Lire votre tableau de bord

Votre tableau de bord est le premier écran que vous voyez lorsque vous vous connectez. Ce n'est ni une comptabilité ni un rapport : c'est un coup d'œil sur la façon dont les choses se passent. Cet article parcourt chaque encadré et dit à chaque fois ce qui est exactement compté et — tout aussi important — ce qui n'y figure pas.

Si vous rencontrez un terme technique que vous ne connaissez pas, consultez le glossaire.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Un compte avec le rôle propriétaire ou administrateur. Seuls ces deux-là voient les chiffres. Ce que voient un collaborateur au guichet et un scanner figure plus bas.
• Au moins une vente. Un tableau de bord vide indique proprement qu'il n'y a encore rien ; rien n'est cassé.
• Dix minutes.

D'abord : la période en haut

En haut se trouve un seul menu déroulant : Période. Ce que vous y choisissez vaut pour presque tout l'écran à la fois. Par défaut, il est sur Ce mois-ci. Vous avez cinq choix :

Choix	Ce que c'est
Aujourd'hui	De minuit à minuit.
Cette semaine	Du lundi au dimanche inclus.
Ce mois-ci	Tout le mois civil, y compris les jours encore à venir.
Cette année	Du 1er janvier au 31 décembre inclus.
Personnalisé	Vous choisissez vous-même une date de début et une date de fin.

Si vous choisissez Personnalisé, deux champs de date apparaissent : De et Jusqu'au. La date de fin compte entièrement : si vous choisissez du 5 mars au 5 mars, vous voyez cette seule journée de minuit à minuit. Vous ne pouvez pas choisir ici une date dans le futur.

Minuit est le vôtre. La journée commence et se termine dans le fuseau horaire de votre organisation, pas dans celui de nos serveurs. Que vous travailliez à Sofia ou à Auckland, votre journée se clôture à votre minuit. Vous réglez votre fuseau horaire dans Paramètres → Organisation.

Trois encadrés n'écoutent délibérément pas la période : À l'entrée aujourd'hui, Chiffre d'affaires du jour et Les jours à venir. Ils parlent de maintenant et de demain. Qui, en janvier, passe en revue ses chiffres de l'an dernier veut entre-temps toujours voir que samedi est presque complet.

Deux blocs qui n'apparaissent que s'il y a quelque chose à faire

• Pour commencer — la liste de contrôle d'une nouvelle organisation. Voir Pour commencer. Elle disparaît dès que toutes les étapes sont terminées.
• Une tuile sur votre formule — par exemple lorsque votre période d'essai touche à sa fin ou qu'une facture est ouverte. Son bouton vous mène à la page Abonnement.

Les chiffres clés

En haut se trouvent huit nombres, sous le titre Chiffres clés suivi de la période choisie. Sous les cinq premiers — Chiffre d'affaires, Commandes, Billets vendus, Commande moyenne et Remboursé — figure la façon dont ils se comparent à la même période précédente : pour « ce mois-ci », c'est tout le mois dernier, pour « cette semaine », la semaine dernière, pour « aujourd'hui », hier. Si vous choisissez vos propres dates de début et de fin, c'est un bloc de même durée qui le précède immédiatement.

Un nombre sans comparaison ne dit rien. 4 200 euros, c'est un bon mois ou une catastrophe, et cela dépend de ce qu'a fait le mois dernier.

Chiffre d'affaires

Tout ce qui a été payé durant la période, additionné. TVA comprise, et y compris ce qui est passé par-dessus le comptoir au guichet.

Une commande compte le jour où elle a été payée, pas le jour où le visiteur vient. Si quelqu'un achète aujourd'hui un billet pour le mois prochain, l'argent figure aujourd'hui dans votre chiffre d'affaires.

Ce qui compte :

• les commandes payées, en ligne comme au guichet ;
• les commandes partiellement remboursées, pour leur montant complet — il y a bel et bien eu vente, et ce qui en est reparti figure à part sous Remboursé ;
• les ventes via un revendeur et les ventes que vous avez créées vous-même depuis le back-office.

Ce qui ne compte pas :

• les commandes commencées mais jamais payées (elles figurent sous Commandes en attente) ;
• les commandes entièrement remboursées — il n'en reste rien. Une telle commande disparaît aussi après coup du chiffre d'affaires de la période durant laquelle elle avait été payée ;
• les commandes annulées et expirées.

Ne soustrayez pas simplement Remboursé du Chiffre d'affaires. Un remboursement partiel reste dans votre chiffre d'affaires et compte à part sous Remboursé. Une commande entièrement remboursée a déjà disparu de votre chiffre d'affaires, et compte aussi sous Remboursé. Qui soustrait l'un de l'autre déduit donc deux fois un remboursement complet.

Commandes

Combien de commandes payées il y a dans la période. Une commande contenant quatre billets est une seule commande.

Billets vendus

Le nombre de places vendues, pas le nombre de lignes de commande. Un billet de groupe pour dix personnes, ce sont dix places.

Les bons cadeaux et les abonnements annuels ne comptent pas ici : ils ne donnent pas de billet à scanner à votre porte. Leur chiffre d'affaires y figure bien, lui, car de l'argent est entré.

Commande moyenne

Chiffre d'affaires divisé par Commandes, arrondi au centime. S'il n'y a pas de commandes, il y a zéro — on ne divise jamais par zéro.

Ce chiffre dit quelque chose sur vos prix et sur vos combinaisons. S'il augmente sans que vous ayez rien changé à vos prix, c'est que les gens achètent plus de billets à la fois.

Remboursé

Tout ce que vous avez versé durant la période, remboursements complets comme partiels.

Un remboursement compte le jour où il a été exécuté, pas le jour de la vente. Vendu en février, remboursé en mars : le chiffre d'affaires est alors en février et le remboursement en mars. Les remboursements encore en route ne comptent pas encore ; vous ne les voyez qu'une fois bouclés.

Billets scannés

Parmi tous les billets valables durant cette période : combien ont déjà été scannés à votre porte, et quelle part cela représente.

Attention à la différence avec Billets vendus :

• Billets vendus regarde quand il a été payé ;
• Billets scannés regarde le jour où le billet est valable.

Un billet que vous avez vendu en février pour une visite en mars figure en février sous vendu et en mars sous attendu. Les billets sans date (un billet ouvert, par exemple) ne comptent pas ici : il n'y a pas de jour où quelqu'un est attendu. Les billets annulés et remboursés non plus — plus personne ne vient pour ceux-là.

Absentéisme

Le pourcentage de visiteurs qui ont acheté un billet et ne se sont pas présentés.

Le calcul : parmi tous les billets valables un jour déjà passé, combien n'ont jamais été scannés.

Deux choses souvent mal lues ici :

• Aujourd'hui ne compte pas. Qui peut encore entrer cet après-midi n'est pas un absent. Le chiffre ne regarde que les jours entièrement passés.
• Un tiret s'affiche ? C'est qu'il n'y a pas encore, dans cette période, de jours passés avec des billets. Ce n'est pas la même chose que zéro pour cent : zéro pour cent veut dire « tout le monde est venu », un tiret veut dire « il n'y a encore rien à mesurer ».

Un absentéisme de dix à vingt pour cent est tout à fait courant pour un événement gratuit ou bon marché. S'il approche de la moitié, c'est généralement que quelque chose ne va pas avec l'e-mail de rappel ou avec l'heure de vos créneaux horaires.

Commandes en attente

Les commandes commencées durant la période mais jamais payées. En général quelqu'un qui a changé d'avis ou dont le paiement a échoué.

Si ce nombre est structurellement élevé, regardez du côté des Paiements : un moyen de paiement qui ne fonctionne pas ressemble exactement à cela.

Les graphiques

Chiffre d'affaires par jour

Une barre par jour, en trois couleurs : en ligne, guichet et autres. Ce dernier, ce sont les ventes via un revendeur ou les ventes que vous avez créées vous-même.

Les trois couleurs ensemble donnent exactement le chiffre d'affaires du haut. C'est pour cela qu'« autres » existe : un graphique qui ne totalise pas l'intitulé au-dessus de lui ne va pas.

Si vous choisissez une période d'un trimestre ou plus (93 jours ou plus), le regroupement se fait par mois. Une année en 365 barres n'est plus un graphique mais un trait.

Billets par produit

Vos dix produits les plus vendus, en places, du plus grand au plus petit. Les bons cadeaux et les abonnements annuels n'y figurent pas.

Visiteurs par heure

Deux lignes sur les heures de la journée :

• Prévu — les places vendues dans des créneaux horaires qui commencent durant cette période, à l'heure à laquelle ce créneau commence.
• Scannés — les billets passés à votre porte durant cette période, à l'heure du scan.

Si ces deux lignes s'écartent d'une heure, c'est que tout le monde arrive structurellement en retard. C'est généralement une raison d'élargir votre premier créneau horaire ou d'indiquer l'heure plus clairement sur le billet.

Si vous ne travaillez pas avec des créneaux horaires, la ligne des prévus reste vide.

Moyens de paiement

Un camembert avec les montants par moyen de paiement : Bancontact, carte, Bancontact Pay, espèces, bon cadeau, gratuit, revendeur et autres.

Cela provient des paiements et non des commandes. Si quelqu'un règle moitié avec un bon cadeau et moitié avec la carte, cette commande figure ici en deux morceaux. Un paiement par carte au guichet et un paiement par carte en ligne figurent dans le même encadré : c'est une carte dans les deux cas.

Les paiements échoués, annulés et encore en cours ne comptent pas.

Origine du chiffre d'affaires

Le même chiffre d'affaires, mais par canal de vente : en ligne, guichet, revendeur, back-office. Pour la plupart des organisations, c'est à long terme le chiffre qui importe le plus — vendez-vous à l'avance, ou y a-t-il une file à la caisse chaque samedi ?

Les listes

Les jours à venir

Les créneaux horaires et événements d'aujourd'hui jusqu'à sept jours plus loin, avec leur taux de remplissage, dans l'ordre où ils commencent. Il y en a douze au maximum. Cet encadré ne suit pas le choix de la période.

Le taux de remplissage, c'est vendu divisé par capacité. La couleur dit à quel point c'est plein : vert sous 75 pour cent, orange à partir de 75 pour cent, rouge à partir de 90 pour cent. Si un événement n'a pas de plafond réglé, il indique Sans plafond et pas de pourcentage — il n'y a alors rien à diviser.

Dernières commandes

Les dix dernières commandes de la période choisie, avec leur statut. Y compris celles en attente et celles annulées : cet encadré est là pour voir ce qui vient de se passer (« cette dame au téléphone a-t-elle payé ou non ? »), pas pour faire la comptabilité. Cliquez sur la référence pour ouvrir la commande.

Meilleures ventes

Les mêmes produits que dans le graphique, mais avec les nombres exacts et le chiffre d'affaires en plus. C'est ce qu'il vous faut pour ajuster un prix.

Réductions et bons cadeaux

Deux choses côte à côte, parce qu'elles répondent toutes deux à la même question : pourquoi le chiffre d'affaires est-il plus bas que le nombre de billets ne le laisse supposer ?

• Un code de réduction, c'est de l'argent qui n'est jamais entré. Vous voyez par code combien de commandes il a rapportées et combien de réduction a été accordée au total, pour huit codes au maximum. Cela se compte sur les commandes de cette période, pas sur le compteur du code lui-même — celui-ci court au fil des années.
• Un bon cadeau, c'est de l'argent entré plus tôt et remis maintenant. Vous voyez combien de bons ont été utilisés durant la période et pour quel montant.

Demandes en attente

Les demandes d'assistance de votre organisation qui ne sont pas encore clôturées — les cinq plus récentes. S'il n'y a rien d'ouvert, l'encadré disparaît : un cadre disant « aucune demande ouverte » est, après une semaine, du bruit que plus personne ne regarde.

À l'entrée aujourd'hui

Trois nombres qui portent toujours sur aujourd'hui :

• Attendu — tous les billets valables aujourd'hui.
• Déjà entrés — combien d'entre eux ont déjà été scannés.
• Encore attendus — la différence. Ce nombre ne devient jamais négatif.

Si vous travaillez avec des créneaux horaires, un tableau figure en dessous avec, par créneau, l'heure, le nombre de places vendues face à la capacité, et combien en ont été scannées.

Si rien n'est prévu aujourd'hui, cet encadré disparaît du tableau de bord d'un propriétaire ou d'un administrateur. Chez un collaborateur au guichet et un scanner, il reste affiché, avec le message Rien n'est prévu aujourd'hui.

Chiffre d'affaires du jour

Trois nombres qui portent toujours sur aujourd'hui, même si vous choisissez une autre période en haut :

• Guichet — ce qui a été payé aujourd'hui au guichet, avec le nombre de commandes.
• En ligne — ce qui a été payé aujourd'hui en ligne, avec le nombre de commandes.
• Total — tout ce qui s'est vendu aujourd'hui, y compris les ventes via un revendeur ou depuis le back-office. En dessous figure le nombre de caisses ouvertes en ce moment.

Le propriétaire, l'administrateur et le collaborateur au guichet voient cet encadré.

Pass externes

Cet encadré n'apparaît que lorsque vous acceptez l'UiTPAS ou le museumPASSmusées. Vous l'activez dans Paramètres → Pass externes.

• Tarif réduit UiTPAS — combien de fois il a été vendu à un tarif solidaire, et surtout : combien de réduction vous avez ainsi accordée. Ce montant est ce que vous laissez de côté et récupérez auprès de votre commune.
• Visites avec le pass musées — combien de visites ont été enregistrées. Le versement se fait par visite, donc ici c'est le nombre qui compte.

Les enregistrements annulés ne comptent pas.

Qui voit quoi

Rôle	Ce qu'il voit sur le tableau de bord
Propriétaire	Tout.
Administrateur	Tout.
Guichet	À l'entrée aujourd'hui et Chiffre d'affaires du jour. Pas de choix de période, pas de graphiques.
Scanner	Uniquement À l'entrée aujourd'hui.

C'est voulu. Qui est à la porte doit savoir combien de personnes doivent encore venir ; qui est derrière la caisse doit connaître le tiroir sur lequel il encaisse lui-même. Ni l'un ni l'autre n'a besoin de connaître le chiffre d'affaires annuel de l'organisation.

Plus d'informations sur les rôles dans Collaborateurs et rôles.

Questions fréquentes

Mon chiffre d'affaires ne correspond pas à mon compte bancaire. C'est impossible autrement. Le tableau de bord compte ce qui a été vendu ; votre banque voit ce qui a été versé, après les frais de votre prestataire de paiement et avec quelques jours de retard. Pour le raccord avec votre comptabilité, utilisez les factures et les exports, pas cet écran.

Je viens de vendre quelque chose et cela n'y figure pas encore. Les chiffres sont retenus jusqu'à une minute, afin qu'un tableau de bord de dix encadrés n'importune pas dix fois la base de données. Rafraîchissez la page après une petite minute.

Les encadrés ne se chargent que lorsque je fais défiler vers le bas. C'est exact : chaque encadré va chercher ses chiffres au moment où il apparaît à l'écran. Ainsi la page est ouverte tout de suite au lieu de vous faire attendre sur tout à la fois.

Puis-je exporter cela ? Pas depuis cet écran. Pour les chiffres que vous transmettez à votre comptable, utilisez les exports dans Commandes et dans Factures à vos acheteurs.