Организация и локация

Две думи се връщат постоянно в това ръководство: организация и локация. Разберете ли тези две, останалото си идва само на мястото. Не ги ли разберете, през първата седмица правите избор, за който година по-късно съжалявате. Тази статия ги обяснява и Ви помага да изберете.

Не са Ви нужни никакви настройки за това. Прочетете я веднъж и ще знаете с какво се захващате.

Какво Ви трябва предварително

• Десет минути и никакви предварителни познания.
• Представа за това кои сте: едно сдружение или няколко.
• Представа за това къде идва Вашият посетител: на едно място или на няколко.
• Ако искате веднага да го попълните, Ви трябва ролята собственик за организацията и ролята собственик или администратор за локациите. Вижте Служители и роли.

Срещнете ли специализирана дума, която не познавате, погледнете в речника.

Какво е организация?

Организацията е клиентът в системата. Тя е нещото, на което висят Вашите продукти, Вашите поръчки, Вашите билети и Вашите пари. Помислете за: сдружението, клуба, мястото за посещение, фирмата.

Всичко, което създавате, стои в точно една организация. Продукт на организация А не се продава в магазина на организация Б. Поръчка от А не стои в оборота на Б. Те не се виждат една друга.

Три примера, от прост към по-малко прост:

• Стая на загадките като едноличен търговец. Една организация. Управителят е единственият собственик и всички билети, поръчки и фактури са там.
• Сдружение с две секции. Краеведско дружество със секция „музей“ и секция „разходки“. Едно юридическо лице, една сметка, едно счетоводство. Значи: една организация. Двете секции стават две локации или просто две групи продукти.
• Община с три музея. Ако трите музея издават едни и същи фактури, използват един и същ ДДС номер и оборотът им влиза в едно гърне, това е една организация с три локации. Ако трите музея искат всеки свои собствени обороти, свои служители и свой магазин за билети, тогава те стават три организации.

Кога правите две, кога една?

Един въпрос почти винаги Ви води до верния отговор: кой издава фактурата и по коя сметка идват парите? Ако това е един и същ отговор, значи е една организация.

Ситуация	Колко организации	Защо
Едно сдружение, две зали в същата община	Една	Същото юридическо лице, същата сметка. Залите стават локации.
Едно сдружение, две секции, всяка със своя дейност	Една	Едно счетоводство. Разделяйте с локации или с продукти, не с организации.
Две сдружения, всяко със собствен устав	Две	Две юридически лица, два ДДС номера, две фактури.
Община с три музея, една градска каса	Една	Един получател на парите. Три локации.
Община с три музея, които се разплащат поотделно	Три	Всеки музей води собствено счетоводство.
Музей и дружеството на приятелите му	Две	Това са две различни юридически лица.
Една стая на загадките, две помещения	Една	Един бизнес. Помещенията стават продукти, не локации.
Един фестивал, всяка година ново издание	Една	Изданието е събитие в рамките на същата организация.

Внимание: втората организация не е безплатна добавка. Тя има собствени настройки, собствен доставчик на плащания, собствени служители, собствена връзка към магазина за билети и собствено фактуриране. Всичко, което настройвате, го настройвате два пъти. Затова създавайте втора само когато счетоводството го изисква.

Ако все пак принадлежите към две организации, превключвате най-горе в менюто, върху името на организацията си. С един вход в системата можете да принадлежите към няколко организации.

Какво е локация?

Локацията е физическото място, на което идва Вашият посетител. Вашата зала, Вашата сграда, Вашият терен, кеят, от който тръгва лодката, шатрата на площада.

Локацията има име така, както посетителят Ви познава мястото — това име стои върху билета. Тя има адрес. Има часова зона, която определя какво означава „днес“ за часовите интервали на това място. И има работно време.

Примери:

• Спортен клуб с един стол: една локация.
• Музей с главна сграда и депо, което може да се посети два пъти годишно: две локации, защото посетителят Ви трябва да отиде другаде.
• Сдружение, което тази година провежда празничната си вечеря в залата, а следващата — в училището: две локации или една локация, която променяте. И двете работят; две е по-ясно, ако пазите стари билети.
• Театрално сдружение, което играе в същата зала, но в три вечери: една локация, три събития.

Задавате локацията на неактивна, когато вече не продавате там. Тя изчезва тогава от падащите списъци при продуктите, устройствата и оформленията на касата (там, където вече е била избрана, остава), но това, което вече е продадено, остава непокътнато.

Работно време и часови интервали

Това е частта, която най-често се обърква, затова я четете бавно.

Работното време на локацията е списък от блокове за всеки делничен ден. За всеки ден добавяте нула, един или няколко блока с начален и краен час. Ден без блокове е затворен.

• Непрекъснато отворено от 10 до 17 ч.? Един блок: 10:00 – 17:00.
• Обедна почивка от 12 до 13? Два блока: 10:00 – 12:00 и 13:00 – 17:00. Това не е изключение, това са просто два блока.
• Затворено в понеделник? Никакви блокове при понеделник.
• Затворено на 11 ноември? Това е изключение: дата, която отменя делничния ден. Изключение без часове означава затворено, дори и да пада в обикновен вторник.

Часовият интервал е момент с максимален брой места: обиколката в 14 ч., сесията в сауната от 10 до 12. Когато оставите часови интервали да се създадат, генераторът използва работното време на Вашата локация като граница. Затворен понеделник значи не дава понеделнишки интервали.

Внимание: ако локацията Ви няма работно време, нищо не ограничава. Тогава генераторът прави интервали във всеки момент, който зададете, дори в 3 ч. през нощта. Това е причината в списъка с локации да стои колона Работно време с отметка: по нея виждате с един поглед коя локация е без това ограничение.

Ако продавате само дневни билети без час, часови интервали не Ви трябват. Попълнете работното време все пак — струва Ви пет минути и Ви спасява в деня, в който някога наистина започнете с часове. Вижте Часови интервали.

Как всичко се свързва

Отгоре надолу, всяко ниво виси на нивото над него:

Организация  (сдружението, клубът, мястото за посещение)
│  име, адрес, ДДС номер, код на организацията, езици, визуална идентичност
│  един магазин за билети, един доставчик на плащания, един списък със служители
│
├── Локация  (мястото, на което идва Вашият посетител)
│   │  име върху билета, адрес, часова зона, работно време
│   │
│   ├── Часови интервал  (момент с максимален брой места)
│   │       ограничен от работното време на тази локация
│   │
│   └── Устройство  (телефонът или касата, които стоят тук)
│
├── Продукт  (това, което продавате: билет, място на масата, обиколка)
│   │  виси на една локация или на всички локации
│   │
│   └── Цена  (за всеки канал: онлайн, гише, дистрибутор)
│          без онлайн цена продуктът не стои в магазина Ви
│
└── Поръчка  (това, което посетителят купува)
    │
    └── Билет  (един QR код, за един човек, валиден веднъж)

Прочетете го и веднъж отдолу нагоре, защото така откривате грешките. Билетът принадлежи към поръчка, поръчката — към продукти, продуктът — към локация (или към всички локации), а всичко — към Вашата организация. Ако липсва онлайн цената, посетителят Ви не вижда продукта.

Изтриване на локация или превръщането ѝ в неактивна

Локация, в която никога не е работила каса, можете да изтриете: отворете я в Настройки → Локации и натиснете Изтриване.

Ако в локацията някога е работила каса, това не е възможно. Касовите сесии, Z отчетите и касовият дневник трябва да се пазят по закон години наред — в Германия съгласно KassenSichV, другаде съгласно счетоводното законодателство. Вместо Изтриване тогава виждате Направи неактивна. Неактивната локация изчезва от списъците за избор; касовите ѝ сесии, Z отчетите и поръчките се запазват.

Ако изтриете няколко локации наведнъж в списъка, Passavo пропуска локациите с касови сесии и Ви казва защо.

Често допускани грешки

• Създаване на втора организация, когато Ви е трябвала втора локация. Това е най-скъпата грешка на тази страница. Тогава разделяте оборота си, трябва два пъти да свързвате доставчик на плащания, служителите Ви стоят на две места и споделяте две връзки вместо една. Първо се запитайте дали наистина излизат навън две фактури.
• Оставяне на работното време празно. Тогава генераторът Ви на часови интервали няма граница. Попълнете го, преди да създавате интервали, а не след това.
• Опит да зададете обедната почивка като изключение. Почивката е два блока в делничния ден. Изключенията са за дати.
• Изтриване на локация след сезона. Задайте я на неактивна. Изтриването премахва и всички часови интервали на тази локация, а продуктите ѝ губят локацията си — и с нея адреса върху билета.
• Наименуване на локацията така, както се казва вътрешно. „Зала Б“ ще стои скоро върху билета на посетителя Ви. Напишете това, което той трябва да търси на улицата.

Ами ако …

Ами ако вече имам две организации, а е трябвало да е една?

Тогава не местите просто така това, което вече е продадено. Изберете организацията, в която продължавате, създайте там липсващите локации и продукти и спрете другата организация, като изключите магазина ѝ. Помолете ни за помощ, преди да изтривате нещо.

Ами ако събитието ми всяка година се провежда на друго място?

Тогава създайте по една локация за всяко място и оставете старата на неактивна. Така върху миналогодишния билет остава правилният адрес.

Ами ако нямам постоянна локация?

Тогава създайте една с името на сдружението си и адреса на седалището си. Продукт без локация е възможен, но тогава върху билета няма нито място, нито адрес. Освен това контролният списък на таблото Ви изисква една активна локация, а часовите интервали винаги висят на локация.

Ами ако две локации си делят един и същ капацитет?

Това не може. Капацитетът виси на часови интервал, а часовият интервал виси на една локация. Ако делите една зала между две дейности, направете от нея една локация и разделете с продукти.

Ами ако ми трябва втора организация?

Поискайте я от нас. Втората организация получава собствени настройки и собствен абонаментен ред; настройваме го заедно с Вас, за да не платите по случайност два пъти за едно и също.

Често задавани въпроси

Мога ли с един вход да съм в две организации? Да. Един акаунт може да принадлежи към няколко организации, с отделна роля за всяка организация. Превключвате най-горе в панела.

Всяка от двете организации има ли собствена връзка към магазина за билети? Да, и точно затова не правите лекомислено втора. Всяка организация има собствен код на организацията и следователно собствен адрес. Вижте Настройване на организацията.

Трябва ли всяка локация да има собствен адрес? Не е задължително, но е разумно. Адресът на локацията стои върху билета, в имейла с билетите и върху картата в портфейла, а посетителят Ви го използва, за да Ви намери.

Може ли един продукт да принадлежи към няколко локации? Към една локация или към всички: ако оставите полето Локация на продукта празно, той важи за всяка локация — но тогава върху билета няма адрес. Ако искате адреса върху билета или различна цена за всяко място, създайте два продукта с едно и също име, всеки със собствената си локация.

Защо „локация“ стои под Настройки, а не под Продажби? Защото локацията е част от устройството на Вашата организация, а не от ежедневната Ви продажба. Създавате я веднъж и след това рядко поглеждате към нея.