Abonnements annuels

Un abonnement annuel est un pass nominatif avec lequel la même personne peut entrer toute une saison. Cet article explique en quoi cela diffère d'un billet ordinaire, comment vendre une telle carte dans votre boutique et à votre guichet, ce que reçoit le titulaire, ce que voit votre personnel de scan à l'entrée, et quand prolonger plutôt que revendre.

Billet, abonnement annuel ou abonnement : qu'est-ce qui est quoi

Ces trois mots sont employés l'un pour l'autre. Dans Passavo, ils signifient ceci.

	Billet	Abonnement annuel
Vaut pour	Un jour, ou un créneau horaire	Une période, le plus souvent douze mois
S'épuise après	Un scan	Rien. Il est scanné à nouveau à chaque visite
Est nominatif	Pas nécessairement	Toujours
Ce que vous mesurez	Cartes vendues	Cartes vendues et visites
Type de produit	Billet d'entrée	Abonnement annuel

Abonnement annuel est donc, dans cet écran, simplement le nom technique du type de produit. La carte qui en sort, vous l'appelez vers l'extérieur comme vous voulez.

Trois exemples de la même chose sous un autre nom :

• La carte d'ami d'un musée. Cinquante euros par an, on entre aussi souvent qu'on veut, et une invitation au vernissage de chaque exposition.
• La carte de saison d'une piscine. Court de septembre à juin, et la piscine veut que la même personne puisse entrer plusieurs fois par jour — le matin pour faire des longueurs et le soir avec les enfants.
• La carte de soutien d'un cercle d'histoire locale. En réalité un don assorti d'un avantage : le titulaire obtient l'accès gratuit à l'exposition permanente et à l'annuaire.

Dans ces trois cas, vous créez un produit du type Abonnement annuel.

Pourquoi un abonnement annuel est toujours nominatif

À l'entrée, une carte sans nom est incontrôlable. Qui la tient en main peut entrer. Une carte d'ami dans une famille de cinq devient alors cinq cartes d'ami, et après un an c'est toute une rue.

C'est pourquoi chaque abonnement annuel est nominatif : au guichet, la caisse demande le nom, et dans la boutique en ligne, l'acheteur l'indique (voir l'étape 1). Ce nom figure sur la carte. Votre personnel peut alors rapprocher le nom du visiteur. Que vous conserviez ce nom est aussi, du même coup, un traitement de données à caractère personnel ; ce que vous devez en dire figure sous Vie privée et conditions.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle Propriétaire ou Administrateur : eux seuls peuvent gérer les produits et les abonnements annuels.
• Une décision sur la durée : douze mois à partir de la vente, ou un autre nombre de mois.
• Une décision sur le nombre de visites par jour : une, un autre nombre, ou illimité.
• Une méthode de paiement fonctionnelle si vous voulez vendre la carte en ligne, voir Connecter un prestataire de paiement.
• Une application de scan à l'entrée, voir Application de scan et personnel de scan.
• Environ un quart d'heure.

Étape 1 — Créer le produit

1. Allez dans le menu de gauche sur Produits.
2. Cliquez en haut à droite sur Nouveau produit.
3. Sous Type, choisissez Abonnement annuel.
4. Donnez-lui le nom que vos visiteurs connaissent : Carte d'ami, Carte de saison, Abonnement annuel adulte.
5. Fixez le prix. Si vous vendez différents tarifs (adulte, enfant, famille), faites-en des produits distincts. Chaque produit a son propre prix et son propre nom sur la carte.
6. Dans le bloc L'abonnement, complétez les deux réglages propres à ce type :

Réglage	Ce que cela fait
Valable en mois	Combien de temps la carte court, au moins un mois. Vide = douze mois
Visites par jour	Combien de fois la même carte fait entrer en un jour. Vide = une fois ; zéro = illimité

7. Activez Nom sur le billet. Sans cet interrupteur, un acheteur ne peut pas indiquer de nom par carte dans la boutique en ligne, et c'est le nom de l'acheteur qui figure sur chaque carte.
8. Cliquez sur Créer.

Attention : pour visites par jour, zéro signifie illimité et non zéro. Si vous voulez une visite par jour, laissez le champ vide.

Comment la durée est comptée

La validité court à partir de la vente et non jusqu'à la fin de l'année civile. Qui achète en novembre ne doit pas recevoir une carte de six semaines.

Une carte vendue le 1er mars court jusqu'au 28 février inclus de l'année suivante. Le dernier jour y figure une fois, pas deux. Si la nouvelle carte commençait le 1er mars et que l'ancienne se terminait le 1er mars, un jour se décalerait à chaque prolongation, et après dix ans cela se remarquerait.

Si vous travaillez malgré tout par saison — du 1er avril au 31 octobre, par exemple — mettez sur le produit une validité en mois plus courte, ou émettez les cartes à la main avec des dates fixes (voir Et si … plus loin). Les dates d'une carte déjà vendue ne peuvent plus être modifiées par la suite.

Une visite par jour est la valeur par défaut sûre. Un abonnement annuel qui fait entrer deux fois le même matin est un abonnement qui se transmet à la porte : une personne entre, ressort, passe le téléphone. Pour une piscine ou une brasserie, vous pouvez sans crainte monter plus haut, ou mettre zéro pour illimité.

Étape 2 — Vendre dans la billetterie

Il n'y a rien de particulier à faire. La carte figure parmi vos billets et s'achète comme tout le reste. Une différence : sur la page de paiement, l'acheteur indique par carte le nom du titulaire. S'il en achète trois pour sa famille, il indique trois noms et reçoit trois cartes.

Ce nom figure sur le pass et reste modifiable par la suite, voir plus loin.

Étape 3 — Vendre au guichet

Encodez l'abonnement annuel comme n'importe quel autre produit. La caisse demande d'abord le nom du visiteur et n'encaisse qu'ensuite.

Cet ordre est voulu. Sur une carte déjà imprimée ou déjà envoyée par e-mail, on ne peut plus ajouter un nom. Demandez donc le nom pendant que le visiteur est encore devant vous, et tapez-le correctement du premier coup — voir les erreurs fréquentes ci-dessous.

Ce que reçoit le titulaire

Après le paiement, la carte figure sur la page de confirmation et dans l'e-mail, avec :

• un code QR qui est scanné à l'entrée ;
• des boutons pour mettre la carte dans Apple Wallet ou Google Wallet.

Apple Wallet et Google Wallet sont les applications présentes par défaut sur à peu près tous les téléphones et dans lesquelles les gens conservent leurs cartes bancaires et leurs cartes d'embarquement. Une pression sur le bouton et l'abonnement annuel y est ; le visiteur n'a alors plus à rechercher un e-mail. Vous en lirez plus sous Pass dans le wallet.

La version wallet d'un abonnement annuel est un pass générique et non une carte d'événement. C'est voulu : une carte d'événement recule dans Apple Wallet dès que sa date est passée, alors qu'un abonnement annuel doit rester en tête toute une saison.

À l'entrée

L'application de scan n'a rien de nouveau à apprendre : un abonnement annuel porte le même type de code qu'un billet. Ce que l'application affiche diffère en revanche.

Message	Ce qui se passe	Ce que vous faites
Accès	Entrée. La visite est comptée	Laissez passer le visiteur
Déjà scanné	Le quota journalier de cette carte est épuisé. Avec une visite par jour : cette personne est déjà entrée aujourd'hui	Demandez si quelqu'un d'autre a déjà utilisé la carte
Mauvais jour	Une vraie carte, mais hors de sa période : pas encore commencée ou expirée	Vérifiez les dates dans l'écran de gestion
Annulé	La carte a été résiliée ou bloquée	Renvoyez vers le guichet
Invalide	Passavo ne connaît pas ce code	Demandez l'e-mail de confirmation

Une carte résiliée figure encore dans le manifeste du jour, la liste que l'application de scan récupère le matin. Sans cette ligne, l'application dirait « code inconnu » à quelqu'un qui a simplement une carte retirée, et à la porte c'est une conversation beaucoup plus longue que « cette carte a été résiliée, passez donc au guichet ».

Le compteur de visites

À chaque scan réussi, le compteur de cette carte monte d'une unité et le moment est noté. Cela vous apporte trois choses :

1. Le contrôle à la porte. L'application sait combien de visites figurent déjà aujourd'hui sur cette carte, et compare cela au réglage visites par jour.
2. Une conversation avec un titulaire. « Vous êtes venu onze fois cette année » est un argument bien meilleur pour une prolongation qu'un e-mail général.
3. Une décision pour la saison prochaine. Si vous vendez cent cartes utilisées ensemble cent cinquante fois, c'est que votre abonnement annuel est trop cher ou votre offre trop maigre. Ce chiffre, vous ne le voyez nulle part ailleurs.

Le compteur ne compte que les scans qui ont donné Accès. Si la carte est réglée sur une visite par jour, un deuxième scan le même jour ne compte pas : il donne Déjà scanné. Si elle est réglée sur illimité (zéro), chaque scan réussi compte comme une visite.

Gestion

Sous Abonnements annuels, vous cherchez par nom du titulaire ou par adresse e-mail. Des filtres sont prêts sur Statut, Valables aujourd'hui et Expire bientôt (dans les trente jours). Ce dernier filtre est votre liste de prolongations.

Ouvrez une carte et vous voyez la période, le statut, le nombre de visites et la dernière visite. En dessous figure chaque visite comme une ligne distincte, avec l'appareil sur lequel le scan a eu lieu.

Action	Ce que cela fait
Prolonger	Crée une nouvelle carte qui prend la suite de l'ancienne
Modifier le nom	Met la carte à un autre nom (et éventuellement à une autre adresse e-mail) ; le QR reste le même
Résilier	La carte ne donne plus accès. Les visites restent conservées
Réactiver	Annule une résiliation

Pour le reste, une carte n'est pas modifiable : les dates et les visites sont figées.

Prolonger contre revendre

C'est le passage qui suscite le plus de questions, il figure donc à part ici.

Prolonger s'utilise pour quelqu'un qui veut garder sa carte. Vous ouvrez la carte existante, cliquez sur Prolonger, et une nouvelle carte apparaît, qui prend la suite de l'ancienne. L'ancienne demeure avec ses visites et son propre code.

Dans la fenêtre de Prolonger, vous pouvez choisir deux dates. Laissez Nouvelle carte valable à partir du vide, et la nouvelle carte commence le lendemain de la fin de l'ancienne — ou aujourd'hui, si l'ancienne est déjà expirée. Laissez Valable jusqu'au (inclus) vide pour la durée standard du produit.

Prolonger ne crée pas de vente : encaissez la prolongation comme vous en convenez avec le visiteur, par exemple au guichet.

Pourquoi une nouvelle carte et non simplement un décalage de la date de fin ? Deux raisons. D'abord, le compteur de visites de l'an dernier compterait dans celui de cette année, et vous ne sauriez plus jamais combien de visites une saison a apportées. Ensuite, un code QR de la saison passée refonctionnerait soudain, y compris celui de la carte que quelqu'un a perdue et que vous croyiez morte.

Revendre s'utilise pour quelqu'un qui est parti un temps, pour un nouveau titulaire, ou lorsque le bouton de prolongation ne correspond pas à ce que le visiteur veut (un autre tarif, un autre type de carte). Vous encodez alors simplement le produit à nouveau, au guichet ou dans la boutique.

Situation	Ce que vous faites
Le titulaire veut continuer, même tarif	Prolonger
Le titulaire revient après deux ans	Revendre
Le titulaire passe d'adulte à senior	Revendre, avec l'autre produit
Le nom était mal orthographié	Modifier le nom, pas revendre
La carte a été volée	Résilier, et émettre une nouvelle carte

Modifier le nom laisse le code en place. Une carte déjà présente dans un téléphone continue donc de fonctionner. C'est ce que vous voulez lors d'une correction (« Lies » devait être « Elisabeth ») ou d'un transfert au sein d'une famille. Si vous voulez au contraire que l'ancien code s'arrête, résiliez la carte et émettez-en une nouvelle.

Erreurs fréquentes

Créer un abonnement annuel sous forme de billet à longue validité. La carte s'épuise alors après le premier scan et votre visiteur reste dehors la deuxième fois. Choisissez le type de produit Abonnement annuel.

Oublier d'activer Nom sur le billet. L'acheteur ne peut alors pas indiquer de nom en ligne, et vous vous retrouvez avec des cartes portant le nom de l'acheteur au lieu de celui du titulaire. Particulièrement gênant pour les familles.

Mettre les visites par jour à zéro en se disant que « zéro voudra bien dire un ». Zéro signifie illimité. Laissez le champ vide si vous voulez une visite par jour.

Supprimer une carte au lieu de la résilier. Supprimer n'est pas possible, et pour cause : les chiffres de visites disparaîtraient avec. Résiliez la carte.

Prolonger l'ancienne carte en décalant la date de fin. Utilisez le bouton Prolonger. Sinon, le compteur de la saison passée compte dans le nouveau et un ancien code QR refonctionne.

Et si …

… le titulaire a perdu sa carte ?

Cherchez-le par nom ou adresse e-mail dans l'aperçu Abonnements annuels. La carte y est toujours. Si elle a été vendue en ligne ou au guichet, ouvrez la commande sous Commandes et cliquez sur Renvoyer l'e-mail des billets : la carte se trouve dans cet e-mail. Si vous soupçonnez un abus, résiliez la carte et émettez-en une nouvelle.

… deux personnes utilisent la même carte ?

C'est à cela que sert le réglage visites par jour. S'il est sur une et que la deuxième personne essaie d'entrer le même jour, l'application de scan affiche Déjà scanné. Si cela se répète, vous résiliez la carte et émettez éventuellement une deuxième carte contre paiement.

… la carte est expirée et le titulaire est à la porte ?

Le scan le refuse avec Mauvais jour. La carte reste bien dans son téléphone comme souvenir. Au guichet, vous prolongez la carte ; cela crée une nouvelle carte avec un nouveau code, qu'il peut aussitôt remettre dans son wallet.

… vous voulez émettre une carte à la main, sans vente ?

Allez dans Abonnements annuels → Émettre un abonnement annuel. Choisissez l'abonnement annuel (le produit), indiquez le Nom du titulaire et éventuellement une adresse e-mail, et choisissez vous-même Valable à partir du et Valable jusqu'au (inclus) — vide signifie la durée standard du produit. Cliquez sur Créer. Pratique pour un citoyen d'honneur, un échange avec une organisation consœur, une carte gagnée ou un collaborateur.

… vous voulez une saison qui ne dure pas douze mois ?

Mettez sur le produit Valable en mois sur le nombre qui convient (sept mois pour une saison d'avril à octobre). Ces mois comptent à partir du jour de la vente. Si vous voulez la même date de fin pour tout le monde, émettez les cartes à la main avec des dates fixes ; qui achète tard reçoit alors moins, envisagez donc un prix plus bas pour les acheteurs tardifs.

Questions fréquentes

Puis-je émettre une carte à la main ? Oui, via Abonnements annuels → Émettre un abonnement annuel. La carte existe alors sans qu'une commande y corresponde.

Puis-je supprimer une carte ? Non. Les chiffres de visites disparaîtraient avec, et c'est précisément le chiffre sur lequel vous décidez si vous vendrez encore des abonnements annuels la saison prochaine. Résiliez la carte : elle ne donne alors plus accès et les visites restent conservées.

Que se passe-t-il quand une carte est expirée ? Elle reste dans le téléphone du titulaire comme souvenir, mais le scan la refuse avec Mauvais jour. Prolonger crée une nouvelle carte.

Un abonnement annuel peut-il aussi donner accès à un créneau horaire ? Non. Un abonnement annuel donne accès à la porte et ne compte pas dans la capacité d'un créneau horaire. Si votre capacité est limitée, faites réserver aux titulaires un billet gratuit pour un créneau, afin de savoir combien de monde viendra.

Combien de visites une carte a-t-elle eues ? Cela figure sur la carte elle-même, en haut près du compteur, avec en dessous chaque visite comme une ligne distincte avec date, heure et appareil. Dans la liste Abonnements annuels, vous le voyez dans la colonne Visites.