Saldo de consumiciones en la barra

En una fiesta o en una cena de club casi nadie trabaja ya con fichas de cartón. Un visitante pone dinero en su pase, consume con él toda la noche y en la barra nadie tiene que contar cambio. Este artículo explica qué es ese saldo, dónde está ese dinero y cómo lee usted después lo que ha pasado.

Cuente con diez minutos. No tiene que configurar nada, pero el cashless sí debe estar activado para su organización; si no, el botón no aparece en su caja.

¿Quiere que sus visitantes también recarguen ellos mismos en línea, con los métodos de pago que ya ofrece en su tienda? Funciona con el mismo proveedor de pago que su tienda; vea Recargar uno mismo en línea más abajo.

¿Qué es un saldo de consumiciones?

Un saldo de consumiciones es un importe ligado a un solo pase. El pase es lo que su visitante ya lleva encima: su entrada o su abono, en papel o en el móvil. Nada más: ninguna tarjeta extra, ninguna pulsera extra, ningún sistema aparte.

Con él ocurren tres cosas:

• recargar: su visitante pone dinero, en la entrada o durante la noche;
• gastar: en la barra se descuenta una cerveza o una ración de patatas;
• devolver: lo que quede al final se puede reclamar.

Un saldo es, por tanto, dinero prepagado de su visitante, y nada más. No es un descuento, ni un cheque regalo, ni un abono.

Un saldo por pase, por evento

Este es el punto que más sorprende, así que va primero.

Un saldo está ligado a un pase dentro de un solo evento. No a una persona ni a una cuenta. Quien estuvo en su fiesta de verano en junio y vuelve en diciembre tiene por tanto dos saldos: lo que quedó en junio no es dinero en diciembre.

Es intencionado, y hay dos razones detrás:

1. Su liquidación sigue cuadrando por noche. Un organizador ajusta cuentas por evento con su equipo de barra, su proveedor y su asesor contable. Un saldo que corre a lo largo de tres eventos convierte cada una de esas tres conversaciones en un enigma.
2. Su visitante sabe a qué atenerse. «El dinero de su entrada de junio» es claro. «Su crédito con nosotros» no lo es, y es exactamente el tipo de promesa sobre la que seguirá recibiendo preguntas años después.

Si quiere que lo que sobra vuelva a sus visitantes, dígalo de antemano, en la entrada y en el acceso. Es más honesto y le ahorra discusiones al final de la noche.

En la caja

Tres acciones, las tres en la misma pantalla. Las encuentra detrás del botón + Recargar saldo, arriba en la caja, junto al nombre de su ubicación. Si ese botón no está, el cashless está desactivado para su organización.

Recargar

1. Pulse + Recargar saldo.
2. Escanee o escriba el código de la entrada. Un escáner de mano lo escribe solo y pulsa intro; copiarlo a mano desde una entrada en papel también vale.
3. Aparecen el nombre y el saldo actual. Si no cuadra, vuelva a escanear: el código se queda, así que no tiene que teclearlo todo otra vez.
4. Introduzca el importe o pulse 10 €, 20 € o 50 €.
5. Elija Efectivo, Tarjeta (terminal) o Bancontact Pay.

Con efectivo termina al instante. Con tarjeta y con QR la caja espera al terminal, igual que en una venta normal; siempre puede interrumpirlo.

¿Ha pulsado dos veces? Entonces se recarga una sola vez. La caja da una clave a cada recarga, y la misma clave produce un solo apunte. En una barra con mucho trabajo, una pulsación doble no es ninguna excepción.

Cobrar con el pase

1. Registre el pedido como siempre.
2. Abajo en la cesta está Saldo en el pase: escanee o escriba ahí el código.
3. Aparece el saldo. Si es menor que la cesta, pone «Saldo insuficiente — recargue primero» y el botón se queda apagado.
4. Pulse Pagar con el pase.

El importe sale del pase y se crea el tique. Si por el camino resulta que no hay bastante, la venta entera no sigue adelante: ni tique, ni entradas, y el saldo se queda como estaba. No existe un cobro a medias.

Devolver

Si al final queda algo en el pase, puede devolverlo:

1. Pulse + Recargar saldo y busque el pase.
2. Pulse − Devolver el saldo y confirme.
3. Entregue el importe en efectivo desde el cajón.

Se trata siempre del saldo entero, y siempre en efectivo.

Por qué el saldo entero: un resto que se queda ahí no lo viene a buscar nadie nunca, y eso es dinero de su visitante que se queda colgado en su balance. Si aun así quiere devolver solo una parte, devuelva primero todo y recargue después de nuevo: así los dos movimientos quedan en su contabilidad.

Por qué en efectivo: una devolución a la tarjeta cuelga de un pago, y puede que el saldo se haya recargado en tres veces con tres formas de pago distintas. No hay, por tanto, ningún pago al que devolver el dinero.

Recargar uno mismo en línea

Su visitante no tiene que hacer cola para cargar dinero en su pase. Puede hacerlo él mismo, desde su teléfono, y pagar con los métodos de pago que usted ya ofrece en su tienda (p. ej. Bancontact, tarjeta, Apple Pay). El saldo está en su pase en cuanto se confirma el pago, a menudo antes incluso de que llegue a la barra.

Dónde encuentra su visitante el enlace

En tres lugares, y no tiene que instalar nada ni iniciar sesión:

• en su pase wallet, en el reverso en Apple Wallet y en los enlaces de abajo en Google Wallet: Recargar saldo;
• en el correo de su entrada y en la página de sus entradas, junto a los botones de wallet: Recargar saldo;
• en su tienda, al final: Introducir el código de su entrada. Allí teclea el código impreso debajo del código QR de su entrada y pulsa Continuar.

Cómo recarga su visitante

1. Abre el enlace. Ve el evento y lo que hay Ahora en su pase.
2. Elige un importe —10 €, 20 € o 50 €— o escribe otro en U otro importe.
3. Si quiere una confirmación, indica su correo electrónico. Si lo deja vacío, la confirmación se envía a la dirección con la que se compró la entrada.
4. Pulsa Recargar y pagar y paga, exactamente igual que en su tienda. Si trabaja con Bancontact Pro, aparece un código QR que escanea con su app bancaria; en su teléfono pulsa Abrir su app bancaria.
5. De vuelta en la página ve «Listo, su saldo se ha recargado.» y su nuevo saldo. Su pase wallet muestra el nuevo importe en cuanto el teléfono lo actualiza.

En línea puede recargar como mínimo 5 € y como máximo 250 € de una vez.

El enlace es una llave. Quien lo tiene puede cargar dinero en el pase y ver el saldo, nada más. En esa página no hay nombre, ni correo electrónico, ni pedido. Con el enlace tampoco se puede pagar en la barra: para eso hace falta el código QR de la entrada.

Lo que usted debe configurar

1. Conecte un proveedor de pago en Ajustes → Pagos: Mollie, Stripe o Bancontact Pro. Es la misma conexión que para su tienda; si ya tiene una, no tiene que hacer nada. Vea Conectar su proveedor de pago.
2. Active los métodos de pago que quiera ofrecer, en su propio proveedor. En Mollie y Stripe se hace en su panel (p. ej. Bancontact, tarjeta, Apple Pay); su visitante ve exactamente lo que esté activado allí. Con Bancontact Pro paga con su app bancaria.
3. Asegúrese de vender consumiciones. El enlace solo aparece cuando tiene al menos un producto activo del tipo Consumición; si no, en la barra no hay nada en qué gastar el saldo.

Eso es todo. Si falta uno de esos tres puntos, el enlace no aparece en ningún sitio y la página de recarga no existe.

La recarga en línea usa siempre el proveedor de pago que está activo en su tienda. Si cambia a otro proveedor, la recarga en línea le sigue; un pago que ya estaba en curso en ese momento se completa todavía en el proveedor donde empezó.

Un pase wallet que ya está en un teléfono recibe el enlace en el siguiente cambio de ese pase, por ejemplo al recargar o al pagar.

Ver las recargas en línea

En Caja → Saldo de consumiciones, bajo Recargado, ve cómo entró ese importe:

• En la caja: …: lo que sus voluntarios recargaron en su punto de recarga;
• En línea por los visitantes: …: lo que los visitantes recargaron ellos mismos en línea.

Por evento aparece de ello en línea en cuanto alguien ha recargado en línea.

El dinero recargado en línea llega a su proveedor de pago, a su propia cuenta, y no a un cajón de caja. Por eso no aparece en ningún informe Z, y tampoco lo encontrará al contar los cajones después de la noche. Es lo correcto: no pasó ni un céntimo por un cajón.

Una recarga en línea no lleva IVA, igual que en la caja. La confirmación que recibe su visitante es un recibo con el importe, el pase, el evento y la fecha, sin línea de IVA.

En modo de prueba

Si su proveedor de pago está en modo de prueba (una cuenta de Mollie todavía no aprobada, Stripe con claves de prueba o Bancontact Pro en el entorno de prueba), la recarga en línea no pone ningún saldo en el pase. Al fin y al cabo no se ha recibido dinero, y el saldo se gasta en la barra como dinero de verdad. La página de recarga lo indica de antemano, y después de pagar su visitante ve Pago de prueba: no se ha recargado saldo. En cuanto su conexión esté en producción, la recarga funciona con normalidad.

¿Y un pase bloqueado?

• Si el pase ya está bloqueado, su visitante ve «Este pase está bloqueado.» en la página de recarga y no puede pagar. No se cobra nada.
• Si bloquea el pase justo después de que haya pagado, el dinero no va al pase. Se reembolsa automáticamente a través del mismo proveedor de pago, a la tarjeta o cuenta con la que pagó, y su visitante lo ve en la página. En el panel de su proveedor aparece como reembolso de ese pago, y Passavo lo registra con el importe y la referencia, para que la diferencia entre ese resumen y su liquidación siempre pueda explicarse.

Lo que dice su informe Z

El saldo recargado aparece en su informe Z al lado de su facturación, no dentro. No es un descuido, sino lo único que cuadra: el dinero se convierte en facturación en el momento en que se paga una caña con él, no en el momento en que se recarga. Quien suma las dos cifras cuenta dos veces el mismo dinero.

El dinero recargado en efectivo sí cuenta en lo que debe haber en su cajón. El cajón no conoce esa diferencia: dentro hay dinero.

¿Y el IVA?

Sobre la recarga no hay IVA. En ese momento no se entrega nada; su visitante le da dinero que vendrá a consumir más tarde.

Sobre la caña está el IVA que corresponde a esa caña, exactamente igual que en una venta en efectivo. La forma de pagar no cambia nada en eso.

Así el IVA recae una sola vez sobre el mismo dinero. Un sistema que contabiliza una recarga como venta declara el doble, y de eso no se da cuenta hasta su declaración.

¿Dónde está ese dinero?

En su casa. Desde el primer momento.

Cuando un visitante pone cincuenta euros en su pase, esos cincuenta euros entran a través de su proveedor de pagos, en su cuenta. No pasa por Passavo en ningún momento y no se queda en ningún sitio con nosotros.

Lo que ve aquí no es, por tanto, una cuenta con dinero dentro: es una contabilidad de lo que su visitante tiene a su favor con usted para ese único evento. El dinero en sí ya está con usted.

Esa distinción suena técnica, pero es importante para usted. En cuanto una plataforma retiene dinero de los visitantes y lo paga más tarde, entra en juego una serie pesada de normas europeas, y esas cuestan dinero que acaba en su factura. Al dejar que el dinero vaya directamente a usted, esto sigue siendo una venta de barra normal con un crédito asociado.

Leer su liquidación

La encuentra en el back office en Caja → Saldo de consumiciones. Arriba hay cuatro cifras, y esas cuatro juntas cuentan toda la historia.

	Qué significa
Recargado	Lo que sus visitantes pusieron en total en sus pases
Gastado	Lo que se descontó de esos pases en la barra
Devuelto	Lo que devolvió a los visitantes al final
Saldo restante	Lo que sigue en los pases

Siempre deben sumar así:

recargado − gastado − devuelto = saldo restante

Si eso no cuadra, algo va muy mal y debería avisarnos. En uso normal no puede ocurrir: las cuatro cifras se cuentan a partir de la misma lista de movimientos.

Un ejemplo que puede contar

Su cena de club del sábado:

Recargado	4.250,00 €
Gastado en la barra	− 3.480,00 €
Devuelto al final	− 310,00 €
Saldo restante	460,00 €

Su facturación de barra es de 3.480 euros. Esa es la cifra que corresponde a su contabilidad como venta de barra, con su IVA encima.

Los 460 euros restantes son otra cosa: es dinero de visitantes que sigue en sus pases. Ya está en su cuenta, pero todavía no está vendido. Contabilícelo aparte hasta que sepa qué hará con él. Muchas asociaciones acuerdan que después de un mes va a la caja o a una buena causa; elija lo que elija, póngalo por escrito de antemano.

Por evento

Debajo de las cuatro cifras están las mismas cuatro por evento, el más reciente arriba. Haga clic en Mostrar pases para ver qué pases tienen todavía dinero, de más a menos. Práctico cuando organiza una devolución: los cinco primeros suelen ser la mayor parte del importe.

Hay un error. ¿Y ahora?

Una ronda mal registrada le pasa a cualquiera en una noche ajetreada. Importante saberlo: un apunte nunca desaparece.

Un error se corrige con un contraasiento: una línea nueva con el mismo importe en sentido contrario. La línea errónea se queda, el contraasiento se añade, y el saldo vuelve a cuadrar.

Parece más engorroso que «quitarlo sin más», pero es exactamente lo que necesita en el momento en que un visitante está en su barra diciendo que ha pagado dos veces. Entonces puede mostrar línea por línea lo que pasó, con la hora y el motivo. Con una cifra que simplemente se modifica, no puede.

En su liquidación apenas lo nota: un contraasiento cuenta en la cifra que corrige. Un gasto corregido baja, por tanto, sencillamente «gastado».

¿Cobrado dos veces? No puede pasar

Una caja en una barra cuelga de un wifi que casi funciona. Envía un apunte, no recibe respuesta y lo vuelve a enviar. A veces tres veces.

Por eso cada apunte lleva su propia referencia. Si el mismo apunte llega otra vez, se reconoce y no se cuenta una segunda vez. Su visitante paga una sola vez, incluso cuando la red envía tres veces lo mismo.

Por la misma razón su barra nunca puede descontar más de lo que hay en un pase. Si el importe es demasiado alto, el voluntario recibe un mensaje claro con lo que queda en el pase. No se descuenta en silencio hasta cero: eso daría un visitante que cree haber pagado y una caja que no cuadra.

¿Ha perdido un pase? Bloquéelo

El saldo está ligado al código de la entrada, no a una persona. Quien tenga ese código — en papel, en un correo reenviado, en un móvil encontrado — puede pagar con él. Igual que las fichas de cartón: quien las encuentra, puede gastarlas.

Cuando un visitante le comunica que ha perdido su entrada, usted bloquea su pase. A partir de ese momento ya no funciona en la caja. El dinero sigue ahí, sin más.

Cómo bloquear un pase

1. En el back office, vaya a Caja → Bloquear un pase.
2. En el campo de búsqueda, escriba algo que el visitante sepa: su nombre, el correo electrónico con el que compró, la referencia de su pedido o el código de su entrada.
3. Aparece su pase, con el evento y el saldo que le queda.
4. Pulse Bloquear, indique un motivo breve (por ejemplo «entrada perdida, comunicado en el punto de información») y confirme.

Junto al pase figura ahora Bloqueado, con la hora y quién lo hizo.

Qué pasa a continuación

• En la caja, el cajero ve de inmediato «Este pase está bloqueado.» al escanearlo. Recargar, pagar y devolver ya no funcionan. Así nadie más puede venir a cobrar el saldo restante en efectivo.
• En el pase de wallet del móvil, la línea del saldo muestra Bloqueado en lugar de un importe.
• El saldo queda intacto. En su liquidación sigue contando como Saldo restante.

Corregir un error con un contraasiento sigue siendo posible. Eso nunca debe depender de quién tenga el pase.

Reembolsar al propietario

¿Reconoce al propietario — su nombre, su pedido o su correo electrónico coinciden? Entonces devuélvale su dinero:

1. Busque el pase como se indica arriba.
2. Pulse Reembolsar el saldo restante y confirme.
3. Entréguele el importe que aparece en pantalla, en efectivo o por transferencia.

Siempre se trata del saldo completo, igual que en la caja. En su liquidación figura como Devuelto, y en el libro mayor consta quién lo hizo.

¿No está seguro de tener delante al propietario? Entonces no reembolse todavía. Un pase bloqueado no le cuesta nada a nadie; el dinero se queda donde está hasta que esté seguro.

¿Al final apareció?

Si el visitante encuentra su entrada, pulse Desbloquear. El pase vuelve a funcionar al instante y el saldo sigue ahí. Quien tenga el código también podrá volver a pagar con él, así que hágalo solo cuando la entrada esté realmente de nuevo en manos de su propietario.

¿Quién puede hacer qué?

• Buscar y bloquear: cualquiera que pueda ver pedidos, también alguien con el rol Taquilla. Bloquear solo protege; no puede hacer desaparecer dinero.
• Reembolsar y desbloquear: solo quien puede hacer reembolsos, es decir, el Propietario y el Administrador. Ambas acciones vuelven a liberar dinero.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que configurar algo? No. Mientras no venda consumiciones, esta pantalla se queda vacía.

¿Puede un visitante llevarse su saldo a otro evento? No, y es una decisión. Vea arriba «Un saldo por pase, por evento».

¿Puede un saldo bajar de cero? En uso normal, no. Solo cuando su caja pierde la red puede permitirse un margen limitado para que la cola de su barra no se detenga. Hasta dónde puede llegar se fija de antemano.

¿Puedo exportar la lista de movimientos para mi asesor contable? Todavía no desde esta pantalla. Pídalo a través de soporte; le sacamos la lista.

¿Caduca un saldo? Eso lo decide usted, no nosotros. Ponga su norma en sus condiciones de venta y en su entrada, y cúmplala.