Служители и роли

Не правите това сами. Касиерът иска да вижда цифрите, доброволецът на входа трябва да може да сканира, а счетоводителят Ви иска да влезе веднъж годишно. Тази статия обяснява как давате на всеки от тях точно това, от което има нужда — и нищо повече.

Намирате екрана под Настройки → Служители. Той е видим само за собственика.

Какво Ви трябва предварително

• Ролята собственик. Само тези виждат този екран; и администраторът няма достъп, защото който може да добавя служители, може да даде права на себе си.
• Имейл адресът на всеки човек, когото искате да поканите. За предпочитане адресът, който чете всекидневно.
• Представа какво трябва да може да прави всеки човек. Таблицата по-долу Ви помага да изберете.
• Пет минути за всеки служител.

Срещнете ли дума, която не познавате, погледнете в речника.

Какво е роля?

Ролята е име за пакетче права. Вместо да слагате по двадесет отметки за всеки човек, давате на някого една роля и системата веднага знае какво може той: да преглежда поръчки, да възстановява суми, да променя продукти, да сканира билети и така нататък.

Има четири роли: собственик, администратор, гише и скенер. Служителят има точно една роля в рамките на една организация. Ако му дадете друга, тя замества старата — ролите не се трупат една върху друга.

Защо не всеки може всичко

Това звучи недоверчиво, а не е. Три причини, всичките практични:

1. Изгубен телефон. Устройството на входа Ви стои в джоба на яке, при доброволец, когото виждате за първи път тази вечер. Ако това устройство изчезне, с него не бива да може да се прави нищо освен сканиране на билети.
2. Грешно щракване. Който не вижда бутон Възстановяване на сума, не може да го натисне по случайност. Половината от всички произшествия предотвратявате просто като не показвате бутона.
3. Спокойствие за самия служител. Доброволец, който трябва само да сканира, не иска екран, пълен с обороти и настройки. По-малко бутони значи по-малко колебание.

Четирите роли

Роля	Какво вижда и може	Какво не вижда
Собственик	Всичко: настройки, плащания, служители, продукти, поръчки, възстановявания на суми, отчети, подаръчни ваучери, годишни карти, външни карти, каса, сканиране	Нищо
Администратор	Продукти, цени, часови интервали, събития, кодове за отстъпка, локации, ДДС набори, поръчки, възстановявания на суми, фактури към купувачите, отчети и оборот, подаръчни ваучери, годишни карти, устройства, каса и сканиране, както и страницата Абонамент с фактурите Ви (преглед, изтегляне, плащане), и Поддръжка	Настройките на организацията, доставчика на плащания, списъка със служители, външните карти, дистрибуторите, API достъпа, съобщенията до посетителите и всичко, което променя самия абонамент: смяна на плана, прекратяване, пауза и настройване на автоматичното плащане
Гише	Продажба на гишето, отваряне и приключване на касата, преглед на поръчки и билети, сканиране, днешните билети и днешният оборот на таблото	Промяна на продукти и цени, възстановяване на суми, отчети, създаване на подаръчни ваучери, настройки, Поддръжка
Скенер	Единствено сканиране на билети и преглед на днешните билети	Суми, поръчки, адреси на посетители, продукти, отчети, настройки, Поддръжка

Обърнете внимание на една разлика, която изненадва хората: администраторът може да възстановява суми и може да вижда целия Ви оборот, но не и настройките. Ролята гише може да продава и да приключва касата, но не и да възстановява суми. Това е нарочно: възстановяването е пари, които напускат организацията Ви.

С абонамента е същото. Администраторът може да отвори страницата Абонамент, да прегледа и изтегли фактурите Ви и да плати неплатена фактура — точно това, което трябва на касиера или на счетоводителя. Това, което променя самия абонамент, остава при собственика: смяна на плана, прекратяване, пауза и настройване на автоматичното плащане. Вижте Вашият план, Вашите фактури и паузата.

Коя роля на кого давате?

Кой	Коя роля	Защо
Вие самите, когато настройвате системата	Собственик	Трябват Ви настройките и доставчикът на плащания
Вашият съпредседател или втори член на управата	Собственик	Трябва някой друг да може да влезе, когато Вие сте болни
Касиерът	Администратор	Той иска оборота, поръчките и възстановяванията. Свързването на доставчика на плащания не го прави той
Вашият счетоводител	Администратор	Трябват му отчетите, поръчките и фактурите Ви под Абонамент, не настройките Ви
Който поддържа продуктите и цените	Администратор	Продуктите, цените и часовите интервали са в тази роля
Постоянният служител на рецепцията	Гише	Продава, отваря и приключва касата, сканира
Доброволецът за една вечер на входа	Скенер	Той сканира, нищо повече. И когато телефонът изчезне
Студентът, който помага през лятото	Гише или скенер	Гише, ако продава, скенер, ако само стои на входа

Внимание: дайте на касиера администратор, а не собственик, освен ако той не трябва да управлява и доставчика на плащания. Двама собственици са достатъчно, трима обикновено са един в повече.

Но винаги дръжте поне двама собственици. Един собственик е на една отпуска или една хоспитализация разстояние от организация, до чиито настройки вече никой няма достъп.

Покана към някого, стъпка по стъпка

Стъпка 1 — Отворете прозореца за покана

Отидете на Настройки → Служители. Горе вдясно стои бутонът Покана за служител. Щракнете върху него; появява се прозорец с три полета: Имейл адрес, Име и Роля.

Стъпка 2 — Попълнете имейл адреса

Това е адресът, с който човекът ще влиза. Поискайте адреса, който чете всекидневно, а не адрес на сдружението, който случайно е на негово име. Печатни грешки тук дават покана, която никой никога не вижда.

Стъпка 3 — Попълнете евентуално име

По избор. Името помага на Вас да виждате в списъка кой кой е. Ако този човек вече има акаунт — защото работи и за друга организация — тогава остава собственото му име, а Вашето се пренебрегва.

Стъпка 4 — Изберете ролята

Изберете измежду четирите роли; по подразбиране е избрана Гише. Под падащия списък пише какво може и какво не може скенерът и кога е по-добре да изберете гише. Какво точно може всяка роля, виждате с едно изречение под ролята на всеки служител в списъка. Това е същото изречение, което поканеният получава да прочете в имейла си, за да нямате две различни обещания.

Стъпка 5 — Изпратете

Щракнете върху Покана. Получавате потвърждение, че имейлът е тръгнал, и човекът се появява веднага в списъка Ви със статус поканен.

Какво вижда поканеният в пощенската си кутия

Той получава имейл от Вашата организация, в който стои:

• кой го кани — името на Вашата организация, а не това на платформата;
• каква роля получава и какво може тази роля, с едно изречение;
• бутона Задайте паролата си, с връзката още веднъж под него;
• с какво влиза в приложението за сканиране: кода на организацията, имейл адреса си и паролата, която избира.

Връзката в този имейл е валидна 7 дни. След това поискайте нова с Покани отново.

Какво прави той: щраква върху връзката, изписва два пъти парола по свой избор, запазва. След това е вътре. Не трябва да инсталира нищо и да плаща нищо. Ако ще сканира на входа, след това инсталира и приложението за сканиране и влиза там с кода на организацията и същия имейл адрес. Вижте Приложение за сканиране и персонал.

Щом зададе паролата си, статусът му в списъка Ви скача от поканен на активен, а имейл адресът му веднага е и потвърден.

Ако този имейл адрес вече има акаунт, Вашата организация просто се добавя; той става активен, щом влезе за първи път. Един вход, няколко организации, с отделна роля за всяка организация. Същият човек може при Вас да е администратор, а при съседния клуб — скенер.

Не е ли пристигнал имейлът или връзката е изтекла? Използвайте в списъка действието Покани отново; тогава тръгва свежа връзка. Накарайте човека да погледне и в папката си с нежелана поща. Той може и сам да използва Забравена парола? на екрана за вход.

Колко време е валидна поканата

Връзката в поканата е валидна 7 дни. Ако е изтекла или имейлът така и не е пристигнал, използвайте в списъка или на страницата с подробности бутона Покани отново. Изпраща се нова връзка, отново за 7 дни, а предишната спира да работи.

Обикновен имейл за възстановяване на парола е валиден само един час. Той е за човек, който е забравил паролата си и се заема веднага, а не за покана, която стои няколко дни в пощенската кутия.

Промяна на роля

Щракнете в списъка при правилния човек върху Промяна на ролята, изберете новата роля и потвърдете. Старата роля се заменя, а не се допълва.

Две неща, които е добре да знаете:

• Промяната е незабавна. Ако човекът е влязъл в този момент, той го забелязва, щом отвори следващ екран.
• Последният собственик не може да понижи сам себе си. Винаги трябва да остава един, иначе никой вече няма достъп до настройките, плащанията и служителите — а това може да се върне назад само с администратор на платформата. Ако все пак опитате, получавате съобщение, че трябва да остане поне един собственик.

Страницата с подробности на служител

Щракнете в списъка върху името на някого — или върху действието Подробности — и получавате неговата собствена страница. Там стои събрано всичко за този един човек: кой е, какво може и какво е направил.

Какво стои най-горе

Какво виждате	Какво означава
Име и имейл адрес	С тях той влиза. Адресът не можете да променяте тук — това е неговият акаунт
Роля	Неговата роля при Вас, а отдолу с едно изречение какво може тази роля
Език	Езикът на екрана му и на имейлите, които получава
Достъп	активен, когато е задал паролата си (или, при съществуващ акаунт, е влязъл за първи път), поканен, докато това не се е случило
Последно влизане	Кога е бил тук за последен път
Поканен на / Прието на	Кога е тръгнала поканата и кога я е използвал
Устройства	Устройствата, на които е сканирал или е работил на касата
Днес, Тази седмица, Общо	Колко е сканирал и колко от тях са били отказани

За тези устройства: устройството принадлежи на организацията Ви, а не на човек. Телефонът на входа минава вечер от ръка на ръка. Това, което стои тук, следователно не е разпределение, а наблюдение — на това е работил.

Какво можете да променяте

С бутона Редактиране променяте три неща: името, ролята и езика. Нищо повече, и това е нарочно.

Не можете да зададете парола за някой друг. Парола, която знаят двама души, не е парола: тя минава по телефона, стои в групов чат, а когато по-късно нещо се обърка, никой вече не може да каже кой е бил. Вместо това стоят два бутона:

• Изпрати имейл за нова парола — за някого, който вече е бил вътре и си е загубил паролата. Той получава връзка и сам избира нова парола. Вие никога не виждате тази парола.
• Покани отново — за някого, който никога не е използвал поканата си. Този бутон изчезва, щом той влезе.

Освен това стои бутонът Изтриване, който прави същото като в списъка: достъпът му до Вашата организация изчезва, а акаунтът и работата му остават.

Две граници важат и тук: не можете да премахнете сами себе си, а последният собственик не може да бъде понижен или премахнат. Ако все пак опитате, получавате съобщение, че трябва да остане поне един собственик.

Може ли всеки да вижда тази страница?

Не. Списъкът с членовете — с имейл адресите на всички — остава запазен за собственика.

Но: всеки може да отвори собствената си страница. Доброволец, който иска да провери колко е сканирал вчера, не трябва да безпокои никого за това. Тогава той вижда собствените си данни, собствената си активност и собствените си сканирания — и не може да променя нищо: бутонът Редактиране го няма за него.

Страницата на колега не може да вижда. А ако някой работи и за друга организация, всичко, което прави там, остава там: Вие виждате единствено това, което се е случило при Вас.

Дневникът на активността: кой какво е променил

На страницата с подробности стои разделът Активност. Там на всеки ред стои: кога, какво се е случило, върху какво и старо → ново.

Пример за такъв ред: 14.05.2026 11:02 · Променено · Цена · amount_cent: 1200 → 1500. На човешки език: в този ден, в единадесет и две минути, този човек е променил една цена от 12 на 15 евро.

Какво пази дневникът

• Продукти, цени, часови интервали и събития: създаване, промяна, изтриване.
• Кодове за отстъпка и подаръчни ваучери.
• Локации.
• ДДС набори.
• Настройките на Вашата организация и Вашите настройки за фактури към купувачите.
• Свързването и прекъсването на връзката с доставчик на плащания.
• API ключове: създаване и анулиране.
• Изпратени съобщения до посетителите.
• Служители: покана, промяна на роля, премахване на някого.
• Възстановявания на суми и отменени билети.
• Касови сесии: отваряне и приключване, заедно с касовата разлика, и кой на кое устройство е отворил касата в приложението.

При промяна винаги стоят старата и новата стойност. Точно за това съществува дневникът: „цената се е променила“ не помага на никого, „от 12 на 15 евро, от Ян, на 14 май“ — да.

Какво дневникът нарочно не пази

• Пароли, api ключове, токени и други тайни. Те активно се държат настрана. Ключ от доставчика Ви на плащания в ред от дневника би бил по-лош от липсата на дневник: той би стоял там в четим вид и би останал цяла година.
• Преглеждането. Дневникът казва какво някой е променил, а не какви екрани е отварял.
• Продажбите на гишето. Всяко въвеждане стои вече в касовия журнал, който има собствено, много по-строго запазване. Вижте Касата на гишето.
• Сканиранията. Те стоят в собствения си раздел, по-долу.
• Промени без разлика. Ако запазите екран, без да промените нищо, не се добавя ред.

Търсене в дневника

Над таблицата стоят четири филтъра: вид действие (създадено, променено, изтрито, променена роля, …), вид обект (продукт, цена, локация, …), период от–до и дневникът, в който е работено.

Редовете не могат да се променят и не могат да се изтриват, дори от собственик. Дневник, в който може да се гуми, не отговаря на въпроса, заради който съществува. Редове, по-стари от година, се почистват автоматично.

Историята на сканиранията: кой какво е сканирал

Вторият раздел се казва Сканирания. За служител с ролята скенер това е най-важната част от страницата.

Най-горе на страницата, в блока Сканирания, стоят три цифри: днес, тази седмица и общо, всеки път с броя на отказаните сканирания след тях. Последното число е интересното. Много откази означават или вход, на който хората идват с грешния ден, или някой, който сканира грешния код. И двете си струва да се знаят.

Какво стои на всеки ред

Колона	Какво е
Кога	Моментът на сканирането. Ако е сканирано офлайн, отдолу стои кога устройството го е предало
Билет или карта	Кой билет или коя годишна карта е бил поднесен пред четеца. Ако е сканиран код, който не принадлежи на нищо, стои непознат код
Притежател	Името върху билета или годишната карта, ако има такова
Резултат	Достъп, Вече сканиран, Невалиден, Грешен ден или Отменен
Устройство	Устройството, с което е сканирано

И отказаните сканирания стоят вътре. Това е нарочно: сканиране, което не е дало нищо, е точно редът, който търсите, когато някой после твърди, че не е бил пуснат вътре.

Сканирано офлайн? Приложението за сканиране работи и без мрежа. Такова сканиране стои на часа, в който се е случило, а отдолу — часът, в който е било предадено. Това обяснява защо един билет понякога чак вечерта е стоял в системата като използван.

Филтриране е възможно по резултат, по само днес и по период от–до. Най-новото сканиране стои най-горе.

Сканиранията, също както дневникът на активността, не могат да се променят и не могат да се изтриват. Броене на входа, което може да се коригира после, не е броене.

Премахване на някого след сезона

В списъка стои за всеки служител кога е влизал последно. Това е колоната, с която след сезона виждате кои доброволци още имат достъп и не са идвали от година. Ако стои никога досега, този човек никога не е използвал поканата си.

Премахването правите с действието Изтриване при правилния човек. Първо получавате въпрос за потвърждение.

Какво се случва тогава:

• неговият достъп до Вашата организация изчезва, незабавно;
• неговият акаунт продължава да съществува, защото той е негов, а може би работи и за друга организация;
• това, което е създал, остава: поръчка от миналия месец не бива да изчезва, защото един доброволец е спрял.

Не можете да премахнете сами себе си и не можете да премахнете последния собственик.

Направете си навик: веднъж годишно, след сезона, да минете през този списък и да премахнете онези, които вече не са част от него. Отнема пет минути и е най-евтината защита, която съществува.

Пароли — и защо ние не избираме такива

Не можете да зададете парола за служител. Това не е липсващ бутон, това е целта.

Парола, която знаят двама души, не е парола. Тя минава по телефона, стои в групов чат, остава върху бележка. И когато по-късно нещо се обърка, никой вече не може да каже кой е бил.

Затова: Вие каните имейл адрес, а човекът зад този адрес избира сам паролата си чрез връзка в собствената си пощенска кутия. Това е едновременно доказателството, че той наистина управлява тази пощенска кутия.

Ако някой е забравил паролата си, използва Забравена парола? на екрана за вход. Вие не трябва да правите нищо за това. Ако не се получи, изпращате поканата му отново.

Ами ако някой си тръгне със скандал?

Случва се. Направете следното, в този ред, в същия ден:

1. Премахнете човека от Настройки → Служители. Тогава достъпът му веднага изчезва.
2. Ако е бил собственик, първо проверете дали има още един собственик. Ако не можете да го премахнете, значи е последният — тогава първо направете някой друг собственик.
3. Променете паролите на споделените достъпи, които е знаел: пощенската кутия на сдружението, акаунта при доставчика Ви на плащания, социалните Ви мрежи. Те стоят отделно от тази система и ние не можем да ги затворим вместо Вас.
4. Ако е бил влязъл на споделено устройство на входа или на гишето, излезте от това устройство и влезте наново с друг служител.
5. Проверете в Поръчки и при касовите си сесии дали този ден е останало нещо отворено, което трябва да се приключи.

Какво не е нужно да правите: да изтривате поръчки или билети, които той е създал. Те принадлежат към счетоводството Ви и остават.

Често допускани грешки

• Да имате един собственик. Ако заминете на път, никой вече няма достъп до настройките. Винаги направете втори.
• Да дадете на доброволец ролята администратор, „защото е по-лесно“. Тогава той вижда целия Ви оборот и може да възстановява суми. Дайте скенер или гише.
• Да изпратите поканата на адреса на сдружението вместо на този на човека. Тогава двама души в една и съща пощенска кутия делят един акаунт.
• Да не разчиствате нищо след сезона. Тогава доброволци отпреди две години още имат достъп. Използвайте колоната Последно влизане.
• Да мислите, че премахването изтрива работата на някого. Това не се случва, и това е добре.

Ами ако …

Ами ако поканата не пристигне?

Проверете първо адреса за печатни грешки. Накарайте човека да погледне в папката си с нежелана поща. Ако това не помогне, използвайте Повторно изпращане на поканата. Ако продължава да се проваля при адрес на фирма или училище, техният пощенски сървър вероятно спира имейла — тогава използвайте друг адрес.

Ами ако някой вече има акаунт в друга организация?

Тогава Вашата организация просто се добавя. Той влиза със същата парола и превключва най-горе между организациите. Ролята му при Вас стои отделно от ролята му другаде.

Ами ако съм единственият собственик и искам да спра?

Първо направете някой друг собственик и след това оставете този човек да Ви премахне. Точно в този ред, защото сами себе си не можете да премахнете.

Ами ако служител не вижда екран, който аз виждам?

Тогава той има роля, на която не е позволено да отваря този екран. Погледнете в таблицата по-горе и променете ролята му, ако това съвпада с това, което трябва да прави. Не измисляйте заобиколен път — ролята е замислена като границата.

Ами ако съм премахнал някого по случайност?

Поканете го отново със същия имейл адрес. Акаунтът му още съществува, така че той веднага се връща с ролята, която му давате. Не му се налага да избира нова парола.

Често задавани въпроси

Колко служители мога да поканя? Колкото Ви трябват. Но дайте на всеки най-малката роля, която е достатъчна.

Може ли някой да има две роли наведнъж? Не в рамките на същата организация. Един човек, една роля, за всяка организация. Но същият човек може да има различна роля в две организации.

Вижда ли моят скенер колко е струвал един билет? Не. Ролята скенер не показва суми, поръчки и адреси на посетители. Тя вижда едно нещо: може ли този човек да влезе, да или не.

Има ли администраторът достъп до фактурите на абонамента ми? Да. Намира ги под Абонамент → Фактури, с PDF и UBL, и може да плати неплатена фактура. Смяна на плана, прекратяване, пауза или настройване на автоматичното плащане не може.

Защо администраторът не може да отваря списъка със служители? Защото който може да добавя служители, може да даде права на себе си. Тази врата я държи затворена собственикът.

Мога ли да видя кой какво е направил? Да. Щракнете върху служител и получавате страницата му с подробности с два раздела: Активност (какво е променил, със старата и новата стойност) и Сканирания (какво е сканирал на входа, включително какво е отказал). Освен това всяко въвеждане на касата стои в касовия журнал; вижте Касата на гишето.