Първи стъпки

Това е първата статия, която четете. Тя описва целия път от празен акаунт до билет в телефона на първия Ви посетител. Не Ви трябват предварителни умения: нито счетоводство, нито уебсайт, нито технически познания. Който може да си направи имейл адрес, може и това.

Разчитайте на половин ден. Не защото е трудно, а защото по пътя ще трябва да проверите няколко неща — официалното име на сдружението Ви, банковата Ви сметка — и защото е по-добре веднъж спокойно да помислите за цените си, отколкото три пъти набързо.

Какво Ви трябва предварително

• Имейл адрес, до който имате достъп. За предпочитане адрес на сдружението (info@jouwvereniging.be), а не личният Ви: това става адресът, с който влизате и на който пристигат потвържденията.
• Официалното име на Вашата организация, точно както стои в устава или върху фактурите Ви. Това име отива върху билета и върху фактурата на посетителя Ви.
• Адресът на Вашата организация: улица, номер, пощенски код, населено място.
• Евентуално Вашият ЕИК и Вашият ДДС номер. Ако ги нямате, това не е проблем — много неформални сдружения нямат. Вижте Настройване на организацията.
• Банкова сметка на името на организацията. Тя Ви трябва при доставчика на плащания, не тук. Лична сметка работи технически, но касиерът и контрольорът Ви ще са Ви благодарни, ако не го правите.
• Смартфон за входа, ако искате да сканирате билети.
• Около половин ден, и най-добре доста преди Вашето събитие.

Самият акаунт създавате с помощника на /bg/zapochnete; по-долу ще прочетете откъде да започнете.

Какво имате след това

Когато сте готови, имате три неща. Повече не е, и повече не Ви трябва.

1. Една връзка. Един уеб адрес, който споделяте навсякъде: в социалните мрежи, в бюлетина, върху афиш като QR код, в групата на клуба. Който щракне върху него, вижда Вашите билети и може веднага да плати.
2. Билет с QR код в пощенската кутия на посетителя Ви. Автоматично, в рамките на няколко секунди след плащането. Вие не изпращате нищо, не печатате нищо и не водите отчет за нищо.
3. Телефон на входа, който казва да или не. Вашият доброволец насочва камерата към QR кода на посетителя. Зелено: влиза. Червено: този билет вече е използван или не се отнася за тази вечер.

Какво НЕ е нужно да правите

Това стои тук, защото хората често се изненадват от него — в добрия смисъл.

• Не е нужно да инсталирате софтуер, за да продавате. Администрацията и Вашият магазин за билети работят в обикновен уеб браузър, на какъвто и да е компютър. Само за сканирането на входа слагате приложение на телефон.
• Не е нужно да сключвате договор с банка. Работите с доставчик на плащания — това е фирма, която обработва плащането с карта вместо Вас. Регистрацията е онлайн, обикновено за половин час. Вижте Какво е доставчик на плащания.
• Не е нужно да имате уебсайт. Вашият магазин за билети е уебсайт. Ако все пак имате сайт, можете да вградите магазина в него, но не е задължително.
• Не е нужно да купувате хартия за билети, принтер или касов апарат. Билетът стои в телефона на посетителя Ви.
• Не е нужно да свършите всичко наведнъж. Шестте стъпки по-долу могат да се разпределят в няколко дни. Системата помни докъде сте стигнали.

Първо: създаване на Вашия акаунт

Ако още нямате акаунт, започнете оттам. Бутонът Започнете отваря помощник с шест кратки въпроса: какъв вид организация сте, какво организирате и от какво имате нужда. Накрая той Ви предлага план и обяснява защо — разбира се, можете да изберете друг. Пригответе си две минути.

След това потвърждавате имейл адреса си с връзката в имейла за потвърждение; едва тогава влизате в бекофиса си. Какво точно пита помощникът и защо, е описано в Създаване на Вашия акаунт.

Ако вече имате акаунт, просто влезте: горе вдясно на всяка страница на сайта стои връзката Вход, до бутона Започнете. Тя е и най-долу на страницата, в подножието. Ако сте поканени като служител на организация, която вече съществува, тя ще Ви чака след първото влизане; вижте Служители и роли.

Останалата част от тази статия предполага, че сте влезли и сте на таблото си.

Списъкът за проверка на Вашето табло

Влезте в системата и попадате на таблото. Това е Вашият начален екран. Най-горе стои блокът Първи стъпки с брояч („Готови са 3 от 6 стъпки“). Всяка стъпка, която още е отворена, е връзка, която Ви отвежда директно до правилния екран. Шестте постоянни стъпки са:

1. Добавете локацията си
2. Създайте това, което продавате
3. Добавете онлайн цена
4. Свържете доставчика си на плащания
5. Поканете служителите си
6. Пуснете магазина си онлайн

Ако в помощника сте отбелязали часови интервали, продажба на гише или собствен домейн, за всеки избор се добавя по една стъпка: Подгответе часовите си интервали (тя Ви отвежда до Часови интервали), Регистрирайте касовото си устройство (до Устройства) и Свържете собствен домейн. Блокът го виждате като собственик или администратор; служител с ролята гише или скенер не го вижда.

Внимание: тези отметки не ги слагате сами. Системата гледа Вашите данни. Едва когато наистина съществува активна локация, отметката при „локация“ се включва. Това е нарочно: отметка, върху която можете да щракнете сами, казва само, че някой е щракнал.

Щом всички стъпки са готови, блокът изчезва. Връща се само ако някоя стъпка отново стане отворена, например когато направите единствената си локация неактивна.

Попълването на организацията Ви не е в контролния списък, но е най-добрата първа стъпка. Затова останалата част от тази статия започва оттам.

Стъпка 1 — Попълване на Вашата организация

Какво виждате: вляво в менюто стои Настройки → Организация. Попадате на екран със седем раздела най-горе: Данните, Езици, Визуална идентичност, Карти за портфейла, Вашият магазин, Фактури към купувачите и Контакт.

Какво правите: в първия раздел попълвате името си, кода на организацията си, държавата, валутата и часовата си зона. В раздела Контакт задавате имейла си за контакт и адреса си за фактуриране. Щракнете долу върху Запази.

Името отива върху билета, в имейла за потвърждение и върху фактурата. Затова го напишете така, както се казва официално, а не както го наричате в коридора.

Кодът на организацията е една къса дума без интервали, например hoevefeesten. Този код стои в адреса на Вашия магазин за билети и е също кодът, с който персоналът Ви по сканирането влиза по-късно. Изберете го добре веднъж и после го оставете.

По-надълбоко: Настройване на организацията обяснява всяко поле поотделно, включително какво се случва, ако оставите нещо празно.

Стъпка 2 — Добавяне на локация

Какво е локация? Мястото, на което идва Вашият посетител: Вашата зала, Вашият музей, кеят, от който тръгва лодката. Една организация може да има няколко.

Какво виждате: Настройки → Локации, с бутона Нова локация горе вдясно.

Какво правите: попълнете името така, както посетителят Ви познава мястото — това име отива върху билета. Попълнете адреса. По-долу попълнете работното време: за всеки делничен ден добавяте блокове с начален и краен час. Обедна почивка са просто два блока в същия ден. Неработен ден задавате при Изключенията: дата без часове означава затворено.

Внимание: работното време не е украса. То ограничава кои часови интервали можете да създавате по-късно. Ако го оставите празно, нищо не ограничава и генераторът на часови интервали създава интервали в моменти, в които сте затворени.

По-надълбоко: Организация и локация обяснява кога вземате една локация и кога две.

Стъпка 3 — Какво продавате

Какво виждате: Продажби → Продукти, с Нов продукт горе вдясно.

Какво правите: създайте по един продукт за всяко нещо, което продавате. Входен билет. Детски билет. Място на масата с пълно меню. Обиколка с екскурзовод. Дайте на всеки продукт име и описание.

Към всеки продукт виси поне една цена, а тази цена виси към канал. Без цена за канала онлайн Вашият продукт не стои в магазина Ви за билети — това е най-често допусканата грешка от всички.

Има ли Вашето предложение фиксиран час — обиколка в 14 ч., сесия в сауната от два часа — тогава включете часови интервали. Часовият интервал е момент с максимален брой места. Ако продавате обикновени дневни билети, те не Ви трябват.

По-надълбоко: Продукти и цени и Часови интервали.

Стъпка 4 — Свързване на Вашия доставчик на плащания

Какво е доставчик на плащания? Фирма, която обработва плащането на Вашия посетител: Bancontact, карта или друг метод. Парите на посетителя Ви после идват по Вашата сметка. Използвате собствения си акаунт при Mollie, Stripe или Bancontact Pro, ние не стоим по средата.

Какво виждате: Настройки → Плащания.

Какво правите: изберете своя доставчик и следвайте свързването. След това направете едно тестово плащане със собствената си карта и си върнете сумата. Това Ви струва десет минути и е единственият начин да сте сигурни, че работи.

Без свързан доставчик Вашият магазин за билети просто продължава да работи за безплатни записвания. Само платени билети тогава не могат да се поръчват.

По-надълбоко: Кой доставчик на плащания да изберете, Свързване на доставчик на плащания и Тестово плащане.

Стъпка 5 — Покана към Вашите служители

Какво виждате: Настройки → Служители, с Покана за служител най-горе.

Какво правите: попълнете имейл адреса и изберете роля. Който сканира на входа, получава ролята скенер — тя може единствено да сканира и не вижда нищо друго. Който на гишето продава и карти, получава ролята гише.

Поканеният получава имейл с връзка и сам избира парола. Значи Вие не избирате парола вместо него.

Внимание: винаги канете поне още един човек. Организация, до която имате достъп само Вие, спира в момента, в който се разболеете или заминете в отпуска.

По-надълбоко: Служители и роли.

Стъпка 6 — Пускане на магазина Ви онлайн и споделяне на връзката

Какво виждате: Настройки → Организация → Вашият магазин, с два превключвателя.

Какво правите: оставете Онлайн продажбата е включена включено — така е вече при нова организация — и включете Публикувано, когато искате търсачките да могат да намират магазина Ви. Едва когато Публикувано е включено, стъпката Пуснете магазина си онлайн в контролния Ви списък се отбелязва като готова. Под формуляра, в блока Споделяне на магазина Ви, стои адресът на магазина Ви, готов за копиране.

Този адрес има формата /{taal}/s/{jouw-code}. Поставете го на уебсайта си, в социалните мрежи, или направете от него QR код за афиш. Ако искате да вградите магазина в собствения си сайт или да го пуснете под собствен домейн, вижте Вграждане на магазина за билети.

А на входа?

Инсталирайте приложението за сканиране на един или повече телефона. Вашият персонал по сканирането влиза с кода на организацията и собствения си имейл адрес. Тази роля може единствено да сканира: без оборот, без поръчки, без настройки. Вижте Приложение за сканиране и персонал.

Времева линия: празничната вечеря на едно сдружение

Празничната вечеря е една вечер, с продажба, която трае няколко седмици.

Кога	Какво правите
Четири седмици предварително	Стъпки 1 до 4: организация, локация, продукти и цени, доставчик на плащания. Направете тестовото си плащане сега, не по-късно.
Три седмици предварително	Пуснете магазина си онлайн и споделете връзката. Поставете QR кода върху афиша си и в бюлетина си.
Две седмици предварително	Поглеждайте всеки ден към Поръчки. Виждате ли нула продажби след оживено споделяне, тогава изпробвайте сами връзката на телефона си.
Една седмица предварително	Поканете доброволците си с ролята скенер. Нека инсталират приложението и влязат веднъж — не в самата вечер.
Денят преди това	Направете пробно сканиране със собствен билет. Заредете телефоните. Погрижете се на входа да има мрежово покритие.
Самият ден	Сканирайте на входа. Който дойде без билет, му продавате на гишето.
Денят след това	Погледнете оборота си и изплащането си. Вижте Изплащане и разходи.

Времева линия: музей, който продава целогодишно

Един музей няма дата, към която всичко работи. Подготовката е същата, но ритъмът е различен.

Кога	Какво правите
В седмицата на стартиране	Стъпки 1 до 6 наведнъж, и попълнете работното си време пълно и правилно. При музей тези часове са най-важните Ви данни.
Преди да отворите	Включете часовите интервали, ако оставяте посетителите да избират час. Генерирайте интервали за следващия месец, не за цялата година.
Всеки месец	Генерирайте интервалите за следващия месец. Ако пуснете генератора още веднъж за същия период, ще се добавят само липсващите интервали.
При всеки неработен ден	Задайте датата при Изключенията на своята локация, щом я научите. Значи още през януари за почивния ден през май.
Всеки сезон	Погледнете в Настройки → Служители колоната Последно влизане и премахнете онези, които не са идвали от година.

Често допускани грешки

• Продукт без онлайн цена. Продуктът съществува, но никой не го вижда в магазина Ви. Добавете цена с канал онлайн.
• Оставяне на работното време празно. Тогава генераторът на часови интервали създава интервали в моменти, в които сте затворени. Попълнете часовете, преди да генерирате интервали.
• Промяна на кода на организацията, след като сте го споделили. Тогава всяка споделена връзка и всеки отпечатан QR код спират да работят. Изберете го веднъж.
• Откриване чак в самата вечер, че приложението за сканиране още трябва да се инсталира. Нека доброволците Ви влязат веднъж седмица предварително.
• Да не направите тестово плащане. Тогава забелязвате грешно свързан доставчик едва когато истински посетител се откаже, а той не се връща.

Ами ако …

Ами ако нямам ДДС номер?

Тогава оставяте полето празно. Много неформални сдружения нямат. Просто можете да продавате. Вижте Настройване на организацията.

Ами ако събитието ми е още другата седмица?

Тогава правите стъпки 1 до 4 днес и стъпки 5 и 6 утре. Може за един ден. Не прескачайте тестовото плащане, дори когато бързате.

Ами ако още нямам доставчик на плащания, а искам вече да започна?

Задайте продуктите си на безплатни и използвайте магазина засега като формуляр за записване. Щом доставчикът Ви е свързан, слагате цени върху тях.

Ами ако на входа няма интернет?

Изпробвайте го на място, преди да започне събитието Ви, и дръжте под ръка второ устройство с мобилно покритие. Вижте Приложение за сканиране и персонал.

Ами ако съм попълнил нещо грешно?

Почти всичко може да се промени впоследствие. Двете изключения, при които трябва да внимавате: кодът на организацията (чупи споделените връзки) и намаляването на капацитета на часови интервал под вече продаденото (не става, и с право).

Често задавани въпроси

Трябва ли да платя, преди да мога да пробвам нещо? Можете да преминете през цялата подготовка и да разгледате магазина си, преди да продадете каквото и да било. Какво точно включва Вашият план, стои в Вашият план и пауза.

Къде отиват парите на моите посетители? По Вашата собствена сметка, през Вашия собствен доставчик на плащания. Вижте Изплащане и разходи.

Мога ли да продавам карти и на входа? Да. Касата на гишето продава със същите продукти и същия капацитет, така че не можете да напълните една зала двойно. Вижте Касата на гишето.

Трябва ли посетителят ми да разпечата билета си? Не. QR кодът на телефона му е достатъчен. Ако все пак иска да разпечата, същият QR код работи също толкова добре на хартия.

Аз съм касиерът и не познавам половината думи. Откъде да започна? От речника. Там всяка специализирана дума от това ръководство е обяснена с едно изречение.

Заседнали?

Пишете ни. Всеки имейл стига до някого, който е изградил системата, а въпрос за собствената Ви ситуация никога не е твърде малък.

Избор на език

Бекофисът съществува на седем езика: нидерландски, френски, английски, немски, италиански, български и испански. Можете да смените на две места:

• Горе вдясно, до кръгчето с инициалите Ви, има списък с езици. Изберете друг език и екранът веднага се презарежда на него. Ако сте влезли, Passavo веднага запазва този избор и в профила Ви. Това е възможно още на екрана за вход, преди да влезете.
• В профила Ви (натиснете кръгчето с инициалите си горе вдясно, после Профил) е полето Език. Каквото запазите там, Passavo го помни следващия път, на всяко устройство.

Този избор засяга само бекофиса. Магазинът, билетите и имейлите Ви следват езика на посетителя, а не Вашия.

Свиване на менюто

Горе вляво, до логото, има бутон със стрелка наляво. Щракнете върху него и менюто се свива до тясна колона с икони, без текст. Така остава повече място за таблиците Ви, например на гишето или на малък лаптоп. Задръжте мишката върху икона и името ѝ се появява. Щракнете горе върху бутона със стрелка надясно и менюто отново е пълно. Passavo запомня избора Ви в този браузър. На тесен екран, например на телефон, менюто е зад бутона с три чертички.