Solde consommations au bar

Lors d'une soirée ou d'un souper de club, presque plus personne ne travaille avec des jetons en carton. Un visiteur met de l'argent sur son pass, consomme toute la soirée avec, et au bar personne ne doit plus compter la monnaie. Cet article explique ce qu'est un solde, où se trouve cet argent, et comment vous lisez ensuite ce qui s'est passé.

Comptez dix minutes. Vous n'avez rien à paramétrer, mais le cashless doit être activé pour votre organisation — sinon le bouton n'apparaît pas sur votre caisse.

Vous souhaitez que vos visiteurs rechargent aussi eux-mêmes en ligne, avec les moyens de paiement que vous proposez déjà dans votre boutique ? Cela passe par le même prestataire de paiement que votre boutique ; voyez Recharger soi-même en ligne plus bas.

Qu'est-ce qu'un solde consommations ?

Un solde consommations est un montant attaché à un seul pass. Le pass est ce que votre visiteur a déjà sur lui : son billet ou son abonnement, sur papier ou dans son téléphone. Rien de plus — pas de carte en plus, pas de bracelet en plus, pas de système à part.

Trois choses s'y passent :

• recharger — votre visiteur y met de l'argent, à l'entrée ou en cours de soirée ;
• dépenser — au bar, une bière ou une portion de frites en est déduite ;
• rembourser — ce qui reste après la soirée peut être réclamé.

Un solde est donc de l'argent prépayé de votre visiteur, et rien d'autre. Ce n'est pas une réduction, pas un chèque-cadeau et pas un abonnement.

Un solde par pass, par événement

C'est le point qui surprend le plus souvent, il figure donc ici en premier.

Un solde est attaché à un pass au sein d'un seul événement. Pas à une personne et pas à un compte. Qui était à votre soirée d'été en juin et revient en décembre a donc deux soldes : ce qui restait en juin n'est pas de l'argent en décembre.

C'est voulu, et il y a deux raisons derrière :

1. Votre décompte reste juste par soirée. Un organisateur règle les comptes par événement avec son équipe de bar, son fournisseur et son comptable. Un solde qui court sur trois événements transforme chacune de ces trois conversations en énigme.
2. Votre visiteur sait à quoi s'en tenir. « L'argent de votre billet de juin », c'est clair. « Votre avoir chez nous », ne l'est pas, et c'est exactement le genre de promesse sur laquelle vous recevrez encore des questions des années plus tard.

Si vous voulez que ce qui reste retourne à vos visiteurs, dites-le à l'avance, sur votre billet et à l'entrée. C'est plus honnête et cela vous épargne des discussions en fin de soirée.

À la caisse

Trois opérations, toutes les trois sur le même écran. Vous les trouvez derrière le bouton + Recharger le solde en haut de la caisse, à côté du nom de votre lieu. Si ce bouton n'y est pas, le cashless est désactivé pour votre organisation.

Recharger

1. Touchez + Recharger le solde.
2. Scannez ou saisissez le code du billet. Une douchette le saisit elle-même et appuie sur entrée ; recopier à la main le code d'un billet papier fonctionne tout aussi bien.
3. Le nom et le solde actuel apparaissent. Si cela ne correspond pas, scannez à nouveau — le code reste en place, vous n'avez donc pas à tout retaper.
4. Indiquez le montant, ou touchez 10 €, 20 € ou 50 €.
5. Choisissez Espèces, Carte (terminal) ou Bancontact Pay.

En espèces, c'est réglé sur-le-champ. Pour la carte et le QR, la caisse attend le terminal, comme lors d'une vente ordinaire ; vous pouvez toujours interrompre.

Vous touchez deux fois ? Le solde n'est rechargé qu'une seule fois. La caisse attribue une clé à chaque recharge, et une même clé ne donne qu'une seule écriture. À un bar chargé, un double appui n'a rien d'exceptionnel.

Payer avec le pass

1. Encodez la commande comme d'habitude.
2. En bas du panier figure Solde sur le pass : scannez ou saisissez-y le code.
3. Le solde apparaît. S'il est inférieur au panier, le message « Solde insuffisant — rechargez d'abord. » s'affiche et le bouton reste inactif.
4. Touchez Payer avec le pass.

Le montant est déduit du pass et le ticket de caisse est créé. S'il n'y a finalement pas assez, c'est toute la vente qui n'a pas lieu : pas de ticket de caisse, pas de billets, et le solde reste tel qu'il était. Il n'existe pas de demi-règlement.

Rembourser

S'il reste quelque chose après la soirée, vous pouvez le rembourser :

1. Touchez + Recharger le solde et cherchez le pass.
2. Touchez − Rembourser le solde et confirmez.
3. Donnez le montant en espèces, depuis le tiroir.

Il s'agit toujours de la totalité du solde, et toujours en espèces.

Pourquoi la totalité : un reliquat qui reste, plus personne ne vient jamais le chercher, et c'est de l'argent de votre visiteur qui reste accroché à votre bilan. Si vous voulez tout de même n'en rendre qu'une partie, remboursez d'abord tout et rechargez ensuite — les deux mouvements figurent alors dans votre grand livre.

Pourquoi en espèces : un remboursement sur la carte est rattaché à un paiement, et le solde a peut-être été rechargé en trois fois, avec trois moyens de paiement différents. Il n'existe donc aucun paiement sur lequel reverser.

Recharger soi-même en ligne

Votre visiteur n'a pas besoin de faire la file pour mettre de l'argent sur son pass. Il peut le faire lui-même, sur son téléphone, et payer avec les moyens de paiement que vous proposez déjà dans votre boutique (p. ex. Bancontact, carte, Apple Pay). Le solde est sur son pass dès que le paiement est confirmé — souvent avant même qu'il n'arrive au comptoir.

Où votre visiteur trouve le lien

À trois endroits, et il n'a rien à installer ni à se connecter :

• sur sa carte wallet, au dos dans Apple Wallet et dans les liens en bas dans Google Wallet : Recharger le solde ;
• dans l'e-mail de son billet et sur la page de ses billets, à côté des boutons wallet : Recharger le solde ;
• dans votre boutique, tout en bas : Saisir le code de votre billet. Il y tape le code imprimé sous le code QR de son billet et touche Continuer.

Comment votre visiteur recharge

1. Il ouvre le lien. Il voit l'événement et ce qui est Actuellement sur votre pass.
2. Il choisit un montant — 10 €, 20 € ou 50 € — ou tape un autre montant sous Ou un autre montant.
3. S'il souhaite une confirmation, il indique son adresse e-mail. S'il laisse le champ vide, la confirmation part vers l'adresse avec laquelle le billet a été acheté.
4. Il touche Recharger et payer et paie, exactement comme dans votre boutique. Si vous travaillez avec Bancontact Pro, un code QR apparaît, qu'il scanne avec son app bancaire ; sur son téléphone, il touche Ouvrir votre app bancaire.
5. De retour sur la page, il voit « C'est fait, votre solde est rechargé. » et son nouveau solde. Sa carte wallet affiche le nouveau montant dès que son téléphone l'actualise.

En ligne, il peut recharger au moins 5 € et au plus 250 € à la fois.

Le lien est une clé. Qui l'a peut mettre de l'argent sur le pass et voir le solde — rien de plus. Il n'y a ni nom, ni adresse e-mail, ni commande sur cette page. Le lien ne permet pas non plus de payer au bar : pour cela, il faut le code QR du billet.

Ce que vous devez configurer

1. Connectez un prestataire de paiement dans Paramètres → Paiements : Mollie, Stripe ou Bancontact Pro. C'est la même connexion que pour votre boutique ; si vous en avez déjà une, vous n'avez rien à faire. Voyez Connecter votre prestataire de paiement.
2. Activez les moyens de paiement que vous voulez proposer, chez votre prestataire lui-même. Chez Mollie et Stripe, cela se fait dans leur tableau de bord (p. ex. Bancontact, carte, Apple Pay) ; votre visiteur voit exactement ce qui y est activé. Avec Bancontact Pro, il paie avec son app bancaire.
3. Veillez à vendre des consommations. Le lien n'apparaît que lorsque vous avez au moins un produit actif du type Consommation — sinon, il n'y a rien au bar sur quoi dépenser le solde.

C'est tout. Si l'un de ces trois points manque, le lien n'apparaît nulle part et la page de recharge n'existe pas.

La recharge en ligne utilise toujours le prestataire de paiement actif dans votre boutique. Si vous passez à un autre prestataire, la recharge en ligne suit ; un paiement déjà en cours à ce moment-là est encore finalisé chez le prestataire où il a commencé.

Une carte wallet déjà présente dans un téléphone reçoit le lien lors de la prochaine modification de cette carte, par exemple lors d'une recharge ou d'un paiement.

Retrouver les recharges en ligne

Dans Caisse → Solde consommations, sous Rechargé, vous voyez comment ce montant est arrivé :

• À la caisse : … — ce que vos bénévoles ont rechargé à votre point de recharge ;
• En ligne par les visiteurs : … — ce que les visiteurs ont rechargé eux-mêmes en ligne.

Par événement, la mention dont en ligne apparaît dès que quelqu'un a rechargé en ligne.

L'argent rechargé en ligne arrive chez votre prestataire de paiement, sur votre propre compte, et pas dans un tiroir-caisse. C'est pourquoi il ne figure sur aucun rapport Z, et vous ne le retrouverez pas en comptant vos tiroirs après la soirée. C'est normal : pas un centime n'est passé par un tiroir.

Une recharge en ligne ne comporte pas de TVA, comme à la caisse. La confirmation que reçoit votre visiteur est un reçu avec le montant, le pass, l'événement et la date — sans ligne de TVA.

En mode test

Si votre prestataire de paiement est en mode test (un compte Mollie pas encore approuvé, Stripe avec des clés de test ou Bancontact Pro dans l'environnement de test), le rechargement en ligne n'ajoute aucun solde au pass. Aucun argent n'a en effet été reçu, et le solde se dépense au bar comme de l'argent réel. La page de rechargement le signale à l'avance, et après le paiement votre visiteur voit Paiement test : aucun solde n'a été chargé. Dès que votre connexion est en production, le rechargement fonctionne normalement.

Et un pass bloqué ?

• Si le pass est déjà bloqué, votre visiteur voit « Ce pass est bloqué. » sur la page de recharge et ne peut pas payer. Rien n'est débité.
• Si vous bloquez le pass juste après son paiement, l'argent ne va pas sur le pass. Il est remboursé automatiquement via le même prestataire de paiement, sur la carte ou le compte avec lequel il a payé, et votre visiteur le voit sur la page. Dans le tableau de bord de votre prestataire, il apparaît comme un remboursement de ce paiement, et Passavo l'enregistre avec le montant et la référence, pour que l'écart entre ce relevé et votre décompte puisse toujours être expliqué.

Ce que votre rapport Z en dit

Le solde rechargé figure sur votre rapport Z à côté de votre chiffre d'affaires, et non dedans. Ce n'est pas une négligence, c'est la seule chose qui soit juste : cet argent devient chiffre d'affaires au moment où une bière est payée avec, pas au moment où il est rechargé. Qui additionne les deux compte deux fois le même argent.

L'argent rechargé en espèces compte bien, lui, dans ce qui doit se trouver dans votre tiroir. Le tiroir ne connaît pas cette différence — il y a de l'argent dedans.

Et la TVA ?

Sur la recharge, il n'y a pas de TVA. Rien n'est livré à ce moment-là ; votre visiteur vous remet de l'argent qu'il viendra consommer plus tard.

Sur la bière, il y a la TVA qui revient à cette bière, exactement comme lors d'une vente en espèces. Le mode de paiement n'y change rien.

Ainsi, la TVA porte une seule fois sur le même argent. Un système qui comptabilise une recharge comme une vente en déclare le double — et vous ne vous en apercevez qu'à votre déclaration.

Où se trouve cet argent ?

Chez vous. Dès le premier instant.

Quand un visiteur met cinquante euros sur son pass, ces cinquante euros arrivent via votre prestataire de paiement, sur votre compte. Cela ne passe nulle part par Passavo et ne reste nulle part chez nous.

Ce que vous voyez ici n'est donc pas un compte avec de l'argent dessus : c'est une comptabilité de ce que votre visiteur a en avoir chez vous pour cet événement-là. L'argent lui-même est déjà chez vous.

Cette distinction paraît technique, mais elle est importante pour vous. Dès qu'une plateforme retient l'argent des visiteurs pour le reverser plus tard, toute une série de règles européennes lourdes entre en jeu — et elles coûtent de l'argent qui finit sur votre facture. En laissant l'argent aller directement chez vous, cela reste une simple vente au bar avec un avoir.

Lire votre décompte

Vous le trouvez dans le back-office sous Caisse → Solde consommations. En haut figurent quatre chiffres, et à eux quatre ils racontent toute l'histoire.

	Ce que cela signifie
Rechargé	Ce que vos visiteurs ont mis ensemble sur leur pass
Dépensé	Ce qui a été déduit de ces pass au bar
Remboursé	Ce que vous avez rendu aux visiteurs après la soirée
Solde restant	Ce qui se trouve encore sur des pass

Ils doivent toujours s'additionner ainsi :

rechargé − dépensé − remboursé = solde restant

Si cela ne tombe pas juste, quelque chose ne va vraiment pas et vous devez nous le signaler. En usage normal, c'est impossible : les quatre chiffres sont comptés à partir de la même liste de mouvements.

Un exemple que vous pouvez raconter

Votre souper de club de samedi :

Rechargé	4 250,00 €
Dépensé au bar	− 3 480,00 €
Remboursé après la soirée	− 310,00 €
Solde restant	460,00 €

Votre chiffre d'affaires au bar est de 3 480 euros. C'est le montant qui doit figurer dans votre comptabilité comme vente au bar, avec votre TVA dessus.

Les 460 euros de solde restant sont autre chose : c'est de l'argent de visiteurs encore présent sur leur pass. Il est déjà sur votre compte, mais il n'est pas encore vendu. Comptabilisez-le à part tant que vous ne savez pas ce que vous en faites. Beaucoup d'associations conviennent qu'après un mois il va à la caisse ou à une bonne cause — quel que soit votre choix, mettez-le par écrit à l'avance.

Par événement

Sous les quatre chiffres figurent les mêmes quatre par événement, le plus récent en haut. Cliquez sur Afficher les pass pour voir quels pass ont encore de l'argent dessus, du plus au moins. Pratique quand vous organisez un remboursement : les cinq premiers représentent généralement l'essentiel du montant.

Il y a une erreur. Et maintenant ?

Une tournée mal encodée arrive à tout le monde lors d'une soirée chargée. Point important : une écriture ne disparaît jamais.

Une erreur est corrigée par une contre-passation : une nouvelle ligne avec le même montant dans l'autre sens. La ligne erronée reste, la contre-passation s'ajoute, et le solde est de nouveau juste.

Cela semble plus lourd que « simplement effacer », mais c'est exactement ce dont vous avez besoin au moment où un visiteur se tient à votre bar en disant qu'il a payé deux fois. Vous pouvez alors montrer ligne par ligne ce qui s'est passé, avec l'heure et le motif. Avec un chiffre que l'on modifie simplement, c'est impossible.

Dans votre décompte, vous n'en voyez presque rien : une contre-passation compte dans le chiffre qu'elle corrige. Une dépense corrigée fait donc simplement baisser « dépensé ».

Compté en double ? Impossible

Une caisse au bar est branchée sur un wifi qui ne fonctionne pas tout à fait. Elle envoie une écriture, ne reçoit pas de réponse, et la renvoie. Parfois trois fois.

Chaque écriture porte donc sa propre référence. Si la même écriture arrive à nouveau, elle est reconnue et pas comptée une deuxième fois. Votre visiteur paie une seule fois, même quand le réseau envoie trois fois la même chose.

Pour la même raison, votre bar ne peut jamais déduire plus qu'il n'y a sur un pass. Si le montant est trop élevé, le bénévole reçoit un message clair avec ce qui reste sur le pass. Il n'est pas déduit discrètement jusqu'à zéro : cela donnerait un visiteur qui croit avoir payé, et une caisse qui ne tombe pas juste.

Un pass perdu ? Bloquez-le

Le solde est lié au code du billet, pas à une personne. Quiconque possède ce code — sur papier, dans un e-mail transféré, sur un téléphone trouvé — peut payer avec. Exactement comme des jetons en carton : celui qui les trouve peut les dépenser.

Lorsqu'un visiteur vous signale qu'il a perdu son billet, vous bloquez son pass. À partir de ce moment, il ne fonctionne plus à la caisse. L'argent, lui, reste simplement sur le pass.

Comment bloquer un pass

1. Dans le back-office, allez dans Caisse → Bloquer un pass.
2. Dans le champ de recherche, saisissez une information que le visiteur connaît : son nom, l'adresse e-mail utilisée pour l'achat, la référence de sa commande ou le code de son billet.
3. Son pass apparaît, avec l'événement et le solde restant.
4. Touchez Bloquer, indiquez un motif court (par exemple « billet perdu, signalé au stand d'information ») et confirmez.

À côté du pass figure désormais Bloqué, avec l'heure et la personne qui l'a fait.

Ce qui se passe ensuite

• À la caisse, le caissier voit immédiatement « Ce pass est bloqué. » au moment du scan. Recharger, payer et rembourser ne fonctionnent plus. Personne d'autre ne peut donc venir récupérer le solde restant en espèces.
• Sur le pass wallet du téléphone, la ligne du solde affiche Bloqué au lieu d'un montant.
• Le solde reste intact. Dans votre décompte, il compte simplement dans Solde restant.

Corriger une erreur au moyen d'une contre-passation reste possible. Cela ne doit jamais dépendre de la personne qui détient le pass.

Rembourser le propriétaire

Vous reconnaissez le propriétaire — son nom, sa commande ou son adresse e-mail correspondent ? Rendez-lui alors son argent :

1. Recherchez le pass comme indiqué ci-dessus.
2. Touchez Rembourser le solde restant et confirmez.
3. Remettez-lui le montant affiché à l'écran, en espèces ou par virement.

Il s'agit toujours de la totalité du solde, comme à la caisse. Dans votre décompte, il figure sous Remboursé, et le grand livre indique qui l'a fait.

Vous n'êtes pas certain d'avoir le propriétaire devant vous ? Ne remboursez pas encore. Un pass bloqué ne coûte rien à personne ; l'argent reste en place jusqu'à ce que vous soyez sûr.

Finalement retrouvé ?

Si le visiteur retrouve son billet, touchez Débloquer. Le pass fonctionne à nouveau immédiatement et le solde est toujours là. Toute personne qui possède le code pourra alors aussi payer à nouveau avec — ne le faites donc que si le billet est vraiment de retour chez son propriétaire.

Qui peut faire quoi ?

• Rechercher et bloquer : toute personne autorisée à consulter les commandes, y compris quelqu'un avec le rôle Guichet. Bloquer ne fait que protéger ; cela ne peut pas faire disparaître d'argent.
• Rembourser et débloquer : uniquement les personnes autorisées à rembourser, c'est-à-dire le Propriétaire et l'Administrateur. Ces deux actions libèrent à nouveau de l'argent.

Questions fréquentes

Dois-je paramétrer quelque chose ? Non. Tant que vous ne vendez pas de consommations, cet écran reste vide.

Un visiteur peut-il emporter son solde vers un autre événement ? Non, et c'est un choix. Voyez « Un solde par pass, par événement » ci-dessus.

Un solde peut-il descendre sous zéro ? En usage normal, non. Uniquement lorsque votre caisse perd le réseau, une marge limitée peut être autorisée pour que la file à votre bar ne s'arrête pas. Jusqu'où cela peut aller est alors fixé à l'avance.

Puis-je exporter la liste des mouvements pour mon comptable ? Pas encore depuis cet écran. Demandez-le via le support ; nous extrayons la liste pour vous.

Un solde expire-t-il ? C'est vous qui en décidez, pas nous. Mettez votre règle dans vos conditions de vente et sur votre billet, et tenez-vous-y.