Buoni regalo

Un buono regalo è un buono che qualcuno acquista e che qualcun altro verrà a consumare più tardi. Questo articolo spiega che cosa sia contabilmente un buono del genere, come se ne vende uno nel Suo negozio online, come se ne emette uno a mano, come lo si riscuote nel negozio e alla cassa, e come lo si blocca quando è andato perso. Dopo questo articolo saprà, di ogni buono, dove è finito il suo denaro.

Che cos'è davvero un buono regalo

Un buono regalo è denaro pagato in anticipo. Qualcuno Le dà oggi cinquanta euro e in cambio riceve un codice. Quel codice è la prova che Lei più tardi dovrà ancora fornirgli qualcosa per cinquanta euro: un biglietto, una visita guidata, un libro del Suo negozio.

Per un tesoriere questo significa qualcosa di molto concreto. Il denaro è sì sul Suo conto, ma non è ancora guadagnato. Contabilmente un buono regalo emesso è un debito nel Suo bilancio: un obbligo nei confronti del titolare del buono. Soltanto nel momento in cui il buono viene riscosso e Lei fornisce davvero qualcosa, quell'importo passa da "debito" a "ricavo". Per questo la maggior parte delle organizzazioni non applica l'IVA alla vendita del buono in sé, ma soltanto alla riscossione, quando è chiaro che cosa viene acquistato e a quale aliquota.

Attenzione: il modo esatto di registrare questa operazione dipende dal Suo statuto e dal tipo di buono. Lo chieda una volta al Suo commercialista e annoti la risposta. Passavo tiene traccia dei movimenti e Le fornisce i numeri; la registrazione contabile in sé resta una Sua scelta.

Conseguenza pratica: un buono regalo che nessuno viene mai a riscuotere resta nella Sua contabilità finché non scade. Un buono senza data di scadenza resterebbe quindi in eterno come debito nel Suo bilancio. Per questo in Passavo ogni buono riceve una data di scadenza; più avanti legge come scegliere il termine.

La differenza rispetto a un codice sconto

Questi due vengono continuamente confusi, e non sono davvero la stessa cosa.

	Codice sconto	Buono regalo
Che cos'è	Una regola: dieci per cento in meno, o cinque euro in meno	Un saldo: denaro che qualcuno ha già pagato
Chi ha pagato	Nessuno. Lei concede uno sconto	L'acquirente, in anticipo
Dopo l'uso	Il codice continua a esistere e funziona di nuovo con il cliente successivo	Il saldo scende. Finito è finito
Nella Sua contabilità	Meno fatturato	Prima un debito, poi fatturato
Utilizzabile a rate	No	Sì, fino al centesimo

Se vuole fare una promozione ("dieci per cento a dicembre"), usi un codice sconto. Se vuole mettere in mano a qualcuno del denaro che potrà spendere da Lei, usi un buono regalo.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo Proprietario o Amministratore: solo loro possono gestire i prodotti e i buoni regalo. Se non sa quale ruolo ha, guardi in Collaboratori e ruoli.
• Un metodo di pagamento funzionante se vuole vendere il buono online, veda Collegare un fornitore di pagamento.
• Una decisione sull'importo: un importo fisso, oppure lascia scegliere l'acquirente.
• Una decisione sul termine di validità. Dodici mesi è l'impostazione standard.
• Circa dieci minuti per la creazione; dopodiché non costa più nulla.

Passo 1 — Vendere un buono nella Sua biglietteria

Questo è il modo consueto: mette il buono fra i Suoi biglietti, e i visitatori lo acquistano da soli con la loro carta.

1. Nel menu a sinistra vada su Prodotti.
2. In alto a destra clicchi su Nuovo prodotto.
3. In Tipo scelga Buono regalo. È ciò che distingue un buono regalo da un biglietto: un biglietto dà accesso, un buono regalo dà saldo.
4. Dia al prodotto un nome che l'acquirente capisca. "Buono regalo" basta; "Buono regalo da 25 euro" è più chiaro quando ne mette più d'uno affiancati.
5. Nel blocco Il buono regalo, in Importo del buono, scelga:

Scelta	Che cosa sceglie l'acquirente	Quando lo usa
Importo fisso (il prezzo di questo prodotto)	Nulla; il prezzo del prodotto è il saldo	Vuole tagli fissi, ad esempio 25, 50 e 100 euro come tre prodotti distinti
Sceglie l'acquirente	Un importo a sua scelta, entro i limiti qui sotto	Vuole che qualcuno possa regalare esattamente 37 euro

6. Se opta per Sceglie l'acquirente, può inserire un Importo minimo e un Importo massimo. Se li lascia vuoti, l'acquirente sceglie tra 5 e 500 euro. Può soltanto restringere questi limiti, non allargarli: un buono sotto i 5 o sopra i 500 euro non è possibile. I limiti vengono anche davvero fatti rispettare: chi modifica il modulo nel proprio browser non ottiene comunque un buono da mille euro.
7. Eventualmente imposti in Valido in mesi un termine personalizzato (almeno un mese). Se lascia vuoto, il buono è valido dodici mesi.
8. Clicchi su Salva. Da quel momento il buono compare semplicemente fra gli altri Suoi prodotti nel negozio.

Perché un massimo? Senza un limite superiore un buono regalo è un modo comodo per riciclare in una volta sola un grosso importo con una carta rubata: acquistare con la carta rubata, passare il codice, e il saldo diventa indipendente dalla carta. Per questo vale sempre un tetto di 500 euro, anche se Lei non inserisce nulla.

Che cosa riceve l'acquirente

Dopo il pagamento parte automaticamente un'e-mail all'acquirente, che contiene:

• il codice come testo leggibile — quello lo si inoltra o lo si ricopia;
• un codice QR con lo stesso codice;
• la data di scadenza;
• pulsanti per aggiungere il buono ad Apple Wallet o Google Wallet;
• un pdf nello stile grafico della Sua organizzazione.

Quel pdf è pensato per essere stampato. Lo apra, lo stampi su carta normale o su carta un po' più spessa, lo pieghi una volta e lo infili in un biglietto d'auguri. Il codice vi compare abbastanza grande da poter essere ricopiato a mano, e il codice QR c'è per chi preferisce farlo semplicemente scansionare. Se non lo vuole stampare, inoltri il pdf come allegato a un'e-mail; funziona altrettanto bene.

Nella pagina di pagamento l'acquirente può inserire per ogni buono il Nome del destinatario, l'Indirizzo e-mail del destinatario e un Messaggio sul buono. Il nome e il messaggio compaiono sul buono; se lascia vuoto il nome, vi compare il suo stesso nome. Se inserisce un indirizzo e-mail del destinatario, quel destinatario riceve una copia dell'e-mail. L'acquirente riceve sempre il buono anche lui, così può consegnarlo anche di persona.

Il codice è composto da dodici caratteri e non usa lo zero, la O maiuscola, l'uno, la I e la L. È voluto: un buono viene ricopiato, e "era uno zero o una O?" è esattamente la telefonata che non vuole ricevere.

Passo 2 — Emettere un buono a mano

A volte non vende un buono ma lo regala. Un risarcimento dopo una visita sgradevole, un premio a un quiz, uno scambio con un'organizzazione collega, oppure semplicemente una vendita al banco che non passa dalla cassa.

1. Nel menu vada su Buoni regalo.
2. Clicchi su Emettere un buono regalo.
3. Inserisca l'Importo, in euro: 25 o 25,50.
4. Eventualmente inserisca il Nome del destinatario e un Messaggio sul buono.
5. Eventualmente inserisca un Indirizzo e-mail del destinatario. Se lo fa, il buono parte subito verso quell'indirizzo, con il pdf allegato. Se lo lascia vuoto, il buono esiste ma Passavo non invia nulla; lo stampa allora Lei stesso con Scarica il buono.
6. Lasci vuoto Valido fino al per il termine standard di dodici mesi, oppure scelga Lei una data.
7. In Nota interna scriva perché emette il buono. Quella nota la vede solo Lei, nell'amministrazione.
8. Clicchi su Salva. Il buono si apre subito, con il suo codice.

Attenzione: un buono che emette a mano è un debito tanto quanto un buono venduto. Semplicemente non vi è corrisposto alcun denaro. Non regali quindi con leggerezza importi elevati, e annoti in Nota interna perché lo ha emesso.

Passo 3 — Riscuotere un buono nel negozio

Il visitatore lo fa da solo, online.

1. Mette i suoi biglietti nel carrello e va alla pagina di pagamento.
2. Lì c'è un blocco Codice sconto o buono regalo con un unico campo Codice.
3. Digita il suo codice e clicca su Applica.
4. L'importo del buono viene sottratto dal totale, e il negozio indica subito quanto resta sul buono. Se resta ancora qualcosa da pagare, salda semplicemente il resto con la sua carta.

Per ogni ordine si può usare un solo buono regalo. Se il visitatore digita un secondo codice di buono, questo sostituisce il primo. Un codice sconto e un buono regalo insieme sullo stesso ordine sono invece possibili.

Il fatto che sia un unico campo per entrambi è una scelta consapevole. Chi ha un foglietto in mano non sempre sa se sta tenendo un codice sconto o un buono regalo, e scegliere il campo sbagliato è un messaggio d'errore che nessuno capisce.

Passo 4 — Riscuotere un buono alla cassa

1. Registri i prodotti come sempre.
2. Nel blocco di pagamento digiti il codice del buono nel campo Buono.
3. Clicchi su Riscatta.

Alla cassa un buono paga l'intera vendita o niente: la cassa non può combinare un buono con contanti o una carta nella stessa vendita. Ci sono quindi quattro esiti:

Esito	Che cosa succede	Che cosa dice al cliente
Buono esaurito esattamente	Il saldo era esattamente l'importo. Il buono è vuoto	"È stato pagato interamente con il Suo buono. Il buono ora è vuoto."
Resta del saldo	Il saldo era superiore all'importo. Il resto rimane sul buono	"Sul Suo buono restano ancora 17,50 euro. Lo conservi, potrà riutilizzarlo fino al 3 maggio."
Saldo insufficiente	La cassa rifiuta e indica quanto resta sul buono	"Sul Suo buono restano ancora 12 euro. Facciamo il pagamento in due volte?"
Scaduto, bloccato o esaurito	La cassa rifiuta e dice perché. Per un buono scaduto la data è indicata nell'avviso	"Questo buono è scaduto il 3 maggio. Guardo un attimo che cosa possiamo fare."

La seconda conversazione è la più importante. Dica sempre ad alta voce quanto resta sul buono e fino a quando. Senza quella frase il visitatore pensa che il resto sia evaporato, butta via il buono, e Lei si ritrova un debito nei conti che nessuno verrà più a reclamare. Non è un colpo di fortuna ma un visitatore scontento.

Se sul buono c'è troppo poco, faccia il conto in due vendite: prima i prodotti fino al saldo del buono, pagati con il buono, e poi il resto in contanti o con la carta. Se il visitatore preferisce non dividere nulla, può usare il buono anche online: lì paga semplicemente la differenza.

Un buono da cinquanta euro su un conto da dieci euro cede dieci euro e non quaranta euro di resto; i quaranta euro restano sul buono. Un buono regalo non è una banconota.

Un buono scade alla fine del suo giorno di scadenza. Chi proprio quel giorno si presenta alla cassa alle dieci del mattino non deve sentirsi dire che il suo buono è scaduto questa notte.

Inoltre un buono viene scalato soltanto quando è stato davvero pagato. Se qualcuno rinuncia a metà del pagamento, o se la sua carta non funziona, non perde il suo buono.

Passo 5 — Bloccare un buono

Si blocca un buono quando è andato perso o è stato rubato, oppure quando ha fatto un errore emettendolo.

1. Vada su Buoni regalo.
2. Cerchi il buono per codice o per nome del destinatario. Se l'acquirente non ha indicato un destinatario, lì compare il suo stesso nome.
3. Apra il buono.
4. Clicchi su Bloccare, inserisca eventualmente un motivo e confermi.

Il buono smette subito di funzionare, nel negozio e alla cassa. Il saldo rimane. È voluto: un buono che era andato perso e poi salta fuori deve tornare a funzionare normalmente, e in caso di discussione deve restare visibile quanto c'era sopra. Con Sbloccare toglie di nuovo il blocco. Bloccare e sbloccare si può fare anche direttamente dall'elenco.

Nella stessa pagina ci sono ancora alcune azioni:

Azione	Che cosa fa
Bloccare	Il buono non funziona più. Il saldo rimane
Sbloccare	Il blocco viene tolto; il buono torna a funzionare
Correggere il saldo	Registra una differenza, con una motivazione obbligatoria
Invia il buono per e-mail	Lo invia di nuovo, a un indirizzo che sceglie Lei
Scarica il buono	Il pdf, da stampare

Una correzione non sovrascrive il saldo ma registra una differenza. Così nello storico resta visibile che qualcosa è stato rettificato, da chi e perché.

Sotto il buono si trova lo storico: ogni movimento come riga a sé, con accanto l'ordine e il collaboratore. È la parte con cui si chiude una discussione.

Nell'elenco Buoni regalo può filtrare per Stato (Utilizzabile, Esaurito, Scaduto, Bloccato) e per Scade entro un mese. Quest'ultimo filtro è utile per avvisare i titolari finché sono in tempo.

Validità

Di default un buono è valido dodici mesi, calcolati dal giorno in cui è stato emesso. Se vuole discostarsene, imposti sul prodotto un termine personalizzato in Valido in mesi. Un buono che emette a mano riceve la data che sceglie in Valido fino al, oppure anch'esso dodici mesi.

La data di scadenza è indicata sul pdf e nell'e-mail.

Errori frequenti

Creare un buono regalo come codice sconto del cento per cento. Sembra funzionare finché il secondo cliente usa lo stesso codice e Lei fa entrare due persone gratis. Un codice sconto è una regola, non un saldo.

Non controllare i limiti di un importo libero. Se non inserisce nulla, un acquirente può scegliere fino a 500 euro. Se per la Sua organizzazione è molto, imposti un Importo massimo più basso: un buono acquistato con una carta rubata finisce in uno storno del Suo fornitore di pagamento.

Non dire nulla in caso di riscossione parziale. Il visitatore butta via il buono e Lei resta con un debito che non si risolve mai. Una frase alla cassa lo evita.

Eliminare il buono perché "non serve più". Non è possibile, e meno male. Bloccare è ciò che sta cercando.

Non dire ad alta voce la data di scadenza. È già sul buono e nell'e-mail, ma la dica anche alla cassa. Un buono che scade senza che il titolare lo sapesse Le costa più benevolenza di quanto valga l'importo.

E se …

… il cliente ha perso il suo codice?

Cerchi il buono per nome del destinatario (o dell'acquirente, se non era stato indicato un destinatario) nel riepilogo Buoni regalo. Se lo trova, lo apra, clicchi su Invia il buono per e-mail e lo invii a un indirizzo che sceglie Lei. Se non riesce a ritrovarlo e il cliente non ha alcuna prova, c'è poco da fare: un buono senza codice non si distingue da un buono inventato.

… il buono è appena scaduto e il cliente è alla cassa?

È una decisione di politica aziendale, non tecnica. Un buono scaduto non funziona più, nemmeno dopo una correzione del saldo. Se vuole essere accomodante, emetta con Emettere un buono regalo un nuovo buono per l'importo residuo e porti quello vecchio a zero con Correggere il saldo. Annoti la motivazione per entrambi, così resta nello storico e più tardi potrà vedere quanto spesso lo fa.

… qualcuno vuole usare il buono per qualcosa di più caro?

È il caso normale. Il buono copre ciò che copre, il resto lo integra il cliente con la sua carta o alla cassa. Non deve fare nulla di particolare.

… un ordine pagato (in parte) con un buono viene rimborsato?

Con Rimborsa sull'ordine rimborsa soltanto la parte pagata con denaro. L'importo del buono non torna da solo sul buono. Se lo desidera, apra il buono, clicchi su Correggere il saldo, inserisca l'importo in positivo e indichi il numero d'ordine nel motivo. Così compare anche nello storico. Veda Annullare e rimborsare.

… vuole usare due buoni su un solo ordine?

Non è possibile: per ogni ordine vale un solo buono. Usi il secondo in un ordine successivo. Se vuole comunque unirli, con Correggere il saldo tolga il saldo da un buono (importo negativo) e lo aggiunga all'altro con una seconda correzione (importo positivo), ogni volta con lo stesso motivo.

Domande frequenti

Un buono può essere usato a rate? Sì. È il caso normale: ciò che non viene consumato resta sopra, fino al centesimo. Può consumare un buono da cinquanta euro in dieci visite da cinque euro.

Posso annullare un buono? Un pagamento fatto con un buono lo annulla con Correggere il saldo sul buono: inserisca l'importo in positivo, con il numero d'ordine come motivo. Un rimborso dell'ordine non lo fa da solo. Vede la correzione come riga a sé nello storico.

Posso eliminare un buono? No. Un buono emesso è un debito e non una riga che sparisce. Se vuole renderlo inutilizzabile, lo blocchi. Così resta anche visibile che è esistito, ed è esattamente ciò che Le serve quando in seguito arriva una domanda.

Devo applicare l'IVA sulla vendita di un buono? Di norma non al momento della vendita, perché in quel momento non è ancora stabilito che cosa verrà acquistato e a quale aliquota. L'IVA appartiene alla riscossione. Sottoponga la questione una volta al Suo commercialista: dipende dal Suo statuto e dal tipo di buono che vende.

Un buono regalo venduto conta nel mio fatturato di oggi? Nel Suo riepilogo di cassa vede il denaro entrare, perché è sul Suo conto. Nella Sua contabilità non è ancora un ricavo ma un debito. Quella differenza è normale; si risolve da sola non appena il buono viene riscosso.