Разчитане на Вашето табло

Вашето табло е първият екран, който виждате, когато влезете. То не е счетоводство и не е отчет: то е поглед към това как вървят нещата. Тази статия минава през всяко поле и всеки път казва какво точно се брои и — също толкова важно — какво не е включено.

Срещнете ли специализирана дума, която не познавате, погледнете в речника.

Какво Ви трябва предварително

• Акаунт с ролята собственик или администратор. Само тези двете виждат числата. Какво виждат служителят на гишето и скенерът, стои най-долу.
• Поне една продажба. Празно табло спокойно казва, че още няма нищо; нищо не е счупено.
• Десет минути.

Първо: периодът най-горе

Най-горе стои едно падащо меню: Период. Това, което изберете там, важи едновременно за почти целия екран. По подразбиране е избрано Този месец. Имате пет възможности:

Избор	Какво е това
Днес	От полунощ до полунощ.
Тази седмица	От понеделник до неделя включително.
Този месец	Целият календарен месец, включително дните, които тепърва предстоят.
Тази година	От 1 януари до 31 декември включително.
По избор	Сами избирате начална и крайна дата.

Изберете ли По избор, се появяват две полета за дата: От и До и включително. Крайната дата се брои изцяло: изберете ли 5 март до 5 март включително, виждате този един ден от полунощ до полунощ. Дата в бъдещето тук не можете да изберете.

Полунощта е Вашата. Денят започва и свършва в часовата зона на Вашата организация, а не в тази на нашите сървъри. Работите ли в София или в Окланд, приключвате деня си в своята полунощ. Часовата си зона задавате при Настройки → Организация.

Три полета съзнателно не се подчиняват на периода: Днес на входа, Оборот днес и Следващите дни. Те се отнасят за сега и за утре. Който през януари преглежда числата си от миналата година, междувременно все още иска да вижда, че в събота е почти пълно.

Два блока, които се появяват само когато има какво да се направи

• Първи стъпки — контролният списък за нова организация. Вижте Първи стъпки. Той изчезва, щом всички стъпки са готови.
• Плочка за Вашия план — например когато пробният Ви период скоро изтича или има неплатена фактура. Бутонът на нея Ви отвежда до страницата Абонамент.

Основните показатели

Най-горе стоят осем числа, под заглавието Основни показатели с избрания период след него. Под първите пет — Оборот, Поръчки, Продадени билети, Средна поръчка и Възстановено — стои как те се отнасят към същия период преди това: при „този месец“ това е целият предходен месец, при „тази седмица“ — миналата седмица, при „днес“ — вчера. Изберете ли собствен период от-до, това е също толкова дълъг блок непосредствено преди него.

Число без сравнение не казва нищо. 4 200 евро е добър месец или катастрофа, а това зависи от това какво направи миналият месец.

Оборот

Всичко, което е платено в периода, събрано заедно. Включително ДДС и включително това, което е минало през плота на гишето.

Една поръчка се брои в деня, в който е платена, а не в деня, в който идва посетителят. Купи ли някой днес билет за следващия месец, парите стоят в оборота Ви днес.

Какво се брои:

• платени поръчки, както онлайн, така и на гишето;
• поръчки, които са частично възстановени, с пълната им сума — все пак наистина има продажба, а това, което е приспаднато, стои отделно при Възстановено;
• продажба чрез дистрибутор и продажба, която сами сте създали от бекофиса.

Какво не се брои:

• поръчки, които са започнати, но никога платени (те стоят при Отворени поръчки);
• изцяло възстановени поръчки — от тях не е останало нищо. Такава поръчка изчезва и впоследствие от оборота на периода, в който е била платена;
• отменени и изтекли поръчки.

Не изваждайте просто така Възстановено от Оборот. Частичното възстановяване остава в оборота Ви и се брои отделно при Възстановено. Изцяло възстановената поръчка вече е изчезнала от оборота Ви и се брои също при Възстановено. Който извади едното от другото, следователно изважда пълното възстановяване два пъти.

Поръчки

Колко платени поръчки има в периода. Една поръчка с четири билета в нея е една поръчка.

Продадени билети

Броят места, които са продадени, а не броят редове в поръчката. Групов билет за десет души е десет места.

Подаръчните ваучери и годишните карти не се броят тук: те не дават билет, който да се сканира на входа Ви. Оборотът им обаче е включен, защото са влезли пари.

Средна поръчка

Оборот, разделен на Поръчки, закръглено до цели стотинки. Няма ли поръчки, стои нула — никога не се дели на нула.

Това число казва нещо за цените Ви и за комбинациите Ви. Расте ли, без да сте променяли нищо по цените си, значи хората купуват повече билети наведнъж.

Възстановено

Всичко, което сте изплатили в периода, както пълни, така и частични възстановявания.

Едно възстановяване се брои в деня, в който е извършено, а не в деня на продажбата. Продадено през февруари, възстановено през март: тогава оборотът стои през февруари, а възстановяването — през март. Възстановявания, които са още на път, все още не се броят; тях ги виждате чак когато са приключили.

Сканирани билети

От всички билети, които са валидни в този период: колко от тях вече са сканирани на входа Ви и какъв дял е това.

Обърнете внимание на разликата със Продадени билети:

• Продадени билети гледа кога е платено;
• Сканирани билети гледа деня, в който билетът е валиден.

Билет, който сте продали през февруари за посещение през март, стои през февруари при продадените и през март при очакваните. Билети без дата (например отворен билет) не се броят тук: няма ден, в който някой да е очакван. Отменените и възстановените билети — също не; за тях вече никой не идва.

Неявили се

Процентът посетители, които са купили билет и не са се появили.

Сметката: от всички билети, които са били валидни в ден, който вече е отминал, колко никога не са били сканирани.

Две неща, които тук често се разчитат погрешно:

• Днешният ден не се брои. Който още може да влезе днес следобед, не е неявил се. Числото гледа само дни, които са напълно отминали.
• Стои ли тире? Тогава в този период още няма отминали дни с билети. Това е нещо различно от нула процента: нула процента означава „всички се явиха“, а тире означава „още няма какво да се измери“.

Неявяване от десет до двайсет процента е съвсем обичайно за безплатно или евтино събитие. Върви ли към половината, обикновено нещо не е наред с имейла за напомняне или с часа на часовите Ви интервали.

Отворени поръчки

Поръчки, които са започнати в периода, но никога платени. Обикновено някой, който си е променил решението или чието плащане е пропаднало.

Стои ли това число трайно високо, погледнете при Плащания: начин на плащане, който не работи, изглежда точно така.

Графиките

Оборот на ден

По една колона на ден, в три цвята: Онлайн, Гише и Други. Последното е продажба чрез дистрибутор или продажба, която сами сте създали.

Трите цвята заедно са точно числото на оборота най-горе. Затова съществува „Други“: графика, която не се събира до заглавието над нея, не е вярна.

Изберете ли период от тримесечие или по-дълъг (93 дни или повече), групирането става по месец. Година в 365 колонки вече не е графика, а черта.

Билети по продукт

Десетте Ви най-продавани продукта, в места, от голям към малък. Подаръчните ваучери и годишните карти не са включени.

Посетители на час

Две линии през часовете на деня:

• Планирани — местата, които са продадени в часови интервали, започващи в този период, на часа, в който започва този интервал.
• Сканирани — билетите, които в този период са минали на входа Ви, на часа на сканирането.

Разминават ли се тези две линии с един час, значи всички закъсняват трайно. Това обикновено е причина да зададете по-широк първи часови интервал или да посочите часа по-ясно върху билета.

Не работите ли с часови интервали, планираната линия остава празна.

Начини на плащане

Кръгова диаграма със сумите по начин на плащане: Bancontact, Карта, Bancontact Pay, В брой, Подаръчен ваучер, Безплатно, Дистрибутор и Други.

Това идва от плащанията, а не от поръчките. Плати ли някой наполовина с подаръчен ваучер и наполовина с карта, тази поръчка стои тук на две части. Плащане с карта на гишето и плащане с карта онлайн стоят в едно и също поле: и двете са карта.

Неуспелите, отменените и още текущите плащания не се броят.

Произход на оборота

Същият оборот, но по канал на продажба: онлайн, гише, дистрибутор, бекофис. За повечето организации това в дългосрочен план е числото, което има най-голямо значение — продавате ли предварително, или всяка събота има опашка на касата?

Списъците

Следващите дни

Часовите интервали и събитията от днес до седем дни напред, със заетостта им, в реда, в който започват. Показват се най-много дванадесет. Това поле не следва избора на период.

Заетостта е продадени, разделено на капацитет. Цветът казва колко е пълно: зелено под 75 процента, оранжево от 75 процента, червено от 90 процента нагоре. Няма ли дадено събитие зададено ограничение, стои Без ограничение и няма процент — тогава няма какво да се дели.

Последни поръчки

Последните десет поръчки от избрания период, със статуса им. Също и неплатените, и отменените: това поле съществува, за да се види какво току-що се е случило („плати ли в крайна сметка онази госпожа по телефона, или не?“), а не за да се води счетоводството. Щракнете върху референцията, за да отворите поръчката.

Най-продавани

Същите продукти като в графиката, но с точните бройки и оборота към тях. Това Ви трябва, за да коригирате дадена цена.

Отстъпки и ваучери

Две неща едно до друго, защото и двете са отговорът на един и същ въпрос: защо оборотът е по-нисък, отколкото броят билети подсказва?

• Един код за отстъпка е пари, които никога не са влизали. Виждате за всеки код колко поръчки е донесъл и колко отстъпка е дадена общо, за най-много осем кода. Брои се върху поръчките от този период, а не върху брояча на самия код — той върви през годините.
• Един подаръчен ваучер е пари, които са влезли по-рано и сега се осребряват. Виждате колко подаръчни ваучера са използвани в периода и за каква сума.

Отворени запитвания

Запитванията към поддръжката на Вашата организация, които още не са приключени — петте най-скорошни. Няма ли нищо отворено, полето изчезва: рамка с „няма отворени запитвания“ след една седмица е шум, към който никой вече не поглежда.

Днес на входа

Три числа, които винаги се отнасят за днес:

• Очаквано — всички билети, които са валидни днес.
• Вече влезли — колко от тях вече са сканирани.
• Все още очаквани — разликата. Това число никога не става отрицателно.

Работите ли с часови интервали, отдолу стои таблица с часа за всеки интервал, броя продадени места спрямо капацитета и колко от тях са сканирани.

Няма ли нищо планирано за днес, това поле изчезва от таблото на собственик или администратор. При служител на гишето и при скенер то остава, със съобщението За днес няма нищо планирано.

Оборот днес

Три числа, които винаги се отнасят за днес, дори ако най-горе изберете друг период:

• Гише — какво е платено днес на гишето, с броя поръчки.
• Онлайн — какво е платено днес онлайн, с броя поръчки.
• Общо — всичко от днес заедно, включително продажба чрез дистрибутор или от бекофиса. Отдолу стои колко каси са отворени в момента.

Това поле го виждат собственикът, администраторът и служителят с роля гише.

Външни карти

Това поле се появява само когато приемате UiTPAS или museumPASSmusées. Това включвате при Настройки → Външни карти.

• Намалена тарифа UiTPAS — колко пъти е продадено със социална тарифа и най-вече: колко отстъпка сте дали с това. Тази сума е това, което оставяте настрана и си възстановявате от общината.
• Посещения с музейна карта — колко посещения са регистрирани. За тях се плаща на посещение, така че тук се брои броят.

Отменените регистрации не се броят.

Кой какво вижда

Роля	Какво вижда на таблото
Собственик	Всичко.
Администратор	Всичко.
Гише	Днес на входа и Оборот днес. Без избор на период, без графики.
Скенер	Единствено Днес на входа.

Това е нарочно така. Който стои на входа, трябва да знае колко души още трябва да дойдат; който стои зад касата, трябва да познава чекмеджето, което сам пълни. Никой от двамата не е длъжен да знае годишния оборот на организацията.

Повече за ролите стои в Служители и роли.

Често задавани въпроси

Оборотът ми не съвпада с банковата ми сметка. И не може. Таблото брои това, което е продадено; банката Ви вижда това, което е изплатено, след разходите на доставчика Ви на плащания и с няколко дни закъснение. За връзката със счетоводството си използвайте фактурите и експортите, а не този екран.

Току-що продадох нещо, а то още го няма тук. Числата се запомнят до една минута, за да не притеснява табло с десет полета базата данни десет пъти. Опреснете страницата след минутка.

Полетата се зареждат чак когато превъртя надолу. Точно така: всяко поле изтегля числата си, когато влезе в екрана. Така страницата е отворена веднага, вместо да чакате всичко наведнъж.

Мога ли да експортирам това? Не от този екран. За числа, които предавате на счетоводителя си, използвайте експортите при Поръчки и при Фактури към купувачите.