Organización y sede

Dos palabras vuelven una y otra vez en este manual: organización y sede. Si entiende esas dos, el resto encaja solo. Si no las entiende, tomará en la primera semana una decisión de la que se arrepentirá un año después. Este artículo las explica y le ayuda a elegir.

No necesita tocar ningún ajuste. Léalo una vez y sabrá a qué se enfrenta.

Lo que necesita de antemano

• Diez minutos y ningún conocimiento previo.
• Una idea de quién es usted: una sola asociación, o varias.
• Una idea de adónde acude su visitante: un solo lugar, o varios.
• Si quiere rellenarlo de inmediato, necesitará el rol propietario para la organización y el rol propietario o administrador para las sedes. Vea Empleados y roles.

Si se encuentra con un término técnico que no conoce, consulte el glosario.

¿Qué es una organización?

Una organización es el cliente dentro del sistema. Es aquello de lo que cuelgan sus productos, sus pedidos, sus entradas y su dinero. Piense en: la asociación, el club, el lugar de visita, la empresa.

Todo lo que cree está dentro de exactamente una organización. Un producto de la organización A no está a la venta en la tienda de la organización B. Un pedido de A no aparece en las cifras de ingresos de B. No se ven entre sí.

Tres ejemplos, de lo sencillo a lo menos sencillo:

• Una sala de escape como empresa individual. Una organización. El gerente es el único propietario, y todas las entradas, pedidos y facturas están ahí.
• Una asociación sin ánimo de lucro con dos secciones. Un círculo de historia local con una sección «museo» y una sección «paseos». Una sola persona jurídica, una sola cuenta, una sola contabilidad. Por tanto: una organización. Las dos secciones se convierten en dos sedes, o simplemente en dos grupos de productos.
• Un ayuntamiento con tres museos. Si los tres museos emiten las mismas facturas, usan el mismo número de IVA y sus ingresos van a un solo fondo, entonces es una organización con tres sedes. Si los tres museos quieren cada uno sus propias cifras de ingresos, sus propios empleados y su propia tienda de entradas, entonces son tres organizaciones.

¿Cuándo crea dos y cuándo una?

Una sola pregunta le lleva casi siempre a la respuesta correcta: ¿quién emite la factura y a qué cuenta llega el dinero? Si la respuesta es una sola y la misma, es una organización.

Situación	Cuántas organizaciones	Por qué
Una asociación, dos salas en el mismo municipio	Una	Misma persona jurídica, misma cuenta. Las salas se convierten en sedes.
Una asociación, dos secciones con actividad propia	Una	Una sola contabilidad. Sepárelas con sedes o con productos, no con organizaciones.
Dos asociaciones con sus propios estatutos	Dos	Dos personas jurídicas, dos números de IVA, dos facturas.
Ayuntamiento con tres museos, una sola caja municipal	Una	Un solo destinatario del dinero. Tres sedes.
Ayuntamiento con tres museos que liquidan cada uno por separado	Tres	Cada museo lleva su propia contabilidad.
Un museo y su asociación de amigos	Dos	Son dos entidades jurídicas distintas.
Una sala de escape, dos salas de juego	Una	Un solo negocio. Las salas se convierten en productos, no en sedes.
Un festival, cada año una nueva edición	Una	La edición es un evento dentro de la misma organización.

Atención: una segunda organización no es un extra gratuito. Tiene sus propios ajustes, su propio proveedor de pago, sus propios empleados, su propio enlace de tienda de entradas y su propia facturación. Todo lo que configure, lo configurará dos veces. Cree una segunda, por tanto, solo cuando la contabilidad lo exija.

Si aun así pertenece a dos organizaciones, cambia de una a otra en la parte superior del menú, sobre el nombre de su organización. Con un solo usuario puede pertenecer a varias organizaciones.

¿Qué es una sede?

Una sede es el lugar físico al que acude su visitante. Su sala, su edificio, su terreno, el embarcadero del que sale el barco, la carpa de la plaza.

Una sede tiene un nombre tal como su visitante conoce el lugar: ese nombre aparecerá en la entrada. Tiene una dirección. Tiene una zona horaria, que determina qué significa «hoy» para las franjas horarias de ese lugar. Y tiene horario de apertura.

Ejemplos:

• Un club deportivo con una sola cantina: una sede.
• Un museo con un edificio principal y un depósito que se puede visitar dos veces al año: dos sedes, porque su visitante tiene que ir a otro sitio.
• Una asociación que este año celebra su cena en la sala parroquial y el año que viene en la escuela: dos sedes, o una sola sede que va adaptando. Las dos opciones funcionan; dos es más claro si conserva las entradas antiguas.
• Un grupo de teatro que actúa en la misma sala pero tres noches distintas: una sede, tres eventos.

Pone una sede como inactiva cuando ya no vende allí. Desaparece entonces de las listas desplegables de productos, dispositivos y disposiciones de caja (donde ya estaba elegida, se mantiene), pero lo que ya se ha vendido se queda intacto.

Horario de apertura y franjas horarias

Esta es la parte que más a menudo se tuerce, así que léala despacio.

El horario de apertura de una sede es una lista de bloques por día de la semana. Para cada día añade cero, uno o varios bloques con una hora de inicio y una hora de fin. Un día sin bloques está cerrado.

• ¿Abierto sin interrupción de 10:00 a 17:00? Un bloque: 10:00 – 17:00.
• ¿Pausa al mediodía de 12:00 a 13:00? Dos bloques: 10:00 – 12:00 y 13:00 – 17:00. Eso no es una excepción, son simplemente dos bloques.
• ¿Cerrado los lunes? Ningún bloque en el lunes.
• ¿Cerrado el 11 de noviembre? Eso es una excepción: una fecha que se impone al día de la semana. Una excepción sin horas está cerrada, aunque caiga en un martes normal.

Una franja horaria es un momento con un número máximo de plazas: la visita guiada de las 14:00, la sesión de sauna de 10:00 a 12:00. Cuando manda crear franjas horarias, el generador usa el horario de apertura de su sede como límite. Un lunes cerrado, por tanto, no genera franjas en lunes.

Atención: si su sede no tiene horario de apertura, no hay nada que la limite. El generador creará entonces franjas en cualquier momento que indique, también a las 3 de la madrugada. Esta es la razón por la que en la lista de sedes hay una columna Horario de apertura con una marca: así ve de un vistazo a qué sede le falta ese límite.

Si solo vende entradas de día sin hora, no necesita franjas horarias. Aun así, rellene el horario de apertura: le costará cinco minutos y le salvará el día en que alguna vez sí empiece a trabajar con horas. Vea Franjas horarias.

Cómo encaja todo

De arriba abajo, cada nivel cuelga del nivel superior:

Organización  (la asociación, el club, el lugar de visita)
│  nombre, dirección, número de IVA, código de organización,
│  idiomas, identidad visual
│  una tienda de entradas, un proveedor de pago, una lista de empleados
│
├── Sede  (el lugar al que acude su visitante)
│   │  nombre en la entrada, dirección, zona horaria,
│   │  horario de apertura
│   │
│   ├── Franja horaria  (un momento con un máximo de plazas)
│   │       limitada por el horario de apertura de esta sede
│   │
│   └── Dispositivo  (el teléfono o la caja que está aquí)
│
├── Producto  (lo que vende: entrada, plaza en la mesa, visita guiada)
│   │  cuelga de una sola sede, o de todas las sedes
│   │
│   └── Precio  (por canal: en línea, taquilla, revendedor)
│          sin precio en línea el producto no está en su tienda
│
└── Pedido  (lo que compra un visitante)
    │
    └── Entrada  (un código QR, para una persona, válido una vez)

Léalo también de abajo arriba, porque así es como se descubren los errores. Una entrada pertenece a un pedido, un pedido a productos, un producto a una sede (o a todas las sedes), y todo ello a su organización. Si falta el precio en línea, su visitante no verá el producto.

Eliminar una sede o marcarla como inactiva

Una sede en la que nunca se ha usado una caja se puede eliminar: ábrala en Ajustes → Sedes y haga clic en Eliminar.

Si en la sede se ha usado alguna vez una caja, no es posible. Las sesiones de caja, los informes Z y el diario de caja deben conservarse por ley durante años — en Alemania según la KassenSichV, en otros países según la normativa contable. En lugar de Eliminar verá entonces Marcar como inactiva. Una sede inactiva desaparece de las listas de selección; sus sesiones de caja, informes Z y pedidos se conservan.

Si elimina varias sedes a la vez en la lista, Passavo omite las sedes con sesiones de caja y le indica por qué.

Errores frecuentes

• Crear una segunda organización cuando lo que necesitaba era una segunda sede. Este es el error más caro de esta página. Divide así sus ingresos, tiene que conectar dos veces un proveedor de pago, sus empleados están en dos sitios y comparte dos enlaces en lugar de uno. Pregúntese primero si de verdad salen dos facturas hacia fuera.
• Dejar el horario de apertura vacío. Su generador de franjas no tiene entonces ningún límite. Rellénelo antes de crear franjas, no después.
• Intentar poner la pausa del mediodía como excepción. Una pausa son dos bloques en el día de la semana. Las excepciones son para fechas.
• Eliminar una sede después de la temporada. Póngala como inactiva. Eliminarla borra también todas las franjas horarias de esa sede, y sus productos pierden su sede — y con ella la dirección en la entrada.
• Llamar a la sede como se llama internamente. «Sala B» acabará en la entrada de su visitante. Escriba lo que él tiene que buscar por la calle.

¿Y si …?

¿Y si ya tengo dos organizaciones y debería haber sido una?

Entonces no se traslada sin más lo que ya está vendido. Elija la organización en la que va a continuar, cree allí las sedes y los productos que falten, y detenga la otra organización desactivando su tienda. Pídanos ayuda antes de borrar nada.

¿Y si mi evento se celebra cada año en un sitio distinto?

Entonces cree una sede por sitio y deje las antiguas como inactivas. Así, en la entrada del año pasado seguirá figurando la dirección correcta.

¿Y si no tengo una sede fija?

Cree entonces una con el nombre de su asociación y la dirección de su domicilio social. Un producto sin sede es posible, pero entonces no figura ningún lugar ni ninguna dirección en la entrada. Además, la lista de verificación de su escritorio pide una sede activa, y las franjas horarias cuelgan siempre de una sede.

¿Y si dos sedes comparten el mismo aforo?

Eso no es posible. El aforo cuelga de una franja horaria, y una franja horaria cuelga de una sola sede. Si comparte una misma sala entre dos actividades, haga de ella una sola sede y separe con productos.

¿Y si necesito una segunda organización?

Pídanoslo. Una segunda organización recibe sus propios ajustes y su propia regla de suscripción; eso lo configuramos junto con usted, para que no pague dos veces lo mismo sin darse cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo acceder a dos organizaciones con un solo usuario? Sí. Una cuenta puede pertenecer a varias organizaciones, con un rol propio por organización. Cambia de una a otra en la parte superior del panel.

¿Tienen dos organizaciones cada una su propio enlace de tienda de entradas? Sí, y esa es precisamente la razón por la que no conviene crear dos a la ligera. Cada organización tiene su propio código de organización y, por tanto, su propia dirección. Vea Configurar su organización.

¿Tiene que tener cada sede su propia dirección? No es obligatorio, pero sí sensato. La dirección de la sede figura en la entrada, en el correo de la entrada y en el pase de wallet, y su visitante la usa para encontrarle.

¿Puede un producto pertenecer a varias sedes? De una sola sede, o de todas: si deja vacío el campo Sede del producto, vale en todas las sedes — pero entonces no figura ninguna dirección en la entrada. Si quiere la dirección en la entrada, o un precio distinto por lugar, cree dos productos con el mismo nombre y cada uno con su propia sede.

¿Por qué está «sede» en Ajustes y no en Ventas? Porque una sede forma parte de la configuración de su organización y no de su venta diaria. La crea una vez y después ya casi no vuelve a mirarla.