App di scansione e personale addetto

All'ingresso i biglietti si scansionano con un telefono. Questo articolo spiega che cosa fa l'app di scansione, come installarla su un dispositivo Android o su un iPhone, come dare a qualcuno i diritti di scansione, e che cosa dire al visitatore il cui biglietto risulta "non valido". Dopo questo articolo avrà un dispositivo funzionante al Suo ingresso e saprà chi può usarlo.

Che cosa fa davvero l'app di scansione?

Su ogni biglietto c'è un codice QR: quel motivo di quadratini che vede anche su un biglietto del treno o su una confezione di caffè. In quei quadratini è nascosto un codice lungo e univoco — una specie di numero di serie che esiste una volta sola.

L'app di scansione ci fa esattamente una cosa. Lei tiene la fotocamera del telefono davanti a quel codice QR, l'app legge il codice e in meno di un secondo Le dice se quella persona può entrare. Nient'altro. Non ci sono prezzi, non c'è fatturato, non ci sono dati di vendita — le persone all'ingresso non hanno bisogno di vederli e quindi non li ricevono.

Dopo una scansione valida quel biglietto è utilizzato. Chi presenta lo stesso biglietto una seconda volta — ad esempio perché lo ha inoltrato a un amico — riceve un avviso che è già entrato.

I termini tecnici di questo articolo si trovano anche nel glossario.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Un telefono o un tablet con fotocamera, Android o iPhone, uno per ingresso.
• Il ruolo Proprietario nel backoffice, per invitare qualcuno come scanner. Solo un proprietario può invitare collaboratori.
• Il codice organizzazione della Sua organizzazione: una parola chiave breve senza spazi, come demo-bezoekerscentrum. Lo trova in tre punti: nella barra degli indirizzi del Suo backoffice, subito dopo /app/; in Impostazioni → Organizzazione, nel campo Codice organizzazione; e in cima alla pagina Collaboratori. È anche in ogni e-mail di invito.
• L'indirizzo e-mail di ogni persona che effettuerà le scansioni.
• Una mezz'ora, la prima volta. Poi preparare un dispositivo è un lavoro di due minuti.

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Passo 1 — invitare qualcuno come scanner

Uno scanner è un collaboratore con esattamente un diritto: scansionare i biglietti. Non può modificare prodotti, vedere ordini o rimborsare denaro. È volutamente così ristretto: a un ingresso c'è spesso un volontario che Le dà una mano per una sera.

1. Nel backoffice vada su Impostazioni → Collaboratori.
2. Clicchi su Invita un collaboratore e inserisca l'indirizzo e-mail e il nome.
3. In Ruolo scelga il ruolo Scanner.
4. La persona riceve un'e-mail con un link per scegliere una password. Quel link resta valido 60 minuti. Appena sceglie la sua password con quel link, è attiva e il suo indirizzo e-mail è subito confermato. Se aveva già un account, diventa attiva al suo primo accesso.

La spiegazione completa sui ruoli si trova in Collaboratori e ruoli.

Attenzione: inviti ogni scanner separatamente. Un unico account condiviso con una password che gira su un foglietto sembra comodo, ma così in seguito non vede più chi ha scansionato che cosa — e non può togliere l'accesso a una sola persona senza lasciare fuori tutte le altre.

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Passo 2 — installare l'app sul telefono

Installare un'app significa: prendere il programma da un negozio e metterlo sul proprio telefono. Quale negozio sia dipende dal Suo dispositivo.

Un iPhone o un iPad

L'app si trova nell'App Store, l'icona blu con una "A" bianca fatta di pennellate. Sul dispositivo stesso apra Passavo nell'App Store, tocchi Scarica e confermi con il codice del dispositivo, Face ID o Touch ID. Può anche semplicemente cercare Passavo nell'App Store.

Dopo mezzo minuto l'icona è sulla schermata iniziale. Gli aggiornamenti arrivano poi da soli, come per le Sue altre app.

Un dispositivo Android (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

I dispositivi Android prendono le app dal Play Store, il triangolino colorato presente di serie sul dispositivo. Per Android Le inviamo noi il link: lo tocchi, il Play Store si apre sulla pagina giusta, e Lei tocca Installa. Lo chieda pure a support@passavo.eu — lo riceve lo stesso giorno lavorativo.

Tramite TestFlight, se riceve una versione di prova

TestFlight è il servizio di test di Apple. Lo usiamo per dare una nuova versione prima a un piccolo gruppo, prima che arrivi nell'App Store. Non è quindi un'altra app né un'app inferiore — è la stessa app, attraverso un'altra porta. Se non ha ricevuto un invito, qui non deve fare nulla: il normale App Store basta.

Ecco come funziona:

1. Riceve da noi un invito per e-mail all'indirizzo che ha comunicato.
2. Installa prima TestFlight stesso dall'App Store. È un'app gratuita di Apple, un'icona arancione con un aeroplanino bianco.
3. Apre l'e-mail d'invito sul telefono e tocca il pulsante che contiene.
4. TestFlight si apre e mostra l'app. Lei tocca Installa.

Attenzione: un invito TestFlight è personale ed è legato a un solo indirizzo e-mail. Non inoltri l'e-mail a un collega — non potrà farci nulla. Ci chieda pure un secondo invito; non costa nulla.

Passo 3 — accedere

Apra l'app. Vede tre campi.

Campo	Che cosa inserisce
Codice organizzazione	La parola chiave breve della Sua organizzazione. Le maiuscole non contano
Indirizzo e-mail	L'indirizzo con cui lo scanner è stato invitato
Password	La password che ha scelto lui stesso

Il codice organizzazione fa sì che l'app sappia a quale organizzazione deve bussare. Sulla stessa piattaforma ci sono centinaia di associazioni; senza quel codice un indirizzo e-mail non basterebbe.

Se l'accesso riesce, il dispositivo compare nel backoffice sotto Cassa → Dispositivi, con la marca e il modello del telefono come nome. Gli dia lì un nome che corrisponda alla realtà ("Porta 2", "Ingresso laterale"): clicchi su Modifica accanto al dispositivo e adatti il Nome. In caso di problema, quel nome è l'unica cosa che ancora La aiuta.

Attenzione: se l'accesso non riesce, vede due messaggi diversi, e la differenza è importante. "Dati di accesso non corretti" significa che il codice, l'indirizzo o la password non sono giusti. Un messaggio su un diritto di scansione mancante significa che l'account esiste ma manca il ruolo scanner — in quel caso deve tornare al passo 1.

Dopo cinque tentativi falliti nel giro di un minuto l'app aspetta un attimo. Non è un guasto; blocca chi sta provando a indovinare le password.

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Passo 4 — scaricare il manifesto

All'accesso, ogni volta che apre l'app mentre c'è rete, e quando lo chiede Lei, l'app scarica un manifesto: l'elenco dei biglietti per oggi. Lo pensi come la lista degli ospiti che un portiere tiene in mano. Per aggiornarlo Lei stesso, nell'app vada su Impostazioni → Aggiorna elenco.

Con quella può continuare a scansionare quando la rete cade, e la rete cade. In una cantina, sotto un tendone, in un prato con trecento persone tutte attaccate al telefono.

A ogni scansione l'app decide da sola, sulla base di quel manifesto, e mostra subito la risposta. Non appena c'è connessione, trasmette le sue scansioni. All'ingresso non se ne accorge.

Il manifesto non contiene i codici dei biglietti ma soltanto la loro impronta — un calcolo irreversibile sul codice. Un dispositivo rubato con un manifesto scaricato non produce quindi alcun codice QR utilizzabile.

Aggiorni il manifesto poco prima dell'apertura delle porte. Un biglietto venduto dopo l'ultimo aggiornamento non si trova sul dispositivo. Come l'app lo gestisce è spiegato qui sotto.

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Biglietti venduti dopo l'aggiornamento

Un biglietto venduto dopo lo scaricamento del manifesto non si trova sul dispositivo. Dalla versione 1.2 dell'app succede questo:

• con la rete, l'app verifica subito online un codice del genere e mostra la risposta: valido, con il prodotto e il nome, oppure non valido. Ci vogliono al massimo pochi secondi. Una seconda scansione dello stesso biglietto viene poi riconosciuta dal dispositivo anche senza rete;
• senza rete non è possibile: l'app indica allora non valido e mette la scansione in coda. Se vende all'ingresso mentre si scansiona, si assicuri che i dispositivi siano online.

Biglietti di test. Un biglietto di un ordine di test (pagato nella modalità di test del Suo fornitore di pagamento) non dà mai accesso. L'app mostra allora Biglietto di test — nessun accesso. Chi mostra un biglietto del genere non ha pagato davvero: lo indirizzi al banco.

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Che cosa vede sullo schermo

Esito	Significato
VALIDO	Faccia entrare. Il biglietto ora è utilizzato.
ATTENZIONE	Questo biglietto è già stato scansionato; lo schermo mostra a che ora. Per un abbonamento annuale: è già entrato oggi.
NON VALIDO	Non faccia entrare senza verificare. Il codice non è nel manifesto (sconosciuto, falsificato, o venduto dopo l'ultimo aggiornamento), il biglietto è annullato o rimborsato, oppure un abbonamento annuale è bloccato o non valido in questo giorno.

Ogni esito ha, oltre a un colore, anche un'icona e una parola. Non è ridondanza: a un ingresso ci sono persone sotto un sole forte o con una cecità ai colori, e in quel caso il colore da solo non è un segnale.

In caso di scansione valida vede anche il prodotto e, se ci sono, la fascia oraria e il nome del visitatore. Se il biglietto è stato venduto tramite un rivenditore, compare anche quel nome. Sembra un dettaglio finché non Le si presenta davanti qualcuno con un voucher di un sito di prenotazioni: allora sa subito a chi rimandarlo.

Che cosa dice in caso di "attenzione" o "non valido"?

È la parte più difficile del lavoro, e non ha nulla a che fare con la tecnica. Qualche frase che funziona:

• "Questo biglietto risulta utilizzato. È forse già entrato, oppure qualcun altro ha ricevuto lo stesso codice?"
• "Qui non ottengo una schermata verde. Posso chiederLe di spostarsi un attimo di lato, così risolviamo insieme e lascio scorrere la fila?"
• "Con questo codice non posso farLa entrare qui, ma il mio collega alla cassa può cercare il Suo ordine."

Tre cose che non fa: discutere in fila, dare a qualcuno del falsario, oppure farlo entrare comunque perché c'è folla. Sposti la persona di lato, lasci scorrere la fila e faccia cercare l'ordine a qualcuno che ha accesso al backoffice. Veda Seguire gli ordini.

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Come tenere scorrevole una fila

L'app scansiona in fretta. La fila si ferma per tutt'altre ragioni.

• Alzi la luminosità del telefono del visitatore. Uno schermo scuro la fotocamera non lo legge. Lo chieda semplicemente: "Può alzare un po' la luminosità?"
• Via la custodia. Una pellicola protettiva colorata o una custodia a libro sopra lo schermo è la causa più frequente di una scansione che non riesce.
• Lasci che sia il visitatore a porgere il suo schermo, non gli prenda il telefono. È più rapido, e Lei non è responsabile se qualcosa cade.
• Dica in anticipo dove devono mettersi. Un cartello "Tenere pronto il biglietto" dieci metri prima della porta fa guadagnare più tempo di un'app più veloce.
• Anche la carta si scansiona. Un biglietto stampato su carta bianca, tenuto piatto, è spesso la scansione più rapida della serata.
• Con il sole forte: si metta con le spalle al sole, oppure usi il Suo corpo come ombra sopra lo schermo del visitatore.

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Più ingressi

Ogni dispositivo scansiona in modo indipendente. Ne usi pure quattro a una sola porta. Le scansioni vengono registrate come osservazioni distinte: chi ha scansionato che cosa e quando resta visibile, anche quando due dispositivi vedono lo stesso biglietto a breve distanza.

Attenzione: un dispositivo non sa subito che cosa ha scansionato un altro dispositivo. Lo scopre soltanto quando aggiorna il suo manifesto. Se qualcuno presenta lo stesso codice a breve distanza a due ingressi, il secondo dispositivo può quindi ancora mostrare VALIDO. In seguito, però, quella seconda scansione figura come Già scansionato nel backoffice: in Impostazioni → Collaboratori, presso il collaboratore sotto Dettagli, nell'elenco Scansioni.

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Un dispositivo perso

Un telefono che gira all'ingresso prima o poi si perde. In quel caso faccia questo, in quest'ordine:

1. Tolga il diritto di scansione all'utente che era connesso su quel dispositivo. Vada su Impostazioni → Collaboratori e clicchi su Elimina accanto a quella persona; il suo accesso alla Sua organizzazione sparisce. Il diritto di scansione viene ricontrollato a ogni richiesta, quindi il dispositivo cade fuori alla prima sincronizzazione.
2. Faccia cambiare la password a quella persona, così che non sia possibile nemmeno un nuovo accesso. Se in seguito deve scansionare di nuovo, la inviti di nuovo.
3. Metta il dispositivo su inattivo in Cassa → Dispositivi (lo apra con Modifica e disattivi Attivo), così che non compaia più come utilizzabile nel Suo elenco.
4. Poi acceda semplicemente all'app sul dispositivo sostitutivo. Comparirà da solo come nuovo dispositivo nel Suo elenco.

L'identificazione del dispositivo è conservata da noi in forma hash, quindi anche una copia del database non produce un dispositivo funzionante. E come è scritto qui sopra: il manifesto sul dispositivo scomparso non contiene codici utilizzabili.

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Checklist: un'ora prima dell'apertura delle porte

• Ogni dispositivo di scansione è carico o è collegato a un power bank.
• Ogni dispositivo è connesso e mostra il nome corretto dell'organizzazione.
• Il manifesto è aggiornato su ogni dispositivo.
• La luminosità dello schermo è alta e il blocco automatico è impostato ad almeno due minuti.
• Sa chi sta a quale ingresso e chi può aprire il backoffice quando va cercato un biglietto.
• È pronto un dispositivo di riserva, o almeno un secondo telefono con l'app installata.
• I Suoi scanner sanno che cosa dire in caso di "non valido".
• Vende anche all'ingresso? Allora ogni dispositivo di scansione ha rete, così può aggiornare di nuovo il manifesto dopo una vendita.

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La stessa app fa più che scansionare

L'app non è soltanto uno scanner. Chi accede con il ruolo Banco, Amministratore o Proprietario riceve dopo l'accesso una schermata iniziale con due riquadri: Scansiona e Cassa. Il secondo apre la cassa al banco completa dentro l'app stessa, su un iPad o su un tablet Android — comodo a un tavolo dove vende e scansiona insieme. In alto c'è un pulsante per passare rapidamente dall'uno all'altro.

Per il Suo personale addetto alla scansione non cambia nulla. Chi ha solo il ruolo scanner non vede quella schermata iniziale: dopo l'accesso l'app va subito alla schermata di scansione, come sempre. Non si aggiungono prezzi, importi o cifre di vendita.

Come si imposta la cassa su un tablet è spiegato in La cassa al banco.

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Errori frequenti

• Un solo account per tutti gli scanner. Così non può vedere chi ha scansionato che cosa e non può escludere una sola persona. Inviti tutti separatamente.
• Non aggiornare il manifesto. I biglietti venduti stamattina non sono allora sul dispositivo e ottengono NON VALIDO. Aggiorni poco prima dell'apertura delle porte.
• Uscire con scansioni ancora in attesa. Le scansioni non ancora inviate vanno perse quando si esce. Guardi prima in Impostazioni: c'è scritto "Tutto inviato"? Se no, tocchi Invia ora.
• Il telefono con blocco automatico dopo trenta secondi. Il Suo scanner passa tutta la sera a sbloccare il dispositivo. Lo imposti più lungo.
• Inoltrare un invito TestFlight. È legato a un solo indirizzo e-mail. Chieda un secondo invito.
• Discutere in fila per un biglietto non valido. Sposti la persona di lato e lasci scorrere la fila.

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E se …

E se la fotocamera non legge nulla?

Controlli tre cose, in quest'ordine: la luminosità dello schermo del visitatore è alta, c'è sopra una custodia o una pellicola, e l'obiettivo della fotocamera del Suo dispositivo è sporco. Un obiettivo che è stato una serata in una tasca dei pantaloni è appannato. Una passata con la manica risolve più di quanto si pensi.

E se non c'è rete per niente?

Allora l'app continua a scansionare sul manifesto che ha già. Non se ne accorge. Le scansioni finiscono in una coda sul dispositivo e vengono trasmesse non appena c'è di nuovo connessione — anche ore dopo.

Quello che allora non è possibile: riconoscere un biglietto venduto dopo lo scaricamento del manifesto — l'app lo mostra come NON VALIDO. Se vende all'ingresso mentre si scansiona, faccia in modo che ci sia rete all'ingresso e aggiorni il manifesto dopo una vendita del genere.

E se lo stesso biglietto viene scansionato due volte?

Sullo stesso dispositivo la seconda scansione segnala ATTENZIONE, con l'ora della prima scansione. Su un altro dispositivo ciò avviene solo dopo che quel dispositivo ha aggiornato il suo manifesto; veda "Più ingressi" qui sopra. La prima scansione resta quella valida. Se una scansione più vecchia arriva soltanto più tardi perché un dispositivo era offline, il momento d'ingresso si sposta a quel momento più antico: l'ordine in cui le persone sono entrate davvero pesa più dell'ordine in cui la rete lo ha trasmesso.

E se un visitatore non ritrova il suo biglietto?

Cerchi l'ordine nel backoffice e reinvii l'e-mail di conferma. Può anche spuntare il visitatore nell'app stessa: lo cerchi per nome nella scheda Oggi e tocchi Registra. Conta come una normale scansione.

E se il telefono dello scanner è scarico?

Ecco a che cosa serve il dispositivo di riserva nella checklist. Un secondo dispositivo si connette, scarica il manifesto e funziona subito. Le scansioni del dispositivo scarico arrivano comunque non appena si riaccende e ha rete — anche il giorno dopo, purché nel frattempo nessuno esca dall'account su quel dispositivo.

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Domande frequenti

L'app costa qualcosa? No. L'app è compresa nel Suo abbonamento. Ciò che Le serve è un dispositivo in grado di farla girare.

Quanti dispositivi posso usare? Quanti sono i Suoi ingressi. Ogni dispositivo scansiona in modo indipendente e tiene la propria coda.

I miei scanner vedono quanto fatturato abbiamo fatto? No. Nell'app di scansione non ci sono prezzi, importi né dati di vendita. Vedono soltanto ciò che serve per far entrare qualcuno.

Gli abbonamenti annuali funzionano anche nell'app di scansione? Sì. Un abbonamento annuale porta lo stesso tipo di codice QR ed è nello stesso manifesto, con il numero di visite che può produrre ogni giorno. Veda Abbonamenti annuali.

Ogni scanner deve avere un proprio dispositivo? No, il dispositivo appartiene all'ingresso e non alla persona. Se qualcuno cambia turno, può proseguire sullo stesso dispositivo — ma le scansioni risultano allora a nome di chi è connesso. Se vuole tenerne traccia con precisione, faccia riaccedere la nuova squadra. Prima di uscire tocchi Impostazioni → Invia ora, altrimenti le scansioni ancora in attesa vanno perse.