Configurar su organización

Todo lo que cree cuelga de su organización. Esa es el cliente dentro del sistema: una asociación, un club, un lugar de visita. Este artículo recorre cada campo de esa pantalla y dice, en cada caso, qué hace, dónde vuelve a aparecer y qué ocurre si lo deja vacío.

Si trabaja con varias entidades jurídicas, creará varias y cambiará de una a otra en la parte superior. Si duda si eso es necesario, lea primero Organización y sede.

Lo que necesita de antemano

• El rol propietario. Un administrador no entra aquí, y es a propósito: quien puede cambiar el código de organización puede dejar fuera de juego la app de escaneo de toda una organización.
• El nombre oficial de su organización, tal como figura en los estatutos.
• Su dirección: calle y número, código postal, municipio.
• Su número de IVA, si tiene uno.
• Una dirección de correo a la que puedan llegar las preguntas de los visitantes.
• Veinte minutos.

Si se encuentra con un término técnico que no conoce, consulte el glosario.

Encontrará la pantalla en Ajustes → Organización. Arriba hay siete pestañas: Los datos, Idiomas, Identidad visual, Pases wallet, Su tienda, Facturas a los compradores y Contacto. Abajo hay un solo botón Guardar, que guarda todas las pestañas a la vez. Debajo del formulario hay además dos bloques que siguen visibles en cualquier pestaña: Compartir su tienda y Dominio propio.

Pestaña 1 — Los datos

Campo	Qué hace	Si lo deja vacío
Nombre de la organización	Aparece en la entrada, en el correo de confirmación y en la factura	Obligatorio; no podrá guardar
Código de organización	Forma parte de la dirección de su trastienda y de la de su tienda, y es el código con el que inicia sesión el personal de escaneo	Obligatorio
País	Determina qué conjunto de IVA le proponemos, y el IVA de las facturas que recibe de nosotros	Obligatorio
Número de IVA	Aparece en la factura de su visitante	Puede quedar vacío; las asociaciones a menudo no tienen ninguno
Conjunto de IVA	Los tipos de IVA que rigen allí donde no elija otra cosa en una sede o un producto	Todavía no hay ningún conjunto elegido; revíselo con su contable
Moneda	La moneda en la que vende	Obligatorio
Zona horaria	Determina qué significa «hoy» en sus resúmenes	Obligatorio

El nombre

Escríbalo como se llama oficialmente, no como lo llaman por los pasillos. Es decir, «Círculo de Historia Local San Martín, asociación sin ánimo de lucro» y no «el círculo». Ese nombre aparece en documentos que más adelante mirará un contable, un expediente de subvención o un auditor.

Puede cambiarlo después. Las entradas ya enviadas conservan el nombre que llevaban entonces: eso es un correo en el buzón de su visitante, no algo que nosotros podamos cambiar todavía.

El país

El país de su organización, no el de su visitante. Determina qué conjunto de IVA le proponemos para sus productos y eventos, y qué IVA figura en las facturas que recibe de nosotros.

El conjunto de IVA

Un conjunto de IVA es la lista de tipos de IVA de un país. El conjunto que elija aquí rige en todos los casos en que no configure otra cosa en una sede o un producto. Nosotros le proponemos el conjunto de su país; sigue siendo una propuesta, así que revíselo una vez con su contable. Vea Conjuntos de IVA.

La moneda

La moneda en la que vende. Si la cambia más adelante, no cambia nada de lo ya vendido: los pedidos antiguos conservan el importe y la moneda de entonces. Lo que venda a partir de hoy irá en la nueva moneda.

La zona horaria

Una zona horaria dice qué hora es en su casa. Suena superfluo —¿no es simplemente la hora?—, pero un ordenador tiene que saberlo explícitamente, porque está en una sala de servidores que igual de bien podría estar en otro país.

La zona horaria determina qué significa «hoy». Si vende una entrada a las 23:40, de su zona horaria depende si eso acaba en los ingresos de hoy o en los de mañana. Para una organización belga elija Europe/Brussels.

Atención: una sede tiene también una zona horaria, y esa determina qué significa «hoy» para las franjas horarias de ese lugar. Normalmente coinciden. Si tiene una sede en otro país, la diferencia resulta útil.

¿Qué es un número de IVA, y qué pasa si no tengo ninguno?

Un número de IVA es el número con el que la administración tributaria le conoce como empresa que repercute y liquida el IVA. En Bélgica tiene el aspecto BE 0123.456.789.

El número de empresa (en Bélgica también llamado número KBO, por el registro central de empresas) es el número de identificación que recibe toda empresa y toda asociación al constituirse. Consta de diez cifras. Si está sujeto a IVA, su número de IVA es literalmente el mismo número con BE delante.

Tres situaciones:

• Está sujeto a IVA. Indique su número de IVA. Aparecerá en la factura que recibe su visitante, y eso es justo lo que él necesita para poder deducirla.
• Es una asociación sin ánimo de lucro o una asociación de hecho no sujeta a IVA. Deje el campo vacío. Puede vender sin más, enviar entradas y recibir dinero. En sus documentos no aparecerá ningún número de IVA, porque no tiene ninguno.
• No lo sabe. Pregúntelo a su contable o mire una factura que usted mismo haya emitido alguna vez. Mejor no indicar nada que indicar algo incorrecto: un número de IVA erróneo en una factura es más molesto que un número ausente.

Atención: este campo no determina si repercute IVA sobre sus entradas. Eso depende de sus productos y de su tipo impositivo. Vea Productos y precios.

El código de organización

El código (también llamado slug, el nombre corto dentro de una dirección web) es una sola palabra corta sin espacios, en minúsculas, por ejemplo fiestasdelagranja. Se permiten letras, cifras y guiones; no se permiten espacios, puntos ni signos de puntuación. Tiene como máximo 60 caracteres, y no puede elegir un código que ya pertenezca a otra organización: recibirá entonces un mensaje de error junto al campo.

Vuelve a aparecer en tres sitios:

1. en la dirección de su trastienda, donde trabaja usted;
2. en la dirección de su tienda de entradas pública, /{taal}/s/{code};
3. como código de organización con el que el personal de escaneo inicia sesión en la app.

Elíjalo, por tanto, con cuidado. Tres reglas prácticas: lo bastante corto para deletrearlo por teléfono, lo bastante reconocible para que su visitante lo reconozca en el enlace, y lo bastante neutro para que siga siendo válido dentro de cinco años. cena2026 es un mal código. sanmartin es bueno.

Atención: si cambia el código después de haberlo compartido, se rompe cada enlace compartido, cada código QR impreso y cada dispositivo configurado con el código antiguo. El sistema le avisa de ello y, después de guardar, indica cuál es el nuevo código, pero no puede salvar los enlaces antiguos. Su personal de escaneo inicia sesión a partir de entonces con el nuevo código. Las entradas ya vendidas siguen siendo válidas. Elíjalo una vez y déjelo estar.

Pestaña 2 — Idiomas

Aquí elige qué idiomas muestra su tienda de entradas y cuál de ellos es su idioma predeterminado. El idioma predeterminado es el que recibe un visitante cuando no conocemos el suyo, y es el que aparece en los documentos para los que no se ha hecho ninguna elección.

No tiene que activar los siete idiomas. Dos idiomas bien traducidos son mejores que siete a medio rellenar. Vea Idiomas.

Pestaña 3 — Su identidad visual

Campo	Qué hace	Si lo deja vacío
Su color	El color de los botones de su tienda	La tienda usa el color de la plataforma, así que no habrá una página en blanco y negro
Logotipo	Aparece en la parte superior de su tienda y en las facturas a sus compradores; si su pase wallet no tiene logotipo propio, aparece este	Su tienda muestra su nombre como texto
Texto de introducción	Aparece encima de sus productos, un campo por idioma	Su tienda empieza directamente por sus productos
Enlace a sus condiciones	Las condiciones de su propia organización; su visitante las ve al pagar	Al pagar no aparece ningún enlace a condiciones propias

Su color lo elige con un selector de color. Tome el color de su logotipo o de su asociación. Basta con un solo color; no hay un segundo color con el que combinar.

Su logotipo lo sube como imagen, hasta 2 MB. Un logotipo cuadrado u horizontal con fondo transparente o blanco es el que mejor funciona. Aparece en la parte superior de su tienda y en las facturas a sus compradores, y en su pase wallet si este no tiene logotipo propio.

El texto de introducción es el lugar para las frases prácticas que no son un producto: «Se puede aparcar en la plaza de la iglesia» o «Los niños menores de 6 años entran gratis, no hace falta pedir entrada para ellos». Hay un campo por cada idioma que tenga activado.

El enlace a sus condiciones apunta a una página de su propia web o a un documento. Si todavía no tiene condiciones, vea Privacidad y condiciones.

Pestaña 4 — Pases wallet

Aquí configura el aspecto de sus entradas, abonos anuales y tarjetas regalo en Apple Wallet y Google Wallet: colores, logotipo, textos y los botones debajo del pase. Si lo deja todo vacío, el pase sigue su identidad visual. Vea Pases de wallet.

Pestaña 5 — Poner su tienda en línea

Dos interruptores, y no hacen lo mismo. Este es el punto más confuso de toda la pantalla, así que aquí se explica despacio.

• La venta en línea está activada. Este es el grifo principal. En una organización nueva está activado. Si lo desactiva, su tienda deja de estar accesible: quien abra su enlace recibe el aviso de que la página no existe. Tampoco funcionan entonces el enlace de Compartir su tienda ni su dominio propio. Desactívelo cuando su venta haya terminado o todavía no pueda empezar.
• Publicado. Esto tiene que ver con los buscadores. Activado, su tienda entra en el sitemap, es decir, la lista que usan los buscadores para saber qué páginas tiene su sitio. Desactivado, su enlace sigue funcionando sin más para todo el que lo conozca; simplemente no se le ofrece activamente a Google. En una organización nueva está desactivado. Solo cuando está activado se marca el paso Ponga su tienda en línea de la lista de verificación de su escritorio.

Así que: si quiere empezar discretamente y dar el enlace solo a sus socios, active la venta en línea y desactive publicado. Si quiere que le encuentren, active los dos.

Debajo del formulario, en el bloque Compartir su tienda, está la dirección de su tienda, lista para copiar y compartir, con el botón Abrir la tienda.

Pestaña 6 — Facturas a los compradores

Algunos visitantes piden factura: una empresa, un colegio, un autónomo. Si activa Las facturas a los compradores están activadas, emitimos esa factura en su nombre, con sus datos. Todo lo que se configura aquí se explica en Facturas a sus compradores.

Pestaña 7 — Contacto

Campo	Qué hace	Si lo deja vacío
Correo de contacto	Adonde van las preguntas de los visitantes; figura como dirección de respuesta en sus correos de entradas	Su visitante no podrá responder a su correo de entrada si tiene una duda
Teléfono	Su número de teléfono para los visitantes	No aparece ningún número
Nombre en la factura	El nombre en las facturas que recibe de nosotros por su suscripción	Se usa el nombre de su organización
Correo de facturación	Adonde van esas facturas	Van a su correo de contacto
Calle y número, Dirección, línea 2, Código postal, Localidad	La dirección de esas facturas	A su factura le faltará una dirección

Los campos bajo Facturación tratan, por tanto, de las facturas que usted recibe de nosotros, no de las facturas que usted da a sus compradores: esas se configuran en la pestaña Facturas a los compradores.

Preste atención al correo de contacto: es la dirección que usa un visitante cuando no encuentra su entrada o tiene una duda. Ponga ahí una dirección que alguien lea de verdad, y preferiblemente no la dirección privada de un único miembro de la junta que el año que viene quizá ya no esté.

Un dominio propio

Si quiere su tienda en una dirección propia —entradas.sudominio.es en lugar de la dirección de la plataforma—, registra ese dominio en el bloque Dominio propio debajo del formulario: indíquelo y haga clic en Añadir el dominio. Recibirá un registro TXT que debe poner en su proveedor de dns, y después hace clic en Comprobar.

La explicación completa, incluido qué es el dns y dónde se pone exactamente ese registro, está en Un dominio propio.

El IVA en puntos básicos

A veces verá un tipo de IVA escrito como 2100 en lugar de 21%, por ejemplo en el registro de actividad de un empleado. No es un error: los tipos se guardan internamente en puntos básicos, de modo que el 6%, el 21% y algún día el 6,5% sigan siendo todos exactos. En los formularios usted indica simplemente el porcentaje.

Por qué es así: un ordenador calcula con números decimales más o menos como usted con 1/3 en decimales: en algún punto hay que redondear. Con el dinero eso no se quiere. Al usar números enteros (el 21% se convierte en 2100) desaparece el redondeo, y su total de IVA sigue cuadrando al céntimo incluso después de mil entradas.

Errores frecuentes

• Cambiar el código de organización después de haberlo compartido. Se rompe cada enlace compartido, cada código QR impreso y cada dispositivo de escaneo configurado. Elíjalo una sola vez.
• Indicar el nombre informal. «El círculo» en una factura no ayuda a ningún contable. Tome el nombre de sus estatutos.
• Inventarse un número de IVA o poner el de un miembro de la junta. Mejor deje el campo vacío.
• Dejar vacío el correo de contacto. Su visitante no tendrá entonces ninguna dirección a la que responder, y usted recibirá su pregunta por un rodeo o no la recibirá en absoluto.
• Pensar que publicado desactivado significa que su tienda está cerrada. Ese es el otro interruptor. Publicado tiene que ver únicamente con los buscadores.
• Olvidar guardar después de cambiar de pestaña. Las siete pestañas comparten un solo botón Guardar, abajo. Cambie de pestaña con tranquilidad, pero púlselo antes de irse.

¿Y si …?

¿Y si no tengo número de IVA?

Deje el campo vacío y venda sin más. Muchas asociaciones trabajan así. En caso de duda, pregunte a su contable si está sujeto a IVA; esa no es una pregunta que esta pantalla pueda responder por usted.

¿Y si aun así tengo que cambiar el código de organización?

Entonces se puede, pero planifíquelo. Cámbielo en un momento en el que no haya ninguna venta en curso, comparta después el nuevo enlace de nuevo en cada canal donde estuviera el antiguo, y haga que su personal de escaneo vuelva a iniciar sesión con el nuevo código. Los códigos QR impresos que apunten al enlace antiguo ya no tienen salvación.

¿Y si mi logotipo se ve borroso o cortado?

Suba una versión más grande —un ancho de unos 600 píxeles es más que suficiente— y use preferiblemente un PNG con fondo transparente. Un logotipo con mucho espacio en blanco alrededor parece en la tienda más pequeño de lo que es; recorte ese espacio antes de subirlo.

¿Y si quiero cerrar mi tienda temporalmente?

Desactive La venta en línea está activada. Quien abra entonces su enlace recibirá el aviso de que la página no existe; ponga, por tanto, si hace falta una frase en su web o en sus redes sociales. Todo se mantiene; más adelante la vuelve a activar sin tener que configurar nada de nuevo.

¿Y si no veo esta pantalla?

Entonces no tiene el rol propietario. Pida al propietario de su organización que cambie su rol, o que haga el cambio él mismo. Vea Empleados y roles.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el nombre de mi organización más adelante? Sí. Las nuevas entradas y facturas llevarán el nombre nuevo; lo que ya se envió se queda como estaba.

Mi organización tiene dos nombres, uno oficial y otro que usa todo el mundo. ¿Cuál indico? El oficial, porque es el que corresponde en la factura. El nombre familiar póngalo en su texto de introducción o en su logotipo.

¿Dónde encuentro la dirección de mi tienda de entradas? Debajo del formulario, en el bloque Compartir su tienda, lista para copiar. Tiene la forma /{taal}/s/{code}.

¿Por qué no puede un administrador tocar esto? Porque esta pantalla contiene el código de organización. Quien pueda cambiarlo, puede dejar fuera de juego la app de escaneo de toda una organización. Por eso está reservado al propietario.

¿Cambia algo en mi venta en curso si modifico algo aquí? Solo lo que resulta lógico: un nombre o un color nuevos los ve de inmediato en su tienda. Los importes y las monedas de los pedidos existentes se quedan tal como estaban.