Приложение за сканиране и персонал

На входа сканирате билети с телефон. Тази статия обяснява какво прави приложението за сканиране, как да го качите на устройство с Android или на iPhone, как да дадете на някого права за сканиране и какво да кажете на посетителя, чийто билет показва „невалиден“. След тази статия на входа Ви стои работещо устройство и знаете кой има право да го обслужва.

Какво всъщност прави приложението за сканиране?

Върху всеки билет стои QR код: онзи десен от квадратчета, който виждате и върху билет за влак или върху пакет кафе. В тези квадратчета е скрит дълъг, уникален код — нещо като сериен номер, който съществува само веднъж.

Приложението за сканиране прави с него точно едно нещо. Поднасяте камерата на телефона пред този QR код, приложението прочита кода и за по-малко от секунда Ви казва дали този човек може да влезе. Нищо повече. В него няма цени, няма оборот, няма числа за продажбите — хората на входа не трябва да виждат това и затова не го и получават.

След валидно сканиране този билет е използван. Който подаде същия билет втори път — например защото го е препратил на приятел — получава съобщение, че вече е влязъл.

Специализираните думи от тази статия стоят и в речника.

Какво Ви трябва предварително

• Телефон или таблет с камера, Android или iPhone, по един за всеки вход.
• Ролята собственик в бекофиса, за да поканите някого като скенер. Само собственик може да кани служители.
• Кодът на организацията: кратка отличителна дума без интервали, като demo-bezoekerscentrum. Намирате го на три места: в адресната лента на бекофиса, веднага след /app/; в Настройки → Организация, в полето Код на организацията; и най-горе на страницата Служители. Той е и във всеки имейл с покана.
• Имейл адресът на всеки човек, който ще сканира.
• Половин час първия път. След това подготвянето на устройство е работа за две минути.

---

Стъпка 1 — покана за някого като скенер

Скенерът е служител с точно едно право: да сканира билети. Той не може да променя продукти, да вижда поръчки и да възстановява суми. Това е нарочно толкова тясно: на входа често стои доброволец, който Ви помага една вечер.

1. Отидете в бекофиса на Настройки → Служители.
2. Кликнете върху Покана за служител и попълнете имейл адреса и името.
3. При Роля изберете ролята Скенер.
4. Човекът получава имейл с връзка, за да си избере парола. Връзката е валидна 60 минути. Щом си избере парола чрез нея, той е активен и имейл адресът му веднага е потвърден. Ако вече е имал профил, става активен при първото си влизане.

Пълното обяснение за ролите стои в Служители и роли.

Внимание: каните всеки скенер поотделно. Един споделен профил с парола, която обикаля на листче, изглежда удобно, но тогава след това вече не виждате кой какво е сканирал — а и не можете да отнемете достъпа на един човек, без да оставите всички останали навън.

---

Стъпка 2 — качване на приложението на телефона

Да инсталирате приложение означава: да изтеглите програмата от магазин на телефона си. Кой е този магазин, зависи от устройството Ви.

iPhone или iPad

Приложението стои в App Store — синята иконка с бяло „A“ от четки. Отворете на самото устройство Passavo в App Store, докоснете Изтегляне и потвърдете с кода на устройството си, Face ID или Touch ID. Можете и просто да потърсите Passavo в App Store.

След половин минута иконката стои на началния Ви екран. Обновленията идват след това сами, както при другите Ви приложения.

Устройство с Android (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

Устройствата с Android теглят приложения от Play Store — цветното триъгълниче, което стои на устройството по подразбиране. За Android ние Ви изпращаме връзката: докосвате я, Play Store се отваря на правилната страница и докосвате Инсталиране. Спокойно я поискайте на support@passavo.eu — получавате я същия работен ден.

През TestFlight, ако получите тестова версия

TestFlight е тестовата услуга на Apple. Използваме я, за да дадем нова версия първо на малка група, преди тя да стигне до App Store. Следователно това не е друго приложение и не е по-лошо приложение — това е същото приложение, само че през друга врата. Ако не сте получили покана, тук няма какво да правите: обикновеният App Store е достатъчен.

Ето как става:

1. Получавате от нас покана по имейл на адреса, който сте посочили.
2. Инсталирате първо самия TestFlight от App Store. Това е безплатно приложение на Apple, оранжева иконка с бяло самолетче.
3. Отваряте имейла с поканата на телефона и докосвате бутона в него.
4. TestFlight се отваря и показва приложението. Докосвате Инсталиране.

Внимание: поканата за TestFlight е лична и принадлежи на един имейл адрес. Не препращайте имейла на колега — той не може да направи нищо с него. Спокойно поискайте от нас втора покана; това не струва нищо.

Стъпка 3 — влизане

Отворете приложението. Виждате три полета.

Поле	Какво попълвате
Код на организацията	Кратката отличителна дума на организацията Ви. Главните букви нямат значение
Имейл адрес	Адресът, с който скенерът е поканен
Парола	Паролата, която той сам си е избрал

Кодът на организацията прави така, че приложението да знае при коя организация трябва да почука. На същата платформа стоят стотици сдружения; без този код имейл адресът нямаше да е достатъчен.

Ако влизането се получи, устройството се появява в бекофиса под Каса → Устройства, с марката и модела на телефона като име. Дайте му там име, което съответства на действителността („Порта 2“, „Страничен вход“): кликнете до устройството върху Редакция и променете Име. При проблем това име е единственото, което още Ви помага.

Внимание: ако влизането не се получи, виждате две различни съобщения, а разликата е важна. „Грешни данни за вход“ означава, че кодът, адресът или паролата не са верни. Съобщение за липсващо право за сканиране означава, че профилът наистина съществува, но му липсва ролята скенер — тогава трябва да се върнете на стъпка 1.

След пет неуспешни опита в рамките на минута приложението изчаква малко. Това не е повреда; то спира онзи, който седи и отгатва пароли.

---

Стъпка 4 — изтегляне на манифеста

При влизането, всеки път, когато отворите приложението, докато има мрежа, и когато сами го поискате, приложението изтегля манифест: списъка с билетите за днес. Помислете за списъка с гости, който портиерът държи в ръката си. Сами го обновявате в приложението от Настройки → Обнови списъка.

С него то може да продължи да сканира, когато мрежата падне, а тя пада. В мазе, в шатра, на поляна с триста души, които всички висят на телефоните си.

Приложението само решава при всяко сканиране, по този манифест, и показва отговора веднага. Щом има връзка, то изпраща сканиранията си. На входа не забелязвате нищо от това.

Манифестът не съдържа кодове на билети, а само техния отпечатък — необратимо изчисление върху кода. Следователно откраднато устройство с изтеглен манифест не дава нито един използваем QR код.

Обновете манифеста малко преди вратите да се отворят. Билет, продаден след последното обновяване, не е на устройството. Как приложението се справя с това, ще прочетете по-долу.

---

Билети, продадени след опресняването

Билет, продаден след изтеглянето на манифеста, не е на устройството. От версия 1.2 на приложението се случва следното:

• с мрежа приложението веднага проверява такъв код онлайн и показва отговора: валиден, с продукта и името, или невалиден. Това отнема най-много няколко секунди. Второ сканиране на същия билет устройството след това разпознава и без мрежа;
• без мрежа това не е възможно: тогава приложението казва невалиден и поставя сканирането в опашката. Ако продавате на входа, докато се сканира, погрижете се устройствата да са онлайн.

Тестови билети. Билет от тестова поръчка (платена в тестовия режим на доставчика Ви на плащания) никога не дава достъп. Тогава приложението показва Тестов билет — без достъп. Който показва такъв билет, не е платил наистина: насочете го към гишето.

---

Какво виждате на екрана

Резултат	Значение
ВАЛИДЕН	Пуснете вътре. Билетът вече е използван.
ВНИМАНИЕ	Този билет вече е сканиран; екранът показва в колко часа. При годишна карта: тя вече е влизала днес.
НЕВАЛИДЕН	Не пускайте вътре, без да проверите. Кодът не е в манифеста (непознат, подправен или продаден след последното обновяване), билетът е анулиран или възстановен, или годишна карта е блокирана или не е валидна в този ден.

Всеки резултат има освен цвят и иконка и дума. Това не е излишество: на входа стоят хора под силно слънце или с далтонизъм, а тогава само цветът не е сигнал.

При валидно сканиране виждате и продукта, а ако ги има — часовия интервал и името на посетителя. Ако билетът е продаден през дистрибутор, стои и това име. Изглежда като подробност, докато пред Вас не застане човек с ваучер от сайт за резервации: тогава веднага знаете към кого да го насочите.

Какво казвате при „внимание“ или „невалиден“?

Това е най-трудната част от работата и тя няма нищо общо с техниката. Няколко изречения, които вършат работа:

• „Този билет стои като използван. Може би вече сте влизали, или някой друг е получил същия код?“
• „Тук не получавам зелен екран. Мога ли да Ви помоля да се отместите встрани, за да го разнищим заедно и да пусна опашката да върви?“
• „Не мога да Ви пусна с този код, но колегата ми на гишето може да намери поръчката Ви.“

Три неща, които не правите: да спорите в опашката, да наричате някого фалшификатор или все пак да пуснете вътре, защото е натоварено. Отместете човека встрани, оставете опашката да върви и нека някой с достъп до бекофиса намери поръчката. Вижте Проследяване на поръчките.

---

Как да поддържате опашката подвижна

Приложението сканира бързо. Опашката спира по съвсем други причини.

• Поставете яркостта на телефона на посетителя високо. Тъмен екран камерата не чете. Просто го помолете: „Може ли екранът Ви да е малко по-ярък?“
• Калъфът долу. Тонирано защитно фолио или калъф тип тефтер върху екрана е най-честата причина за неуспешно сканиране.
• Оставете посетителя да поднесе екрана си, не поемайте телефона му. Върви по-бързо и не носите отговорност, ако нещо падне.
• Кажете предварително къде трябва да застанат. Табелка „Пригответе билета си“ на десет метра пред вратата печели повече време от по-бързо приложение.
• Хартията също се сканира. Отпечатан билет върху бяла хартия, държан плоско, често е най-бързото сканиране за вечерта.
• При силно слънце: застанете с гръб към слънцето или използвайте собственото си тяло като сянка над екрана на посетителя.

---

Няколко входа

Всяко устройство сканира независимо. Спокойно използвайте четири на една врата. Сканиранията се съхраняват като отделни наблюдения: кой кога какво е сканирал остава видимо, дори когато две устройства видят един и същ билет скоро едно след друго.

Внимание: едно устройство не знае веднага какво е сканирало друго устройство. Научава го едва когато обнови манифеста си. Ако някой покаже същия код скоро един след друг на два входа, второто устройство може още да покаже ВАЛИДЕН. После това второ сканиране все пак стои като Вече сканиран в бекофиса: в Настройки → Служители, при служителя под Подробности, в списъка Сканирания.

---

Изгубено устройство

Телефон, който обикаля на входа, някой ден се губи. Тогава направете това, в този ред:

1. Отнемете правото за сканиране на потребителя, който е бил влязъл на това устройство. Отидете на Настройки → Служители и кликнете до този човек върху Изтриване; достъпът му до организацията Ви изчезва. Правото за сканиране се проверява наново при всяка заявка, така че устройството отпада при първата следваща синхронизация.
2. Накарайте този човек да си смени паролата, за да не може и да се влезе наново. Ако по-късно пак трябва да сканира, поканете го отново.
3. Направете устройството неактивно под Каса → Устройства (отворете го с Редакция и изключете Активно), за да не стои повече като използваемо в списъка Ви.
4. След това просто влезте в приложението на заместващото устройство. То само се появява като ново устройство в списъка Ви.

Идентификацията на устройството се пази при нас хеширана, така че и копие на базата данни не дава работещо устройство. А както пише по-горе: манифестът върху изчезналото устройство не съдържа използваеми кодове.

---

Списък за проверка: един час преди отваряне на вратите

• Всяко устройство за сканиране е заредено или е на външна батерия.
• Всяко устройство е влязло и показва правилното име на организацията.
• Манифестът е обновен на всяко устройство.
• Яркостта на екрана е висока, а автоматичното заключване е поне на две минути.
• Знаете кой стои на кой вход и кой може да отвори бекофиса, когато трябва да бъде намерен билет.
• Готово е резервно устройство или поне втори телефон с приложението.
• Скенерите Ви знаят какво да кажат при „невалиден“.
• Продавате ли и на входа? Тогава всяко устройство за сканиране да е с мрежа, за да можете да обновите манифеста отново след продажба.

---

Същото приложение може повече от сканиране

Приложението не е само скенер. Който влезе с ролята гише, администратор или собственик, получава след влизането начален екран с две плочки: Сканиране и Каса. Втората отваря пълната каса на гишето вътре в самото приложение, на iPad или на таблет с Android — удобно на маса, където едновременно продавате и сканирате. Най-горе има бутон за бързо превключване.

За Вашия персонал по сканирането нищо не се променя. Който има само ролята скенер, не вижда този начален екран: след влизането приложението отива направо на екрана за сканиране, както винаги. Не се добавят цени, суми или данни за оборот.

Как се подготвя касата на таблет, пише в Касата на гишето.

---

Често допускани грешки

• Един профил за всички скенери. Тогава не можете да видите кой какво е сканирал и не можете да оставите само един човек навън. Поканете всеки поотделно.
• Да не обновите манифеста. Тогава билетите, продадени тази сутрин, не стоят на устройството и получават НЕВАЛИДЕН. Обновявайте точно преди отваряне на вратите.
• Излизане, докато още чакат сканирания. Сканиранията, които още не са изпратени, се губят при излизане. Първо погледнете в Настройки: пише ли „Всичко е изпратено“? Ако не, докоснете Изпрати сега.
• Телефонът да заключва автоматично след тридесет секунди. Скенерът Ви цяла вечер ще отключва устройството си. Поставете го по-дълго.
• Да препратите покана за TestFlight. Тя принадлежи на един имейл адрес. Поискайте втора покана.
• Да спорите в опашката при невалиден билет. Отместете човека встрани и оставете опашката да върви.

---

Какво, ако …

Какво, ако камерата не чете нищо?

Проверете три неща, в този ред: висока ли е яркостта на екрана на посетителя, има ли калъф или фолио върху него и мръсен ли е обективът на камерата на собственото Ви устройство. Обектив, който цяла вечер е стоял в джоб на панталон, е замъглен. Едно избърсване с ръкав решава повече, отколкото бихте предположили.

Какво, ако изобщо няма мрежа?

Тогава приложението продължава да сканира по манифеста, който вече има. Не забелязвате нищо. Сканиранията отиват в опашка върху устройството и биват изпратени, щом отново има връзка — това може да е и часове по-късно.

Какво тогава не е възможно: да бъде разпознат билет, продаден след изтеглянето на манифеста — приложението го показва като НЕВАЛИДЕН. Ако продавате на входа, докато се сканира, осигурете мрежа на входа и обновете манифеста след такава продажба.

Какво, ако един и същ билет бъде сканиран два пъти?

На същото устройство второто сканиране показва ВНИМАНИЕ, с часа на първото сканиране. На друго устройство това става едва след като то е обновило манифеста си; вижте „Няколко входа“ по-горе. Първото сканиране остава валидното. Ако по-старо сканиране влезе чак по-късно, защото устройството е било офлайн, часът на влизане се измества към онзи най-ранен момент: последователността, в която хората наистина са влезли, тежи повече от последователността, в която мрежата го е предала.

Какво, ако посетител не намира билета си?

Намерете поръчката в бекофиса и изпратете имейла с потвърждението наново. Можете и да отметнете посетителя в самото приложение: потърсете го по име в раздела Днес и докоснете Отчети. Това се брои като обикновено сканиране.

Какво, ако телефонът на скенера се изтощи?

Точно за това е резервното устройство в списъка за проверка. Второ устройство влиза, изтегля манифеста и работи веднага. Сканиранията от изтощеното устройство влизат все пак, щом то отново се включи и има мрежа — това може да е и на следващия ден, стига междувременно никой да не излезе от профила на това устройство.

---

Често задавани въпроси

Струва ли пари приложението? Не. Приложението е включено в абонамента Ви. Онова, което наистина Ви трябва, е устройство, което може да го работи.

Колко устройства мога да използвам? Колкото входа имате. Всяко устройство сканира независимо и поддържа собствена опашка.

Виждат ли скенерите ми какъв оборот сме направили? Не. В приложението за сканиране няма цени, няма суми и няма числа за продажбите. Те виждат само онова, което е нужно, за да пуснат някого вътре.

Работят ли и годишните карти в приложението за сканиране? Да. Годишната карта носи същия вид QR код и стои в същия манифест, заедно с броя посещения, които може да даде за един ден. Вижте Годишни карти.

Трябва ли всеки скенер да има собствено устройство? Не, устройството принадлежи на входа, а не на човека. Ако някой сменя смяна, той може да продължи на същото устройство — но тогава сканиранията стоят на името на онзи, който е влязъл. Ако искате да следите това точно, накарайте новата смяна да влезе наново. Преди излизане докоснете Настройки → Изпрати сега, иначе чакащите сканирания се губят.