Купувач иска данните си или желае те да бъдат изтрити

Всеки, който е купил билет от Вас, може да Ви попита какви данни имате за него и може да поиска да ги изтриете. Така е предвидено в закона за защита на личните данни (GDPR). Вие решавате, защото Вие сте продавачът; ние Ви даваме бутоните, за да го направите за две минути.

Само собственикът и администраторът виждат тези бутони.

Къде са бутоните?

На две места:

• в поръчка: отворете поръчката от Поръчки. Горе ще намерите Експорт на данните на този купувач и Изтриване на данните на този купувач. Използва се имейл адресът на поръчката;
• на екрана Настройки → Експорт на данни: горе ще намерите Експорт на данните на един купувач и Изтриване на данните на един купувач. Вие въвеждате имейл адреса. Удобно е, когато някой пише без номер на поръчка.

За нас купувачът е неговият имейл адрес. Броят се всичко с този адрес: неговите поръчки, билетите в тях, годишните карти на негово име и ваучерите, изпратени до него. Главните букви нямат значение.

„Какви данни имате за мен?“

1. Щракнете върху Експорт на данните на този купувач.
2. Получавате файл (JSON) с всичко, което Вашата организация има за този адрес: поръчки, билети, годишни карти, ваучери, заявки за фактура, фактури и дали се е отписал от бюлетина.
3. Изпратете файла на купувача.

Трябва да отговорите в рамките на един месец. Добра практика е да го направите веднага.

„Изтрийте данните ми“

1. Щракнете върху Изтриване на данните на този купувач.
2. Въведете причина, например „искане на купувача по имейл от 24.9“.
3. Щракнете върху Изтриване окончателно.

Това не може да бъде отменено.

Какво изчезва

• име, имейл адрес и телефонен номер в неговите поръчки;
• имената върху неговите билети;
• име и имейл адрес върху неговите годишни карти;
• име, имейл адрес и съобщение върху ваучерите за него;
• имейл адресът при онлайн зареждане на баланс в неговата карта;
• лице за контакт и имейл адрес в заявка за фактура; ако все още не е издадена фактура, също фирмата и адресът;
• съгласието му за бюлетина.

Какво остава и защо

• самата поръчка, със сумите и ДДС. Това е Вашето счетоводство, което трябва да пазите с години. Без име тя вече не може да бъде свързана с него;
• вече издадена фактура, с име и адрес. Фактура без купувач не е фактура и законът изисква да се пази. Премахва се само имейл адресът;
• касовият дневник. Той е защитен срещу промени и не съдържа данни за контакт;
• отписване от бюлетина, за да не получи никога отново реклама по погрешка;
• номер на UiTPAS или museumPASS при продажба: общината или издателят го използва, за да Ви възстанови разликата.

Билетите му продължават да работят

Билет или годишна карта, които все още са валидни, остават валидни. QR кодът не се променя. Ако той дойде на входа Ви следващата седмица, го сканирате както обикновено; просто вече не виждате име.

Какво се записва в дневника на дейностите

Кой е изтрил, кога, причината и номерата на поръчките. Не и имейл адресът: искане за изтриване, което оставя адреса в дневника, не е изтриване.

Често допускани грешки

Изтриване на купувач с чакащо възстановяване на сума. Първо възстановете, после изтрийте. След изтриването вече не знаете на кого.

Въвеждане на грешен адрес. Първо проверете адреса с Експорт на данните на един купувач: ще видите точно какво ще изчезне.

Често задавани въпроси

Трябва ли винаги да изтривам, когато някой поиска? Почти винаги. Това, което сте длъжни да пазите по закон, като фактурите, остава; бутонът се грижи за това.

Изтрива ли това и данните в друга организация? Не. Ако същият човек е купувал и от друга организация, това е нейна работа.

Повече за експорта в Експорт на Вашите данни.