Bons cadeaux

Un bon cadeau est un bon que quelqu'un achète et que quelqu'un d'autre vient dépenser plus tard. Cet article explique ce qu'un tel bon représente sur le plan comptable, comment en vendre un dans votre boutique en ligne, comment en émettre un à la main, comment l'utiliser dans la boutique et au guichet, et comment le bloquer lorsqu'il est perdu. Après cet article, vous saurez pour chaque bon où son argent est passé.

Qu'est-ce qu'un bon cadeau, au juste

Un bon cadeau est de l'argent prépayé. Quelqu'un vous donne aujourd'hui cinquante euros et reçoit en échange un code. Ce code est la preuve que vous devrez encore lui livrer plus tard pour cinquante euros de quelque chose : un billet, une visite guidée, un livre de votre boutique.

Pour un trésorier, cela signifie quelque chose de très concret. L'argent est bien sur votre compte, mais il n'est pas encore gagné. Comptablement, un bon cadeau émis est une dette à votre bilan : une obligation envers le porteur du bon. Ce n'est qu'au moment où le bon est utilisé et où vous livrez réellement quelque chose que ce montant passe de « dette » à « produit ». C'est pourquoi la plupart des organisations ne facturent pas non plus de TVA lors de la vente du bon lui-même, mais seulement à l'utilisation, quand il est clair ce qui est acheté et à quel taux.

Attention : la manière exacte de comptabiliser cela dépend de votre statut et du type de bon. Posez la question une fois à votre comptable et notez la réponse. Passavo tient les mouvements à jour et vous fournit les chiffres ; l'écriture elle-même reste votre choix.

Conséquence pratique : un bon cadeau que personne ne vient jamais utiliser reste dans votre comptabilité jusqu'à son expiration. Un bon sans date d'expiration resterait donc éternellement comme dette à votre bilan. C'est pourquoi chaque bon reçoit dans Passavo une date d'expiration ; vous lirez plus loin comment choisir la durée.

La différence avec un code de réduction

Ces deux-là sont constamment confondus, et ils ne sont vraiment pas la même chose.

	Code de réduction	Bon cadeau
Ce que c'est	Une règle : dix pour cent en moins, ou cinq euros en moins	Un solde : de l'argent que quelqu'un a déjà payé
Qui a payé	Personne. C'est vous qui accordez la réduction	L'acheteur, à l'avance
Après usage	Le code continue d'exister et fonctionne à nouveau pour le client suivant	Le solde baisse. Épuisé, c'est épuisé
Dans votre comptabilité	Moins de chiffre d'affaires	D'abord une dette, puis du produit
Utilisable en plusieurs fois	Non	Oui, au centime près

Si vous voulez mener une action (« dix pour cent en décembre »), utilisez un code de réduction. Si vous voulez donner à quelqu'un de l'argent qu'il pourra dépenser chez vous, utilisez un bon cadeau.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Le rôle Propriétaire ou Administrateur : eux seuls peuvent gérer les produits et les bons cadeaux. Si vous ne savez pas quel rôle vous avez, voyez Collaborateurs et rôles.
• Une méthode de paiement fonctionnelle si vous voulez vendre le bon en ligne, voir Connecter un prestataire de paiement.
• Une décision sur le montant : un montant fixe, ou laissez-vous l'acheteur choisir.
• Une décision sur la durée de validité. Douze mois est la valeur standard.
• Environ dix minutes pour la création ; ensuite, cela ne coûte plus rien.

Étape 1 — Vendre un bon dans votre billetterie

C'est la manière ordinaire : vous placez le bon parmi vos billets, et les visiteurs l'achètent eux-mêmes avec leur carte bancaire.

1. Allez dans le menu de gauche sur Produits.
2. Cliquez en haut à droite sur Nouveau produit.
3. Choisissez sous Type le type Bon cadeau. C'est ce qui distingue un bon cadeau d'un billet : un billet donne accès, un bon cadeau donne du solde.
4. Donnez au produit un nom que l'acheteur comprend. « Bon cadeau » suffit ; « Bon cadeau 25 euros » est plus clair quand vous en placez plusieurs côte à côte.
5. Dans le bloc Le bon cadeau, choisissez sous Montant du bon :

Choix	Ce que choisit l'acheteur	Quand l'utiliser
Montant fixe (le prix de ce produit)	Rien ; le prix du produit est le solde	Vous voulez des coupures fixes, par exemple 25, 50 et 100 euros comme trois produits distincts
L'acheteur choisit lui-même	Lui-même un montant, dans les limites ci-dessous	Vous voulez que quelqu'un puisse offrir exactement 37 euros

6. Si vous optez pour L'acheteur choisit lui-même, vous pouvez indiquer un Montant minimum et un Montant maximum. Si vous les laissez vides, l'acheteur choisit entre 5 et 500 euros. Vous pouvez seulement resserrer ces limites, pas les élargir : un bon de moins de 5 ou de plus de 500 euros n'est pas possible. Ces limites sont aussi réellement imposées : qui modifie le formulaire dans son navigateur n'obtient toujours pas un bon de mille euros.
7. Indiquez éventuellement sous Valable en mois une durée qui vous est propre (au moins un mois). Si vous laissez ce champ vide, le bon est valable douze mois.
8. Cliquez sur Créer. À partir de ce moment, le bon figure simplement parmi vos autres produits dans la boutique.

Pourquoi un maximum ? Sans limite supérieure, un bon cadeau est un moyen facile de blanchir d'un coup un gros montant avec une carte bancaire volée : acheter avec la carte volée, transmettre le code, et le solde est détaché de la carte. C'est pourquoi un plafond de 500 euros s'applique toujours, même si vous n'indiquez rien vous-même.

Ce que reçoit l'acheteur

Après le paiement, un e-mail part automatiquement vers l'acheteur, avec :

• le code en texte lisible — que l'on transmet ou recopie ;
• un code QR reprenant ce même code ;
• la date d'expiration ;
• des boutons pour ajouter le bon à Apple Wallet ou Google Wallet ;
• un pdf aux couleurs de votre organisation.

Ce pdf est fait pour être imprimé. Ouvrez-le, imprimez-le sur du papier ordinaire ou un peu plus épais, pliez-le une fois et glissez-le dans une carte. Le code y figure assez grand pour être recopié à la main, et le code QR y est pour qui préfère simplement le faire scanner. Si vous ne voulez pas l'imprimer, transmettez le pdf en pièce jointe d'un e-mail ; cela fonctionne tout aussi bien.

Sur la page de paiement, l'acheteur peut indiquer pour chaque bon le Nom du destinataire, l'Adresse e-mail du destinataire et un Message sur le bon. Le nom et le message figurent sur le bon ; s'il laisse le nom vide, c'est son propre nom qui y figure. S'il indique une adresse e-mail du destinataire, ce destinataire reçoit une copie de l'e-mail. L'acheteur reçoit toujours le bon lui-même, pour pouvoir aussi le remettre en main propre.

Le code compte douze caractères et n'utilise ni zéro, ni O majuscule, ni un, ni I, ni L. C'est voulu : un bon se recopie, et « c'était un zéro ou un O ? » est précisément l'appel que vous ne voulez pas recevoir.

Étape 2 — Émettre un bon à la main

Parfois, vous ne vendez pas un bon mais vous en donnez un. Un geste de réparation après une visite désagréable, un prix lors d'un quiz, un échange avec une organisation consœur, ou simplement une vente au guichet qui ne passe pas par la caisse.

1. Allez dans le menu sur Bons cadeaux.
2. Cliquez sur Émettre un bon cadeau.
3. Indiquez le Montant, en euros : 25 ou 25,50.
4. Indiquez éventuellement le Nom du destinataire et un Message sur le bon.
5. Indiquez éventuellement une Adresse e-mail du destinataire. Si vous le faites, le bon part aussitôt à cette adresse, avec le pdf. Si vous laissez vide, le bon existe bien mais Passavo n'envoie rien ; vous l'imprimez alors vous-même avec Télécharger le bon.
6. Laissez Valable jusqu'au vide pour la durée standard de douze mois, ou choisissez vous-même une date.
7. Notez sous Note interne pourquoi vous émettez le bon. Cette note, vous seul la voyez, dans l'administration.
8. Cliquez sur Créer. Le bon s'ouvre aussitôt, avec son code.

Attention : un bon que vous émettez à la main est tout autant une dette qu'un bon vendu. Simplement, aucun argent n'est venu en face. Ne distribuez donc pas à la légère de gros montants, et notez sous Note interne pourquoi vous l'avez donné.

Étape 3 — Utiliser un bon dans la boutique

Le visiteur le fait lui-même, en ligne.

1. Il met ses billets dans le panier et va à la page de paiement.
2. Là figure un bloc Code de réduction ou bon cadeau avec un seul champ Code.
3. Il tape son code et clique sur Appliquer.
4. Le montant du bon est déduit du total, et la boutique indique aussitôt combien il reste sur le bon. S'il reste quelque chose à payer, il règle simplement le reste avec sa carte bancaire.

Par commande, un seul bon cadeau peut être utilisé. Si le visiteur tape un deuxième code de bon, celui-ci remplace le premier. Un code de réduction et un bon cadeau ensemble sur une même commande, c'est en revanche possible.

Que ce soit un seul champ pour les deux est un choix délibéré. Quelqu'un avec un papier en main ne sait pas toujours s'il tient un code de réduction ou un bon cadeau, et choisir le mauvais champ donne un message d'erreur que personne ne comprend.

Étape 4 — Utiliser un bon au guichet

1. Encodez les produits comme d'habitude.
2. Dans le bloc d'encaissement, tapez le code du bon dans le champ Bon d'achat.
3. Cliquez sur Utiliser.

Au guichet, un bon paie toute la vente ou rien : la caisse ne peut pas combiner un bon avec des espèces ou une carte dans la même vente. Il y a donc quatre issues :

Issue	Ce qui se passe	Ce que vous dites au client
Bon tout juste épuisé	Le solde correspondait exactement au montant. Le bon est vide	« C'est entièrement payé avec votre bon. Le bon est maintenant vide. »
Il reste du solde	Le solde dépassait le montant. Le reste demeure sur le bon	« Il reste encore 17,50 euros sur votre bon. Conservez-le, vous pouvez le réutiliser jusqu'au 3 mai. »
Solde insuffisant	La caisse refuse et indique combien il reste sur le bon	« Il reste encore 12 euros sur votre bon. Voulez-vous que nous encaissions en deux fois ? »
Expiré, bloqué ou épuisé	La caisse refuse et indique pourquoi. Pour un bon expiré, la date figure dans le message	« Ce bon a expiré le 3 mai. Je regarde ce que nous pouvons faire. »

La deuxième conversation est la plus importante. Dites toujours à voix haute combien il reste sur le bon et jusqu'à quand. Sans cette phrase, le visiteur pense que le reste s'est évaporé, il jette le bon, et vous vous retrouvez avec une dette dans vos livres que plus personne ne vient réclamer. Ce n'est pas une aubaine mais un visiteur mécontent.

S'il n'y a pas assez sur le bon, encaissez en deux ventes : d'abord des produits jusqu'au solde du bon, payés avec le bon, puis le reste en espèces ou par carte. Si le visiteur préfère ne rien diviser, il peut aussi utiliser le bon en ligne : là, il paie simplement la différence en plus.

Un bon de cinquante euros sur une note de dix euros donne dix euros et non quarante euros de monnaie ; les quarante euros restent sur le bon. Un bon cadeau n'est pas un billet de banque.

Un bon expire à la fin de son jour d'expiration. Qui se présente ce jour-là même à dix heures du matin au guichet ne doit pas s'entendre dire que son bon a expiré cette nuit.

Un bon n'est en outre débité que lorsqu'il y a eu paiement effectif. Si quelqu'un abandonne en cours de paiement, ou si sa carte échoue, il ne perd pas son bon.

Étape 5 — Bloquer un bon

Vous bloquez lorsqu'un bon est perdu ou volé, ou lorsque vous avez commis une erreur en l'émettant.

1. Allez dans Bons cadeaux.
2. Cherchez le bon par son code ou par le nom du destinataire. Si l'acheteur n'a pas indiqué de destinataire, c'est son propre nom qui y figure.
3. Ouvrez le bon.
4. Cliquez sur Bloquer, indiquez éventuellement un motif et confirmez.

Le bon cesse aussitôt de fonctionner, dans la boutique et au guichet. Le solde demeure. C'est voulu : un bon qui était perdu et qui réapparaît doit simplement fonctionner à nouveau, et en cas de discussion il doit rester visible combien il portait. Avec Débloquer, vous levez le blocage. Bloquer et débloquer peut aussi se faire directement depuis la liste.

Sur la même page figurent encore quelques actions :

Action	Ce que cela fait
Bloquer	Le bon ne fonctionne plus. Le solde demeure
Débloquer	Le blocage est levé ; le bon fonctionne à nouveau
Corriger le solde	Enregistre un écart, avec un motif obligatoire
Envoyer le bon par e-mail	Le renvoie, à une adresse que vous choisissez
Télécharger le bon	Le pdf, à imprimer

Une correction n'écrase pas le solde mais enregistre un écart. Il reste ainsi visible dans l'historique que quelque chose a été rectifié, par qui et pourquoi.

Sous le bon figure l'historique : chaque mouvement comme une ligne distincte, avec la commande et le collaborateur. C'est la pièce avec laquelle vous tranchez une discussion.

Dans la liste Bons cadeaux, vous pouvez filtrer sur Statut (Utilisable, Épuisé, Expiré, Bloqué) et sur Expire dans un mois. Ce dernier filtre est pratique pour prévenir encore les porteurs à temps.

Validité

Par défaut, un bon est valable douze mois, comptés à partir du jour de son émission. Si vous voulez vous en écarter, fixez sur le produit une durée propre sous Valable en mois. Un bon que vous émettez à la main reçoit la date que vous choisissez sous Valable jusqu'au, ou sinon également douze mois.

La date d'expiration figure sur le pdf et dans l'e-mail.

Erreurs fréquentes

Créer un bon cadeau sous forme de code de réduction de cent pour cent. Cela semble fonctionner jusqu'à ce que le deuxième client utilise le même code et que vous laissiez entrer deux personnes gratuitement. Un code de réduction est une règle, pas un solde.

Ne pas vérifier les limites d'un montant libre. Si vous n'indiquez rien, un acheteur peut choisir jusqu'à 500 euros. Si c'est beaucoup pour votre organisation, fixez un Montant maximum plus bas : un bon acheté avec une carte volée finit en contestation de votre prestataire de paiement.

Ne rien dire lors d'une utilisation partielle. Le visiteur jette le bon et il vous reste une dette qui ne se résorbe jamais. Une phrase au guichet résout cela.

Supprimer le bon parce qu'il « n'est plus nécessaire ». Ce n'est pas possible, et c'est tant mieux. Bloquer est ce que vous cherchez.

Ne pas dire la date d'expiration à voix haute. Elle figure déjà sur le bon et dans l'e-mail, mais dites-la aussi au guichet. Un bon qui expire sans que le porteur le sache vous coûte plus de bonne volonté que le montant ne vaut.

Et si …

… le client a perdu son code ?

Cherchez le bon par le nom du destinataire (ou de l'acheteur, si aucun destinataire n'a été indiqué) dans l'aperçu Bons cadeaux. Si vous le trouvez, ouvrez-le, cliquez sur Envoyer le bon par e-mail et envoyez-le à une adresse que vous choisissez. Si vous ne le retrouvez pas et que le client n'a aucune preuve, il y a peu à faire : un bon sans code est indiscernable d'un bon inventé.

… le bon vient d'expirer et le client est au guichet ?

C'est une décision de politique, pas une décision technique. Un bon expiré ne fonctionne plus, même après une correction du solde. Si vous voulez être conciliant, émettez avec Émettre un bon cadeau un nouveau bon pour le montant restant, et mettez l'ancien à zéro avec Corriger le solde. Notez le motif pour les deux, pour qu'il figure dans l'historique et que vous puissiez voir plus tard à quelle fréquence vous le faites.

… quelqu'un veut utiliser le bon pour quelque chose de plus cher ?

C'est le cas normal. Le bon couvre ce qu'il couvre, le client paie le reste avec sa carte bancaire ou au guichet. Vous n'avez rien de particulier à faire.

… une commande payée (en partie) avec un bon est remboursée ?

Avec Rembourser sur la commande, vous ne remboursez que la partie payée avec de l'argent. Le montant du bon ne revient pas tout seul sur le bon. Si vous le souhaitez, ouvrez le bon, cliquez sur Corriger le solde, indiquez le montant en positif et mettez le numéro de commande dans le motif. Ainsi, cela figure aussi dans l'historique. Voir Annuler et rembourser.

… vous voulez utiliser deux bons sur une même commande ?

Ce n'est pas possible : un seul bon compte par commande. Utilisez le deuxième lors d'une prochaine commande. Si vous voulez malgré tout les regrouper, retirez avec Corriger le solde le solde de l'un des bons (montant négatif) et ajoutez-le à l'autre avec une deuxième correction (montant positif), chaque fois avec le même motif.

Questions fréquentes

Un bon peut-il être utilisé en plusieurs fois ? Oui. C'est le cas normal : ce qui n'est pas dépensé demeure, au centime près. Vous pouvez épuiser un bon de cinquante euros en dix visites de cinq euros.

Puis-je annuler un bon ? Un paiement effectué avec un bon s'annule avec Corriger le solde sur le bon : indiquez le montant en positif, avec le numéro de commande comme motif. Un remboursement de la commande ne le fait pas tout seul. Vous voyez la correction comme une ligne distincte dans l'historique.

Puis-je supprimer un bon ? Non. Un bon émis est une dette et non une ligne qui disparaît. Si vous voulez le rendre inutilisable, bloquez-le. Il reste ainsi visible qu'il a existé, et c'est précisément ce dont vous avez besoin si une question surgit après coup.

Dois-je facturer de la TVA lors de la vente d'un bon ? Le plus souvent non au moment de la vente, parce qu'il n'est pas encore établi ce qui sera acheté ni à quel taux. La TVA se rattache à l'utilisation. Soumettez cela une fois à votre comptable : cela dépend de votre statut et du type de bon que vous vendez.

Un bon cadeau vendu compte-t-il dans mon chiffre d'affaires du jour ? Dans votre aperçu de caisse, vous voyez l'argent entrer, car il est sur votre compte. Dans votre comptabilité, ce n'est pas encore un produit mais une dette. Cette différence est normale ; elle se résout d'elle-même dès que le bon est utilisé.