Configurer votre organisation

Tout ce que vous créez est rattaché à votre organisation. C'est le client dans le système : une association, un club, un lieu de visite. Cet article parcourt chaque champ de cet écran et dit chaque fois ce qu'il fait, où vous le retrouvez et ce qui se passe si vous le laissez vide.

Si vous travaillez avec plusieurs entités juridiques, vous en créez plusieurs et vous basculez en haut. Si vous doutez que ce soit nécessaire, lisez d'abord Organisation et lieu.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle propriétaire. Un administrateur n'entre volontairement pas ici : qui peut modifier le code de l'organisation peut mettre hors jeu l'application de scan de toute une organisation.
• Le nom officiel de votre organisation, tel qu'il figure dans les statuts.
• Votre adresse : rue et numéro, code postal, commune.
• Votre numéro de TVA, si vous en avez un.
• Une adresse e-mail vers laquelle les questions des visiteurs peuvent aller.
• Vingt minutes.

Si vous rencontrez un terme technique que vous ne connaissez pas, consultez le glossaire.

Vous trouvez l'écran sous Paramètres → Organisation. En haut se trouvent sept onglets : Les données, Langues, Identité visuelle, Pass wallet, Votre boutique, Factures aux acheteurs et Contact. En bas se trouve un seul bouton Enregistrer, qui enregistre tous les onglets à la fois. Sous le formulaire se trouvent encore deux blocs qui restent visibles quel que soit l'onglet : Partager votre boutique et Domaine propre.

Onglet 1 — Les données

Champ	Ce qu'il fait	Si vous le laissez vide
Nom de l'organisation	Figure sur le billet, dans l'e-mail de confirmation et sur la facture	Obligatoire ; vous ne pouvez pas enregistrer
Code de l'organisation	Se trouve dans l'adresse de votre back-office, dans celle de votre boutique, et c'est le code avec lequel le personnel de scan se connecte	Obligatoire
Pays	Détermine quel jeu de TVA nous vous proposons, et la TVA sur les factures que vous recevez de nous	Obligatoire
Numéro de TVA	Figure sur la facture de votre visiteur	Peut rester vide ; les associations n'en ont souvent pas
Jeu de TVA	Les taux de TVA qui s'appliquent là où vous ne choisissez rien d'autre pour un lieu ou un produit	Aucun jeu n'est encore choisi ; vérifiez-le avec votre comptable
Devise	La monnaie dans laquelle vous vendez	Obligatoire
Fuseau horaire	Détermine ce qu'« aujourd'hui » veut dire dans vos aperçus	Obligatoire

Le nom

Écrivez-le tel qu'il s'appelle officiellement, pas tel qu'on l'appelle dans les couloirs. Donc « Cercle d'histoire Saint-Martin asbl » et non « le cercle ». Ce nom apparaît sur des documents que regarderont plus tard un comptable, un dossier de subsides ou un contrôleur.

Vous pouvez le modifier par la suite. Les billets déjà envoyés gardent le nom qui y figurait alors — c'est un e-mail chez votre visiteur, pas quelque chose que nous pouvons encore changer.

Le pays

Le pays de votre organisation, pas celui de votre visiteur. Il détermine quel jeu de TVA nous vous proposons pour vos produits et événements, et quelle TVA figure sur les factures que vous recevez de nous.

Le jeu de TVA

Un jeu de TVA est la petite liste des taux de TVA d'un pays. Le jeu que vous choisissez ici s'applique partout où vous ne réglez rien d'autre pour un lieu ou un produit. Nous proposons le jeu de votre pays ; cela reste une proposition, vérifiez-la donc une fois avec votre comptable. Voir Jeux de TVA.

La devise

La monnaie dans laquelle vous vendez. Si vous la modifiez plus tard, rien ne change à ce qui a déjà été vendu : les anciennes commandes gardent le montant et la monnaie de l'époque. Ce que vous vendez aujourd'hui part dans la nouvelle monnaie.

Le fuseau horaire

Un fuseau horaire indique quelle heure il est chez vous. Cela paraît superflu — c'est bien l'heure, non ? — mais un ordinateur doit le savoir explicitement, car il se trouve dans une salle serveur qui peut tout aussi bien être dans un autre pays.

Le fuseau horaire détermine ce qu'« aujourd'hui » veut dire. Si vous vendez un billet à 23 h 40, c'est votre fuseau horaire qui décide si cela atterrit dans le chiffre d'affaires d'aujourd'hui ou de demain. Pour une organisation belge, choisissez Europe/Brussels.

Attention : un lieu a aussi un fuseau horaire, et celui-ci détermine ce qu'« aujourd'hui » veut dire pour les créneaux de cet endroit. En général ils sont identiques. Si vous avez un lieu dans un autre pays, la différence est utile.

Qu'est-ce qu'un numéro de TVA, et si je n'en ai pas ?

Un numéro de TVA est le numéro par lequel l'administration fiscale vous connaît comme entreprise qui facture et reverse la TVA. En Belgique, il ressemble à BE 0123.456.789.

Le numéro d'entreprise (en Belgique également appelé numéro BCE, d'après la Banque-Carrefour des Entreprises) est le numéro d'identification que reçoit chaque entreprise et chaque asbl lors de sa constitution. Il se compose de dix chiffres. Si vous êtes assujetti à la TVA, votre numéro de TVA est littéralement le même numéro précédé de BE.

Trois situations :

• Vous êtes assujetti à la TVA. Indiquez votre numéro de TVA. Il figure sur la facture que reçoit votre visiteur, et c'est précisément ce dont celui-ci a besoin pour la comptabiliser lui-même.
• Vous êtes une asbl ou une association de fait non assujettie. Laissez le champ vide. Vous pouvez vendre, envoyer des billets et recevoir de l'argent sans problème. Aucun numéro de TVA n'apparaît sur vos documents, puisque vous n'en avez pas.
• Vous ne savez pas. Demandez-le à votre comptable ou regardez une facture que vous avez vous-même envoyée un jour. Mieux vaut ne rien indiquer qu'indiquer quelque chose de faux : un mauvais numéro de TVA sur une facture est plus gênant qu'un numéro absent.

Attention : ce champ ne détermine pas si vous facturez de la TVA sur vos billets. Cela dépend de vos produits et de leur taux. Voir Produits et prix.

Le code de l'organisation

Le code (aussi appelé le slug, le nom court dans une adresse web) est un mot court sans espaces, en minuscules, par exemple fetesdelaferme. Les lettres, chiffres et tirets sont autorisés ; les espaces, points et signes de ponctuation ne le sont pas. Il fait au maximum 60 caractères, et vous ne pouvez pas choisir un code qui appartient déjà à une autre organisation : vous recevez alors un message d'erreur sous le champ.

Il revient à trois endroits :

1. dans l'adresse de votre back-office, là où vous travaillez vous-même ;
2. dans l'adresse de votre billetterie publique, /{taal}/s/{code} ;
3. comme code de l'organisation avec lequel le personnel de scan se connecte dans l'application.

Choisissez-le donc avec soin. Trois règles empiriques : assez court pour être épelé au téléphone, assez reconnaissable pour que votre visiteur le reconnaisse dans le lien, et assez neutre pour être encore juste dans cinq ans. repasdesoutien2026 est un mauvais code. saintmartin est un bon.

Attention : si vous modifiez le code après l'avoir partagé, chaque lien partagé, chaque code QR imprimé et chaque appareil configuré avec l'ancien code cesse de fonctionner. Le système vous en avertit et indique après l'enregistrement quel est le nouveau code, mais il ne peut pas sauver les anciens liens. Votre personnel de scan se connecte désormais avec le nouveau code. Les billets déjà vendus restent valables. Choisissez-le une bonne fois et laissez-le tel quel.

Onglet 2 — Langues

Ici vous choisissez quelles langues affiche votre billetterie, et laquelle d'entre elles est votre langue par défaut. La langue par défaut est celle que reçoit un visiteur dont nous ne connaissons pas la langue, et celle des documents pour lesquels aucun choix n'a été fait.

Vous n'êtes pas obligé d'activer les sept langues. Deux langues bien traduites valent mieux que sept à moitié remplies. Voir Langues.

Onglet 3 — Votre identité visuelle

Champ	Ce qu'il fait	Si vous le laissez vide
Votre couleur	La couleur des boutons de votre boutique	La boutique utilise la couleur de la plateforme — donc pas de page en noir et blanc
Logo	Figure en haut de votre boutique et sur les factures à vos acheteurs ; si votre pass wallet n'a pas de logo propre, c'est celui-ci qui y figure	Votre boutique affiche votre nom en texte
Texte d'introduction	Apparaît au-dessus de vos produits, un champ par langue	Votre boutique commence directement par vos produits
Lien vers vos conditions	Les conditions de votre propre organisation ; votre visiteur les voit au moment de payer	Aucun lien vers des conditions propres n'apparaît au moment de payer

Votre couleur se choisit avec un sélecteur de couleur. Prenez la couleur de votre logo ou de votre association. Une seule couleur suffit ; il n'y a pas de deuxième couleur à assortir.

Votre logo se charge comme image, jusqu'à 2 Mo. Un logo carré ou en format paysage, avec un fond transparent ou blanc, fonctionne le mieux. Il figure en haut de votre boutique et sur les factures à vos acheteurs, et sur votre pass wallet si celui-ci n'a pas de logo propre.

Le texte d'introduction est l'endroit pour les phrases pratiques qui ne sont pas un produit : « Vous pouvez vous garer sur la place de l'église » ou « Les enfants de moins de 6 ans entrent gratuitement, vous ne devez pas commander de billet pour eux ». Il y a un champ par langue que vous activez.

Le lien vers vos conditions pointe vers une page de votre propre site web ou vers un document. Si vous n'avez pas encore de conditions, voir Vie privée et conditions.

Onglet 4 — Pass wallet

Ici, vous réglez l'apparence de vos billets, abonnements annuels et bons cadeaux dans Apple Wallet et Google Wallet : couleurs, logo, textes et les boutons sous le pass. Si vous laissez tout vide, le pass suit votre identité visuelle. Voir Pass dans le wallet.

Onglet 5 — Mettre votre boutique en ligne

Deux interrupteurs, et ils ne font pas la même chose. C'est l'endroit le plus déroutant de tout l'écran, c'est donc expliqué ici lentement.

• La vente en ligne est active. C'est le grand robinet. Pour une nouvelle organisation, il est activé. Si vous le désactivez, votre boutique n'est plus accessible : qui ouvre votre lien reçoit le message que la page n'existe pas. Le lien sous Partager votre boutique et votre domaine propre ne fonctionnent alors plus non plus. Désactivez-le lorsque votre vente est terminée ou ne peut pas encore commencer.
• Publié. Ceci concerne les moteurs de recherche. Activé, votre boutique entre dans le sitemap — la liste que les moteurs de recherche utilisent pour savoir quelles pages comporte votre site. Désactivé, votre lien continue de fonctionner pour tous ceux qui le connaissent ; il n'est simplement pas proposé activement à Google. Pour une nouvelle organisation, il est désactivé. Ce n'est que lorsqu'il est activé que l'étape Mettez votre boutique en ligne est cochée sur la liste de contrôle de votre tableau de bord.

Donc : si vous voulez démarrer discrètement et ne donner le lien qu'à vos membres, activez la vente en ligne et désactivez publié. Si vous voulez être trouvé, activez les deux.

Sous le formulaire, dans le bloc Partager votre boutique, figure l'adresse de votre boutique, prête à être copiée et partagée, avec le bouton Ouvrir la boutique.

Onglet 6 — Factures aux acheteurs

Certains visiteurs demandent une facture : une entreprise, une école, un indépendant. Si vous activez Les factures aux acheteurs sont activées, nous établissons cette facture en votre nom, avec vos données. Tout ce que vous réglez ici est expliqué dans Factures à vos acheteurs.

Onglet 7 — Contact

Champ	Ce qu'il fait	Si vous le laissez vide
E-mail de contact	Là où vont les questions des visiteurs ; figure comme adresse de réponse sur vos e-mails de billets	Votre visiteur ne peut pas répondre à son e-mail de billets en cas de question
Téléphone	Votre numéro de téléphone pour les visiteurs	Aucun numéro n'apparaît
Nom sur la facture	Le nom sur les factures que vous recevez de nous pour votre abonnement	Le nom de votre organisation est utilisé
Adresse de facturation (e-mail)	Là où vont ces factures	Elles vont vers votre e-mail de contact
Rue et numéro, Adresse (ligne 2), Code postal, Commune	L'adresse sur ces factures	Il manque une adresse sur votre facture

Les champs sous Facturation concernent donc les factures que vous recevez de nous, et non les factures que vous remettez à vos acheteurs — celles-là se règlent dans l'onglet Factures aux acheteurs.

Faites attention à l'e-mail de contact : c'est l'adresse qu'utilise un visiteur lorsqu'il ne retrouve pas son billet ou qu'il a une question. Mettez-y une adresse que quelqu'un lit vraiment, et de préférence pas l'adresse privée d'un membre du comité qui aura peut-être arrêté l'an prochain.

Un domaine propre

Si vous voulez votre boutique sur une adresse à vous — billets.votredomaine.be au lieu de l'adresse de la plateforme — vous déclarez ce domaine dans le bloc Domaine propre sous le formulaire : indiquez-le et cliquez sur Ajouter le domaine. Vous recevez un enregistrement TXT à placer chez votre fournisseur dns, puis vous cliquez sur Vérifier.

L'explication complète, y compris ce qu'est le dns et où placer précisément cet enregistrement, se trouve dans Un domaine propre.

La TVA en points de base

Vous verrez parfois un taux de TVA affiché comme 2100 au lieu de 21 %, par exemple dans le journal d'activité d'un collaborateur. Ce n'est pas une erreur : les taux sont tenus en interne en points de base, pour que 6 %, 21 % et un jour 6,5 % restent tous exacts. Dans les formulaires, vous indiquez simplement le pourcentage.

Pourquoi il en est ainsi : un ordinateur calcule avec des nombres à virgule à peu près comme vous avec 1/3 en décimales — il faut arrondir quelque part. Pour de l'argent, on ne veut pas de cela. En utilisant des nombres entiers (21 % devient 2100), l'arrondi disparaît, et votre total de TVA reste juste au centime près même après mille billets.

Erreurs fréquentes

• Modifier le code de l'organisation après l'avoir partagé. Chaque lien partagé, chaque code QR imprimé et chaque appareil de scan configuré cesse de fonctionner. Choisissez-le une bonne fois.
• Indiquer le nom informel. « Le cercle » sur une facture n'aide aucun comptable. Prenez le nom figurant dans vos statuts.
• Inventer un numéro de TVA ou indiquer celui d'un membre du comité. Laissez plutôt le champ vide.
• Laisser l'e-mail de contact vide. Votre visiteur n'a alors aucune adresse à laquelle répondre, et vous recevez sa question par un détour ou pas du tout.
• Croire que publié désactivé signifie que votre boutique est fermée. C'est l'autre interrupteur. Publié ne concerne que les moteurs de recherche.
• Oublier d'enregistrer après avoir changé d'onglet. Les sept onglets partagent un seul bouton Enregistrer en bas. Changez d'onglet sans crainte, mais cliquez dessus avant de partir.

Et si …

Et si je n'ai pas de numéro de TVA ?

Laissez le champ vide et vendez sans problème. Beaucoup d'associations fonctionnent ainsi. En cas de doute, demandez à votre comptable si vous êtes assujetti à la TVA ; ce n'est pas une question à laquelle cet écran peut répondre à votre place.

Et si je dois malgré tout modifier le code de l'organisation ?

Alors c'est possible, mais planifiez-le. Modifiez-le à un moment où aucune vente n'est en cours, partagez ensuite à nouveau le nouveau lien sur chaque canal où figurait l'ancien, et faites reconnecter votre personnel de scan avec le nouveau code. Les codes QR imprimés qui pointent vers l'ancien lien ne peuvent plus être sauvés.

Et si mon logo paraît flou ou coupé ?

Chargez une version plus grande — une largeur d'environ 600 pixels est largement suffisante — et utilisez de préférence un PNG avec fond transparent. Un logo entouré de beaucoup de blanc paraît plus petit qu'il ne l'est dans la boutique ; coupez ce blanc avant de le charger.

Et si je veux fermer temporairement ma boutique ?

Désactivez La vente en ligne est active. Qui ouvre alors votre lien reçoit le message que la page n'existe pas ; mettez donc éventuellement une phrase sur votre site web ou vos réseaux sociaux. Tout reste en place ; vous la réactivez plus tard sans rien reconfigurer.

Et si je ne vois pas cet écran ?

Alors vous n'avez pas le rôle propriétaire. Demandez au propriétaire de votre organisation de modifier votre rôle, ou de faire la modification lui-même. Voir Collaborateurs et rôles.

Questions fréquentes

Puis-je encore modifier le nom de mon organisation plus tard ? Oui. Les nouveaux billets et factures reçoivent le nouveau nom ; ce qui est déjà envoyé reste tel quel.

Mon organisation a deux noms — un officiel et un que tout le monde utilise. Lequel dois-je indiquer ? L'officiel, car c'est celui qui doit figurer sur la facture. Le nom familier, vous le mettez dans votre texte d'introduction ou dans votre logo.

Où trouver l'adresse de ma billetterie ? Sous le formulaire, dans le bloc Partager votre boutique, prête à être copiée. Elle a la forme /{taal}/s/{code}.

Pourquoi un administrateur n'a-t-il pas accès ici ? Parce que cet écran contient le code de l'organisation. Qui peut le modifier peut mettre hors jeu l'application de scan de toute une organisation. C'est pourquoi c'est réservé au propriétaire.

Quelque chose change-t-il à ma vente en cours si je modifie quelque chose ici ? Seulement ce qui est logique : un nouveau nom ou une nouvelle couleur se voit immédiatement dans votre boutique. Les montants et monnaies des commandes existantes restent tels qu'ils étaient.