée lira dans son e-mail, pour que vous n'ayez pas deux promesses différentes.

Étape 5 — Envoyez

Cliquez sur Inviter. Vous recevez une confirmation que l'e-mail est parti, et la personne apparaît aussitôt dans votre liste avec le statut invitée.

Ce que la personne invitée voit dans sa boîte mail

Elle reçoit un e-mail de votre organisation contenant :

• qui l'invite — le nom de votre organisation, pas celui de la plateforme ;
• quel rôle elle reçoit et ce que ce rôle permet, en une phrase ;
• le bouton Définissez votre mot de passe, avec le lien repris en dessous ;
• ce avec quoi elle se connecte dans l'application de scan : le code de l'organisation, son adresse e-mail et le mot de passe qu'elle choisit.

Le lien de cet e-mail reste valable 7 jours. Ensuite, demandez-en un nouveau avec Inviter à nouveau.

Ce qu'elle fait : cliquer sur le lien, taper deux fois un mot de passe de son choix, enregistrer. Ensuite elle est entrée. Elle ne doit rien installer ni rien payer. Si elle va scanner à la porte, elle installera ensuite encore l'application de scan et s'y connectera avec le code de l'organisation et la même adresse e-mail. Voir Application de scan et personnel de scan.

Dès qu'elle a défini son mot de passe, son statut passe dans votre liste d'invitée à active, et son adresse e-mail est du même coup confirmée.

Si cette adresse e-mail a déjà un compte, votre organisation vient simplement s'y ajouter ; la personne devient active dès sa première connexion. Une seule connexion, plusieurs organisations, avec un rôle propre par organisation. La même personne peut être administrateur chez vous et scanner au club d'à côté.

L'e-mail n'est pas arrivé ou le lien a expiré ? Utilisez dans la liste l'action Inviter à nouveau ; un lien frais repart alors. Faites aussi regarder la personne dans son dossier de courrier indésirable. Elle peut aussi utiliser elle-même Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion.

Combien de temps une invitation est valable

Le lien de l'invitation est valable 7 jours. S'il a expiré, ou si l'e-mail n'est jamais arrivé, utilisez dans la liste ou sur la page de détail le bouton Inviter à nouveau. Un nouveau lien part, de nouveau pour 7 jours, et le précédent ne fonctionne plus.

Un e-mail ordinaire de réinitialisation du mot de passe ne reste valable qu'une heure. Il est destiné à quelqu'un qui a perdu son mot de passe et s'en occupe tout de suite, pas à une invitation qui reste quelques jours dans une boîte mail.

Modifier un rôle

Cliquez dans la liste, à la bonne personne, sur Modifier le rôle, choisissez le nouveau rôle et confirmez. L'ancien rôle est remplacé, pas complété.

Deux choses à savoir :

• La modification est immédiate. Si la personne est connectée à ce moment-là, elle s'en aperçoit dès qu'elle ouvre un écran suivant.
• Le dernier propriétaire ne peut pas se rétrograder lui-même. Il doit toujours en rester un, sinon plus personne ne peut atteindre les paramètres, les paiements et les collaborateurs — et cela ne se corrige qu'avec un administrateur de la plateforme. Si vous essayez quand même, vous recevez le message qu'il doit rester au moins un propriétaire.

La page de détail d'un collaborateur

Cliquez dans la liste sur le nom de quelqu'un — ou sur l'action Détails — et vous obtenez sa propre page. Tout ce qui le concerne y est rassemblé : qui il est, ce qu'il peut faire, et ce qu'il a fait.

Ce qui figure en haut

Ce que vous voyez	Ce que cela signifie
Nom et adresse e-mail	Ce avec quoi il se connecte. L'adresse ne se modifie pas ici — c'est son compte
Rôle	Son rôle chez vous, avec en dessous, en une phrase, ce que ce rôle permet
Langue	La langue de son écran et des e-mails qu'il reçoit
Accès	actif lorsqu'il a défini son mot de passe (ou, avec un compte existant, s'est connecté pour la première fois), invité tant que ce n'est pas le cas
Dernière connexion	Quand il est entré ici pour la dernière fois
Invité le / Accepté le	Quand l'invitation est partie, et quand il l'a utilisée
Appareils	Les appareils sur lesquels il a scanné ou travaillé à la caisse
Aujourd'hui, Cette semaine, Total	Combien il a scanné, et combien de ces scans ont été refusés

À propos de ces appareils : un appareil appartient à votre organisation et non à une personne. Le téléphone de la porte passe de main en main au cours de la soirée. Ce qui figure ici n'est donc pas une attribution mais une observation — voilà sur quoi il a travaillé.

Ce que vous pouvez modifier

Avec le bouton Modifier, vous ajustez trois choses : le nom, le rôle et la langue. Rien de plus, et c'est voulu.

Vous ne pouvez définir aucun mot de passe pour quelqu'un d'autre. Un mot de passe que deux personnes connaissent n'est pas un mot de passe : il circule au téléphone, il se retrouve dans une conversation de groupe, et lorsque quelque chose tourne mal plus tard, plus personne ne peut dire qui c'était. À la place, il y a deux boutons :

• Envoyer un e-mail de réinitialisation — pour quelqu'un qui était déjà entré et qui a perdu son mot de passe. Il reçoit un lien et choisit lui-même un nouveau mot de passe. Vous ne voyez jamais ce mot de passe.
• Inviter à nouveau — pour quelqu'un qui n'a jamais utilisé son invitation. Ce bouton disparaît dès qu'il est entré.

Il y a en outre le bouton Supprimer, qui fait la même chose que dans la liste : son accès à votre organisation disparaît, son compte et son travail restent.

Deux limites valent ici aussi : vous ne pouvez pas vous supprimer vous-même, et le dernier propriétaire ne peut être ni rétrogradé ni supprimé. Si vous essayez quand même, vous recevez le message qu'il doit rester au moins un propriétaire.

Tout le monde peut-il voir cette page ?

Non. La liste des membres — avec les adresses e-mail de tout le monde — reste réservée au propriétaire.

Mais : chacun peut ouvrir sa propre page. Un bénévole qui veut vérifier combien il a scanné hier n'a besoin de déranger personne. Il voit alors ses propres données, sa propre activité et ses propres scans — et il ne peut rien y modifier : le bouton Modifier n'apparaît pas chez lui.

La page d'un collègue, il ne la voit pas. Et si quelqu'un travaille aussi pour une autre organisation, tout ce qu'il y fait y reste : vous ne voyez que ce qui s'est passé chez vous.

Le journal d'activité : qui a modifié quoi

Sur la page de détail se trouve l'onglet Activité. Chaque ligne y indique : quand, ce qui s'est passé, sur quoi, et ancien → nouveau.

Un exemple d'une telle ligne : 14/05/2026 11:02 · Modifié · Prix · amount_cent: 1200 → 1500. En langage humain : ce jour-là, à onze heures deux, cette personne a fait passer un prix de 12 à 15 euros.

Ce que le journal retient

• Produits, prix, créneaux horaires et événements : création, modification, suppression.
• Codes de réduction et bons cadeaux.
• Lieux.
• Jeux de TVA.
• Les paramètres de votre organisation et vos paramètres pour les factures aux acheteurs.
• La connexion et la déconnexion d'un prestataire de paiement.
• Clés API : création et révocation.
• Messages aux visiteurs qui ont été envoyés.
• Collaborateurs : inviter, modifier un rôle, supprimer quelqu'un.
• Remboursements et billets annulés.
• Sessions de caisse : ouverture et clôture, avec l'écart de caisse, et qui a ouvert la caisse dans l'application, sur quel appareil.

Lors d'une modification figurent toujours l'ancienne et la nouvelle valeur. C'est précisément ce pour quoi le journal existe : « le prix a changé » n'aide personne, « de 12 à 15 euros, par Jan, le 14 mai » si.

Ce que le journal ne retient volontairement pas

• Les mots de passe, les clés d'API, les jetons et autres secrets. Ils en sont activement tenus à l'écart. Une clé de votre prestataire de paiement dans une ligne de journal serait pire que pas de journal du tout : elle y figurerait en clair et y resterait un an.
• Les consultations. Le journal dit ce que quelqu'un a modifié, pas quels écrans il a ouverts.
• Les ventes au guichet. Chaque saisie figure déjà dans le journal de caisse, qui a sa propre conservation, bien plus stricte. Voir La caisse du guichet.
• Les scans. Ils ont leur propre onglet, ci-dessous.
• Les modifications sans différence. Si vous enregistrez un écran sans rien changer, aucune ligne ne s'ajoute.

Chercher dans le journal

Au-dessus du tableau se trouvent quatre filtres : le type d'action (créé, modifié, supprimé, rôle modifié, …), le type d'objet (produit, prix, lieu, …), une période de–à, et le journal dans lequel on a travaillé.

Les lignes ne sont ni modifiables ni supprimables, même par un propriétaire. Un journal dans lequel on peut gommer ne répond pas à la question pour laquelle il existe. Les lignes de plus d'un an sont automatiquement nettoyées.

L'historique des scans : qui a scanné quoi

Le deuxième onglet s'appelle Scans. Pour un collaborateur ayant le rôle scanner, c'est la partie la plus importante de la page.

En haut de la page, dans le bloc Scans, figurent trois chiffres : aujourd'hui, cette semaine et total, chaque fois suivis du nombre de scans refusés. C'est ce dernier chiffre qui est intéressant. Beaucoup de refus signifient soit une entrée où les gens se présentent avec le mauvais jour, soit quelqu'un qui scanne le mauvais code. Dans les deux cas, mieux vaut le savoir.

Ce que chaque ligne indique

Colonne	Ce que c'est
Quand	Le moment du scan. En cas de scan hors ligne, l'heure à laquelle l'appareil l'a transmis figure en dessous
Billet ou abonnement annuel	Quel billet ou quel abonnement annuel a été présenté au lecteur. Si un code qui ne correspond à rien a été scanné, il est écrit code inconnu
Titulaire	Le nom figurant sur le billet ou l'abonnement annuel, s'il y en a un
Résultat	Accès, Déjà scanné, Invalide, Mauvais jour ou Annulé
Appareil	L'appareil avec lequel le scan a été fait

Les scans refusés y figurent aussi. C'est voulu : un scan qui n'a rien donné est précisément la ligne que vous cherchez lorsque quelqu'un affirme après coup qu'il n'a pas pu entrer.

Scan hors ligne ? L'application de scan continue de fonctionner sans réseau. Un tel scan figure à l'heure à laquelle il a eu lieu, avec en dessous l'heure à laquelle il a été transmis. Cela explique pourquoi un billet n'apparaît parfois que le soir comme utilisé dans le système.

Vous pouvez filtrer sur le résultat, sur aujourd'hui uniquement, et sur une période de–à. Le scan le plus récent figure en haut.

Les scans, tout comme le journal d'activité, ne sont ni modifiables ni supprimables. Un comptage à la porte que l'on peut rectifier après coup n'est pas un comptage.

Supprimer quelqu'un après la saison

La liste indique, par collaborateur, quand il s'est connecté pour la dernière fois. C'est la colonne qui vous montre, après une saison, quels bénévoles ont encore accès alors qu'ils ne sont plus venus depuis un an. S'il y est écrit jamais, cette personne n'a jamais utilisé son invitation.

Vous supprimez avec l'action Supprimer à la bonne personne. Vous recevez d'abord une demande de confirmation.

Ce qui se passe alors :

• son accès à votre organisation disparaît, immédiatement ;
• son compte subsiste, car il lui appartient, et il travaille peut-être encore pour une autre organisation ;
• ce qu'il a créé reste en place : une commande du mois dernier ne doit pas disparaître parce qu'un bénévole a arrêté.

Vous ne pouvez pas vous supprimer vous-même, et vous ne pouvez pas supprimer le dernier propriétaire.

Prenez-en l'habitude : une fois par an, après la saison, parcourir cette liste et supprimer qui n'en fait plus partie. Cela prend cinq minutes et c'est la sécurité la moins chère qui existe.

Les mots de passe — et pourquoi nous n'en choisissons pas

Vous ne pouvez pas définir de mot de passe pour un collaborateur. Ce n'est pas un bouton manquant, c'est voulu.

Un mot de passe que deux personnes connaissent n'est pas un mot de passe. Il circule au téléphone, il se retrouve dans une conversation de groupe, il reste sur un bout de papier. Et lorsque quelque chose tourne mal plus tard, plus personne ne peut dire qui c'était.

D'où ceci : vous invitez une adresse e-mail, et la personne derrière cette adresse choisit elle-même son mot de passe via un lien dans sa propre boîte mail. C'est du même coup la preuve qu'elle gère vraiment cette boîte.

Si quelqu'un a oublié son mot de passe, il utilise Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion. Vous n'avez rien à faire pour cela. Si ça ne marche pas, vous renvoyez son invitation.

Et si quelqu'un part en mauvais termes ?

Cela arrive. Faites ceci, dans cet ordre, le jour même :

1. Supprimez la personne dans Paramètres → Collaborateurs. Son accès est alors immédiatement coupé.
2. Si elle était propriétaire, vérifiez d'abord qu'il existe encore un autre propriétaire. Si vous ne pouvez pas la supprimer, c'est qu'elle est la dernière — faites alors d'abord de quelqu'un d'autre un propriétaire.
3. Modifiez les mots de passe des accès partagés qu'elle connaissait : la boîte mail de l'association, le compte chez votre prestataire de paiement, vos réseaux sociaux. Ceux-ci sont indépendants de ce système et nous ne pouvons pas les fermer pour vous.
4. Si elle était connectée sur un appareil partagé à la porte ou au guichet, déconnectez cet appareil et reconnectez-le avec un autre collaborateur.
5. Vérifiez dans Commandes et dans vos sessions de caisse s'il reste ce jour-là quelque chose d'ouvert à clôturer.

Ce que vous n'avez pas à faire : supprimer les commandes ou billets qu'elle a créés. Ceux-ci font partie de votre comptabilité et restent en place.

Erreurs fréquentes

• N'avoir qu'un seul propriétaire. Si vous partez en voyage, plus personne n'accède aux paramètres. Faites-en toujours un deuxième.
• Donner à un bénévole le rôle administrateur « parce que c'est plus simple ». Il voit alors tout votre chiffre d'affaires et peut rembourser. Donnez scanner ou guichet.
• Envoyer l'invitation à l'adresse de l'association plutôt qu'à celle de la personne. Deux personnes dans la même boîte mail partagent alors un seul compte.
• Ne rien ranger après la saison. Les bénévoles d'il y a deux ans ont alors toujours accès. Utilisez la colonne Dernière connexion.
• Croire que supprimer efface le travail de quelqu'un. Cela n'arrive pas, et c'est heureux.

Et si …

Et si l'invitation n'arrive pas ?

Vérifiez d'abord l'adresse à la recherche de fautes de frappe. Faites regarder la personne dans son dossier de courrier indésirable. Si cela n'aide pas, utilisez Inviter à nouveau. Si cela continue d'échouer avec l'adresse d'une entreprise ou d'une école, c'est que leur serveur de messagerie bloque probablement l'e-mail — utilisez alors une autre adresse.

Et si quelqu'un a déjà un compte dans une autre organisation ?

Alors votre organisation vient simplement s'y ajouter. Il se connecte avec le même mot de passe et bascule d'une organisation à l'autre en haut. Son rôle chez vous est indépendant de son rôle ailleurs.

Et si je suis le seul propriétaire et que je veux arrêter ?

Faites d'abord de quelqu'un d'autre un propriétaire, puis laissez cette personne vous supprimer. Dans cet ordre, car vous supprimer vous-même est impossible.

Et si un collaborateur ne voit pas un écran que je vois, moi ?

Alors il a un rôle qui ne permet pas d'ouvrir cet écran. Consultez le tableau ci-dessus et modifiez son rôle si cela correspond à ce qu'il doit faire. N'inventez pas de détour — le rôle est précisément fait pour être la limite.

Et si j'ai supprimé quelqu'un par erreur ?

Réinvitez-le avec la même adresse e-mail. Son compte existe encore, il y revient donc aussitôt avec le rôle que vous lui donnez. Il n'a pas à choisir un nouveau mot de passe.

Questions fréquentes

Combien de collaborateurs puis-je inviter ? Autant que nécessaire. Donnez-leur toutefois à chacun le plus petit rôle qui suffise.

Quelqu'un peut-il avoir deux rôles à la fois ? Pas au sein de la même organisation. Une personne, un rôle, par organisation. En revanche, la même personne peut avoir un rôle différent dans deux organisations.

Mon scanner voit-il combien a coûté un billet ? Non. Le rôle scanner n'affiche aucun montant, aucune commande et aucune adresse de visiteur. Il voit une seule chose : cette personne peut-elle entrer, oui ou non.

Un administrateur peut-il accéder aux factures de mon abonnement ? Oui. Il les trouve sous Abonnement → Factures, avec le PDF et l'UBL, et il peut payer une facture ouverte. Changer de formule, résilier, mettre en pause ou configurer le paiement automatique, il ne le peut pas.

Pourquoi un administrateur ne peut-il pas ouvrir la liste des collaborateurs ? Parce que qui peut ajouter des collaborateurs peut s'attribuer des droits à lui-même. Cette porte, le propriétaire la garde fermée.

Puis-je voir qui a fait quoi ? Oui. Cliquez sur un collaborateur et vous obtenez sa page de détail avec deux onglets : Activité (ce qu'il a modifié, avec l'ancienne et la nouvelle valeur) et Scans (ce qu'il a scanné à la porte, y compris ce qu'il a refusé). Chaque saisie à la caisse figure en outre dans le journal de caisse ; voir La caisse du guichet.